Jak działa rejestracja spółek online i kto może skorzystać z tej metody?

Założenie firmy przez internet jest proste: coraz częściej z takiej możliwości korzystają przyszli właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych. Jeżeli jednak chcesz założyć spółkę, w większości przypadków również możesz to zrobić online! Sprawdź, kiedy jest to możliwe i jak wygląda rejestracja spółek przez internet.

Jaką spółkę możesz zarejestrować online?

Rejestracja spółki wielu osobom kojarzy się z zawieraniem umowy w formie aktu notarialnego. To natomiast nie tylko wiąże się z koniecznością odwiedzenia notariusza i poniesienia dodatkowych kosztów, ale również znaczne wydłuża cały proces.

Jeśli więc chcesz założyć spółkę, wciąż możesz zdecydować się na taką formę. Jednak ustawodawca przewidział również prostsze, szybsze i tańsze rozwiązanie: zakładanie spółek przez internet. Możesz to zrobić za pośrednictwem prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości serwisu S24.

W ten sposób zarejestrujesz:

• spółkę jawną,
• spółkę komandytową,
• spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością,
• prostą spółkę akcyjną.

Jeżeli chcesz założyć spółkę komandytowo-akcyjną lub spółkę akcyjną, musisz jednak wybrać standardową formę. Pamiętaj również, że zawarcie umowy wspólników, czyli zawiązanie spółki nie jest tym samym, co dokonanie rejestracji w rejestrze przedsiębiorców KRS. Obecnie możesz zarejestrować się wyłącznie w formie elektronicznej – wystarczy skorzystać z platformy S24. Możesz też użyć Portalu Rejestrów Sądowych, jednak tylko wtedy, gdy umowa spółki będzie sporządzona w tradycyjnej formie.

Szczegółowe omówienie najważniejszych zagadnień związanych z zakładaniem i rozliczaniem spółki oraz wskazówki, w jaki sposób założyć ją przez internet, znajdziesz w nagraniu z webinaru.

Co warto wiedzieć o rządowej platformie S24?

System S24 umożliwia rejestrację spółek od 1 stycznia 2012 roku. Jego zaletą jest szeroka dostępność, proste działanie i ograniczone procedury. Dzięki temu przygotowanie umowy oraz złożenie wniosku KRS jest możliwe w ramach jednego procesu, a załatwienie wszystkich formalności nie wymaga nawet wychodzenia z domu.

Pamiętaj jednak, że jeśli w Twojej spółce działa kilku wspólników, każdy z nich musi założyć niezależne konto w serwisie oraz mieć możliwość złożenia podpisu elektronicznego bądź skorzystania z profilu zaufanego. Nie wiąże się to jednak z koniecznością uzupełniania wniosku przez wszystkich wspólników w tym samym czasie – można zrobić to na różnych urządzeniach, wracając do stworzonej wcześniej sprawy w późniejszym terminie.

Twoja spółka powstanie z chwilą opublikowania wpisu w KRS – choć autorzy projektu deklarowali, że będzie to możliwe w ciągu 24 godzin, zwykle trzeba poczekać nieco dłużej. Każda osoba, która założy bezpłatne konto w serwisie, ma możliwość rejestracji podmiotu gospodarczego – dotyczy to również cudzoziemców. 

Zakładanie spółki online – wady i zalety S24

Rejestracja spółki przez internet poprzez S24 wiąże się z kilkoma ograniczeniami. Najważniejsze z nich dotyczy wzoru umowy: nie istnieje możliwość wypełnienia jej w dowolny sposób – wspólnicy muszą wybrać spośród kilku dostępnych opcji dotyczących m.in. zbywania udziałów, praw wspólnika, wypłaty dywidendy czy reprezentowania spółki.

