Ustawa o pracy zdalnej – jakie zmiany w Kodeksie pracy wprowadziła? Przewodnik dla pracodawców

2023 rok przyniósł nowelizację Prawa pracy. W kwietniu tego roku w życie weszły przepisy dotyczące pracy zdalnej, a wraz z nimi pojawiło się wiele wątpliwości wśród pracodawców i ich pracowników. Ustawodawca zadbał jednak o interesy obu stron stosunku pracy i wyklarował zasady wykonywania pracy w sposób zdalny i hybrydowy. Co jako pracodawca musisz wiedzieć?

Dlaczego ustawa o pracy zdalnej to dobra wiadomość dla pracowników i pracodawców?

O uregulowanie pracy zdalnej postulować zaczęto głównie w okresie pandemicznym, kiedy wielu pracowników zmuszonych zostało do opuszczenia biur i pozostania w domach. Chociaż świadczenie pracy w ten sposób było praktykowane już wcześniej, to obostrzenia covidowe skutecznie spopularyzowały koncepcję home office. Pracownikom i pracodawcom przyszło trochę poczekać na to, kiedy ustawa o pracy zdalnej zostanie uchwalona w Polsce. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez platformę ClickMeeting, 32% respondentów stwierdziło, że regulacje prawne pracy zdalnej powinny zostać wprowadzone dużo wcześniej¹. Nowelizacja funkcjonuje już w porządku prawnym, dając Ci konkretne narzędzia, a także szereg praw i obowiązków. Czytaj dalej, jeśli chcesz, aby nowa ustawa o pracy zdalnej nie miała przed Tobą tajemnic.

Dotychczas kwestie świadczenia pracy na odległość nie były uregulowane przez Prawo pracy, a praca zdalna była oferowana przez pracodawców nieformalnie, jako rodzaj benefitu. Taka forma zatrudnienia mogła być stosowana na podstawie:

• przepisów Prawa pracy dotyczących telepracy – które zostały uchylone na mocy zmian w przepisach o pracy zdalnej;
• tzw. ustawy covidowej – umożliwiającej skierowanie pracownika na home office w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemiologicznego i stanu epidemii. Poprzedzały ją liczne rozporządzenia o pracy zdalnej, których funkcjonowanie było przedłużane. Jednak w obliczu zaostrzającej się sytuacji epidemiologicznej wprowadzało to tylko niepotrzebny chaos.

Mimo że wiele nowych przepisów skonstruowanych jest na korzyść pracowników, fakt uregulowania pracy zdalnej w Kodeksie pracy jest dla pracodawców niemniej korzystny. Dzięki temu nie tylko znasz swoje prawa i obowiązki, ale i masz podstawę do rozstrzygania wszelkich sporów. Wprowadzenie pojęcia pracy zdalnej do obrotu prawnego to ułatwienie dla obu stron stosunku pracy, a także organów kontrolujących. Nie pozostawia miejsca na niedopowiedzenia i zbyt swobodne interpretowanie przepisów, które mogłoby prowadzić do wykorzystywania luk w prawie.

Jakie kwestie uregulowała ustawa o pracy zdalnej?

Zacznijmy od tego, że przepisy dotyczące pracy zdalnej nie stanowią osobnego aktu prawnego, a zostały włączone do Prawa pracy na mocy Ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Pomimo wprowadzenia szeregu rozwiązań sprzyjających łączeniu życia zawodowego i rodzinnego, nie możemy mówić także o czymś takim, jak ustawa o pracy zdalnej dla rodziców, gdyż zapisy tej nowelizacji skierowane są do wszystkich zatrudnionych. Szczególne uprawnienia dla kobiet w ciąży i niektórych rodziców zostaną omówione w dalszej części artykułu.

Wspominając, że nowe uregulowania odnoszą się do wszystkich zatrudnionych, mamy na myśli nie tylko osoby pracujące w ramach umowy o pracę. W art. 67³⁴ ustawodawca wyraźnie zaznaczył, że przepisy zawarte w rozdziale dotyczącym pracy zdalnej stosuje się do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę.

Ponadto nowe przepisy uregulowały takie kwestie jak:

• konieczność uzgodnienia z pracodawcą pracy zdalnej,
• pracę zdalną na polecenie pracodawcy,
• możliwość wnioskowania o pracę zdalną,
• obowiązek określenia zasad pracy zdalnej przez pracodawcę,
• możliwość zaprzestania pracy zdalnej,
• prawa i obowiązki pracodawcy,
• prawa i obowiązki pracowników,
• kontrolę pracy świadczonej zdalnie,
• zasady BHP w pracy zdalnej,
• okazjonalną pracę zdalną.

Praca zdalna – kiedy pracownik może ją wykonywać?

Pracownik może pracować zdalnie:

• po uzgodnieniu tego z pracodawcą przy zawieraniu umowy o pracę,
• na polecenie pracodawcy,
• po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku o świadczenie pracy zdalnie.

