Biała lista podatników VAT – czym jest i jak się tam znaleźć?

Status czynnego podatnika VAT daje duże możliwości, ale wiąże się również z obowiązkami. Jeżeli masz firmę, to numer Twojego firmowego rachunku bankowego musi widnieć na białej liście podatników VAT. Ta sama zasada dotyczy również Twoich kontrahentów. Dowiedz się, jak korzystać z wykazu i dokonywać płatności zgodnych z przepisami.

Podstawowe informacje o białej liście podatników VAT

VAT, czyli podatek od towarów i usług, to danina, która jest doliczana do wartości netto na kolejnych etapach procesu produkcji, dystrybucji czy sprzedaży. Ostatecznie obciąża jednak końcowego nabywcę, co daje przedsiębiorcom możliwość jego odliczania. 
 
Wyjątkowy charakter tego zobowiązania sprawia, że fiskus wprowadza rozwiązania mające na celu uszczelnienie systemu rozliczeń. Jednym z jego najważniejszych elementów jest biała lista podatkowa, w której znajdują się przedsiębiorcy zarejestrowani jako podatnicy VAT, przywróceni do tego rejestru oraz z niego wykreśleni. Biała lista podatników VAT została uruchomiona 1 września 2019 roku. Dzięki niej możesz sprawdzić:

• kontrahenta, czyli przekonać się, czy przedsiębiorstwo, od którego kupujesz towary lub usługi, jest czynnym podatnikiem VAT. Uzyskasz również informacje dotyczące powodów wykreślenia, przywrócenia na listę lub odmowy rejestracji;
• numer firmowego rachunku bankowego: jeżeli opłacasz fakturę VAT, środki mogą trafić wyłącznie na rachunek widniejący na białej liście;
• własny status oraz jego aktualizację: również Ty musisz widnieć w wykazie, aby zgodnie z przepisami otrzymywać od swojego kontrahenta płatności zawierające podatek VAT. Biała lista pozwoli Ci sprawdzić, czy zmiany (np. dotyczące numeru konta) zostały już wprowadzone.

Dane gromadzone na białej liście podatników VAT

Na liście znajduje się każdy zarejestrowany podatnik VAT. Wpis jest dokonywany automatycznie. Wystarczy, że zarejestrujesz się do podatku VAT za pomocą formularza VAT-R – niezależnie od tego, czy zrobisz to już podczas zakładania działalności gospodarczej, czy w późniejszym czasie, np. w związku z utratą uprawnień do korzystania ze zwolnienia. 
 
Dane widniejące w bazie uzupełnia szef Krajowej Administracji Skarbowej na podstawie publicznych baz, takich jak CEIDG czy KRS. Znajdziesz tam także informacje o Twojej firmie, w tym przypisane do niej rachunki bankowe. Nie masz więc bezpośredniego wpływu na to, co będzie zawierał rejestr. Biała lista może być jednak edytowana na Twój wniosek, jeśli stwierdzisz w niej nieprawidłowości.
 
Co konkretnie znajdziesz na białej liście VAT? Oczywiście, najważniejsza informacja z Twojej perspektywy dotyczy tego, czy konkretne przedsiębiorstwo widnieje na liście podatników VAT, czy nie. 
 
Oprócz tego masz wgląd w:

• nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy, 
• numer NIP, 
• status podatnika ze wskazaniem daty weryfikacji, 
• numer REGON i numer KRS – o ile został nadany,
• adres siedziby, adres stałego miejsca prowadzenia działalności lub zamieszkania przedsiębiorcy, 
• imiona i nazwiska prokurentów, 
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, 
• imiona i nazwiska wspólników, 
• numery rachunków rozliczeniowych lub rachunków w SKOK (Spółdzielczych Kasach Oszczędnościowo Kredytowych), 
• datę rejestracji podatnika VAT, 
• datę odmowy rejestracji jako podatnika VAT oraz jej podstawę prawną, 
• datę wykreślenia rejestracji jako podatnika VAT i jej podstawę, 
• datę przywrócenia rejestracji jako podatnika VAT wraz jej podstawą.

Jak skorzystać z białej listy podatników VAT?

