SaaS w pigułce – co to jest i jakie ma zalety?

Rynek oprogramowania rozwija się w bardzo szybkim tempie. Coraz rzadziej konieczny jest zakup fizycznych kopii systemów albo instalacja programu. Większą elastyczność i przejrzyste rozliczenia zapewnia oprogramowanie SaaS. Co to jest i w jaki sposób może pomóc w rozwoju Twojej firmy? Szczegóły znajdziesz poniżej.

Co to jest oprogramowanie SaaS?

Kiedyś wdrożenie nowego oprogramowania, na przykład narzędzi wykorzystywanych do księgowości, ale również popularnych edytorów tekstu czy arkuszy kalkulacyjnych, wymagało zakupu odrębnego programu. To zwykle wiązało się ze sporą inwestycją. W wielu przypadkach konieczne było również nabycie licencji ważnej przez określony czas. Oczywiście potrzebne było zapewnienie infrastruktury i urządzeń, które odpowiadały wymaganiom sprzętowym producentów, a co jakiś czas systemy mogły wymagać aktualizacji, która oznaczała dopłaty i potencjalne problemy ze zgodnością. 

Obecnie ten model wciąż funkcjonuje, ale jest wykorzystywany coraz rzadziej, zwłaszcza w przypadku narzędzi kierowanych do przedsiębiorstw. Zastępują go usługi SaaS (ang. Software as a Service, czyli oprogramowanie jako usługa). Ich zaletą jest między innymi to, że użytkownik zawsze ma dostęp do najnowszej wersji danego oprogramowania, co w przypadku tzw. on-premise (czyli zakupu konkretnej wersji) nie jest oczywiste. Okres wsparcia oferowany przez producenta zazwyczaj trwa rok, a za ewentualne aktualizacje niejednokrotnie trzeba dopłacać.

Pierwsza platforma SaaS, czyli system CRM Salesforce, powstała w 1999 roku¹. Ten rodzaj usług błyskawicznie zdobył popularność i uznanie w oczach klientów, przede wszystkim tych reprezentujących różne sektory biznesu. Według Gartnera łączna wartość rynku SaaS wynosi w 2023 roku ponad 195 mld dolarów². 

SaaS vs. rozwiązania chmurowe

Model SaaS bazuje bezpośrednio na rozwiązaniach chmurowych i to właśnie rozwój tej technologii pozwolił sprzedawać i dystrybuować oprogramowanie jako usługę. Choć oba pojęcia bywają ze sobą mylone, w rzeczywistości dotyczą odmiennych obszarów. Chmura obliczeniowa (ang. cloud computing) pozwala na przetwarzanie danych na serwerze dostarczanym przez dostawcę oprogramowania. Dzięki temu mechanizmowi klient nie musi więc niczego instalować czy martwić się o bezpieczeństwo – wystarczy mu połączenie z internetem. Bez chmur obliczeniowych nie mogłyby zaistnieć takie rozwiązania jak SaaS, IaaS, PaaS i wiele innych wariacji. 

Drugi z tych terminów (ang. Infrastructure as a Service) polega na „wynajmowaniu” infrastruktury informatycznej na serwerze należącym do dostawcy bez konieczności posiadania fizycznych serwerów np. w siedzibie firmy. Są to na przykład: AWS (Amazon Web Services), Microsoft Azure, GCE (Google Compute Engine). 

PaaS (ang. Platform as a Service) to najczęściej rozwiązanie, w ramach którego udostępniane są całe pakiety zróżnicowanych aplikacji. Do najpopularniejszych platform tego typu zaliczane są: AWS Elastic Beanstalk, Windows Azure, GCP (Google Cloud Platform).

Możliwości chmury są naprawdę szerokie i nie ograniczają się wcale do użytkowników biznesowych. Sprawdzają się również w przemyśle rozrywkowym – to na nich bazuje między innymi udostępnianie filmów i seriali na żądanie (ang. VoD, Video on Demand) w ramach platform streamingowych. Coraz większą popularność zdobywa również wśród graczy gier komputerowych. 

