Czym jest zadaniowy czas pracy i na czym polega?

Zadaniowy system pracy to pojęcie, wokół którego narosło wiele mitów. Bywa, że ten tryb współpracy jest rozumiany błędnie zarówno przez pracodawcę, jak i pracowników, a także przez osoby trzecie. Dla wielu jest to układ idealny, inni obawiają się związanych z nim obciążeń czasowych. Jak w rzeczywistości wygląda zadaniowy system pracy, kto może z niego korzystać i jakie są jego zalety oraz wady? Rozwiewamy wątpliwości!

Czym jest zadaniowy czas pracy?

Praca w trybie zadaniowym, czyli zadaniowy czas pracy zakłada, że rozliczanie pracownika z obowiązków odbywa się na podstawie wykonanych zadań, a nie liczby przepracowanych godzin. W tym systemie ważne są efekty pracy, a nie czas. Nie oznacza to jednak, że pracownikowi wolno skrócić sobie dzień pracy, argumentując, że wykonał wszystkie zlecone mu zadania z listy. Nie znaczy to również, że pracodawca ma prawo wymagać od pracownika, by ten pracował nieprzerwanie do momentu uporania się ze zleconymi zadaniami.

Do obu stron należy bowiem obowiązek takiego doboru obowiązków służbowych, które pracownik będzie w stanie wykonać w ciągu 8 godzin dziennie i do 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy – czyli w tzw. podstawowym czasie pracy (chyba że między pracodawcą a pracownikiem doszło do porozumienia w zakresie skrócenia czasu pracy i zatrudnienia np. na pół etatu). Co ważne, w przypadku pracy w trybie zadaniowym nie jest wymagane ustalenie stałych godzin pracy ani miejsca wykonywania obowiązków. To w praktyce oznacza, że możemy pracować z domu, domku letniskowego czy kawiarni, a w trakcie pracy (w porozumieniu z pracodawcą) zrobić sobie na przykład godzinną przerwę.

Kto może pracować w zadaniowym systemie pracy?

Regulacje zadaniowego czasu pracy w Kodeksie pracy określają, kto może pracować w takim trybie. Zgodnie z nimi taki system może dotyczyć każdej osoby zatrudnionej w firmie w przypadkach „uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy”. To zostawia szerokie pole do interpretacji i w praktyce oznacza, że zadaniowy czas pracy na umowie o pracę może mieć właściwie każdy, o ile obowiązki nie są ściśle związane z przebywaniem w konkretnym miejscu i czasie: trudno bowiem, by w sytuacji takiej jak praca w sklepie albo dyżur w szpitalu możliwe było wdrożenie trybu zadaniowego.

Zadaniowy czas pracy a nadgodziny

Czy praca zadaniowa na etacie wyklucza nadgodziny? Mogłoby się wydawać, że skoro pracodawcy rozliczają pracowników na podstawie wykonanych zadań, to jeśli pracownikom nie udało się wykonać powierzonych zadań w podstawowym czasie pracy, powinni pracować tak długo, aż wypełnią obowiązki.

W rzeczywistości w określonych przypadkach prawo do nadgodzin wciąż obowiązuje – przede wszystkim wtedy:

• kiedy pracodawca zlecił zadania obiektywnie niemożliwe do wykonania w ustalonym czasie pracy, a także
• w szczególnych przypadkach, takich jak prowadzenie akcji ratowniczej mającej na celu ochronę życia, zdrowia lub mienia albo usuwanie awarii. 

W takich sytuacjach obowiązują standardowe zasady wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach.

Jak wprowadzić zadaniowy czas pracy i kontrolować postępy?

Jeśli jesteś pracodawcą i rozważasz wprowadzenie systemu zadaniowego, pamiętaj, że nowe warunki wykonywania obowiązków musisz każdorazowo ustalić z pracownikami. Zadaniowego czasu pracy nie musisz wprowadzać dla każdego zatrudnionego, ale masz obowiązek poinformować o tym fakcie w taki sposób, aby każdy pracownik miał możliwość zapoznania się z tą informacją.  Może to być regulamin pracy, obwieszczenie lub zapis na tablicy ogłoszeń.

