Ryczałt za dojazdy – na czym polega? Ile wynosi?

Rozliczenie delegacji pracowników wiąże się z koniecznością wzięcia pod uwagę kilku składowych. Jedną z nich są wydatki związane z transportem, w tym również poruszaniem się w miejscowości, która jest celem wyjazdu służbowego. Zgodnie z przepisami podstawowym sposobem pokrycia tych wydatków jest ryczałt na dojazdy. Ile aktualnie wynosi i co trzeba zrobić, aby go uwzględnić? Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najważniejsze pytania.

Czym jest ryczałt za dojazdy?

Podróż służbowa łączy się z koniecznością poniesienia pewnych kosztów. Są związane między innymi z transportem, zakwaterowaniem czy wyżywieniem. Łatwo zapomnieć jednak, że często w ramach takiego wyjazdu pracownik również musi się przemieszczać, na przykład pomiędzy hotelem, w którym został zakwaterowany, a lokalizacją, gdzie tymczasowo wykonuje swoje obowiązki. 

Oczywiście pod względem finansowym to nie pracownika, ale pracodawcę powinna obciążać delegacja. Ryczałt za dojazdy ma za zadanie rekompensować pracownikowi w uproszczonej formie wydatki związane z takimi podróżami. Zgodnie z §9 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej (czyli kwota o ustalonej z góry wysokości) przysługuje pracownikowi za każdą rozpoczętą dobę pobytu w służbowej podróży krajowej. 

Ta uproszczona forma rozliczenia ma rekompensować pracownikom koszty przejazdów komunikacją miejską w trakcie trwania delegacji, w związku z tym świadczenie nie będzie wypłacone, jeżeli tego typu przejazdy nie były realizowane. Co ważne: ustawodawca zastrzega również, że na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów. W takich sytuacjach rzecz jasna ryczałt nie będzie wypłacany. Daje to jednak możliwość pokrycia kosztów wykraczających poza stawkę ryczałtu za dojazdy.

Jaka jest stawka ryczałtu na dojazdy?

Wysokość ryczałtu za dojazdy środkami komunikacji miejskiej jest ściśle uzależniona od wysokości diety w czasie podróży krajowej. Zgodnie z rozporządzeniem jest to 20% wysokości diety.

Ile wynosi aktualnie ryczałt na dojazdy? Dieta od 1 stycznia 2023 roku to 45 zł w przeliczeniu na dobę krajowej podróży służbowej. W związku z tym ryczałt na dojazdy to 9 zł dziennie. Jak widać, ta niewielka kwota nie zawsze pokryje wydatki konieczne, aby dotrzeć np. do oddalonego punktu wymagającego kilku przesiadek. W takiej sytuacji pracodawca powinien oczywiście pokryć poniesione przez pracownika koszty. Należy je jednak w odpowiedni sposób udokumentować, np. dostarczając bilety, faktury, rachunki czy inne dokumenty poświadczające przejazdy. Warto zwrócić uwagę, że jeszcze do niedawna ryczałt za przejazdy lokalne był niższy: do 28 lipca 2022 roku stawka ryczałtu za dojazdy wynosiła zaledwie 6 zł, a następnie 7,60 zł.

Wysokość diety ma również przełożenie na maksymalną stawkę za nocleg podczas podróży krajowej. Faktury za nocleg nie mogą przekroczyć 900 zł za noc, co stanowi dwudziestokrotność diety. Jeżeli pracownik nie może potwierdzić skorzystania z noclegu rachunkiem, pracodawca wypłaca mu zryczałtowaną stawkę w wysokości 150% diety.

Ryczałt za dojazdy a pojazd prywatny

Czy kiedy pracownik wykorzystuje prywatny samochód w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, wciąż może uzyskać ryczałt za dojazdy? Delegacja niekiedy wiąże się z tym, że pracownik wybiera podróż własnym pojazdem. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby używał go również na miejscu. W takich przypadkach pracownikowi przysługują zwroty poniesionych kosztów na podstawie stawki za 1 kilometr lub w oparciu o ryczałt. Kilometrówkę wykorzystuje się do rozliczenia kosztów korzystania z prywatnego samochodu przez pracownika w celu podróży służbowej oraz jazd lokalnych. W drugim przypadku pracodawca może pokryć koszt wykorzystywania prywatnego samochodu w oparciu o ryczałt. Obowiązuje wówczas miesięczny limit kilometrów ustalony w zależności od liczby mieszkańców gminy czy miasta. 