Jakie funkcje znajdziemy w oprogramowaniu SaaS?

Technologia SaaS jest bardzo rozbudowana i może wspierać Twoją firmę na różne sposoby. Oprogramowanie dystrybuowane jako usługę można spotkać w niemal każdym obszarze działania nowoczesnych przedsiębiorstw – od księgowości i pracy biurowej po produkcję czy magazynowanie. Jakie są najważniejsze funkcje, które oferuje model SaaS?

• Skalowalność: dużą zaletą narzędzi SaaS jest elastyczność. Zazwyczaj dostajesz do dyspozycji kilka pakietów, które sprawdzą się zarówno w przypadku małych podmiotów, jak i dużych korporacji. Przejście na wyższe plany, kiedy Twoja działalność się rozwinie, będzie proste i nie będzie wymagało inwestycji w infrastrukturę czy sprzęt. Co więcej, niektóre SaaS można ze sobą integrować lub wykorzystać do połączenia różnych aplikacji.
• Personalizacja: współczesne oprogramowanie SaaS pozwala użytkownikom na daleko idącą personalizację narzędzi. Bardzo szybko będziesz w stanie dostosować aplikacje i ich możliwości do swoich potrzeb i charakterystyki Twojej marki.
• Centralizacja danych: wszystkie dane są przechowywane w chmurze, co przekłada się na wygodny dostęp do nich i pozwala optymalizować procesy prowadzone w Twojej firmie. Każda uprawniona osoba posiadająca dostęp do internetu będzie w stanie korzystać z narzędzi. Z perspektywy kadry managerskiej oznacza to większą kontrolę.
• Odpowiedni przepływ informacji: dzięki wykorzystaniu chmurowego przetwarzania danych oprogramowanie SaaS daje możliwość równoczesnego korzystania z programów przez wielu użytkowników. W łatwy sposób możesz więc udostępnić narzędzia większemu gronu pracowników.
• Wsparcie technologii mobilnych: nawet aplikacja SaaS bazująca na wersji przeglądarkowej zwykle posiada również aplikację mobilną, która wspiera najważniejsze funkcje oprogramowania.

Korzyści z SaaS dla przedsiębiorstwa i potencjalne wady tego typu rozwiązań

Co w praktyce oznaczają powyższe funkcje? Przede wszystkim bezpośrednie korzyści dla Twojej firmy. Oprogramowanie dystrybuowane w modelu SaaS ma sporą przewagę nad tradycyjnym modelem pudełkowym czy licencyjnym. Oto najważniejsze zalety tego rozwiązania:

• Brak konieczności inwestycji w sprzęt: kupując dostęp do oprogramowania w formie usługi, nie musisz zwracać szczególnej uwagi na wymagania sprzętowe oprogramowania ani zapewniać bazy danych i infrastruktury. W większości przypadków wystarczające okażą się stabilny internet i podstawowe biurowe wyposażenie. Pozwoli to na uruchomienie nawet zaawansowanych platform, które w standardowym modelu potrzebowałyby dużych zasobów.
• Zarządzanie bezpieczeństwem: w dzisiejszych czasach zapewnienie bezpieczeństwa danych jest jednym z najważniejszych wyzwań stojących przed przedsiębiorcami. W przypadku oprogramowania SaaS za tę kwestię odpowiada dostawca narzędzi. Wybierając sprawdzonego partnera, zyskujesz wysoki poziom ochrony informacji.
• Intuicyjne rozliczenia: płatność za narzędzia SaaS przybiera formę abonamentu. Otrzymujesz więc (zazwyczaj co miesiąc lub w cyklu rocznym) fakturę, którą możesz wygodnie opłacić np. kartą lub poprzez bankowość internetową. Nie musisz martwić się o to, że aktualizacja oprogramowania będzie wymagała dopłat albo że na pewnym etapie konieczne staną się inwestycje w sprzęt.
• Możliwość zmiany planów i dostawców: zakup licencji na oprogramowanie zwykle wiąże się z inwestycją nawet na wiele lat. W rezultacie zmiana systemu – na przykład w związku z pojawieniem się na rynku lepszej alternatywy – może być trudna i nieopłacalna. W przypadku oprogramowania SaaS nie ma tego problemu. Możliwe będzie również wybranie wyższego lub niższego planu oferowanego przez dostawcę, jeżeli pojawi się taka potrzeba.