Pracy zdalnej nie można narzucić. Nie masz prawa zmusić kogoś do home office i pracownik też nie może tego od Ciebie wymagać. Zwróć również uwagę na to, że nie każdą pracę można świadczyć zdalnie.

Praca zdalna z inicjatywy pracodawcy

Jako pracodawca możesz wystąpić z propozycją świadczenia pracy w sposób zdalny przy zawieraniu umowy oraz w trakcie zatrudnienia. Jeśli pracownik wyrazi taką chęć, musisz uzgodnić z nim:

• Czy praca będzie świadczona zdalnie w sposób całkowity, czy częściowo?
• Jakie będzie miejsce wykonywania pracy zdalnej?
• Pozostałe istotne postanowienia – pod warunkiem że nie stoją w sprzeczności z prawem.

Polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę

Aby móc wydać pracownikowi polecenie pracy zdalnej, musi dojść do losowej i niezależnej od Ciebie sytuacji. Ma ona miejsce:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemiologicznego lub stanu epidemii oraz przez 3 miesiące po ich odwołaniu,
• kiedy nie możesz zapewnić pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu ze względu na siłę wyższą (np. pożar bądź powódź).

Co więcej, warunkiem umożliwiającym polecenie pracy zdalnej jest złożenie przez pracownika bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych.

Praca zdalna na wniosek pracownika

O pracę zdalną może wnioskować pracownik w dowolnym momencie zatrudnienia, a także przy podpisywaniu umowy. Decyzja o umożliwieniu pracy zdalnej należy do Ciebie, chyba że pracownik składający wniosek to:

• kobieta w ciąży,
• rodzic:

- dziecka do 4 roku życia,

- dziecka z zaświadczeniem o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju lub w czasie porodu,

- dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności lub orzeczeniem o umiarkowanym bądź znacznym stopniu niepełnosprawności,

- dziecka z opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego lub zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,

• opiekun innego członka rodziny lub osoby pozostającej we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności bądź znacznym stopniu niepełnosprawności.

W wymienionych powyżej sytuacjach wiosek pracownika jest dla Ciebie wiążący. Można wręcz pokusić się o stwierdzenie, że tacy pracownicy mają prawo do pracy zdalnej. Odmowa jest możliwa wyłącznie w sytuacji, gdy praca zdalna nie może być realizowana ze względu na sposób organizacji lub rodzaj pracy. Na podanie przyczyny negatywnego rozpatrzenia wniosku masz 7 dni od dnia jego złożenia. Wystąpienie z wnioskiem uzasadnionym na podstawie powyższych przesłanek nie może być podstawą do wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę.

Zasady pracy zdalnej

Zgodnie z art. 67²⁰ Kodeksu pracy zasady pracy zdalnej, które pracodawca może kształtować dowolnie, powinny zostać zawarte w:

1. porozumieniu między pracodawcą a zakładową organizacją związkową,
2. regulaminie:

• jeśli w terminie 30 dni od przedstawienia projektu nie dojdzie do porozumienia pomiędzy pracodawcą a organizacją związkową,
• gdy w zakładzie pracy nie funkcjonuje organizacja związkowa – wówczas konieczne są konsultacje z dwoma przedstawicielami pracowników.

Brak wskazanych dokumentów nie stoi na przeszkodzie, aby zasady pracy zdalnej określić w indywidualnych porozumieniach pomiędzy pracownikami i pracodawcą. Regulamin i porozumienie – bez względu na to, czy grupowe, czy indywidualne – powinny zawierać takie informacje, jak określenie grupy pracowników uprawnionych do pracy zdalnej oraz zasady:

• pokrywania kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę,
• ustanawiania ekwiwalentu pieniężnego,
• zdalnego porozumiewania się i potwierdzania swojej obecności na stanowisku pracy,
• kontroli pracy pracownika,
• kontroli w zakresie BHP,
• kontroli bezpieczeństwa i ochrony informacji (w tym danych osobowych),
• instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu narzędzi pracy.

Czy pracodawca może wystąpić o zaprzestanie pracy zdalnej?

Możesz w każdej chwili wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie świadczenia pracy zdalnej i powrót do pracy w dotychczasowym miejscu, pod warunkiem że porozumienie w tej sprawie zostało zawarte w trakcie zatrudnienia. Co do zasady nie jest to możliwe, jeśli sposób świadczenia pracy ustalono podczas podpisywania z pracownikiem umowy. Pracownik również ma prawo wnioskować o powrót do biura – niezależnie od tego, kiedy taka forma świadczenia pracy została uzgodniona.

Termin, do kiedy obowiązuje praca zdalna, należy wyznaczyć na dzień przypadający w okresie do 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W przeciwnym wypadku pracownik powinien zjawić się na stacjonarnym stanowisku pracy w dzień następujący po upłynięciu terminu wyznaczonego przez ustawodawcę (czyli w 31. dniu po złożeniu wniosku).

