Świadectwo pracy – co musisz o nim wiedzieć jako pracodawca?

Wystawienie świadectwa pracy to jeden z obowiązków pracodawcy. Dokument ten jest bardzo istotny z punktu widzenia pracownika, a zasady jego wystawiania, struktura i terminy są dokładnie uregulowane przez Kodeks pracy oraz ustawy i rozporządzenia. Co na ten temat powinni wiedzieć pracodawcy? Jak wygląda świadectwo pracy i jakie konsekwencje prawne grożą za złamanie przepisów?

Co to jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy to dokument o ściśle określonej treści, wydawany przez pracodawcę w związku z wypowiedzeniem lub wygaśnięciem umowy o pracę – niezależnie od jej rodzaju. Oznacza to, że powinien otrzymać je pracownik, który był zatrudniony na umowie na czas określony, nieokreślony lub okres próbny. Pracownik nie musi składać żadnego wniosku o wydanie świadectwa pracy.

Pracodawca musi je wystawić, nawet jeśli pracownik jeszcze nie rozliczył się z zakładem pracy, np. nie oddał samochodu służbowego czy nie złożył karty obiegowej.

Elementy dokumentu

Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy świadectwo pracy powinno zawierać przede wszystkim informacje dotyczące okresów i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk oraz trybu rozwiązania umowy bądź okoliczności jej wygaśnięcia. Ponadto pracodawca ma obowiązek zamieścić w nim inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz tych związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Takim zapisem w świadectwie pracy są np. okresy nieskładkowe, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty – oraz inne wymienione w ustawie.

W efekcie nowelizacji Kodeksu pracy od 23 maja 2023 roku świadectwo pracy musi zawierać nowe obowiązkowe elementy. Trzeba tam podać również informacje o wykorzystanych przez pracownika dniach okazjonalnej pracy zdalnej, zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej oraz urlopu opiekuńczego. 

Dodatkowo na żądanie pracownika w świadectwie pracy mogą znaleźć się zapisy o wysokości i składnikach wynagrodzenia, uzyskanych przez niego kwalifikacjach oraz przywróceniu do pracy.

Ustawodawca wymienia także listę informacji, jakich nie powinno umieszczać się w dokumencie. Są to np. opinie o wydajności i wynikach pracy danej osoby, bez względu na to, czy są pozytywne, czy negatywne.

Termin wystawienia świadectwa pracy przez pracodawcę

Niektórzy pracodawcy pozostają w błędnym przekonaniu, że na wydanie świadectwa pracy mają zawsze 7 dni. Od kilku lat funkcjonują przepisy nakładające na nich obowiązek wydania dokumentu niezwłocznie – w dniu, w którym nastąpiło ustanie stosunku pracy – pod warunkiem, że w przeciągu następnych 7 dni pracodawca nie zamierza ponownie nawiązać z pracownikiem stosunku pracy. Termin ten dotyczy zarówno zakończenia współpracy przez wypowiedzenie, jak i z powodu wygaśnięcia umowy. 

Jeżeli w danym dniu wydanie dokumentu pracownikowi lub uprawnionej przez niego osobie jest obiektywnie niemożliwe, pracodawca powinien wysłać je pocztą lub doręczyć w inny sposób w ciągu 7 dni. Ta możliwość  powinna być jednak wykorzystywana w szczególnych, uzasadnionych przypadkach.

W przypadku ponownego zatrudnienia pracownika w trakcie 7 dni od zakończenia poprzedniego zatrudnienia, dokument nie musi być wystawiany. Jeśli pracownik chciałby go uzyskać, powinien złożyć wniosek o wydanie świadectwa pracy.

Czy informacje zawarte w dokumencie potwierdzającym pracę można sprostować?

Jeśli pracownik zauważy błędy lub nieprawdziwe informacje, ma 14 dni na złożenie wniosku o sprostowanie świadectwa pracy. Czynność ta jest dopuszczalna również po upływie 14 dni, ale wówczas pracodawca nie ma już obowiązku uwzględniać wniosku. Jeżeli zgadzasz się z zastrzeżeniami pracownika, masz 7 dni na wydanie nowego dokumentu. W przeciwnym wypadku pracownik może wejść na drogę sądową i złożyć zawiadomienie o odmowie sprostowania świadectwa pracy lub żądanie sprostowania do sądu pracy.

Pracodawca ma również możliwość samodzielnej korekty świadectwa pracy, jeśli po wydaniu dokumentu zauważy pewne nieścisłości. W takiej sytuacji konieczne jest wcześniejsze poinformowanie pracownika o zaistniałych błędach. Niezależnie od tego, czy sprostowanie ma miejsce w wyniku wniosku pracownika, postanowienia sądu czy z inicjatywy pracodawcy, nowe świadectwo pracy powinno być wystawione z bieżącą datą. Także z treści dokumentu powinno wynikać, iż jest to sprostowanie, jednak przyczyny i dokonane zmiany należy wskazać w osobnym dokumencie i przekazać go pracownikowi.

Poza sprostowaniem pracodawca może zostać również poproszony o wystawienie duplikatu świadectwa pracy. W obecnym prawodawstwie funkcjonuje on jako kopia. Oznacza to, że dokument nie musi być oznaczany jako odpis, jak miało to miejsce przed wrześniem 2019 roku. Wystarczy, że pracodawca umieści na nim adnotację o zgodności kopii z dokumentacją pracowniczą.

Postanowienie sądu a świadectwo pracy

Od 2019 roku, postanowienie sądu pracy może w niektórych przypadkach zastąpić świadectwo pracy. Są to w szczególności sytuacje, w których:

• pracodawca nie wydał świadectwa pracy lub nie zastosował się do postanowienia nakazującego sprostowanie dokumentu - w takiej sytuacji sąd zobowiąże pracodawcę do wydania świadectwa pracy, na co będzie miał 7 dni od uprawomocnienia się wyroku;
• pracodawca nie wydał świadectwa pracy w terminie, ponieważ firma nie istnieje bądź nie jest możliwe wytoczenie powództwa o zobowiązanie do wydania dokumentu, ponieważ firma nie istnieje, zakład pracy został zlikwidowany lub jest w trakcie likwidacji lub zaprzestał prowadzenia działalności.

Nieterminowe wystawienie świadectwa pracy – konsekwencje

Jeśli nie chcesz narazić się na dotkliwe kary finansowe, przestrzegaj terminów wystawiania świadectwa pracy. Od września 2019 roku istnieje odpowiedzialność pracodawcy za nieterminowe wydanie dokumentu. Okazuje się, że nawet jeden dzień zwłoki może skutkować pokaźną grzywną, wynoszącą od 1 tys. do 30 tys. złotych. Wysokość kary ustala organ kontrolny, np. Państwowa Inspekcja Pracy.

Kiedy pracownik może zażądać odszkodowania?

Odszkodowanie na rzecz pracownika może zostać zasądzone w przypadku pozwu o naprawienie szkody powstałej na skutek niewydania lub wystawienia błędnego świadectwa pracy. Należy przy tym pamiętać, że szkodą są zarówno rzeczywiście poniesione straty, jak i utracone potencjalne korzyści. Pracownik musi jednak udowodnić, że ze względu na brak dokumentu bądź występujące w nim błędy:

• nie został zatrudniony przez innego pracodawcę lub
• nie uzyskał świadczenia dla bezrobotnych.

Sąd pracy może nałożyć na pracodawcę obowiązek zapłaty odszkodowania w maksymalnej wysokości wynoszącej równowartość wynagrodzenia pracownika za 6 tygodni.