Ryczałt za pracę zdalną – za co przysługuje i jak go obliczyć?

Jeszcze do niedawna pracodawcy mogli zdecydować, czy zwracają pracownikom koszty ponoszone na świadczenie pracy zdalnej. Po nowelizacji Prawa pracy z kwietnia 2023 roku takiej swobody już nie mają. Jedną z form rekompensaty wydatków jest ryczałt (tutaj w znaczeniu kwoty o ustalonej z góry wysokości, przeznaczonej na jakieś wydatki). Jakie koszty musi pokryć pracodawca? Jak ustalić ryczałt za pracę zdalną i w jakiej formie go wypłacać? Wszystkiego dowiesz się z tego artykułu.

Jakie koszty pracy zdalnej musi pokryć pracodawca?

Głośną zmianą na rynku pracy w 2023 roku była przede wszystkim podwyżka minimalnego wynagrodzenia, ale nie mniej ważne były inne nowe przepisy. Praca zdalna wreszcie doczekała się wyczekiwanych regulacji, dzięki czemu zarówno pracodawcy, jak i pracownicy otrzymali szereg praw i obowiązków. Wprowadzenie pojęcia pracy zdalnej do porządku prawnego to ułatwienie, które minimalizuje ryzyko niedopowiedzeń oraz swobodnej (nieraz błędnej) interpretacji przepisów. Jedną z ważniejszych nowości w przepisach jest zobowiązanie pracodawcy do zwrotu kosztów pracy zdalnej. Dotyczy to wszelkich wydatków bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy. Ustawodawca stworzył katalog trzech różnych elementów kosztowych dla pracy zdalnej:

1. sprzęt – np. laptopy, drukarki, skanery,
2. serwis – kwestie instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy,
3. bieżące działania – energia elektryczna, usługi telekomunikacyjne i ewentualnie inne, w zależności od specyfiki świadczonych usług.

Zwrot kosztów powinien zostać określony w:

• porozumieniu dotyczącym zasad wykonywania pracy zdalnej zawartym pomiędzy pracodawcą a organizacjami związkowymi lub porozumieniu o wykonywaniu pracy zdalnej, którego stronami są pracodawca i pracownik,
• regulaminie pracodawcy dotyczącym zasad pracy zdalnej,
• wydanym poleceniu świadczenia pracy zdalnej.

W jakiej formie można dokonywać zwrotu kosztów?

Ryczałt jako forma zwrotu kosztów pracy zdalnej

Wdrożenie do przepisów Kodeksu pracy możliwości wykonywania pracy zdalnej spowodowało konieczność określenia formy zwrotu kosztów ponoszonych przez pracowników. Dostępne są dwie opcje: 

1. ekwiwalent,
2. ryczałt. 

Wybór pierwszej z nich wiąże się z koniecznością szacowania wydatków z każdego miesiąca na podstawie dostarczonych przez pracownika rachunków. W praktyce ekwiwalent za pracę zdalną pokrywa zatem poniesione koszty w stosunku 1:1, jest jednak rozwiązaniem trudnym w adaptacji. Odmienne stawki taryf i opłat ponoszone przez pracowników dodatkowo korygowane w czasie sprawiają, że przy zatrudnieniu kilku osób ostateczne kwoty będą różne. Właściwe obliczanie ekwiwalentu np. za prąd niezbędny do pracy zdalnej jest zatem dość czasochłonne i skomplikowane. Z tego względu pracodawcy chętniej proponują ryczałt za pracę zdalną.

Jak obliczyć wysokość ryczałtu za zdalne świadczenie pracy przez pracownika? 

Ryczałt to zgodnie z art. 67²⁴ §4 Kodeksu pracy cyklicznie wypłacana kwota odpowiadająca uśrednionym przewidywanym kosztom pracy zdalnej. Z tego zapisu jasno wynika, że uiszczany w tej opcji zwrot powinien być zbliżony do rzeczywistej wartości ponoszonych wydatków. Jakie aspekty należy wziąć pod uwagę, żeby obliczyć, jaki ryczałt za pracę zdalną należy się pracownikowi? Zgodnie z przepisami są to:

• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
• ceny rynkowe narzędzi pracy i urządzeń technicznych,
• ceny rynkowe materiałów i ich ilość wykorzystana na potrzeby pracodawcy,
• normy zużycia energii elektrycznej,
• koszty usług telekomunikacyjnych.

Ustalenie ryczałtu za pracę zdalną wymaga od pracodawców brania pod uwagę pełnego wymiaru czasu pracy, czyli co do zasady 8 godzin codziennego zaangażowania. Nie ma żadnych prawnych przeciwwskazań, aby rozszerzyć tę formułę o ewentualne godziny nadliczbowe. Obniżenie normy ryczałtu za pracę zdalną może wystąpić w przypadku:

• pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy,
• pracowników wykonujących pracę w ramach niższej normy dobowej (np. pracowników niepełnosprawnych w stopniu znacznym lub umiarkowanym czy kobiet karmiących),
• pracowników wykonujących działania częściowo, np. przez 2 dni w tygodniu. 