W przypadku pracowników objętych wiążącym wnioskiem o pracę zdalną, możesz „wycofać” się z niej wyłącznie wtedy, gdy dalsze wykonywanie pracy w tym trybie nie jest możliwe. Podstawą nie mogą być przesłanki zawarte w ustawie o pracy zdalnej, dotyczące kobiet w ciąży oraz rodziców i opiekunów sprawujących opiekę nad ciężko chorym dzieckiem lub innym członkiem rodziny.

Z kolei cofnięcie polecenia pracy zdalnej jest możliwe w każdym momencie, z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem. Możesz to zrobić, jeśli w trakcie kontroli pracy zdalnej stwierdzisz uchybienia w przestrzeganiu powyższych zasad. Musisz natomiast cofnąć polecenie niezwłocznie, gdy zmieni się sytuacja lokalowo-techniczna pracownika. 

Ustawa o pracy zdalnej a obowiązki pracodawcy

W związku z uregulowaniem kwestii pracy zdalnej pracodawca ma do spełnienia nowe obowiązki wobec swoich pracowników. Jak wynika z ustawy, musisz:

• zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do zdalnego świadczenia pracy;
• zapewnić instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy oraz urządzeń technicznych lub pokryć niezbędne koszty z tym związane;
• pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych koniecznych do pracy na odległość;
• pokryć inne koszty związane bezpośrednio z pracą zdalną, jeśli zostało to określone w dokumencie regulującym tę formę pracy (regulaminie, porozumieniu);
• zapewnić szkolenia i pomoc techniczną niezbędną do pracy zdalnej.

Zamiast zapewniać pracownikom zdalnym sprzęt niezbędny do pracy, możesz wypłacić im ekwiwalent pieniężny. Podobnie w sytuacji, w której pracownik będzie korzystał ze swoich urządzeń, np. laptopa. Z kolei pokrycie kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych i innych określonych w regulaminie lub porozumieniu, może zostać zastąpione ryczałtem.

Warto wspomnieć, że podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest zapewnianie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. W przypadku pracy zdalnej część z tych obowiązków przechodzi na pracownika. Wówczas to zatrudniony odpowiada za utrzymywanie miejsca pracy w czystości czy zapewnienie, że inne elementy środowiska domowego lub osoby trzecie nie będą negatywnie wpływały na bezpieczeństwo wykonywania pracy zdalnej. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej musisz dokonać oceny ryzyka zawodowego.

Czy pracodawca może kontrolować pracę zdalną?

Na podstawie art. 6728 Kodeksu pracy, pracodawca jest uprawniony do kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej. Przedmiotem kontroli mogą być:

• samo zdalne wykonywanie pracy,
• procedury ochrony danych osobowych przez pracownika świadczącego pracę na odległość,
• warunki BHP w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Kontrola jest realizowana w miejscu świadczenia pracy na odległość przez danego pracownika i w jego godzinach pracy. Aby zapewnić zatrudnionemu i jego domownikom prawo do prywatności, kontrolę musisz wcześniej uzgodnić z pracownikiem. Szczegółowe zasady tej czynności powinny zostać zawarte w regulaminie, porozumieniu lub poleceniu dotyczącym pracy zdalnej.

Na czym polega okazjonalna praca zdalna?

Praca zdalna okazjonalna to zupełnie nowy twór prawny, jaki wprowadziła nowelizacja Prawa pracy. Jak wynika z art. 67³³, pracownik ma prawo do okazjonalnego świadczenia pracy na odległość po wcześniejszym złożeniu wniosku. W każdym roku kalendarzowym przysługują mu maksymalnie 24 dni, które może wykorzystać w ten sposób, niezależnie od formy i wymiaru zatrudnienia. Przepis ten wpływa na elastyczność pracy, gdyż zatrudniony może skorzystać z niego doraźnie.

Okazjonalna praca zdalna może podlegać kontroli pracodawcy na zasadach ustalonych z pracownikiem. Nie masz jednak obowiązku regulowania warunków jej świadczenia w regulaminach i porozumieniach ani przekazywania dodatkowych informacji o warunkach zatrudnienia. Ponadto jako pracodawca jesteś zwolniony z obowiązku pokrywania kosztów pracy zdalnej oraz zapewnienia materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy na odległość.

Musisz wiedzieć, że fakt korzystania z okazjonalnej pracy zdalnej przez pracownika musi być odnotowany w świadectwie pracy, wydawanym mu po zakończeniu stosunku pracy.

¹ https://strefabiznesu.pl/praca-zdalna-w-koncu-uregulowana-w-kodeksie-pracy-czy-pracownicy-powinni-sie-z-tego-cieszyc-a-pracodawcy/ar/c3-17101807