Monitoring w pracy – jaki jest dozwolony zakres nadzoru pracodawcy?

Czy kamery w miejscu pracy są legalne? Wokół systemów wizyjnych narosło sporo wątpliwości, które słusznie mogą niepokoić pracowników. Musisz jednak pamiętać o tym, że w Polsce obowiązuje kilka aktów prawnych o których, jako właściciel, musisz pamiętać. W tym artykule wyjaśnimy wszystkie niejasności i odpowiemy na pytanie, kiedy kamery w pracy są legalne, a kiedy nie.

Czym w świetle prawa jest monitoring?

W zależności od modelu biznesowego wybranego przez pracodawcę kamery mogą przemieszczać się np. punktowo, po konkretnej osi, lub może nimi zarządzać operator. Ten może być zatrudniony przez przedsiębiorcę lub np. firmę zewnętrzną, jeśli zdecydujemy się na usługę w modelu SaaS (Software as a Service).

Odpowiednie oprogramowanie pozwalające na obserwację jest instalowane na komputerze, z którym łączy się zwykle kilka monitorów. Same zaś informacje są zapisywane na serwerze w formie utrwalonych plików w takich formatach, jak .avi, .mp4 czy .mpeg. Co warto podkreślić, ten musi spełniać szczegółowe wytyczne, jakie narzuca RODO. Kto i kiedy może przeglądać nagrania? Tego dowiesz się z dalszej części tekstu.

Czy kamera z mikrofonem w miejscu pracy jest legalna? Gdybyśmy mieli odwołać się tylko do Kodeksu pracy, to nie znajdziemy tam takiej informacji. Właśnie tutaj należy odwołać się do orzeczenia UODO. 

Prezes tej instytucji słusznie zauważył, że w definicji „środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu” interpretacja pozwalająca na utrwalanie ścieżki audio byłaby zbyt szeroka. Zapisywanie i odsłuchiwanie dźwięku pozostaje więc szczególną kompetencją służb mundurowych i specjalnych, np. policji czy ABW.

W praktyce oznacza to, że monitoring z dźwiękiem w pracy może być dla firm ogromnym problemem. Pracownik może wystąpić na drogę sądową, domagając się ukarania pracodawcy za tzw. nadmiarową formę gromadzenia i przetwarzania danych. 

Jeśli osoba zatrudniona wykaże, że monitorowanie nie ograniczało się do stosowania samych tylko kamer, ale i rejestracji audio, firma może zostać także posądzona o naruszenie artykułu 42 i 43 RODO, za które może zostać ukarana grzywną nawet do 2% rocznego obrotu lub kwotą nieprzekraczającą 10 mln euro.

Kiedy monitoring w zakładzie pracy jest dozwolony?

Czasem do tych trzech przesłanek dodaje się jeszcze jedną – o zapewnieniu kontroli produkcji. To zapis, który ma chronić interesy wielkich firm, np. fabryk okien lub podzespołów, gdzie kluczową rolę odgrywa kontrola jakości. W takiej sytuacji – zgodnie z wytycznymi zawartymi w Kodeksie pracy – również dopuszcza się instalację kamer, bez konieczności uzyskania zgody od załogi.

Monitoring w pracy – ograniczenia

Wiesz już, że – wbrew temu, co mogłoby się wydawać – RODO to niejedyny ważny akt prawny, który wpływa na stosowanie systemu kamer wizyjnych w polskich firmach. 

Każdy pracodawca musi pamiętać o tym, że zgodnie z artykułem 22(2) Kodeksu pracy, kamery nie mogą znajdować się w pomieszczeniach:

• związków zawodowych,
• sanitarnych,
• szatniach,
• stołówkach,
• palarniach – jeśli te są wydzielonym pomieszczeniem, a nie np. umowną strefą przy parkingu.

Istnieje jednak możliwość pominięcia tych przepisów i umieszczenia systemu kamer niemal we wszystkich wskazanych miejscach. Pracodawca musi wykazać, że te nie służą kontrolowaniu, a poprawie bezpieczeństwa, i przechowywane dane nie będą naruszać:

• godności,
• dóbr osobistych pracownika.

Faktem jest jednak, że monitoring pomieszczeń, w których przebywa załoga, nie może opierać się na domniemaniu zgody. Jeśli na terenie przedsiębiorstwa działają związki zawodowe, to muszą one zaakceptować takie rozwiązanie. 

Jeśli ich nie ma, to wprowadzenie systemu kamer musi poprzedzić akceptacja przedstawicieli pracowników, choć ustawodawca nie precyzuje tutaj, w jaki sposób ci mają być wybrani. Nie wystarczą zapewnienia, że system nie będzie godził w prywatność – niezbędny jest dokument podpisany przez wymienione wyżej osoby.

