Rozliczenie delegacji online – przydatne informacje

Podróże służbowe pracowników są nieodłącznym elementem prowadzenia wielu biznesów. Ich poprawne rozliczenie, uwzględniające pełen przekrój poniesionych kosztów, nie zawsze jest jednak proste. Stosując odpowiedni program do delegacji, możesz zrobić to w całości online. Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje na ten temat.

Rozliczanie delegacji online – jak zrobić to prawidłowo?

Delegacje, zwłaszcza zagraniczne, często wiążą się z koniecznością uwzględnienia kosztów o różnym charakterze. Pod uwagę należy wziąć odpowiednie kursy walut i wyliczenia zwrotów oraz diet przysługujących pracownikowi. Powszechne do niedawna rozliczenia ręczne w dzisiejszych czasach po prostu nie zdają egzaminu. Same w sobie są skomplikowane i obarczone sporym ryzykiem popełnienia błędu.

Aby dokonać poprawnych rozliczeń, udokumentować delegację i ją zaksięgować, będziesz potrzebować programu do rozliczania delegacji online. Na rynku dostępnych jest sporo opcji: 

• proste kalkulatory, które pozwolą Ci wyliczyć należne diety i podsumować koszty po ręcznym wprowadzeniu najważniejszych danych,
• specjalne programy do rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych,
• zaawansowany system do kompleksowej obsługi spraw kadrowo-płacowych.

Odpowiednie moduły mogą również występować w ramach narzędzi ERP (ang. Enterprise Resource Planning). Z ich pomocą możliwe jest zarządzanie wszystkimi procesami zachodzącymi w firmie, a integracja z innymi modułami gwarantuje szybki przepływ danych i automatyzację wielu działań, w tym rozliczeń. System ERP pozwala więc na automatyczne generowanie plików na podstawie dokumentów wgranych przez pracownika i inne uprawnione osoby, a następnie tworzy na ich podstawie dokumenty rozliczeniowe i rozbudowane raporty usprawniające proces kontroli.

Oczywiście nie zawsze ponoszenie dużych wydatków i przeprowadzanie zaawansowanych wdrożeń będzie uzasadnione. Oprogramowanie do rozliczania delegacji powinno być dostosowane do Twoich potrzeb. Jeżeli Twoi pracownicy sporadycznie udają się w podróże służbowe, w zupełności mogą wystarczyć proste kalkulatory dostępne online. W działalności na małą skalę może sprawdzić się także darmowy program do liczenia delegacji. Warto zwrócić uwagę na moduły dostępne w platformach wspierających księgowość i zarządzanie obszarem kadr i płac.

Aby ułatwić sobie pracę i zachować wyższy poziom kontroli nad dokumentami i pracownikami, warto postawić na odpowiednie oprogramowanie, w tym przede wszystkim to działające w chmurze. 

W jaki sposób wyliczyć dietę za delegację?

Przepisy Kodeksu pracy obligują pracodawcę do pokrycia kosztów związanych z podróżą służbową. Delegowany pracownik jest również uprawniony do otrzymania diety, której celem jest pokrycie kosztów wyżywienia. Kodeks pracy określa, że minister właściwy do spraw pracy określa rozporządzeniem wysokość diety, jaką pobierają osoby zatrudnione w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej w ramach podróży w kraju i poza jego granicami. W przypadku pozostałych zakładów pracy konieczne jest ustalanie diet przynajmniej w tej wysokości. Jeżeli regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy lub umowa o pracę nie zawierają informacji na ten temat, obowiązują stawki wskazane w rozporządzeniu.

Od 1 stycznia 2023 r. dieta za dobę krajowej podróży służbowej wynosi 45 zł. Rozliczenie delegacji zagranicznej online bazuje jednak na innych stawkach, a wysokość diety zależy od konkretnego kraju. Przykładowo: dla Czech jest to 41 EUR, dla Francji 55 EUR, dla Hiszpanii 50 EUR, dla Niemiec 49 EUR, a dla USA 59 USD. Pełna lista krajów wraz z kwotami jest dostępna w załączniku do rozporządzenia.

Pełna dieta przysługuje przy tym wyłącznie za podróż, która trwa dłużej niż 12 godzin. Początek i koniec wyznacza wyjazd i powrót pracownika. W przypadku delegacji krajowych, które trwają od 8 do 12 godzin, rozlicza się połowę stawki. Za krótsze niż 8 godzin dieta nie przysługuje. Inaczej sprawa wygląda w przypadku zagranicznej delegacji – jeśli trwa mniej niż 8 godzin, pracownikowi przysługuje 1/3 diety. W wielu przypadkach może być więc konieczne rozliczenie stawek w różny sposób w ramach jednej delegacji, co – w połączeniu z innymi kosztami podróży służbowej, na przykład udokumentowanymi przez pracowników w postaci rachunków – dodatkowo komplikuje obliczenia.

Rozliczanie delegacji za pomocą kalkulatorów online

Poprawne wyliczenie diet jest możliwe za pomocą kalkulatorów delegacji online lub modułów wspierających obsługę procesów kadrowo-płacowych. Formularz zawiera podstawowe dane na temat wyjazdu. Przede wszystkim należy określić, czy jest to podróż krajowa, czy wyjazd zagraniczny. W tym drugim przypadku trzeba wskazać również kraj. Następnie musisz umieścić informacje o dacie i godzinie rozpoczęcia oraz zakończenia podróży. Pozwoli to dokładnie wyliczyć należne diety, z uwzględnieniem niepełnych dni.

Poniżej pokazujemy, w jaki sposób można rozliczyć delegację krajową online na przykładzie systemu ING Księgowość.

Aby rozliczyć podróż, wystarczy wybrać opcję „Dodaj delegację” i wskazać pracownika, którego dotyczy rozliczenie. 

Możliwe jest zautomatyzowane rozliczenie diet na podstawie czasu trwania delegacji. Można też zastosować ryczałt za dojazdy lub noclegi oraz uwzględnić inne dokumenty kosztowe wprowadzone do systemu. Dzięki temu w prosty sposób stworzysz podsumowanie delegacji, pogrupujesz wydatki zgodnie z określonymi kategoriami czy rozliczysz wypłaconą wcześniej zaliczkę.