Umowa agencyjna – pojęcie, przedmiot i zasady

Zarządzanie biznesem wymaga od Ciebie jako przedsiębiorcy nie tylko kreatywności, ale także skutecznego planowania i realizacji rozmaitych działań. Jeśli szukasz sposobu np. na zwiększenie sprzedaży czy pozyskanie partnerów biznesowych, to umowa agencyjna może okazać się strzałem w dziesiątkę. Dzięki niej zyskasz profesjonalnego reprezentanta, który będzie działał w Twoim imieniu, np. pozyskując nowych klientów dla Twojej firmy. Sprawdź, jakie korzyści niesie ze sobą umowa agencyjna, jakie obowiązki i prawa mają strony umowy oraz jakie aspekty powinny być wzięte pod uwagę przy jej zawieraniu. Wejdź na wyższy poziom biznesowy!

Umowa agencyjna – co to jest?

Umowa agencyjna regulowana jest przez Kodeks cywilny w rozdziale 4., w artykułach od 751 do 765. Zgodnie z prawną definicją dotyczy samodzielnych działań agenta w imieniu i na rzecz zleceniodawcy, w celu zawarcia umowy pomiędzy zleceniodawcą a osobą trzecią. 

Na czym polega umowa agencyjna? Zadaniem tego dokumentu jest precyzyjne określenie zasad współpracy pomiędzy stronami, w tym zakresu obowiązków i odpowiedzialności agenta oraz wysokości wynagrodzenia i okresu obowiązywania umowy. Przedmiotem umowy agencyjnej jest zlecenie wykonania czynności w imieniu zleceniodawcy, w zamian za ustalone wynagrodzenie.  

Jako przedsiębiorca musisz wiedzieć, że takie określenia jak „umowa o przedstawicielstwo handlowe” czy „umowa o współpracę" dotyczą tego samego dokumentu. Prawnie istotne są forma umowy agencyjnej, jej przedmiot i zakres, a nie samo nazewnictwo.

Treść i strony umowy agencyjnej

Jak wynika z definicji, stronami umowy agencyjnej są zleceniodawca (przedsiębiorca) i agent. Agent działa w Twoim interesie i jest zobowiązany do podejmowania działań zmierzających do realizacji celów umowy. Natomiast Ty, jako klient, zobowiązujesz się do uiszczenia wynagrodzenia za wykonaną przez agenta pracę. Upraszczając, można powiedzieć, że jeśli zawierasz taką umowę, zyskujesz swego rodzaju reprezentanta Twoich interesów. Jego zadaniem będzie wyręczanie Cię w określonych działaniach, aby osiągnąć wyznaczone cele.

Zapisy Kodeksu cywilnego wskazują, że treść umowy agencyjnej powinna obejmować m.in.:

• przedmiot umowy (czyli zakres działalności agenta i cel umowy),
• sposób wynagrodzenia agenta (czy zapłatą będzie określona kwota, czy wynagrodzenie zostanie obliczone procentowo od wartości zawartych umów),
• zakres uprawnień agenta do podejmowania decyzji w Twoim imieniu,
• zakres Twoich obowiązków jako klienta (np. obowiązek udzielenia niezbędnych informacji)
• okres obowiązywania umowy 
• ewentualne postanowienia dotyczące warunków rozwiązania umowy.

Aby ustalenia były wiążące dla stron, umowa agencyjna powinna być zawarta na piśmie, a jej treść musi być precyzyjna i zrozumiała. Ponadto strony mogą określić, w jakim zakresie umowa może być zmieniana.

Wynagrodzenie w przypadku umowy agencyjnej

Zgodnie z polskimi przepisami wysokość wynagrodzenia za pracę agenta w ramach współpracy agencyjnej może być ustalona w różny sposób. Ważne jest, aby umowa agencyjna precyzyjnie określała zarówno zasady wynagrodzenia agenta (w tym sposób jego ustalenia), jak i moment płatności. Strony mogą ustalić np. że agent otrzyma procent od wartości zawartej umowy lub określoną kwotę. Wiedz jednak, że jeśli nie zostanie to wskazane w treści, agentowi będzie przysługiwało wynagrodzenie adekwatne do charakteru i zakresu wykonanej pracy. 

Musisz też pamiętać o określeniu terminu zapłaty. Jeśli nie zostanie on wskazany w treści umowy, zastosowanie będzie miał zapis z Kodeksu cywilnego, który reguluje, że wynagrodzenie należy wypłacić nie później niż 14 dni od dnia wystawienia faktury.

Co ważne, za działania wykraczające poza zakres umowy agencyjnej (np. za wynegocjowanie lepszych warunków umowy) agent nie może od Ciebie żądać dodatkowej zapłaty, chyba że warunki umowy stanowią inaczej.

