Praca zdalna – wbrew pozorom – nie jest nowością. W wielu branżach z powodzeniem funkcjonuje już od wielu lat. Dla większości rewolucyjny był jednak pandemiczny 2020 r. Wiele firm w trybie awaryjnym musiało przestawić się na pracę zdalną, a rząd wprowadził pierwsze zapisy prawne. Rok 2023 przyniósł kolejne istotne zmiany w tym zakresie. W tym filmie przedstawię wszystkie najważniejsze kwestie związane z pracą zdalną, które powinien znać każdy przedsiębiorca.
Jaka jest definicja pracy zdalnej
Praca zdalna stała się – i zapewne pozostanie – codziennością wielu polskich przedsiębiorstw. Potwierdzają to zmiany w kodeksie pracy.
Zgodnie z polskim prawem, praca zdalna oznacza pracę, która jest w całości lub częściowo wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika. Miejsce świadczenia pracy powinno być każdorazowo uzgodnione i zaakceptowane przez pracodawcę.
Kuszącym pomysłem dla wielu osób może być wykonywanie pracy zdalnej z zagranicy, Tą opcje należy dokładnie przemyśleć, aby nie stworzyć dodatkowych obowiązków podatkowo-składkowych.
Praca zdalna jest wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, a więc mówiąc wprost – za pośrednictwem internetu lub telefonu.
Co różni pracę zdalną od znanego wcześniej pojęcia telepracy? Otóż telepraca musiała być regularnie i stale świadczona w formie zdalnej i poza siedzibą pracodawcy. Z kolei w pracy zdalnej część obowiązków pracownik może wykonywać w siedzibie pracodawcy.
Czy praca zdalna jest obowiązkowa?
Zastanawiasz się może, czy wprowadzenie pracy zdalnej jest obowiązkowe? Spokojnie! Jako pracodawca masz wybór, czy umożliwisz swoim pracownikom pracę zdalną, czy też nie. Natomiast faktem jest, że ten model pracy jest obecnie ważnym trendem na rynku pracy. Umożliwiając pracę zdalną, zadbasz o większą atrakcyjność swojej oferty pracy.
Nowelizacja kodeksu pracy nie przewiduje włączeń lub odrębnych przepisów w zależności od branży, w której działa pracownik. Umożliwienie pracy zdalnej zależy przede wszystkim od charakteru pracy i umowy miedzy pracodawcą a pracownikiem. Jeśli praca wymaga jego fizycznej obecności, np. w przypadku sprzedawcy w sklepie lub barmana, to z wiadomych przyczyn pracodawca nie wprowadzi pracy zdalnej – i nie jest do tego zobowiązany.
Jakie są rodzaje pracy zdalnej?
Kodeks pracy wyróżnia trzy rodzaje pracy zdalnej - pracę na stałe w formie zdalnej, pracę hybrydową oraz pracę zdalną okazjonalną. Czym charakteryzuje się każda z tych form?
Praca zdalna całkowita oznacza, że wszystkie obowiązki są wykonywane wyłącznie w trybie zdalnym.
Praca zdalna częściowa, tak zwana hybrydowa, pozwala na wykonywanie pracy zarówno w formie stacjonarnej (z biura), jak i zdalnie. Proporcje, w jakich funkcjonują obie te formy, określa pracodawca. Jeśli zdecydujesz się na ten model, możesz określić rozporządzić np., że praca stacjonarna wynosi dwa dni w tygodniu, a praca zdalna trzy – a także określić, których dni dotyczy.
Przez okazjonalne wykonywanie pracy zdalnej rozumie się wykonywanie pracy zdalnej do 24 dni w danym roku kalendarzowym. Dzieje się tak w odpowiedzi na złożony w formie papierowej lub elektronicznej wniosek pracownika. wniosek pracownika, złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Ten rodzaj pracy wyłącza obowiązek regulowania zasad wykonywania pracy w przepisach wewnątrzzakładowych. Zwalnia także pracodawcę z kosztów oraz z zapewnienia pracownikowi odpowiednich narzędzi do pracy zdalnej, pozostawia jednak zapisy o możliwości kontroli przez pracodawcę
Jak regulować pracę zdalną?
Kodeks pracy wprowadza dwa sposoby regulacji pracy zdalnej. Pierwszym jest regulamin, który określa ramowe zasady wykonywania pracy zdalnej w firmie. Powinien on powstać w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub z pracownikami.
Druga możliwość to indywidualne porozumienie z pracownikiem, które określa szczegółowe warunki wykonywania przez niego pracy zdalnej.
Jako pracodawca masz prawo do kontroli miejsca pracy pracownika, ale nie jest to obowiązkowe. Taka kontrola może dotyczyć wielu aspektów, np. bezpieczeństwa i higieny pracy, wykonywania pracy w deklarowanym miejscu i w ustalonych godzinach, lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji - w tym np. procedur ochrony danych osobowych.
Pamiętaj, żeby sposób przeprowadzania kontroli dostosować do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Nie może ona naruszać prywatności pracownika i innych osób, ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.
Co z BHP pracy zdalnej?
Zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy to obowiązek pracodawcy. Nie zwalnia Cię z niego praca zdalna.
W tym modelu zasady BHP to głównie ergonomia, czyli odpowiednie ustawienie biurka i krzesła, wymagania dotyczące monitora ekranowego oraz zastosowanie oświetlenia, które nie obciąża oczu. Do obowiązków pracodawcy w tym zakresie należy między innymi sporządzanie oceny ryzyka zawodowego, a na jej podstawie przygotowanie informacji zawierającej zasady BHP i zapoznanie z nimi pracownika.
Jak wdrożyć pracę zdalną w firmie?
Wdrożenie pracy zdalnej to niełatwy proces, który wymaga odpowiedniej dokumentacji i konsultacji z przedstawicielami pracowników.
W pierwszym kroku zweryfikuj czy istnieje techniczna i organizacyjna możliwość wprowadzenia pracy zdalnej.
Następnie przygotuj niezbędną dokumentację. Być może część już masz, ale wymaga ona aktualizacji, żeby była zgodna z nowelizacją kodeksu pracy?
Niezbędne będą informacje o ryzyku zawodowym i zasadach BHP, zapisy o ochronie danych osobowych, porozumienie zmieniające zapisy w umowie o pracę, a także wzór oświadczenia pracownika o warunkach technicznych i lokalowych. Przygotuj także odpowiednie wzory wniosków dla pracowników oraz zasady rozliczania pracy zdalnej i porozumiewania się z pracownikami.
Czas na konsultacje treści regulaminu pracy zdalnej z przedstawicielami pracowników lub ze związkami zawodowymi, jeśli działają w Twojej firmie. Pamiętaj! Przedstawicieli musi być dwóch, niezależnie od wielkości zakładu pracy.
Dokumentacja gotowa, regulamin skonsultowany z pracownikami – pora na wdrożenie nowych uregulowań. W tym kroku poinformuj pracowników, że od danego dnia obowiązuje w firmie regulamin pracy zdalnej. Jego treść udostępnij w ustalony wcześniej sposób.
Powodzenia!