Warto nadmienić, że zainstalowana kamera – w myśl zasady minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) – nie może być skierowana w dowolne miejsce i obejmować nieadekwatnego do celu obszaru. Przed ustaleniem rozmieszczenia kamer, trzeba zatem dopilnować, by monitoring nie naruszał prawa w tym zakresie.

Jak prawidłowo wprowadzić monitoring w miejscu pracy?

Wszystkie niezbędne działania opisane są w paragrafach 6-9 artykułu 22(2) Kodeksu pracy. Przede wszystkim, przed zastosowaniem monitoringu należy poinformować o tym zatrudnionych. 
Właściciel firmy może zdecydować się na:

• wprowadzenie zmian w regulaminie pracy,
• wydanie obwieszczenia.

Co warto podkreślić, ten drugi wariant może mieć zastosowanie tylko w tych przedsiębiorstwach, które nie są zobowiązane do posiadania regulaminu.

Oznacza to, że nie skorzystają z niego np. jednostki samorządu terytorialnego, w tym urzędy gmin, starostwa czy jednostki pomocnicze, na przykład służby komunalne miasta. Należy jednak pamiętać o tym, że zgodnie z wytycznymi Państwowej Inspekcji Pracy, każda firma, która zatrudnia więcej niż 20 osób, musi już dysponować takim regulaminem.

Musisz pamiętać też o tym, że sam dokument nie może pojawić się w firmie z dnia na dzień. Zgodnie z literą prawa trzeba poinformować zespół na co najmniej dwa tygodnie przed uruchomieniem kamer. Jak widzisz, sama tylko instalacja urządzeń i zabezpieczenie np. miejsca na serwerownię to nie wszystko. Dla prawidłowego postępowania konieczne jest też zapewnienie odpowiedniej ścieżki formalnej.

Pamiętaj też o odpowiednim zabezpieczeniu serwerowni. W zależności od formy prawnej monitoringu organem, który odpowiada za bezpieczeństwo danych, jest pracodawca (gdy to firma organizuje cały system kamer) lub podwykonawca (gdy zdecydujesz się wybrać ofertę zewnętrznej firmy ochroniarskiej). Warto zawczasu dokładnie przemyśleć, który wariant lepiej sprawdzi się w Twoim przedsiębiorstwie.

Postępowanie z nagraniami z monitoringu w firmie

Jeśli szukać zasad, gdzie warto odwołać się raczej do RODO, a nie do Kodeksu pracy, to bez wątpienia można wskazać właśnie na postępowanie z już utrwalonymi plikami. Owszem, to Kodeks pracy definiuje długi, bo aż 3-miesięczny czas przechowywania plików, jednak sporo ważnych informacji o samym zabezpieczeniu plików znajdziemy właśnie w Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych.

Nagrywanie obrazu przez kamery to tylko niewielka część tego, co dzieje się z plikami. W obowiązku pracodawcy leży też odpowiednie zabezpieczenie danych. Dlaczego to tak ważne?

Przede wszystkim dlatego, aby do nagrań nie miały dostępu osoby nieuprawnione. Nie może dojść np. do sytuacji, kiedy każdy z firmy będzie mógł wejść do centrum monitoringu i zobaczyć interesujące go nagranie. Pracownicy muszą mieć odpowiednie uprawnienia, a samo odtworzenie nagrań musi wynikać z ważnych przesłanek, np. zniszczenia mienia czy kradzieży. 

Nawet w takiej sytuacji należy jednak pamiętać o tym, że pliki pełnią rolę materiału dowodowego dla odpowiednich służb, np. dla policji, a nie dla właściciela czy kierowników – zapisany plik może służyć np. do ustalenia winnego, gdyby doszło do stłuczki na parkingu, a o tym decydują funkcjonariusze.

Czy monitorowanie pracy pracownika z wykorzystaniem choćby w pełni legalnego, umocowanego w firmowej dokumentacji nagrania, jest legalne? Nie, nie jest.

Nawet gdyby osoba zatrudniona realnie działała na szkodę firmy i np. sztucznie wydłużała swoje przerwy, to bardzo trudno będzie użyć takich plików w postępowaniu przeciwko pracownikowi. 

Jakie rodzaje monitoringu w pracy są dopuszczalne przez prawo?

Gdy wpisujemy w wyszukiwarkę zapytanie „RODO a monitoring w miejscu pracy”, mamy zwykle na myśli system kamer wizyjnych, które obejmują pewien obszar. Nie jest to jednak jedyny rodzaj monitorowania pracowników, jaki ma do dyspozycji przełożony. 

W obwieszczeniu lub zmianach do regulaminu firmy może też znaleźć się wzmianka o monitorowaniu:

• poczty e-mail,
• odwiedzanych stron WWW,
• lokalizacji.

W takiej sytuacji pracodawca również zobowiązany jest do informowania załogi, a także do opracowania precyzyjnej dokumentacji, dzięki której zatrudnieni będą wiedzieli kto, w jakim celu i na jak długo przechowuje ich dane.