Wzór dostępny na platformie S24 wskazuje również, że rok obrotowy jest taki sam, jak rok kalendarzowy. Lista możliwości jest zdecydowanie krótsza niż w przypadku standardowego trybu, więc jeżeli zależy Ci na umieszczeniu szczegółowych regulacji, zakładanie spółki online może nie być najlepszym rozwiązaniem. Zamiast tego wybierz papierowy dokument.

Kolejne istotne ograniczenie dotyczy kapitału zakładowego, czyli majątku wnoszonego przez wspólników. W przypadku najpopularniejszej spółki z o.o. wymagany minimalny kapitał zakładowy wynosi 5 tys. zł. Jednak nie muszą być nim wyłącznie środki pieniężne, ale również np. prawa, wierzytelności czy nieruchomości. Jeżeli zatem zakładasz spółkę przez internet, musisz zabezpieczyć kapitał środkami pieniężnymi w określonej wysokości, jakiej wymaga prawo.

Założenie spółki online ma jednak wiele zalet:

• przez internet założysz spółkę od A do Z: możesz zarówno zawrzeć umowę, jak i dokonać wpisu do rejestru KRS;
• zaoszczędzisz czas i środki związane ze spisaniem aktu notarialnego;
• zaoszczędzisz na opłacie sądowej: w przypadku spółki zakładanej przez internet wynosi ona 250 zł (zamiast standardowych 500 złotych).

Rejestracja spółki jawnej

Spółka jawna ma własną zdolność prawną, co oznacza, że może m.in. samodzielnie zaciągać zobowiązania czy być stroną umów. Prowadzi również działalność pod własną firmą w obrocie gospodarczym, więc daje większe możliwości niż np. spółka cywilna.

Ze względu na to, że za jej zobowiązania wspólnicy ponoszą odpowiedzialność własnym majątkiem, sprawdza się przede wszystkim w branżach o mniejszym stopniu ryzyka. W jaki sposób założyć spółkę jawną przez internet? Możesz zrobić to kompleksowo w ramach systemu S24.

W tym celu wejdź na stronę S24 i zaloguj się na swoje konto. Następnie wybierz opcję „Dodaj przedsiębiorstwo” i w oknie, które się pojawi, wpisz jego nazwę, adres siedziby oraz wybierz spółkę jawną jako formę prawną działalności.

W kolejnym kroku przejdź do sekcji „Wnioski” i wybierz „Wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców – spółka jawna przy wykorzystaniu wzorca umowy". W następnym oknie wyświetlą się dokumenty, z których możesz skorzystać. Najważniejszym z nich – i jedynym wymaganym do założenia przedsiębiorstwa – jest umowa spółki jawnej. Aby ją skonfigurować, wybierz opcję „Utwórz”.

W kreatorze uzupełnij wymagane dane oraz wybierz odpowiadające Twoim potrzebom warianty zapisów umowy.

Kiedy Ty i Twoi wspólnicy zakończycie uzupełnianie wniosku, przejdź do okna składania podpisów. Możecie podpisać umowę, wykorzystując kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany. Gotowe!

Poza umową w oknie wniosków masz również możliwość powołania prokurentów czy złożenia oświadczenia, jeżeli wniosek będzie składał w Twoim imieniu pełnomocnik.

Pamiętaj, że w swoim profilu w systemie S24 znajdziesz wszystkie wnioski oraz ich statusy, a także rozbudowane informacje na temat działalności. Dzięki takiemu rozwiązaniu w szybki sposób naniesiesz niezbędne zmiany.

Rejestracja spółki komandytowej

Na takiej samej zasadzie utworzysz również inne rodzaje spółek. Jeśli chcesz założyć spółkę komandytową przez internet, wystarczy, że po utworzeniu nowej działalności wybierzesz odpowiednią formę prawną.

Po przejściu do umowy spółki komandytowej musisz zwrócić uwagę na funkcje, jakie wspólnicy pełnią w spółce. Konieczne będzie wskazanie komplementariuszy, którzy będą bez ograniczeń odpowiadać własnym majątkiem za zobowiązania firmy, oraz komandytariuszy.

