Regulamin pracy – czy jest obowiązkowy w każdym przedsiębiorstwie?

Każde przedsiębiorstwo ma własne wewnętrzne przepisy i procedury, które najczęściej są opisane w regulaminie pracy. Jego celem jest ochrona zarówno pracowników, jak i pracodawców. Czy dokument ten jest nieodłącznym elementem każdej firmy? Czy istnieją okoliczności, w których może zostać pominięty? Sprawdź, od ilu pracowników konieczny jest regulamin pracy i co powinien określać. 

Czym jest regulamin pracy?

Założenie firmy i zatrudnienie pracowników niesie ze sobą określone zobowiązania dla każdego pracodawcy. Jednym z kluczowych aspektów jest to, by pracownicy byli świadomi swoich praw i obowiązków, niezależnie od zajmowanych stanowisk. Zazwyczaj są one szczegółowo opisane w umowie o pracę, jednak w niektórych sytuacjach pracodawca musi wprowadzić regulamin pracy. Co to jest? To dokument wewnątrzzakładowy określający zasady, obowiązki oraz prawa pracowników i pracodawcy w zakładzie firmowym. To rodzaj pisemnego porozumienia, które ma na celu uregulowanie wszelkich aspektów związanych z wykonywaniem pracy, aby zapewnić porządek, poczucie bezpieczeństwa, uczciwość oraz efektywność w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

Regulamin zakładu pracy musi być dostępny dla wszystkich pracowników w formie pisemnej lub elektronicznej. Ponadto obowiązkiem pracodawców jest zapoznanie każdego pracownika z regulaminem przed dopuszczeniem do pracy. 

Kiedy regulamin pracy jest obowiązkowy?

Obowiązek stworzenia regulaminu pracy nie dotyczy wszystkich firm. Wprowadzenie tego dokumentu jest obligatoryjne dla pracodawców, którzy nie są objęci układem zbiorowym pracy oraz zatrudniają 50 lub więcej pracowników. Przy mniejszej liczbie zatrudnionych osób regulamin pracy nie jest obowiązkowy. Nie zmienia to jednak faktu, że pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikom pisemnej informacji na temat: norm czasu pracy, długości wypowiedzenia, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia, przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników obecności w pracy, a także usprawiedliwiania nieobecności.

Kiedy jeszcze obowiązkowy jest regulamin pracy? Jeśli w danej firmie jest zatrudnionych co najmniej 20 pracowników, ale mniej niż 50 (i nie ma układu zbiorowego), wówczas pracodawca musi przygotować regulamin pracy w momencie, kiedy wystąpi o to organizacja związkowa. W pozostałych sytuacjach utworzenie regulaminu pracy jest dobrowolne. 

Treść regulaminu pracy

Nie istnieje jeden, uniwersalny wzór regulaminu pracy. Postanowienia, które się w nim znajdą, powinny być dostosowane do danej firmy oraz jej specyfiki. Na ostateczny kształt tego dokumentu ma wpływ przede wszystkim pracodawca. Jednak nie tylko on decyduje o tym, co znajdzie się w regulaminie. Zgodnie z przepisami, jeśli w zakładzie pracy funkcjonuje organizacja związkowa, pracodawca ustala treść regulaminu w porozumieniu z nią. W sytuacji, w której strony nie mogą dojść do porozumienia odnośnie do zawartości i charakteru dokumentu, pracodawca ma prawo samodzielnie ustalić jego treść. Należy jednak pamiętać, że tworzenie regulaminu pracy wymaga nie tylko głębokiej wiedzy o konkretnej branży, lecz przede wszystkim doskonałej znajomości przepisów z obszaru prawa pracy i orzecznictwa. 

Chociaż treść regulaminu pracy jest zawsze ustalana indywidualnie, zgodnie z Kodeksem pracy istnieją kwestie, które w szczególności powinny znaleźć się w tym dokumencie. Należą do nich:

• organizacja pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w trakcie pracy oraz po jej zakończeniu, 
• wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, w tym m.in. odzież i obuwie robocze, środki ochrony indywidualnej oraz osobistej, 
• systemy i rozkład czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
• określenie pory nocnej,
• termin, forma, czas oraz częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, 
• wykaz prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom w ciąży i karmiącym,
• wykaz prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe, 
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy,
• metoda dokumentowania obecności oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Oprócz tego regulamin pracy powinien określać kary z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników wynikającej z art. 108 Kodeksu pracy. Dodatkowo przedsiębiorstwa, u których wewnętrzne regulacje zakładowe przewidują możliwość pracy z domu, powinny stworzyć regulamin pracy zdalnej. Nie jest on obowiązkowy, jeśli jednak nie zostanie wydany, wówczas pracodawca ma obowiązek każdorazowo określić zasady pracy zdalnej w porozumieniu z pracownikiem. 

Jak zapoznać pracowników z regulaminem pracy?

Zgodnie z postanowieniami art. 1043 Kodeksu pracy, regulamin pracy wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od daty poinformowania o nim pracowników. Przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania obowiązków, pracodawca ma obowiązek zapoznać go z jego treścią. Najlepiej, żeby pracownik w formie pisemnej potwierdził fakt zaznajomienia z regulaminem. Dokument obowiązuje bez ograniczenia czasowego, chyba że zostanie zmieniony lub zakład pracy zostanie zlikwidowany.

Jakie korzyści daje wprowadzenie regulaminu pracy w firmie? 

Mimo że wprowadzenie regulaminu nie jest obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorstw, warto taki dokument sformułować. Korzyści z jego stworzenia odczują zarówno pracownicy, jak i pracodawca. Jakie profity przynosi wprowadzenie regulaminu?

• Dokument poprawia funkcjonowanie firmy – uregulowanie najistotniejszych kwestii nie pozostawia miejsca na domysły i niepewności; 
• regulamin pełni funkcję ochronną dla obu stron stosunku pracy;
• dokument jasno precyzuje oczekiwania i procedury postępowania w różnych sytuacjach, co przekłada się na ład pracy;
• regulacje najistotniejszych, potencjalnie problematycznych/niejasnych aspektów, zmniejszają ryzyko niedomówień i powstawania sporów;
• jasne, czytelne zasady ułatwiają organizację pracy;
• regulacje nie pozostawiają miejsca na niewłaściwą interpretację sytuacji i zachowań, co korzystnie wpływa na atmosferę wśród współpracowników świadomych swoich praw i obowiązków oraz kar za nieprawidłowe postępowanie;
• dzięki jawnym, sprecyzowanym regulacjom wszyscy pracownicy, których dotyczy regulamin, mogą być sprawiedliwie traktowani – niezależnie od zajmowanego stanowiska, stażu pracy czy płci;
• zapisy regulaminu mogą precyzować zasady rozliczeń i warunków pracy, co zmniejsza ryzyko nieporozumień w kwestiach finansowych i BHP.