Zmiany dotyczące warunków wykonywania pracy powinny być ujęte w umowie z pracownikiem – najlepiej zrobić to na drodze porozumienia zmieniającego warunki umowy. Warto zawrzeć w nim również nowy zakres obowiązków, by uniknąć potencjalnych konfliktów i nieporozumień na tym tle.

Obowiązkiem pracodawców wprowadzających zadaniowy czas pracy jest również poinformowanie każdego pracownika o sposobie ewidencjonowania zadań oraz uzgodnienie zakresu obowiązków i odpowiadanie na wszelkie pytania związane ze zmianami w firmie. 

Dobrym pomysłem będzie też zorganizowanie szkolenia z tematyki związanej z organizacją czasu pracy i realizowaniem zadań. Pracodawcy, który decyduje się na pracę w tym systemie, pomogą natomiast różne programy do zarządzania projektami, na przykład do kontrolowania postępów w obowiązkach pracowniczych. Na potrzeby niewielkiej firmy stawiającej pierwsze kroki w tym środowisku może to być nawet prosta tabelka w Excelu albo odpowiednio posortowana skrzynka mailowa. Grunt, by system był przejrzysty i odpowiadał zarówno przełożonemu, jak i jego podwładnym.

Jak natomiast ma się praca zadaniowa do ewidencji czasu pracy? Jako pracodawca wprowadzający ten tryb pracy nie masz obowiązku ewidencjonowania czasu pracy w tradycyjnej formie. Pracownik wciąż musi jednak prowadzić ewidencję informacji o urlopie, delegacjach czy nieobecnościach, a także o zagwarantowanych w Kodeksie Pracy minimalnych odpoczynkach: dobowym (11 godzin od momentu zakończenia dnia pracy do rozpoczęcia kolejnego) i tygodniowym (35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w ciągu tygodnia).

A jak wygląda zadaniowy czas pracy a urlop? I w tym przypadku każdego pracownika i pracodawcę obowiązują zapisy Kodeksu pracy, które gwarantują pracownikowi urlop w standardowym wymiarze: 

• 20 dni, jeśli staż pracy jest krótszy niż 10 lat 
• 26 dni, jeśli staż wynosi co najmniej 10 lat. 

Pracownikowi przysługują także: urlop bezpłatny, urlop na żądanie oraz prawo do L4.
 

Zalety zadaniowego czasu pracy z perspektywy pracodawcy i pracownika

Zadaniowy system pracy chwalą sobie i pracownicy, i pracodawcy. Wiele osób szczególnie ceni sobie ten sposób wykonywania obowiązków za jego:

Pracodawcy zwracają natomiast uwagę na liczne ułatwienia, które pociąga za sobą zadaniowy czas pracy. Brak ewidencji czasu pracy oraz zwiększona motywacja pracowników to nie jedyne zalety z punktu widzenia przedsiębiorcy. Dodatkowymi atutami mogą być:

Wady zadaniowego systemu pracy z perspektywy pracodawcy i pracownika

Czy ten system ma w ogóle jakieś minusy? Niestety system zadaniowy nie jest rozwiązaniem idealnym. Przede wszystkim:

Zadaniowy czas pracy wymaga od obydwu stron sporo dyscypliny i zaufania, nad którymi trzeba regularnie pracować.

Taki tryb pracy może również przyczyniać się do powstawania konfliktów pomiędzy pracodawcą a pracownikami. Łatwo tutaj o nieporozumienia dotyczące zakresu obowiązków, poczucie przeładowania zadaniami albo spory na tle zasadności nadgodzin. Wprowadzenie zadaniowego czasu pracy zazwyczaj wiąże się z pracą zdalną, a ta może prowadzić do rozluźnienia więzi w zespole i poczucia wyobcowania i niezrozumień wśród pracowników.

Mimo wszystko wprowadzenie takiego systemu rozliczania pracowników może przynieść spore korzyści w wielu firmach i na różnych polach. Jeśli Twoja firma funkcjonuje w sposób umożliwiający zaoferowanie pracownikom takich warunków, warto rozważyć tę opcję.