Podstawowym celem istnienia białej listy podatników VAT jest umożliwienie jak najszybszej weryfikacji dowolnego podmiotu gospodarczego. Weryfikacja kontrahenta wymaga podania jedynie podstawowych, dostępnych publicznie danych. Wejdź na stronę: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka. 

Wystarczy, że podasz numer NIP, REGON, numer konta lub wpiszesz nazwę kontrahenta. Jeżeli podmiot widnieje w rejestrze jako czynny podatnik VAT, na zielonym tle pojawi się informacja „Figuruje w rejestrze VAT”, a poniżej znajdziesz najważniejsze dane rejestrowe. Jeżeli przedsiębiorca nie jest czynnym podatnikiem, na czerwonym tle pojawi się napis „Nie figuruje w rejestrze VAT”.
 
Te same informacje zdobędziesz również w inny sposób: funkcję weryfikacji kontrahentów oferuje wiele programów księgowych, które są zintegrowane z serwerem portalu podatkowego. 
 
Możesz również uzyskać taką informację w swoim banku, realizując przelew do kontrahenta ze swojego konta firmowego.

Co jeszcze musisz wiedzieć o białej liście VAT?

Jeżeli opłacasz podatek VAT, weryfikacja białej listy podatników jest dla Ciebie obowiązkowa w przypadku każdej płatności, której dokonujesz na kwotę powyżej 15 tys. zł. Dotyczy to kwoty brutto, nawet wtedy, kiedy pojedyncza płatność jest podzielona na więcej przelewów. Przede wszystkim musisz sprawdzić, czy Twój kontrahent jest podatnikiem VAT oraz czy rachunek, który wykorzystujesz do zapłaty, widnieje w wykazie. 
 
Jakie konsekwencje grożą za niedopełnienie tego obowiązku i przelew na numer konta nieuwzględniony na liście?

• Nie będzie możliwe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodu oraz odliczenie z tego tytułu podatku VAT.
• Jeżeli Twój kontrahent nie zapłaci należnego podatku VAT, możesz solidarnie z nim odpowiadać za jego zobowiązania.

Aby uniknąć problemów, dokonuj weryfikacji nowych kontrahentów jeszcze przed nawiązaniem z nimi współpracy. Bezpośrednio przed wykonaniem przelewu sprawdź także, czy przedsiębiorca widnieje na białej liście, zwłaszcza jeżeli jego kwota brutto jest wyższa niż 15 tys. zł. 
 
Pamiętaj, że dane podatników są aktualizowane raz dziennie w każdy dzień roboczy. W przypadku wątpliwości skontaktuj się z kontrahentem przed realizacją transakcji.
 
Istnieje sposób na uniknięcie potencjalnych sankcji, nawet jeśli przelew na rachunek nieuwzględniony na białej liście został już wykonany: musisz powiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego w ciągu maksymalnie 7 dni od daty jego realizacji. 

Rachunki widniejące na białej liście VAT

Numery rachunków bankowych, tuż po statusie podatkowym kontrahenta, to najistotniejsza informacja, którą uzyskasz dzięki białej liście. Oczywiście również i Ty musisz zadbać o to, aby w rejestrze widniały aktualne numery kont bankowych wykorzystywanych w Twojej firmie. 
 
Jeżeli doszło do ich zmiany, pamiętaj o niezwłocznej aktualizacji. Numery rachunków są pobierane z bazy Krajowej Administracji Skarbowej oraz weryfikowane w systemie STIR, do którego powinny być zgłoszone przez bank. 
 
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, numer rachunku rozliczeniowego zgłosisz za pomocą formularza CEIDG. W przypadku spółek musisz dokonać zgłoszenia w urzędzie skarbowym. 
 
Pamiętaj, że na białej liście znajdziesz wyłącznie rachunki podatników zarejestrowanych jako czynni płatnicy VAT oraz osoby przywrócone do rejestru. Mogą znajdować się na niej wyłącznie rachunki firmowe. To zaś oznacza, że jeżeli wykorzystujesz na potrzeby działalności gospodarczej rachunek prywatny, nie będzie mógł być wykorzystywany do realizacji przelewów uwzględniających podatek VAT.