Wśród ewentualnych wad można natomiast wymienić:

• konieczność dostępu do internetu,
• okres dostępu ograniczony okresem subskrypcji,
• sumaryczny koszt użytkowania przez kilka lat w niektórych przypadkach może być wyższy niż jednorazowy zakup,
• bezpieczeństwo zapewnia dostawca – co w wielu przypadkach może być postrzegane jako zaleta, ale musisz zaakceptować brak pełnej kontroli nad przekazywanymi danymi.

Dlaczego SaaS zwiększy efektywność pracy w firmie?

Celem każdej firmy, niezależnie od wielkości, jest zoptymalizowane workflow. To pojęcie odnosi się do przepływu dokumentów i informacji niezbędnych w realizacji zadań. W końcu im szybciej niezbędne dane trafią do pracownika, który ich potrzebuje, aby zrealizować konkretny etap prac, tym większa efektywność. A im większa wiarygodność tych danych, tym mniejsze ryzyko popełnienia błędu. Aby usprawnić ten przepływ, potrzebujesz oczywiście odpowiedniego oprogramowania i baz danych, które pozwalają śledzić zmiany w czasie rzeczywistym. W tym celu nie musisz już inwestować w drogą i trudną we wdrożeniu infrastrukturę oraz w rozbudowane systemy.

Bazujące na technologii chmurowej oprogramowanie SaaS gwarantuje odpowiedni przepływ informacji pomiędzy stanowiskami, działami i urządzeniami i to bez konieczności podejmowania jakichkolwiek samodzielnych inwestycji. Jest to istotne szczególnie w przypadku małych firm, które zwykle mają mniejsze potrzeby i mniej środków na inwestycje. Poza tym za wzrost efektywności odpowiada również innowacyjność tych rozwiązań, a wielu najbardziej postępowych producentów oprogramowania dla biznesu stawia właśnie na ten model dystrybucji. 

Rozwiązania SaaS dla biznesu – co oferuje rynek?

Rynek SaaS rozwija się w bardzo szybkim tempie i obecnie w tej formie dostępnych jest wiele typów systemów informatycznych. Jak wynika z opracowania Bettercloud, do 2025 roku aż 85% wszystkich aplikacji biznesowych będzie udostępnianych w modelu SaaS, a według szacunków już teraz 70% z nich działa na tej zasadzie³. Jakie programy są dostępne w modelu SaaS? Przykłady najpopularniejszych rozwiązań znajdziesz poniżej.

• Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna: na modelu SaaS bazuje wiele narzędzi ułatwiających komunikację wewnątrz zespołów i komunikację zewnętrzną, np. Google Meet. Pozwalają nie tylko na wysyłanie wiadomości tekstowych, ale również wideorozmowy czy organizację webinarów, konferencji i dużych wydarzeń online.
• Zarządzanie relacjami z klientami: pierwsze programy SaaS to właśnie systemy CRM, które mają ułatwiać zarządzanie relacjami z klientami. Dzięki temu są w stanie wspierać sprzedaż, marketing, obsługę klienta czy analizę danych. Przykładem może być Pipedrive.
• Zarządzanie zasobami ludzkimi: programy, np. Workday, mogą wspierać kompleksowe zarządzanie talentami – od rekrutacji, przez onboarding, aż po systemy ocen i projektowanie ścieżek kariery.
• Zarządzanie projektami i zespołami: wiele innowacyjnych platform (np. Jira, Asana, Notion) skupia się na usprawnianiu zarządzania projektami, harmonogramami, zadaniami, komunikacją w zespołach i współpracą. Dzięki nim łatwiej o właściwą organizację pracy, śledzenie postępów projektów i koordynację zespołów.
• Zarządzanie finansami i księgowością: ten model dystrybucji chętnie wybierają również producenci oprogramowania przeznaczonego do księgowości i rachunkowości. Z jego pomocą można zajmować się zarówno określonym wycinkiem prac, jak i całościowo zarządzać ekonomiczną stroną prowadzenia biznesu.

