Jak napisać biznesplan i co powinien zawierać?

Zamierzasz założyć firmę i zastanawiasz się, od czego zacząć? Przede wszystkim będzie Ci potrzebny dobry plan działania. Dowiedz się, jak wygląda biznesplan, które elementy są najistotniejsze i jak przygotować się do jego ułożenia. Od tego, jak zrobisz biznesplan, zależy bowiem bardzo wiele – dokument ten jest kluczowy m.in. podczas pozyskiwania finansowania. Z naszym poradnikiem sporządzania biznesplanu krok po kroku szybko przygotujesz dokument dostosowany do Twojego biznesu.

Kiedy będzie Ci potrzebny biznesplan?

Sporządzenie biznesplanu nie jest wymagane do założenia czy prowadzenia przedsiębiorstwa. Nie oznacza to jednak, że nie warto przygotować tego dokumentu. Jego opracowanie pozwoli Ci uzyskać wiele cennych informacji nie tylko o potencjale przedsięwzięcia, ale również rynkowym otoczeniu firmy i konkurencji. Właśnie z tego powodu warto wiedzieć, jak stworzyć dobry biznesplan jeszcze przed przystąpieniem do działania. Poza tym taki dokument może przydać się również, jeżeli chcesz pozyskać inwestorów czy wziąć udział w różnego typu projektach i konkursach. 

Biznesplan z pewnością przyda się w przypadku:

• zakładania firmy – najczęściej biznesplan sporządza się przed rozpoczęciem nowego projektu biznesowego. Dobry dokument pozwoli ocenić zarówno sam pomysł, jak i to, w jaki sposób ma funkcjonować przedsiębiorstwo;
• uzyskiwania wsparcia finansowego – jeżeli interesuje Cię dofinansowanie, chcesz zdobyć nowego inwestora czy wziąć udział w projektach lub konkursach organizowanych przez instytucje wspierające przedsiębiorców, przyda Ci się wiedza, jak wykonać biznesplan – ten dokument bardzo często jest wymagany;
• zmian strategii – w biznesie liczy się elastyczność. Raz przyjęte założenia warto z czasem zrewidować i wprowadzić ich korektę, dzięki której będziesz działać jeszcze efektywniej;
• wprowadzania nowych produktów lub usług – Twój biznes może się  zmieniać np. w związku z rozwojem oferty. Wówczas warto też  wprowadzić zmiany w biznesplanie;
• zmian rynkowych – oczywiście zmianom ulega nie tylko Twoja firma, ale również rynek. Inne uwarunkowania wymagają dopasowania strategii działania. W takiej sytuacji rozważ rewizję biznesplanu.

Najważniejsze elementy, czyli biznesplan krok po kroku

Nie istnieje jeden uniwersalny wzór biznesplanu. Wartościowy dokument powinien jednak zawierać kilka stałych elementów, które pozwolą określić najważniejsze informacje o Twoim przedsięwzięciu. Jak stworzyć biznesplan, który będzie naprawdę przydatny zarówno w krótszej, jak i dłuższej perspektywie? Wystarczy kilka kroków.

1. Streszczenie wykonawcze – przygotuj syntezę najważniejszych informacji o przedsięwzięciu. Ten element jest szczególnie istotny przy pozyskiwaniu inwestorów zewnętrznych, gdyż pierwsze wrażenie często decyduje o sukcesie.
2. Charakterystyka firmy – przedstaw strukturę organizacyjną, planowane zatrudnienie, misję i cele. Opisz też własne doświadczenie branżowe i kwalifikacje.
3. Opis produktu/usługi – szczegółowo scharakteryzuj swoją ofertę rynkową, pamiętając, że opis powinien zawierać nie tylko charakterystykę oferty, ale także podkreślać jej unikalne cechy i przewagę konkurencyjną.
4. Analiza rynkowa – zbadaj dokładnie rynek, trendy w branży i konkurencję oraz określ potencjał dla rozwoju swojego przedsięwzięcia.
5. Strategia sprzedaży – określ: model dystrybucji, strategię marketingową oraz kanały sprzedaży. Przemyśl politykę cenową, cele sprzedażowe i sposoby monitorowania postępów. Pamiętaj, że strategia sprzedaży powinna być spójna z ogólną strategią firmy i dostosowana do specyfiki rynku oraz potrzeb docelowej grupy klientów.
6. Analiza finansowa – przedstaw niezbędne nakłady inwestycyjne, prognozowane przychody, źródła i wysokość dostępnych środków.
7. Harmonogram realizacji – stwórz szczegółowy plan wdrożenia projektu.
8. Plany czasowe – stwórz krótkoterminowy (obejmujący najbliższe dwa lata) i długoterminowy plan rozwoju biznesu. Określ jasną ścieżkę rozwoju i przeanalizuj różne scenariusze rynkowe. Pamiętaj o zaplanowaniu zasobów w czasie i wyznaczeniu tzw. kamieni milowych projektu. Ważne są też wskaźniki realizacji, czyli mierniki sukcesu dla poszczególnych etapów, punkty kontrolne realizacji celów, wskaźniki finansowe i operacyjne oraz terminy realizacji poszczególnych etapów.
9. Dokumentacja dodatkowa – dołącz niezbędne załączniki, m.in. dokumenty formalne (np. dokumenty rejestracyjne firmy, licencje i pozwolenia) czy dokumenty finansowe np. szczegółowe prognozy finansowe i raporty audytorów oraz biegłych rewidentów.

