5 pomysłów na automatyzację procesów w małej firmie

Automatyzacja procesów to najprostszy sposób na to, by pracować mniej, efektywniej i mądrzej. Niezależnie od tego, na jakim etapie rozwoju jest Twój biznes, możesz znaleźć odpowiednie narzędzia do zautomatyzowania powtarzających się zadań. Poznaj nasze pomysły.

Czym jest automatyzacja procesów?

Automatyzacja pozwoli Ci usprawnić wiele procesów. Polega na zastąpieniu ludzkiej pracy przez maszyny. Jak ją wprowadzić? Najczęściej korzysta się z różnego rodzaju programów np. systemów SaaS (Software as a Service; tłum. oprogramowanie jako usługa).

Procesy w firmie, które można usprawnić

Automatyzacja procesów przydaje się najczęściej tam, gdzie występują proste, powtarzalne zadania, których przebieg można opisać za pomocą konkretnego schematu. 

Takimi zadaniami są np. wprowadzanie faktur do systemu księgowego czy drukowanie etykiet na paczki. W przypadku sklepu, który dopiero rozpoczyna swoją działalność i wysyła zaledwie kilka zamówień dziennie, adresowanie paczek można wykonywać ręcznie. Jednak przy większej skali działania staje się to już praktycznie niemożliwe. Niezbędna jest automatyzacja. 

Jak zacząć?

Jeśli chcesz wprowadzić w Twojej firmie automatyzację procesów, najpierw musisz je zidentyfikować i opisać. Musisz zastanowić się, na czym polega Twoja codzienna praca i zrobić to na tyle dokładnie, by móc wyodrębnić zadania nadające się do automatyzacji. 

Częsty błąd automatyzacji procesów polega na tym, że automatyzujemy nie to, co trzeba. Pociągają nas szerokie możliwości danego oprogramowania, gdy tymczasem firma potrzebuje czegoś dużo prostszego – dlatego najpierw sprawdź, co trzeba usprawnić w Twoim biznesie, a potem opcje oferowane na rynku. 

Narzędzia, które pomogą w automatyzacji procesów

Najpopularniejsze narzędzia do automatyzacji procesów, które mogą przydać się w Twojej firmie, to:

1. CRM, czyli narzędzia do automatyzacji obsługi klientów

Dobra obsługa klientów to podstawa. Odpowiedni CRM (ang. customer relationship management) porządkuje relacje z klientami. Możesz zautomatyzować proces obsługi leadów (zamówień) i połączyć formularz kontaktowy na Twojej stronie z systemem CRM. Dane kontaktowe i zapytania klientów będą się pojawiały bezpośrednio w CRM, gdzie będzie można aktualizować ich status czy przydzielić je do odpowiedniej osoby. Przydatnym rozwiązaniem jest np. aplikacja Booksy, która świetnie radzi sobie z zarządzaniem rezerwacjami. 

2. OCR, czyli system odczytywania dokumentów

OCR (ang. Optical Character Recognition) jest niezbędny w każdym biurze księgowym. OCR wyręcza we wprowadzaniu dokumentów do różnego rodzaju systemów. Faktury do zaksięgowania, umowy, rachunki, zlecenia, wyciągi bankowe – po prostu zeskanuj je lub wyślij na dany adres e-mail, a dane zaciągną się do systemu. Nie musisz ich przepisywać ręcznie i obawiać się błędów wynikających z nieuwagi.

3. ERP, czyli system do automatyzacji procesów finansowych

Kiedy firma się rozrasta, konieczne jest zgromadzenie w jednym miejscu wszystkich ważnych informacji finansowych, np. wysokości miesięcznego przychodu, kosztów, stanu płatności. Jest to konieczne również wtedy, gdy zatrudniasz pracowników, zarządzasz kadrami i wynagrodzeniami. Chcesz być na bieżąco? Potrzebujesz dobrego systemu ERP (ang. Enterprise Resources Planning). 

4. Automatyzacja procesów magazynowych

W e-commerce musisz znać aktualny stan zapasów magazynowych, wiedzieć, które towary cieszą się popularnością, a które zalegają w magazynie od dłuższego czasu. Dzięki automatyzacji procesów magazynowych takie dane masz na wyciągnięcie ręki. 

5. Automatyzacja procesów logistycznych

Jeśli prowadzisz sklep internetowy, musisz nie tylko radzić sobie z wysyłkami do klientów za pośrednictwem różnych operatorów logistycznych, ale także ze zwrotami przesyłek, reklamacjami. Klienci są już przyzwyczajeni do opcji sprawdzania, kiedy przesyłka do nich dotrze i co się z nią aktualnie dzieje. To standard, o który musisz zadbać. Automatyzacja procesów logistycznych pomoże Ci zapanować nad realizacją zamówień.

Zalety automatyzacji procesów

Najważniejszymi zaletami automatyzacji procesów są: 

• oszczędność czasu – automatyzacja zwalnia Cię z obowiązku np. przepisywania dokumentów czy adresowania korespondencji – robi to za Ciebie. Możesz w tym czasie zająć się innymi tematami; 
• dokładność – zminimalizowane zostaje ryzyko popełnienia błędów, które mogłyby wynikać z pośpiechu, zmęczenia czy po prostu nieuwagi. Automatyzacja nie eliminuje pomyłek w 100%, ale pozwala pozbyć się tych najczęstszych; 
• ułatwienie czynności Tobie i klientowi – automatyzacja procesów zwykle pozwala uprościć obsługę klienta, który często oczekuje wygodniejszych możliwości korzystania z usług (np. jest przyzwyczajony do rezerwacji online, więc będzie chciał jej dokonać również w przypadku Twojego warsztatu). Nowe technologie pozwalają Ci być na bieżąco z oczekiwaniami klientów.