Wdrożenie oprogramowania SaaS w firmie – wymagania

Bez wątpienia jedną z największych zalet oprogramowania SaaS – zwłaszcza w przypadku mikroprzedsiębiorstw oraz  małych i średnich firm –  jest bardzo proste wdrożenie. W większości przypadków narzędzia będą wymagać jedynie podstawowych urządzeń oraz stabilnego połączenia z siecią. Po wybraniu odpowiedniego planu i wykupieniu abonamentu będą gotowe do działania, a cała konfiguracja leży po stronie dostawcy. Zazwyczaj użytkownicy mogą również liczyć na szkolenia wstępne, materiały edukacyjne oraz wsparcie reprezentujących producenta ekspertów.

Firmy i branże, w których sprawdzi się SaaS

Oprogramowanie dystrybuowane w formie usługi jest w stanie wspierać firmy każdej wielkości. Narzędzia SaaS są bardzo popularne w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw ze względu na niskie koszty początkowe, łatwość wdrożenia i skalowalność. Wiele narzędzi i aplikacji pomaga w zarządzaniu działami, które są kluczowe dla szybkiego wzrostu biznesu. W jakich obszarach są szczególnie popularne?

• E-commerce: programy SaaS są powszechnie wykorzystywane w zarządzaniu sklepami internetowymi, zamówieniami, płatnościami, logistyką oraz analizą danych. 
• Marketing: jednym z najintensywniej rozwijających się sektorów oprogramowania jest MarTech, czyli nowoczesne technologie w marketingu. W modelu SaaS dostępne są różnorodne narzędzia do zarządzania kampaniami reklamowymi, analityki marketingowej, automatyzacji, zarządzania treścią czy optymalizacji zadań.
• Obsługa klienta: systemy SaaS sprawdzają się idealnie w kompleksowej obsłudze klientów. Poza systemami CRM w chmurze dostępne są centra kontaktowe, chatboty czy platformy do zarządzania zadaniami. 
• Edukacja i szkolenia online: SaaS znajduje zastosowanie w branży edukacyjnej i szkoleniowej. W tym modelu działają platformy e-learningowe, systemy zarządzania nauką (z ang. LMS, Learning Management System), narzędzia do tworzenia treści edukacyjnych czy przygotowywania webinarów.
• Finanse i usługi księgowe: aplikacje SaaS sprawdzają się idealnie w zarządzaniu księgowością, płatnościami, budżetowaniem, analizą finansową czy raportowaniem. 

¹ https://www.bigcommerce.com/blog/history-of-saas/

² https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2022-10-31-gartner-forecasts-worldwide-public-cloud-end-user-spending-to-reach-nearly-600-billion-in-2023

³ http://pages.bettercloud.com/rs/719-KZY-706/images/2020_StateofSaaSOpsReport.pdf?mkt_tok=NzE5LUtaWS03MDYAAAF8LQdmoC7u54xbqxNwp0au4Zk7SiYaaqq2vupXFxCvaP5vY8gSQtlGFsUsRI8oj5Fl2m5PwIZUUAlzVZL_-hUEQ2RdNqgEzDAmZA5bZtowS_v-zMs