Zachowanie uporządkowanej struktury biznesplanu ułatwi czytelnikom korzystanie z dokumentu i docieranie do konkretnych informacji. To, na co położysz nacisk, zależy natomiast od celu realizacji biznesplanu. Jeżeli tworzysz go w związku ze staraniem o pożyczkę, kredyt w banku czy pozyskanie inwestorów, kluczowe znaczenie zyska analiza finansowa i dane umożliwiające ocenę rentowności przedsięwzięcia. 

Z perspektywy wewnętrznych zespołów ważniejsze mogą okazać się natomiast segmenty dotyczące misji firmy czy dokładnego harmonogramu działania. W każdym przypadku zadbaj o kompleksowe, konkretne, ale przede wszystkim jak najbardziej wyczerpujące przedstawienie informacji. Dzięki temu biznesplan przyda Ci się w różnych scenariuszach, również w przyszłości.

Skąd czerpać wiedzę o biznesplanach? Docieraj do źródeł

Przygotowanie biznesplanu wymaga dobrego przygotowania merytorycznego. Dotyczy to zarówno analizy rynku, jak i kwestii odnoszących się do Twojej firmy. Skąd czerpać informacje? 

1. Branżowe raporty – im więcej informacji o branży uzyskasz, tym precyzyjniej będziesz w stanie projektować strategię firmy. Dobrym źródłem wiedzy są branżowe raporty. Porównuj ze sobą materiały przygotowane zarówno przez krajowe, jak i zagraniczne podmioty. Z ich pomocą zyskasz szerszy obraz i możliwość określania tendencji zarówno na lokalnym, jak i globalnym rynku.
2. Materiały publikowane przez konkurencję – aby działać skutecznie, musisz poznać swoją konkurencję. Proces zdobywania wiedzy na jej temat wcale nie musi być trudny. Wiele informacji uda Ci się zdobyć w internecie. Z pomocą przyjdą m.in.: sprawozdania finansowe, publikowane raporty, a także dane umieszczane np. w mediach społecznościowych czy na firmowym blogu.
3. Osobiste kontakty – rzetelne informacje zarówno na temat działających na rynku firm, jak i oblicza branży, mogą przekazać Ci ludzie znajdujący się w Twojej sieci kontaktów. To dlatego tak ważne jest branie udziału w branżowych wydarzeniach czy spotkaniach networkingowych. Warto pomyśleć również o konsultacjach z doświadczonymi doradcami, którzy będą w stanie ocenić Twoje inicjatywy.
4. Portale i serwisy opiniotwórcze – w dzisiejszych czasach uzyskanie istotnych informacji na temat konkretnych firm czy branż jest również możliwe za pośrednictwem internetu. Regularna lektura cieszących się zaufaniem portali czy eksperckich profili w mediach społecznościowych pozwoli Ci uzyskać szerszą perspektywę i znaleźć nowe inspiracje.

Analiza SWOT w biznesplanie

Jak ułożyć biznesplan, który pozwoli Ci lepiej przedstawić swoją firmę i planować działania? Przede wszystkim musisz jak najlepiej poznać rynek, swoją firmę oraz na tej bazie stworzyć odpowiednią strategię działania. W związku z tym stałym elementem profesjonalnych biznesplanów jest analiza SWOT. Uwzględnia ona:

