Umowa-zlecenie – wszystko, co warto o niej wiedzieć

Umowa-zlecenie wciąż jest chętnie wybieranym sposobem regulowania relacji pomiędzy przedsiębiorstwem a osobą wykonującą na jego rzecz pewne czynności. Przed jej podpisaniem obie strony powinny poznać swoje prawa i obowiązki, zwłaszcza że w ostatnich latach zasady dotyczące umowy-zlecenia uległy zmianom.

Czym jest umowa-zlecenie?

Umowy cywilnoprawne, w tym przede wszystkim umowa-zlecenie, są częstą alternatywą dla standardowej umowy o pracę. Wynika to przede wszystkim z ich zdecydowanie większej elastyczności. W przypadku zlecenia nie powstaje stosunek pracy, wobec czego nie mają również zastosowania przepisy prawa pracy, ale zapisy ujęte w Kodeksie cywilnym. Z drugiej strony zatrudnienie na umowę-zlecenie wiąże się ze zdecydowanie niższymi gwarancjami, zwłaszcza z perspektywy zleceniobiorcy.

Co jeszcze o umowie-zleceniu mówi Kodeks cywilny?

• Wykonanie zlecenia można powierzyć osobie trzeciej, jeżeli wynika to z umowy, zwyczaju albo jeżeli zleceniobiorca jest do tego zmuszony przez okoliczności. Wówczas musi jednak o tym fakcie poinformować zlecającego i wskazać zastępcę.
• Zleceniobiorca jest zobowiązany do informowania zleceniodawcy o przebiegu realizacji zadań, a po ich zakończeniu przedstawić sprawozdanie.
• Jeżeli wykonanie powierzonego zlecenia wymaga poniesienia kosztów, zleceniodawca powinien wypłacić zleceniobiorcy środki w postaci zaliczki. Musi również zwrócić koszty związane z poniesionymi przez zleceniobiorcę wydatkami powiększone o odsetki ustawowe.
• Umowa-zlecenie skupia się na wykonywaniu przez przyjmującego określonej czynności na rzecz dającego zlecenie, a nie osiągnięciu oczekiwanego rezultatu (jak ma to miejsce w przypadku np. umowy o dzieło).

Co powinna zawierać umowa-zlecenie?

Jak widzisz, przepisy są elastyczne, a w przypadku umów cywilnoprawnych jeszcze ważniejszą rolę odgrywają szczegółowo określone warunki umowy. Na zlecenie i zobowiązania obu stron można przy tym spoglądać w różny sposób. Należy dobrze je oznaczać, zwracając uwagę na to, czy ustalenia nie wyczerpują znamion stosunku pracy, co mogłoby sprawić, że w konkretnym scenariuszu nie sprawdzi się umowa-zlecenie. Co zawiera dobrze przygotowany dokument?

• miejscowość i datę, 
• dane zleceniobiorcy i zleceniodawcy, 
• dokładne wskazanie przedmiotu zlecenia, 
• czas trwania umowy (może być również zawarta na czas nieokreślony),
• kwotę wynagrodzenia, sposób jego przyznawania, 
• podpisy zleceniodawcy i zleceniobiorcy.

Zwróć szczególną uwagę na oznaczenie przedmiotu zlecenia i okres trwania umowy. Pomogą uniknąć potencjalnych wątpliwości, jakie mogłyby pojawić się pomiędzy stronami w trakcie wykonywania zlecenia. Umowę można również rozbudować o dodatkowe zapisy, dzięki którym warunki będą zrozumiałe dla obu stron. 

Warto przede wszystkim ustalić, czy zleceniobiorca może podzlecać wykonanie zlecenia innym osobom, jak wygląda odpowiedzialność stron np. w związku z niewykonaniem zlecenia lub wykonaniem go w sposób niestaranny albo w jaki sposób strony mogą rozwiązać umowę.

Zgłoszenie umowy-zlecenia do ZUS

Zleceniodawca powinien pamiętać, że umowa-zlecenie wiąże się z obowiązkiem zgłoszenia zleceniobiorcy do zakładu ubezpieczeń społecznych i odprowadzania z tego tytułu niezbędnych składek. Przedsiębiorca ma obowiązek zrobić to w ciągu 7 dni. Obowiązkiem zgłoszenia do ubezpieczeń nie są jednak objęci studenci. W przypadku osób do 26 roku życia obowiązuje też tzw. zerowy PIT – ich dochody z tytułu umów-zleceń są zwolnione z opodatkowania. To, jakie składki i w jakiej wysokości powinny być opłacane, zależy od kilku czynników.

