10 pomysłów, jak obniżyć koszty w firmie

Prowadzenie własnej działalności często zmusza przedsiębiorców do elastyczności w kwestii finansów. Okazuje się, że nawet koszty firmy jednoosobowej można zmniejszyć. Jak zaoszczędzić cenne złotówki? Przedstawiamy 10 propozycji skutecznego obniżenia kosztów działalności.

1. Przeanalizuj koszty mediów

Twoim pierwszym krokiem powinna być dokładna analiza kosztów mediów, czyli prądu i wody. Wydatki na te podstawowe zasoby potrafią osiągać horrendalne sumy, szczególnie w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Niewydajny sprzęt, złe nawyki i zapominalstwo to główne przyczyny wysokich rachunków za media. Co możesz zrobić, aby zapłacić mniej?

Przede wszystkim sprawdź swoje taryfy i umowy na dostarczanie mediów. Być może jesteś w stanie wynegocjować korzystniejszą ofertę, np. tańszą energię elektryczną w godzinach pracy przedsiębiorstwa, kiedy jednocześnie działa najwięcej maszyn.

Innym rozwiązaniem jest całkowita eliminacja tych urządzeń, które swoje najlepsze lata mają już za sobą i zużywają zbyt dużo energii elektrycznej. Wymiana może być źródłem długookresowych oszczędności. W przypadku prądu warto również wymienić oświetlenie na energooszczędne.

Jeżeli sen z powiek spędzają Ci wydatki na wodę, sprawdź, w jakim stanie technicznym jest instalacja wodno-kanalizacyjna. Może okazać się, że jakiś element jest uszkodzony i powoduje wyciek, który przekłada się na większe zużycie wody. Warto przeprowadzić oględziny kranów, zlewów i toalet oraz wszelkiej infrastruktury, która jest przyłączona do sieci.

Po wyeliminowaniu ewentualnych usterek zadbaj o znajomość wśród pracowników dobrych nawyków, które pomogą ograniczyć zużycie wody i prądu.

2. Przejdź na elektroniczny obieg dokumentów i e-faktury

Jeśli Twoja firma produkuje wiele dokumentów i zużywa dużo papieru, dobrym rozwiązaniem będzie wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki temu nie tylko zmniejszysz swoje wydatki na papier, ale również przyczynisz się do ocalenia wielu drzew.

Obecnie na rynku znajdziesz specjalne oprogramowanie, które znacznie ułatwia prowadzenie dokumentacji cyfrowej. E-faktury mogą być wystawiane automatycznie, dzięki czemu nie marnujesz czasu na ręczne wpisywanie danych. Ponadto takie rozwiązanie pozwala na zaoszczędzenie miejsca w siedzibie firmy, ponieważ nie musisz wstawiać do biura regałów na opasłe segregatory. Sprzyja też bezpieczeństwu danych, przechowywanych w formie elektronicznej.

3. Postaw na outsourcing

Kolejnym sposobem na obniżanie kosztów w firmie jest skorzystanie z usług outsourcingowych. Obecnie w Polsce największą popularnością cieszy się outsourcing finansowo-księgowy. W badaniu Grant Thornton z 2021 r. wskazało na niego aż 81% przedsiębiorców¹. Do wyboru masz także podmioty zajmujące się obsługą zasobów ludzkich, bezpieczeństwa i higieny pracy czy wewnętrznej sieci komputerowo-informatycznej. Współpraca z firmą zewnętrzną umożliwia obniżenie wydatków wynikających z zatrudniania kadrowego, księgowego czy informatyka, które zwykle są wyższe niż koszty zawarte w umowie outsourcingowej. Ponadto jeśli postawisz na profesjonalną księgowość, unikniesz opłat za ewentualne błędy.

4. Prowadź marketing z głową

Korzystasz z materiałów reklamowych? Koniecznie sprawdź, czy przynoszą zamierzone efekty! Być może ponosisz spore koszty reklamy, która nie jest skuteczna i nie przekłada się na zdobywanie nowych klientów. A mowa tu o niemałych kwotach, bo w pierwszym kwartale 2022 r. polscy przedsiębiorcy wydali na digital marketing 3182 mld zł^2.

Pomiar efektywności marketingu internetowego jest stosunkowo prosty. Możesz wykorzystać do tego Google Analytics, o którym więcej piszemy w tym artykule. Problemy pojawiają się w przypadku tradycyjnej formy reklamy.

Jak sprawdzić, czy kampania plakatowa bądź ulotkowa zdaje egzamin? Po prostu zapytaj swoich klientów, skąd dowiedzieli się o Twojej firmie lub promocji. Możesz zrobić to bezpośrednio lub rozesłać maile czy ankiety. Inną opcją jest opracowanie promocji i skierowanie jej na jeden kanał reklamowy, np. rozdystrybuowanie ulotek z kodem promocyjnym. Następnie wystarczy zaobserwować, ile osób zechce z niego skorzystać. Często okazuje się, że przedsiębiorstwo przeznacza znaczne środki na marketing, który pozostaje niezauważony przez potencjalnych klientów.

5. Wybierz home office i coworking

Jeżeli Twój biznes opiera się przede wszystkim na pracy w biurze, rozważ zdalny tryb pracy. Dzięki temu zaoszczędzisz na kosztach wynajmu lokalu, jego wyposażenia i utrzymania. Wystarczy, że zapewnisz swoim pracownikom sprzęt do pracy i opracujesz formy komunikowania się na odległość. Ponadto brak barier geograficznych pozwoli Ci na zatrudnianie osób z całej Polski, dzięki czemu łatwiej będzie Ci znaleźć specjalistę w danej dziedzinie.

