Delegacje krajowe i zagraniczne, czyli wyjazdy służbowe pracowników

Pomimo że coraz więcej spraw jesteśmy w stanie załatwić online, niektóre mogą wymagać wyjazdu do innego miasta, a nawet kraju. Jedno jest pewne. Delegacja służbowa nie jest tak prostym zagadnieniem, jak mogłoby się wydawać. Wszędzie tam, gdzie chodzi o dysponowanie czasem pracy pracownika, a dodatkowo wiąże się to z realnymi kosztami, można spodziewać się nieporozumień. W poniższym tekście wyjaśniamy najważniejsze kwestie związane z delegacją pracownika.

Czym jest delegacja i czy każdy wyjazd służbowy pracownika nią jest?

Zacznijmy od tego, że delegacja krajowa i podróż służbowa to nie to samo. Różnica pomiędzy nimi jest zasadnicza, a zaczyna się na etapie regulujących je przepisów.

Kodeks pracy delegacji nie definiuje. Z innych przepisów prawa pracy też nie dowiemy się, co to jest delegacja. Za oddelegowanie uznaje się sytuację, w której za zgodą pracownika dochodzi do fizycznej zmiany miejsca pracy, np. w innym mieście i jest to dokładnie ujęte w umowie o pracę.

Jak widać, pomimo że oba pojęcia bardzo często są używane zamiennie, oznaczają coś zupełnie innego. Ma to zresztą swoje odzwierciedlenie m.in. w przywilejach dla pracownika. Z tytułu podróży służbowej przysługują mu tzw. diety oraz zwrot kosztów poniesionych podczas wyjazdu.

Regulacje prawne dotyczące delegacji krajowych i zagranicznych

Podstawą prawną jest tutaj Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Dodatkowo zastosowanie mają wewnętrzny regulamin zakładu pracy i szczegółowe zapisy umowy o pracę.

Przepisy powyższego rozporządzenia bardzo dokładnie określają, ile diety przysługuje pracownikowi za każdy dzień wyjazdu. Warto zapoznać się z tymi informacjami, aby uniknąć nieporozumień podczas rozliczania kosztów delegacji.

Jak długa może być delegacja?

Delegacja służbowa trwa z reguły kilka lub kilkanaście dni. I chociaż w Kodeksie pracy nie ma jednoznacznego zapisu mówiącego o maksymalnym czasie jej trwania, przyjmuje się zasadę, iż nie powinna być dłuższa niż 3 miesiące. Im dłuższa delegacja, tym większe ryzyko, że zostanie uznana jako oddelegowanie.

Polecenie wyjazdu a odmowa pracownika, czyli obowiązki i prawa pracownika na delegacji

Przekazujesz polecenie wyjazdu w delegację i zastanawiasz się, czy podwładny może się nie zgodzić? W przeważającej większości przypadków pracownik nie może odmówić udziału w delegacji. Jeśli to zrobi, musi się liczyć z konsekwencjami. Istnieją natomiast nieliczne wyjątki, które mogą zwolnić pracownika z obowiązku podróży służbowej.

Jak widać, okoliczności zwalniających pracownika z delegacji nie jest wiele. Jeśli natomiast nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik wyjechał w delegację, pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów takiego pobytu. W praktyce odbywa się to na zasadzie zwrotu poniesionych w trakcie delegacji wydatków na podstawie przedłożonych przez pracownika dokumentów.

Rozliczenie delegacji krajowej i zagranicznej

Każdy wyjazd wiąże się z pewnymi wydatkami – również delegacja. Jak liczyć koszty wyjazdu służbowego? Wydatki związane ze służbową podróżą mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Jako pracodawca musisz dopilnować, by były udokumentowane. W przypadku delegacji mamy do czynienia z dwoma rodzajami kosztów.

1. Diety należne pracownikowi za każdą dobę podróży

Wynoszą one 45 zł za podróż krajową oraz ok. 50 euro za dobę w przypadku delegacji zagranicznej – zastosowanie mają odrębne stawki w różnych walutach dla poszczególnych państw. Dokładną wysokość diety można sprawdzić w załączniku do Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 30 czerwca 2022 roku, zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

2. Koszty dojazdu, noclegu, wyżywienia

Optymalnym rozwiązaniem jest sytuacja, w której pracownik w delegacji zbiera faktury i rachunki za wszystkie usługi w trakcie podróży służbowej (np. przejazdy płatnym odcinkiem autostrady czy bilet wstępu na targi). Następnie na ich podstawie pracodawca rozlicza się z pracownikiem, zwracając mu kwotę odpowiadającą wysokości poniesionych wydatków.

O czym jeszcze powinien pamiętać pracownik przy okazji rozliczania delegacji?

Przede wszystkim ważne jest to, że delegacja to nie wycieczka. Nieuzasadnione wydatki to częsty problem pracowników, którzy po raz pierwszy dokonują rozliczenia i są rozczarowani tym, że pracodawca nie chce zwrócić im poniesionych kosztów w całości. Przepisy dokładnie regulują, kiedy przysługuje delegowanemu pracownikowi zwrot za wydatki i jakiego rodzaju koszty można rozliczyć.

Co ważne, jeśli pracownik nie będzie posiadał faktury np. za nocleg, zostanie rozliczony tzw. ryczałt, wynoszący 150% dziennej diety, czyli 67,50 zł (co z pewnością nie pokryje faktycznych kosztów). Bardzo istotne jest też przestrzeganie terminów. Na rozliczenie kosztów podróży obowiązujące przepisy dają pracownikowi maksymalnie 14 dni, licząc od daty zakończenia wyjazdu.

Jako pracodawca zlecający pracę związaną z częstymi wyjazdami, musisz zapoznać się z obowiązującymi stawkami diet delegacji krajowej i zagranicznej oraz listą dozwolonych wydatków służbowych. Po rozliczeniu 2-3 delegacji, kolejne będą już tylko formalnością