• mocne strony (strengths) – elementy, które dają Ci przewagę nad konkurencją i zwiększają szansę na odniesienie sukcesu. Mogą być to np.: innowacyjność proponowanych usług, zaawansowanie technologiczne produktów, konkurencyjność cenowa, znajomość branży czy szeroka sieć dystrybucji;
• słabe strony (weaknesses) – czynniki obniżające konkurencyjność i potencjał Twojego biznesu. Możesz zaliczyć do nich np. wysokie koszty operacyjne, złe warunki lokalowe czy brak doświadczenia w branży;
• szanse (opportunities) – odzwierciedlają zewnętrzne okoliczności sprzyjające rozwojowi Twojej firmy i zwiększające szanse na powodzenie, są to np.: rosnące zainteresowanie konsumentów branżą, intensywny rozwój w innych miejscach czy wzrost konsumpcji;
• zagrożenia (threats) – to czynniki zewnętrzne obniżające potencjał przedsiębiorstwa i zagrażające jego pozycji, np.: ograniczona podaż pracowników na lokalnym rynku pracy, rosnące koszty pracy czy słabnąca koniunktura gospodarcza.

Postaraj się jak najbardziej obiektywnie przyjrzeć się każdemu z tych aspektów i umieścić cechy w odpowiednich polach tabeli. 

Zbuduj strategię działania firmy

Analiza SWOT pozwoli Ci poznać odpowiedzi na ważne pytania dotyczące firmy i jej szerszego otoczenia. Na jej podstawie możesz zbudować strategię dostosowaną do aktualnych uwarunkowań. Do dyspozycji pozostaje jeden z czterech podstawowych modeli:

1. strategia konkurencyjna – sprawdzi się, jeżeli analiza wskazuje na sprzyjające czynniki rynkowe, jednak wciąż słabe strony przeważają nad mocnymi. Dzięki temu, wykorzystując szanse wynikające z pomyślnej koniunktury, możesz zwiększać konkurencyjność i skupiać się na konsekwentnym eliminowaniu słabych stron. W ramach tej strategii załóż więc zwiększanie konkurencyjności poprzez usprawnienie procesów, redukcję kosztów operacyjnych czy uatrakcyjnienie produktu;
2. strategia agresywna – to połączenie dobrych perspektyw rynkowych oraz przewagi silnych stron nad słabymi. W takiej sytuacji musisz wykorzystać idealne warunki do rozwoju biznesu i dobre prognozy na przyszłość. Załóż rozwój przedsiębiorstwa i zwiększanie skali działania, co wiąże się również z inwestycjami;
3. strategia konserwatywna – koniunktura w znacznym stopniu wpływa na kondycję znajdujących się na rynku podmiotów. Jeżeli Twoje otoczenie biznesowe jest niekorzystne, ale mocne strony firmy przeważają nad słabymi, odpowiednia okaże się strategia konserwatywna. W takim scenariuszu solidne fundamenty pozwolą Ci radzić sobie z zagrożeniami zewnętrznymi i rozwijać się nawet wtedy, kiedy konkurencja zacznie wyhamowywać;
4. strategia defensywna – znajduje zastosowanie w najtrudniejszym rynkowym scenariuszu, a więc wtedy, gdy do zagrożeń zewnętrznych dołącza również przewaga słabych stron nad silnymi. Wówczas musisz skupić się na przetrwaniu – konieczne mogą być np.: ograniczenie skali działania, redukcja kosztów czy rezygnacja z inwestycji.

Na podstawie analizy rynku i zestawienia zasobów, jakimi dysponuje firma (np. finansów, know-how czy zaplecza produktowego) przedstaw więc, w jaki sposób będzie rozwijać się przedsiębiorstwo i jak przygotujesz je na potencjalne zagrożenia. Oczywiście projektując strategię, musisz zachować elastyczność. Dobry przedsiębiorca jest przygotowany na każdy scenariusz i potrafi dostosowywać się do zmieniających się warunków.

Jak wykonać biznesplan? Forma ma znaczenie

W przypadku biznesplanu kluczową rolę odgrywają zawartość merytoryczna i odpowiednia struktura. Nie oznacza to jednak, że możesz zaniedbać kwestię wizualną. Oczywiście projekt nie musi być innowacyjny. Ważne jednak, aby był przejrzysty i schludny. Pomoże to przyswajać informacje – zarówno Tobie, jak i Twoim pracownikom oraz innym odbiorcom.

Pewne elementy biznesplanu są również wykorzystywane w marketingu firmy. Zadbaj wobec tego o to, aby przedsiębiorstwo, produkt czy usługa były zaprezentowane w profesjonalny sposób. Jeżeli czujesz, że strona wizualna wymaga dopracowania, rozważ wsparcie ekspertów. Posiadanie szablonu ułatwi Ci także w przyszłości aktualizowanie dokumentu.