Nowe wzory dokumentów kadrowych – co zmieni się w 2023 roku?

W 2023 roku będą obowiązywać nowe druki PIT-2, PIT-2A oraz PIT-3. Zmianie ulegną również przepisy dotyczące ulg uwzględnianych przy obliczaniu podatku dochodowego. Co wpłynie na wysokość otrzymywanego przez pracownika wynagrodzenia. Kto składa nowe formularze? Sprawdźmy, jak te zmiany wpłyną na Ciebie jako pracodawcę.

Nowe wzory formularzy PIT-2, PIT-2A, PIT-3

Wprowadzenie zmian do formularzy PIT-2, PIT-2A, a także do PIT-3 wiąże się ze zmianą wersji druku. Obowiązujące od przyszłego roku będą:

Dzięki tym formularzom podatnik może m.in. pomniejszyć zaliczkę na podatek, zastosować ulgę dla młodych, skorzystać z ulgi dla rodzin 4+, rozliczać się jako samotny rodzic lub złożyć pracodawcy oświadczenie o korzystaniu z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.

Dla kogo druk PIT-2?

Formularz PIT-2 w nowej wersji został rozbudowany. Będzie zatytułowany „Oświadczenia/wnioski podatnika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych”. Zawierać będzie wszystkie wnioski i oświadczenia pracownika, które wpływają na obliczenie zaliczki na podatek dochodowy.

Obowiązek pracodawcy

Jak dobrze wiesz, aktualnie kwota zmniejszająca podatek wynosi 3600 zł rocznie. Jeśli pracownik złoży PIT-2, to w trakcie obliczania wynagrodzeń jako pracodawca musisz odliczać 1/12 tej kwoty (300 zł) od zaliczki na podatek dochodowy. W przypadku braku oświadczenia pracownika, ulgi się nie nalicza.

Od nowego roku zostanie wprowadzona opcja dzielenia tej kwoty. Pracownik będzie mógł wskazać w druku PIT-2, że pracodawca ma prawo do pomniejszania zaliczki o jedną z opcji:

Co oznacza, że jako pracodawca będziesz zobowiązany do dostosowania się do wniosku pracownika. Ponadto kwotę zmniejszającą podatek będzie można podzielić maksymalnie na trzy zakłady pracy.

Jeśli sytuacja podatnika się nie zmieniła, to nie trzeba składać nowego formularza PIT-2. Z kolei złożone do tej pory wnioski i oświadczenia mają zastosowanie do każdego kolejnego roku – dopóki pracownik ich nie odwoła.

PIT-2 dla pracowników, zleceniodawców oraz osób zatrudnionych na umowę o dzieło

Formularz PIT-2 powinny złożyć osoby zatrudnione na umowę o pracę, umowę zlecenie lub na umowę o dzieło, które w 2023 roku chcą korzystać z kwoty wolnej od podatku.

PIT-2 dla emerytów lub rencistów

Co więcej, od nowego roku prawo do złożenia PIT-2 nabędą osoby o statusie emeryta lub rencisty. W formularzu będą mogły wskazać, kto ma odliczać kwotę wolną – organ czy pracodawca – lub podzielić ją między płatników. W przypadku posiadania więcej niż jednego pracodawcy będą mogły podzielić kwotę wolną na maksymalnie trzech pracodawców.

Co zmienia się dla pracodawcy?

Jeżeli oprócz prowadzenia działalności osiągasz jednocześnie inne przychody opodatkowane na zasadach ogólnych (tj. z tytułu umowy o pracę lub z uwagi na status emeryta lub rencisty) to nowe zasady związane ze stosowaniem kwoty wolnej dotyczą także Ciebie.

Od kiedy obowiązują nowe wzory?

Płatnicy od 1 stycznia 2023 roku będą mieli możliwość przyjmowania oświadczeń i wniosków pracowników wpływających na obliczenie wysokości ich zaliczki na podatek. Będą mogli to zrobić za pomocą specjalnego systemu kadrowo-płacowego lub pisemnie. 

Oświadczenia i wnioski będzie można złożyć w dowolnym momencie roku podatkowego. Jako płatnik masz miesiąc na realizację wniosku PIT-2 i PIT-2A. Oznacza to, że najpóźniej możesz respektować oświadczenie pracownika w miesiącu następującym po miesiącu złożenia dokumentu. W przypadku PIT-3 ten czas wynosi dwa miesiące. Co istotne, w nowych formularzach podatnik może wycofać uprzednio złożone oświadczenie lub wniosek w każdym momencie.

Rok 2023 przyniesie istotne zmiany w zakresie obliczania zaliczek na podatek dochodowy. Zapoznaj się z nimi już teraz i zdecyduj,  czy chcesz, aby wnioski i oświadczenia złożone w ubiegłych latach miały zastosowanie w przyszłym roku.