Jeżeli osoba wykonująca zlecenie jest zatrudniona równolegle na podstawie umowy o pracę, a przy tym osiąga przynajmniej minimalne wynagrodzenie za pracę, do opłacenia pozostaje jedynie składka zdrowotna. Jeżeli jedynym tytułem do ubezpieczenia jest umowa-zlecenie, składki obowiązkowe będą uwzględniać również te dotyczące ubezpieczeń społecznych (m.in. ubezpieczenie emerytalne i rentowe). Dobrowolne – podobnie jak w przypadku przedsiębiorców – jest opłacanie składki na ubezpieczenie chorobowe. Inaczej wygląda to w przypadku zawierania umowy-zlecenia z własnym pracownikiem: wówczas wynagrodzenie podlega pełnemu oskładkowaniu, na takich samych zasadach jak wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę.

Umowa-zlecenie a L4 i emerytura

Ubezpieczenie chorobowe oznacza z jednej strony dodatkowy koszt, jednak warunkuje możliwość skorzystania ze świadczenia takiego jak zasiłek chorobowy czy macierzyński. Jeżeli zleceniobiorca zdecyduje się na opłacanie tej składki, po upływie 90 dni od zgłoszenia do ubezpieczenia uzyska prawo do otrzymywania zasiłku chorobowego w sytuacji, w której będzie niezdolny do pracy w związku z chorobą.

Jak wygląda umowa-zlecenie a emerytura? Odprowadzane składki pozwalają oczywiście zwiększać wypracowany kapitał emerytalny i zliczają się również okresy składkowe, które dają prawo do uzyskania emerytury. Wykonywanie obowiązków na podstawie umów cywilnoprawnych nie wlicza się jednak do stażu zatrudnienia.

Zaliczka na podatek dochodowy przy umowie-zleceniu

Oczywiście dochody osiągnięte w ramach realizacji umowy-zlecenia podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). W ciągu roku podatkowego z tego tytułu są także pobierane zaliczki na podatek, a do ich pobierania i opłacania zobowiązany jest płatnik, czyli przedsiębiorca zatrudniający zleceniobiorcę. Jedną z nowości od 2023 roku jest możliwość pomniejszania miesięcznej zaliczki na podatek o kwotę zmniejszającą podatek – w tym celu zleceniobiorca musi złożyć płatnikowi oświadczenie PIT-2.

Osoba wykonująca zlecenie ma również możliwość złożenia płatnikowi oświadczenia o niepobieraniu zaliczek, jeżeli wie, że w ciągu roku jej dochód nie będzie wyższy od kwoty wolnej od podatku, która od 2022 roku wynosi 30 000 zł.

Minimalna stawka godzinowa na umowie-zleceniu

Stawka godzinowa musi być przynajmniej równa obowiązującej aktualnie minimalnej stawce godzinowej. Jej wysokość w 2023 roku można znaleźć w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 13 września 2022 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2023 r.

Pomiędzy styczniem a lipcem 2023 roku minimalna stawka godzinowa będzie wynosić brutto 22,80 zł. Od 1 lipca, w związku z podwyższeniem pensji minimalnej, wzrośnie do 23,50 zł brutto. 

W jaki sposób potwierdzać liczbę godzin na umowie-zleceniu

Obowiązek zapewnienia minimalnej stawki na umowie-zleceniu przekłada się na dodatkowe wymagania wobec zleceniodawcy. Przedsiębiorca, który decyduje się na współpracę na takich zasadach, powinien prowadzić m.in. ewidencję  godzin wykonywania zlecenia przez zleceniobiorcę, aby umożliwić weryfikację stawek godzinowych w przypadku ewentualnej kontroli. Nie ma przy tym znaczenia, czy rozliczenie przybiera formę zryczałtowaną za wykonanie całego zlecenia, czy obowiązuje stawka godzinowa. Tego typu dokument pozwoli uniknąć wątpliwości. Nie istnieje przy tym jeden konkretny wzór ewidencji. Może przybrać zarówno tradycyjną, jak i elektroniczną formę.