Składki ZUS i podatki a umowa agencyjna

Tak, jak w przypadku innych form zatrudnienia, tak i przy współpracy agencyjnej obowiązują określone zasady dotyczące składek ZUS. Umowa agencyjna wiąże się też z koniecznością odprowadzenia podatku. Wysokość składek i podatków zależy od indywidualnej sytuacji agenta.

Stawki składek ZUS na 2023 rok wynoszą:

• składka emerytalna: 9,76%,
• składka rentowa: 1,5%,
• składka chorobowa: 2,45%.

Co ważne, jeśli agent prowadzi działalność gospodarczą, może mieć obowiązek opłacania dodatkowych składek ZUS (np. składki na ubezpieczenie zdrowotne). Wysokość zależy od osiąganego przychodu.

Agent zatrudniony w ramach umowy agencyjnej jest również zobowiązany do rozliczenia podatku dochodowego od otrzymanego wynagrodzenia. Wysokość zależy m.in. od kwoty wynagrodzenia, kosztów uzyskania przychodu czy wysokości ewentualnych ulg podatkowych. Warto zaznaczyć, że w przypadku agentów prowadzących działalność gospodarczą istnieją dodatkowe obowiązki podatkowe i księgowe, takie jak prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów czy rozliczanie VAT (jeśli działalność ta podlega temu podatkowi).

Jakie prawa i obowiązki wynikają z umowy agencyjnej?

Każda forma współpracy ma pewne wady i zalety. Umowa agencyjna, umowa o pracę, umowa zlecenie – każda z nich wiąże się z koniecznością ustalenia obowiązków i praw stron. W przypadku umowy agencyjnej wynikają one z ogólnych zasad określonych w Kodeksie cywilnym. Miej jednak na uwadze, że konkretna treść umowy agencyjnej może być ustalona przez strony w sposób indywidualny, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.

Co do zasady w ramach obowiązków i praw agenta związanego umową agencyjną można wymienić m. in.:

• obowiązek wykonywania zleconych czynności w sposób rzetelny i zgodny z zasadami uczciwości oraz w interesie zleceniodawcy,
• reprezentowanie zleceniodawcy i jego interesów,
• zachowanie poufności,
• obowiązek rozliczenia zleceniodawcy,
• prawo do wynagrodzenia,
• obowiązek informowania klienta o wszelkich okolicznościach związanych ze zleconymi działaniami, które mogą mieć istotny wpływ, na interesy zleceniodawcy.

Jeśli chodzi o prawa i obowiązki zleceniodawcy, to należą do nich np.

• obowiązek wypłacenia agentowi wynagrodzenia, chyba że umowa stanowi inaczej,
• prawo do uzyskania informacji na temat wykonywanych przez agenta działań,
• prawo do wypowiedzenia umowy agencyjnej bez podania przyczyny, jednak z zachowaniem okresu wypowiedzenia określonego w umowie,
• obowiązek zachowania poufności.

Korzyści umowy agencyjnej

W określonych okolicznościach pod kilkoma względami zawarcie umowy agencyjnej może być dla Ciebie jako przedsiębiorcy i dla agenta korzystniejsze niż współpraca na innych warunkach. 

Dla agenta korzyściami mogą być m.in.:

• Elastyczność – umowa agencyjna pozwala na łatwiejsze – w porównaniu z umową o pracę – łączenie zadań z innymi zajęciami lub pracą na własny rachunek.
• Samodzielność – agent działa w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy, ale zachowuje pewną niezależność w zakresie wykonywania swoich obowiązków i sam decyduje, w jaki sposób i jakimi metodami osiągnie zamierzony cel.
• Możliwość prowadzenia własnej działalności – umowa agencyjna może być dla niektórych osób sposobem na rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej.

Dla przedsiębiorcy natomiast korzyściami ze współpracy na mocy umowy agencyjnej mogą być np.:

• Obniżenie kosztów – zatrudnienie pracowników na podstawie umowy o pracę wiąże się z wyższymi kosztami, takimi jak np. składki na ZUS czy dodatki socjalne. Podobnie jak np. umowa B2B, umowa agencyjna urlopu czy zwolnienia chorobowego również nie przewiduje. Może być zatem dla przedsiębiorcy tańszą alternatywą.
• Możliwość skorzystania z doświadczenia agenta – ma on zazwyczaj dużą wiedzę na temat danego rynku i branży, w której działa, co może okazać się bardzo cenne.
• Oszczędność czasu – agent wyręcza swojego klienta, co sprawia, że przedsiębiorca nie musi się angażować w żadne działania.
• Większa elastyczność – umowa agencyjna może być stosunkowo łatwo modyfikowana lub rozwiązana, co daje większą elastyczność w porównaniu do np. umów o pracę.

Pamiętaj, że korzyści te mogą różnić się w zależności od konkretnych warunków umowy i specyfiki danej branży.