Warto pamiętać, że ryczałt musi być aktualizowany, na przykład w oparciu o zarządzenie wydawane przez pracodawcę raz w roku. Konieczność wprowadzenia zmian może oczywiście zachodzić częściej, np. jeśli ceny mediów ulegają dynamicznym zmianom. 

Zwrot za energię elektryczną

Ile wynosi zwrot za prąd? Praca zdalna w większości przypadków wiąże się z koniecznością korzystania z różnych urządzeń biurowych. Najpopularniejszymi są komputer, router i telefon. Metodę szacowania warto omówić na ich przykładzie.

Przyjmijmy, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie za pełen etat. Pracodawca wyposażył go w firmowy sprzęt służący do wykonywania pracy zdalnej. Ryczałt za prąd szacowany jest na podstawie danych dostępnych na stronach internetowych zakładów energetycznych oraz informacji zawartych w charakterystykach urządzeń.

Ustalono, że przeciętna cena energii elektrycznej dla gospodarstw domowych wynosi 1,19 zł/1 kWh brutto. Mnożąc tę wartość przez średnie zużycie energii poszczególnych sprzętów, otrzymujemy zobowiązanie względem pracownika. 

• Laptop zużywa przeciętnie 0,0575 kWh/h. Pracodawca pomija w swoich wyliczeniach potencjalny czas pracy na baterii z uwagi na trudności w ustaleniu stanu faktycznego. Tym samym ryczałt za energię zużywaną przez laptop przez miesiąc pracy etatowej, przy średniej miesięcznej liczbie godzin wynosi: 0,0575 kWh x 166,64 h x 1,19 zł = 11,4 zł.
• Przeciętne zapotrzebowanie na ładowanie telefonu oszacowano na poziomie 0,015 kWh (ładowanie trwające 3 godziny raz na dwa dni). Wartość zwrotu wynosi zatem: 0,015 kWh x 27,77 h x 1,19 zł = 0,5 zł.
• Router pobiera średnio 0,012 kWh/h, zatem koszt jego zasilania oszacowano na poziomie: 0,012 kWh x 166,64 h x 1,19 zł = 2,4 zł.

Łączny ryczałt za prąd w tym przypadku wynosi zatem: 14,3 zł. 

Ryczałt za łącze internetowe

Podobnie jak w przypadku energii elektrycznej także zwrot za internet oparto na średnim cenniku różnych dostawców. W 2023 roku miesięczna opłata za dostęp do internetu w Polsce wyniosła 63,2 zł. Ryczałt obliczono w następujący sposób: 63,2 zł : 730 h (365 dni : 12 miesięcy x 24 h) x 166,64 zł = 14,42 zł. Stawka ta jest zbliżona do wartości podawanych na portalach kadrowych.

Ile wynosi ryczałt za pracę zdalną dla energii elektrycznej i łącza internetowego? Miesięcznie (w przypadku pełnego etatu) jest to kwota mieszcząca się przeciętnie w przedziale 30–90 zł, w zależności od specyfiki branży i miejsca pracy.

Ekwiwalent za własne narzędzia pracy

Co do zasady zapewnienie materiałów i narzędzi pracy leży po stronie pracodawcy. Art. 67²⁴ §2 Kodeksu pracy dopuszcza jednak inną możliwość. W myśl tego zapisu: „Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, które nie zostały zapewnione przez pracodawcę”. Oczywiście pod warunkiem, że te spełniają określone wymagania w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Przytoczone ustalenia mają charakter fakultatywny. Jeśli strony umowy zdecydują się na skorzystanie z tej opcji, pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent za używanie własnych urządzeń. Jego wysokość powinna być ustalona w porozumieniu z pracodawcą.

Ryczałt za pracę zdalną – w jakiej formie go wypłacać?

Czy ryczałt za pracę zdalną jest opodatkowany i wymaga uiszczania składek? Nie, ponieważ nie stanowi on przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym musi on być skrupulatnie wyliczony i udokumentowany. Jeśli pracodawca zostanie poddany kontroli, która wykaże nieprawidłowości w tym zakresie (np. zawyżanie kwoty ryczałtu za pracę zdalną), księgowanie będzie wymagało poprawy. Organ kontrolujący uzna bowiem, że nieudokumentowana wartość zwrotu stanowi część wynagrodzenia, co zrodzi obowiązek uregulowania zaległości i skorygowania deklaracji.

Przepisy nie precyzują, w jakich odstępach czasu (np. tygodniowo, miesięcznie czy kwartalnie) pracodawca powinien zwracać koszty pracy zdalnej. Tę kwestię powinien uściślić regulamin bądź inny dokument wewnątrzzakładowy. Nie ma żadnych przeciwwskazań, aby wypłaty były realizowane raz na tydzień, miesiąc, kwartał czy rok.