Prezentacja biznesowa – jak powinna być przygotowana? Przydatne wskazówki

Prezentacje biznesowe stały się nieodłącznym elementem pracy osób z różnych branż. To doskonała okazja do przekazania istotnych informacji w przystępny sposób. Niedopracowany materiał może jednak nie przynieść oczekiwanych rezultatów, a nawet zniechęcić odbiorców. Dowiedz się, co powinna zawierać prezentacja biznesowa, by wzbudziła zainteresowanie odbiorców.

Dobra prezentacja biznesowa – czyli jaka?

Powyższe pytanie warto zadać sobie na samym początku przygotowywania wystąpienia. Dobra i profesjonalna prezentacja biznesowa to nie tylko zestaw slajdów czy zdawkowa przemowa. To kompleksowe przedstawienie najważniejszych informacji w sposób przyciągający uwagę, przystępny i zapadający w pamięć. 

Istnieje kilka istotnych aspektów, które warto wziąć pod uwagę, przygotowując prezentację dla potencjalnych klientów lub współpracowników albo na branżowe spotkanie. Szczegóły mają ogromne znaczenie – wkrótce się o tym przekonasz. Prezentacje biznesowe wymagają umiejętności występowania przed publicznością. Co to oznacza w praktyce? Odpowiadanie rzeczowo na pytania, utrzymywanie kontaktu wzrokowego oraz interakcja z odbiorcami to elementy, które wpływają na jakość wystąpienia. 

Najczęściej popełniane błędy przy przygotowywaniu wystąpienia

Niemal każdy z nas miał okazję uczestniczyć w wykładzie, którego treść w ogóle nie zapadła w pamięć. Prowadzący monotonnym głosem czytał treść ze slajdów, a publiczność walczyła ze znużeniem i chęcią sięgnięcia po smartfona. To zjawisko niestety jest dość powszechne i potwierdza, że istnieje wiele błędów, których warto unikać podczas tworzenia prezentacji biznesowych. 

Największym wrogiem osób przygotowujących wystąpienie jest klątwa wiedzy. To nic innego jak trudność w zrozumieniu perspektywy osoby, która nie ma specjalistycznej wiedzy eksperta. Utrudnia to tłumaczenie rzeczy w taki sposób, by łatwo trafić z przekazem do innych. Używanie specjalistycznej terminologii oraz niejasnych zwrotów w prezentacji biznesowej, aby zademonstrować wiedzę i doświadczenie jest najczęściej błędem. Jak tego uniknąć? Warto stosować wiele przykładów, historii czy metafor. Kluczowe jest używanie prostego języka i parafrazowanie wypowiedzi oraz obserwowanie, czy odbiorcy zrozumieli przekaz. Nie oznacza to, by całkowicie pozbyć się branżowych zwrotów. Warto jednak zmniejszyć ich liczbę do minimum. 

Kolejnym często pojawiającym się błędem w prezentacjach jest przeładowanie treścią. Przeważnie wynika to z próby zawarcia na slajdach wielu informacji, co jednak doprowadza do braku możliwości dokładnego omówienia każdego aspektu oraz zaburza czytelność prezentacji. Ściany tekstu na spotkaniach biznesowych czy branżowych negatywnie wpływają na odbiór przekazu. 

Dlaczego znajomość celów i odbiorców jest tak ważna w prezentacji biznesowej?

Fundamentem każdej udanej prezentacji są jasno określony cel oraz poznanie odbiorców. Na początek zastanów się, co chcesz osiągnąć dzięki swojemu wystąpieniu – wybierz temat lub przesłanie, które mają trafić do słuchaczy. To solidna baza przy tworzeniu prezentacji biznesowych. 

Cele prezentacji mogą być różne: zbudowanie pozytywnego wizerunku firmy, przekonanie inwestorów do projektu, zaprezentowanie produktów lub usług czy wyszkolenie specjalistów, by podnieść ich kompetencje. Bez względu na to, czy wystąpienie odbywa się stacjonarnie, czy online – klarownie postawiony cel ułatwi skuteczne dotarcie do publiczności. Dzięki niemu prezentacja okaże się bardziej efektywna. Cel powinien skupiać się przede wszystkim na potrzebach grupy docelowej oraz wartościach, jakie chcesz przekazać. 

Co za tym idzie – kluczowa jest wiedza o odbiorcach: zrozumienie ich potrzeb oraz oczekiwań. W zależności od tego, czy przekaz kierowany jest do współpracowników, inwestorów czy potencjalnych klientów – styl oraz forma prezentacji mogą się różnić. Doprecyzowanie persony, czyli przykładowego odbiorcy prezentacji, ułatwi przygotowanie wystąpienia pod kątem merytorycznym. 

Czynniki, na które należy zwrócić uwagę przy tworzeniu prezentacji multimedialnej

O co zadbać, by prezentacja biznesowa przyniosła oczekiwany efekt, a nie zaszkodziła? Istnieje kilka zasad, o których warto pamiętać. Przede wszystkim kieruj się minimalizmem. Wiadomości, które chcesz przekazać, zapisz hasłowo, a resztę dopowiedz. 

Wizualna strona prezentacji biznesowej ma ogromne znaczenie. Jak powinna wyglądać? Tutaj warto kierować się regułą: im mniej, tym lepiej. Unikaj zbyt dużej liczby zdjęć, grafik czy nadmiaru efektów specjalnych. Prostota w tym przypadku oznacza profesjonalizm. Wybierz tylko te elementy graficzne, które odgrywają jakąś rolę: nadają strukturę, lepiej ilustruję przekazywaną treść, ułatwiają nawigację czy służą nawiązaniu interakcji z odbiorcami.   

Kolory często wpływają na wrażenia słuchaczy. Najlepiej wykorzystać dwie, maksymalnie trzy barwy, które atrakcyjnie się komponują. Wybrana kolorystyka powinna być spójna z identyfikacją wizualną marki i tematem prezentacji. To samo dotyczy wyboru fontów: wystarczą dwa kroje, a nawet jeden w 2 odmianach np. pogrubionej i zwykłej. 

Jakie narzędzia przydają się podczas przygotowywania wystąpienia biznesowego?

Prezentacje można łatwo przygotować dzięki ogólnodostępnym narzędziom. PowerPoint czy Google Slides to programy do tworzenia prezentacji multimedialnych. Za ich pomocą możesz zorganizować treść, dodać grafiki i infografiki, wykresy oraz animacje. Jeśli kreatywność nie jest Twoją mocną stroną, możesz posiłkować się darmowymi szablonami prezentacji biznesowych i modyfikować je na własny użytek. 

Przydatnym narzędziem jest również stoper, który pomoże Ci kontrolować czas trwania wystąpienia. To istotne, aby nie przekroczyć założonego limitu czasowego i zachować uwagę publiczności. Równie przydatnym narzędziem okaże się wskaźnik laserowy ułatwiający wskazywanie konkretnych części slajdów. 

Warto również wykorzystać narzędzia sprawdzające poprawność językową i gramatyczną tekstu, np. wtyczkę LanguageTool, stronę ortograf czy jasnopis. Z kolei Microsoft Teams czy Zoom to dwie najbardziej popularnie aplikacje umożliwiające wideokonferencje i prowadzenie prezentacji online z udostępnianiem ekranu.