Rozwiązaniem pośrednim jest coworking. W większości dużych miast znajdziesz strefy coworkingowe lub biura na godziny, w których masz możliwość okazjonalnie wynająć przestrzeń, np. salę konferencyjną. Dzięki temu możesz regularnie spotykać się ze swoimi pracownikami i nie martwić się o wydatki na utrzymanie biura.

6. Wypróbuj darmowe narzędzia

Korzystasz w pracy z płatnych narzędzi? Sprawdź, czy na rynku istnieją tańsze lub nawet darmowe zamienniki!

Miesięczny abonament zwykle nie wydaje się dużą sumą, ale w przeliczeniu na cały rok może okazać się sporym wydatkiem. Dlatego warto przeanalizować, które płatne narzędzia są niezbędne, a z których można zrezygnować, tak by nie odbiło się to drastycznie na jakości lub wydajności pracy. Być może z którychś z nich korzystasz jedynie okazjonalnie, np. kilka razy w roku, i wcale nie musisz wykupywać subskrypcji na 12 miesięcy.

7. Sposoby na tańszy sprzęt firmowy

Dawniej zepsute sprzęty się naprawiało, a nie wyrzucało. Obecnie, w dobie świadomości ekologicznej, stwierdzenie to jest znów coraz bardziej aktualne. Zadbaj o należyte korzystanie z maszyn i urządzeń, co wydłuży ich żywotność, a w razie usterek staraj się je naprawiać. Zwykle te koszty są mniejsze niż zakup nowego sprzętu.

W przypadku gdy konieczna jest wymiana sprzętu, np. komputera, możesz zdecydować się na leasing, co rozkłada koszty w czasie. W pierwszej połowie 2022 r. 29,4% wszystkich umów leasingowych w Polsce dotyczyło maszyn i innych urządzeń³. Kolejnym rozwiązaniem jest wybór sprzętu z drugiej ręki, który możesz nabyć po okazyjnych cenach. Pamiętaj, aby takich zakupów dokonywać na fakturę, by później wykorzystać to w rozliczeniu kosztów działalności. 

8. Nie rób zapasów

Ta porada dotyczy przede wszystkim firm zajmujących się sprzedażą produktów, ale jej założenia można odnieść do zaopatrywania samego przedsiębiorstwa np. w artykuły biurowe, środki czystości itp. Na czym polega ta wskazówka?

Po prostu staraj się nie kupować zbyt wiele towaru na zapas, szczególnie takiego, który nie jest szczególnie popularny i chętnie kupowany. Jeśli prowadzisz sklep motoryzacyjny i w ciągu roku sprzedajesz tylko kilka pomp paliwa, nie potrzebujesz w magazynie kilkudziesięciu sztuk.

Podobnie jest z artykułami wykorzystywanymi w firmie, np. reklamówkami. Jeżeli Twoi klienci częściej przychodzą do Ciebie z własnymi torbami wielorazowymi, to nie musisz zamawiać tysiąca sztuk personalizowanych torb papierowych. Takie nadmierne zaopatrywanie się, magazynowanie i chomikowanie to zamrażanie gotówki, czyli zbędne wydawanie pieniędzy, które można przeznaczyć na rozwój przedsiębiorstwa lub wydatki niecierpiące zwłoki.

9. BDO, czyli sprzedawaj odpady

Jeżeli prowadzisz przedsiębiorstwo produkcyjne, zapewne znany jest Ci problem radzenia sobie z odpadami poprodukcyjnymi. Czy jest jakiś sposób na obniżenie kosztów ich utylizacji? Okazuje się, że tak! Możesz znaleźć odbiorcę swoich odpadów, takich jak skrzynie, folie, pianki, guma, metale czy odrzuty drzewne. Dzięki takiemu rozwiązaniu to, co dla Ciebie nadaje się już wyłącznie do wyrzucenia, Twój odbiorca może przetworzyć na zupełnie nowe produkty. To opcja nie tylko korzystna finansowo, ale także mająca pozytywny wpływ na środowisko naturalne.

Więcej o BDO przeczytasz w artykule, o gospodarce zamkniętej tutaj.

10. Znajdź odpowiednie koszty firmowe

Na koniec pochylimy się nad kwestią podatku dochodowego, który opłaca każdy przedsiębiorca. Wysokość podatku jest uzależniona od tego, na jaką formę opodatkowania zdecydował się właściciel firmy. W przypadku podatku liniowego i skali podatkowej wpływ na ostateczną kwotę ma wysokość osiągniętego przychodu oraz poniesionych kosztów. Jednym ze sposobów na obniżenie podatku jest zwiększenie kosztów uzyskania przychodów, czyli zaliczania w koszty wszystkich uprawnionych do tego wydatków. Jeżeli nie wiesz, co możesz potraktować jako koszty firmy, przydatny będzie ten artykuł.

¹ Grant Thornton, Outsourcing 2019–2025 – zmiany i trendy, 29 września 2022 [PDF]. Dostępny w Internecie: https://grantthornton.pl/wp-content/uploads/2022/09/Raport-outsourcing-2019-2025-Grant-Thornton-29.09.2022-1.pdf, dostęp: 8.12.2022.

² M. Stępień, IAB Polska/PwC AdEx 2022H1: Reklama online przyspiesza, https://www.iab.org.pl/kategorie/baza-wiedzy/typ-dokumentu/adex/, dostęp: 8.12.2022.

³ C. Szczepański, Rynek leasingu pod kreską, ale najgorsze dopiero nadejdzie. Małe firmy szukają oszczędności, https://mycompanypolska.pl/artykul/rynek-leasingu-pod-kreska-ale-najgorsze-dopiero-nadejdzie-male-firmy-szukaja-oszczednosci/9784, dostęp: 8.12.2022.