Umowa-zlecenie a stosunek pracy

Jak widzisz, umowa-zlecenie może mieć zastosowanie w naprawdę wielu przypadkach, a przepisy mogą być interpretowane w różny sposób. Niekiedy umowa-zlecenie wyczerpuje jednak znamiona umowy o pracę. To natomiast może przełożyć się na ustalenie stosunku pracy. Zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni pamiętać, że o jego zaistnieniu nie decyduje formalny typ podpisanej umowy, ale jej cechy. Co biorą pod uwagę np. kontrolerzy państwowej inspekcji pracy? Ważne są takie czynniki jak to, czy: 

• praca jest wykonywana w miejscu i o czasie wyznaczanym przez pracodawcę, 
• pracownik wykonuje obowiązki pod kierownictwem pracodawcy, 
• praca jest wykonywana przez pracownika osobiście, 
• praca jest powtarzalna, zgodna ze stałym harmonogramem.

Oczywiście związanie umową o pracę przekłada się na zupełnie inne prawa i obowiązki obu stron, które są regulowane przez Kodeks pracy. Należą do nich m.in. sposób rozwiązywania umów, prawo do urlopu i różnego typu świadczeń czy ochrony ze strony organizacji związkowych. 

Umowa-zlecenie a urlop

Przepisy Kodeksu pracy w żaden sposób nie odnoszą się do zleceniobiorców i nie przysługuje im urlop wypoczynkowy na takiej zasadzie jak pracownikom etatowym.

Badania lekarskie i szkolenie BHP przy umowie-zleceniu

Prawo pracy bardzo restrykcyjnie podchodzi do kwestii zapewnienia bezpiecznego i higienicznego środowiska pracy. Jednym z obowiązków pracodawców jest organizacja szkoleń z zakresu BHP. Jak to wygląda w przypadku zleceniobiorców? Pracodawca nie musi zapewniać im takiego przeszkolenia. Jednocześnie musi jednak zapewniać wszystkim pracownikom, w tym również zatrudnianym na podstawie umów cywilnoprawnych, warunki zgodne z BHP. Sam zleceniobiorca powinien również znać regulacje i stosować się do zaleceń.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby na szkolenia tego typu kierować również zleceniobiorców, zwłaszcza w przypadku prac związanych z wysokim poziomem ryzyka wypadku. Przepisy podobnie podchodzą również do kwestii badań medycyny pracy. 

Jak wypowiedzieć umowę-zlecenie?

Zasady rozwiązywania umów o pracę są ściśle regulowane przez prawo pracy. Inaczej wygląda to w przypadku umowy cywilnoprawnej, jaką jest umowa-zlecenie. Kodeks cywilny w art. 746. wskazuje, że zleceniodawca jest uprawniony do wypowiedzenia zlecenia w dowolnym momencie. W takiej sytuacji musi jednak wypłacić proporcjonalną część wynagrodzenia za zrealizowaną do tej pory część zlecenia i zwrócić koszty poniesione przez zleceniobiorcę w związku z jej wykonaniem. Jeżeli do wypowiedzenia zlecenia doszło bez wskazania ważnego powodu, konieczna jest również naprawa powstałej szkody.

Co ważne: również osoba przyjmująca zlecenie może wypowiedzieć umowę w dowolnym czasie. W przypadku zleceń odpłatnych zleceniobiorca ponosi jednak odpowiedzialność za powstałą szkodę, jeżeli wypowiedzenie nie nastąpiło w związku z ważnym powodem.

Wielu zleceniodawców i zleceniobiorców zastanawia się, czy w związku z tym można w takim dokumencie uwzględnić okres wypowiedzenia. Umowa-zlecenie może zawierać takie zapisy. Jeżeli strony wspólnie ustaliły okres wypowiedzenia, powinny stosować się do ujętych w umowie warunków. Oczywiście nie ma to jednak nic wspólnego z okresem wypowiedzenia, który wprowadza Kodeks pracy. Również terminy wypowiedzenia czy jego tryb mogą być określone w dowolny sposób. Ewentualne nierespektowanie zapisów umowy-zlecenia powinno być rozpatrywane przez odpowiedni sąd cywilny.