Ile wynosi ryczałt za kilometr pokonany własnym środkiem transportu w celach służbowych? Wszystko zależy od typu pojazdu. W przypadku samochodu osobowego o pojemności powyżej 900 cm3 będzie to 1,15 zł za kilometr. Jeśli pracownik zdecyduje się na podróż samochodem o mniejszej pojemności, będzie to 0,89 zł, motocyklem 0,69 zł, a motorowerem 0,42 zł. Pracodawca może zaliczyć tak wyliczoną kilometrówkę do kosztów uzyskania przychodów i tym samym obniżyć wysokość należnego podatku dochodowego. Co ważne: konieczne jest wykazanie takiej podróży w ewidencji przebiegu pojazdu.

Czy ryczałt za dojazdy do pracy jest obowiązkowy?

Kiedy przysługuje ryczałt za dojazdy? Zwróć uwagę, że omawiany w tym artykule ryczałt za dojazdy komunikacją miejską ma zastosowanie w przypadku delegacji w kraju i podróży, które ma miejsce poza granice Polski.  Jednak  zarówno w przypadku służbowej podróży zagranicznej, jak i delegacji krajowej rozliczanie ryczałtu za dojazd nie jest oczywiście niezbędne. Po pierwsze, pracownik może w ogóle nie korzystać z komunikacji (albo transport może zapewniać mu pracodawca). Problemem jest również to, ile wynosi ryczałt za dojazdy. Niewielka kwota zwykle nie spełnia swojego zadania i po prostu nie pozwala na pokrycie faktycznych wydatków, jakie delegowany pracownik musi ponieść w związku z zakupem biletów. Wobec tego, tak jak wskazuje rozporządzenie, pracodawcy często wyrażają zgodę na rozliczenie faktycznie poniesionych kosztów.

Poprzez ryczałt za dojazdy do pracy samochodem prywatnym często rozumie się możliwość rozliczenia w PIT kosztów dojazdu do pracy. Zgodnie z art. 22 ust. 2 Ustawy o Podatku dochodowym od osób fizycznych limit takich odliczeń to 250 zł miesięcznie i nie więcej niż 3000 rocznie, jeśli podatnik uzyskuje przychód z tytułu jednego stosunku służbowego, i 4500 zł – jeśli ma więcej stosunków pracy, które znajdują się w miejscowości jego zamieszkania. Jeżeli jednak pracuje poza miejscowością, w której zamieszkuje, limit wzrasta do 3600 zł rocznie w przypadku jednego stosunku pracy i 5400 zł, jeśli jest ich więcej. Oczywiście prawo do odliczenia przysługuje również w przypadku dojazdów komunikacją publiczną. Jeśli koszty dojazdów wyniosą więcej, niż kwoty określone w ustawie, to można odliczyć faktycznie poniesione wydatki udokumentowane imiennymi biletami (zgodnie z ust. 11).

Ryczałt za dojazdy w delegacjach zagranicznych

Zagraniczna podróż służbowa także może wymagać od pracownika korzystania ze środków transportu. Tę kwestię również regulują przepisy. Rozróżniają przy tym dwie sytuacje. Transfer z lotniska w przypadku podróży samolotem czy portu morskiego dla podróży statkiem uprawnia do wypłaty ryczałtu w wysokości jednej diety odpowiedniej ze względu na kraj, w którym ma miejsce podróż. Jeśli pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, ryczałt będzie wynosić 50% diety. 

Ryczałt za dojazdy w delegacji zagranicznej to natomiast 10% diety dziennie. Oczywiście również w tym przypadku obowiązują pewne wyjątki: przede wszystkim ryczałt nie zostanie wypłacony, jeśli pracownik w ogóle nie poniesie takich kosztów, ma zapewnione bezpłatne dojazdy lub odbywa podróż zagraniczną służbowym bądź prywatnym pojazdem.