Ryczałt za nadgodziny – jak go obliczyć?

Wygodna forma wynagradzania pracowników za pracę nadliczbową to ryczałt za nadgodziny. Kodeks pracy reguluje jednak pewne warunki i ograniczenia odnośnie do jego stosowania. Dowiedz się, jak obliczyć ryczałt za nadgodziny i jakie są terminy jego wypłaty. Poznaj wszystkie najważniejsze aspekty ryczałtu za nadgodziny – dla kogo jest przeznaczony oraz jak jest prawnie uregulowany.

Ryczałt za nadgodziny – co to takiego?

Należy zaznaczyć, że w regulaminie wynagradzania ryczałt za godziny nadliczbowe można uwzględnić tylko w przypadku pracowników, którzy wykonują swoją pracę stale poza zakładem pracy. Wynika to bowiem wprost z artykułu 1511¹ §4 Kodeksu pracy i podyktowane jest trudnością w sprawowaniu nadzoru nad tego typu pracownikami. Rozwiązanie to może być więc przyjęte na przykład dla kierowców czy przedstawicieli handlowych.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 22 września 2020 r. ryczałt za nadgodziny może być stosowany także w przypadku pracowników wykonujących pracę zdalną. W przytoczonym wyżej przepisie mowa jest jednak o pewnej „stałości” pracy poza zakładem. O spełnieniu tego warunku trudno mówić w przypadku pracy hybrydowej. 

Warto zaznaczyć też, że ryczałtu za godziny nadliczbowe nie wyklucza zadaniowy system pracy. Pracownicy, którzy są rozliczani za efekty, również mogą skorzystać z tej formy ekwiwalentu.

Na jakiej podstawie oblicza się ekwiwalent za godziny nadliczbowe?

Powyższy przepis to generalna zasada, o której należy pamiętać także przy wyliczaniu ryczałtu za nadgodziny. Jego wysokość powinna bowiem odzwierciedlać przewidywany wymiar godzin nadliczbowych w trakcie miesiąca (nieprzekraczający obowiązujących limitów!), a także ich rodzaj i związaną z nim stawkę dodatku. 

Jak w tym wypadku ustalić ryczałt za godziny nadliczbowe, wiedząc, że wymiar pracy dla pracownika zatrudnionego na pełen etat wynosi rocznie 2000 godzin, czyli średnio 166,67 godzin miesięcznie?

1. W pierwszej kolejności musisz wyliczyć przysługujące pracownikowi wynagrodzenie za 1 godzinę pracy:
   - 5000 zł / 166,67 h = 30 zł
2. Wiedząc, że nadgodziny pracownika były wykonywane w trakcie jego roboczego tygodnia (i nie były nadgodzinami nocnymi), musisz ustalić, jakie przysługiwało mu wynagrodzenie za jedną godzinę nadliczbową, powiększone o właściwą stawkę dodatku:
   - 30 zł + (30 zł x 50%) = 30 zł + 15 zł = 45 zł
3. Następnie przewidywany, miesięczny wymiar czasu pracy w godzinach nadliczbowych (w tym przypadku przyjmijmy średnią z ostatniego roku, zakładając, że w tym zakresie sytuacja w kolejnym roku będzie podobna) mnożysz przez wyliczone wynagrodzenie (powiększone o dodatek), jakie zgodnie z przepisami prawa pracownik ten powinien otrzymać za jedną nadgodzinę:
   - 12 godzin x 45 zł = 540 zł

Czy ryczałt za nadgodziny jest oskładkowany? Zgodnie z obowiązującym prawem wynagrodzenia za pracę ponadnormatywną, także w formie ryczałtu, należy ująć w podstawie wymiaru składek ZUS.

Ryczałt za nadgodziny a ewidencja czasu pracy

Paragraf 2 art. 149 Kodeksu pracy wskazuje, że:

„W stosunku do pracowników (…) otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy”.

Czy zapis ten oznacza, że dla pracownika, któremu pracodawca wypłaca ryczałt za nadgodziny, nie trzeba prowadzić ewidencji czasu pracy? Ogólnie rzecz biorąc tak. Sama idea ryczałtu za nadgodziny polega przecież na tym, że w przypadku niektórych rodzajów pracy utrudniona jest dokładna kontrola czasu pracy (w tym również nadgodzin) – a co za tym idzie trudno o rzetelną i zgodną z rzeczywistością ewidencję.

Decydując się na rezygnację z prowadzenia ewidencji czasu pracy, trzeba jednak koniecznie pamiętać o związanych z tym konsekwencjach. Pracownik, który stwierdzi, że ustalona kwota ryczałtu odbiega od jego faktycznego czasu pracy (i faktycznie przepracowanych nadgodzin), może bowiem wytoczyć pracodawcy spór. Bez ewidencji pracodawca nie będzie mógł udowodnić, że żądanie pracownika jest bezpodstawne.
Z prowadzenia ewidencji czasu pracy, co do zasady, nie warto więc rezygnować – nawet jeżeli przepisy zwalniają z tego obowiązku.

Ryczałt za nadgodziny a nieobecność w pracy 

Ryczałt za nadgodziny wypłacany jest w sposób stały – każdego miesiąca. Wystarczy tu więc świadomość pracodawcy, że pracownik, którego dotyczy ryczałt, świadczył, świadczy lub będzie świadczyć pracę w godzinach nadliczbowych. 

Zgodnie z powyższym ryczałt za nadgodziny i urlop się nie wykluczają. Pracodawca ma obowiązek zapłacić pracownikowi ekwiwalent w ustalonej wcześniej kwocie również w miesiącach, w których pracownik skorzystał z urlopu wypoczynkowego.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku ryczałtu za nadgodziny i chorobowego. W przypadku nieobecności w pracy, podczas której pracownik nie zachowuje prawa do pełnego wynagrodzenia – a więc na przykład urlopu bezpłatnego czy zwolnienia chorobowego, a także urlopu wychowawczego – kwota ryczałtu podlega odpowiedniemu, proporcjonalnemu zmniejszeniu.

Aby uniknąć nieporozumień, w regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę, warto zawrzeć zapisy o proporcjonalnym zmniejszeniu kwoty ustalonego ryczałtu w konkretnych sytuacjach. Pozwoli to na uniknięcie ewentualnych sporów.

Termin wypłaty ekwiwalentu za pracę w nadgodzinach

Ryczałt za nadgodziny, tak samo, jak wynagrodzenie zasadnicze, powinien być wypłacany co miesiąc, w stałym, z góry ustalonym terminie, jednak nie później niż do 10. dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego. Aby uniknąć wątpliwości, termin ten również warto dokładnie wskazać (razem z ustaloną kwotą ryczałtu za nadgodziny) w umowie o pracę, stosownym aneksie do niej lub w regulaminie wynagradzania.