W kolejnym kroku ustalisz natomiast, ile wyniesie suma komandytowa, do której ogranicza się odpowiedzialność komandytariusza.

Po uzupełnieniu wszystkich pól i wybraniu wariantów najlepiej odpowiadających Twoim potrzebom wystarczy podpisać i wysłać wniosek. Najpierw zwróć jednak uwagę na to, czy w oknie wniosków zostały dołączone wszystkie potrzebne dokumenty. Należy do nich oświadczenie komplementariuszy z wyrażeniem zgody na powołanie oraz lista komplementariuszy i komandytariuszy wraz z danymi adresowymi.

Rejestracja spółki z o.o.

Do zakładania spółek z o.o. najczęściej wykorzystywany jest portal S24, którego popularność wynika z wysokiego poziomu bezpieczeństwa oraz możliwości założenia firmy nawet wtedy, kiedy robi to wyłącznie jeden przedsiębiorca.

Rejestracja spółki z o.o. przez internet przebiega bowiem na takich samych zasadach. Po wybraniu opcji „Nowe przedsiębiorstwo” musisz z rozwijanej listy wybrać „Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością”.

W oknie wniosków zobaczysz, że w tym przypadku obowiązkowe są dwa dokumenty – umowa spółki oraz lista wspólników. Zacznij uzupełnianie od drugiego formularza i wpisz dane wspólników oraz wartość ich udziałów.

W umowie musisz wskazać przede wszystkim wysokość kapitału zakładowego oraz liczbę udziałów. W dalszych krokach określisz, czy udział może być umorzony za zgodą wspólnika oraz jaka będzie struktura organów założycielskich spółki. Może być to Zarząd i Zgromadzenie Wspólników lub Zarząd, Rada Nadzorcza i Zgromadzenie Wspólników. Wskażesz także uprawnienia Wspólnika oraz Zarządu.

Pamiętaj, że do swojego wniosku możesz również dołączać dokumenty zewnętrzne, w tym listy adresów do doręczeń – osób reprezentujących spółkę, prokurentów czy likwidatorów, oświadczenia, czy spółka jest cudzoziemcem, zgody osób powoływanych do reprezentowania spółki lub oświadczenia członków zarządu.

Rejestracja prostej spółki akcyjnej

Prosta spółka akcyjna to nowa forma działalności gospodarczej, której zadaniem jest zapewnienie przedsiębiorcom szeregu korzyści, w tym wyeliminowanie poważnej bariery, jaką jest wysoki kapitał początkowy. W jaki sposób założyć taką spółkę online? Analogicznie do poprzednich wariantów, wybierz odpowiednią opcję z okienka „forma prawna”:

W tym przypadku, aby wysłać zgłoszenie, musisz przygotować jednak nieco więcej dokumentów.

Kluczową rolę odegra wskazanie liczby i wartości nominalnej akcji:

Musisz również wybrać jeden z modeli sprawowania kontroli nad spółką i zdefiniować uprawnienia jej zarządu.

Czy system S24 umożliwia podpisywanie dokumentów online?

Aby założyć konto w serwisie S24, a następnie podpisać wniosek, Ty i Twoi wspólnicy musicie dysponować podpisem elektronicznym. Nie musi być to jednak podpis kwalifikowany: wystarczy, że masz profil zaufany, który umożliwia korzystanie z podpisu zaufanego. Warto na przykład wybrać opcję autoryzacji oferowaną przez Twój bank. Jeżeli jeden wnioskodawca zajmuje się przygotowaniem wniosku, może przekazać go do podpisu innym osobom, wybierając opcję udostępnienia do podpisu.

Opłaty za rejestrację spółki online

Założenie spółki wiąże się z koniecznością wniesienia opłaty sądowej za wpis oraz uiszczenia opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na skorzystanie z S24, mogą liczyć na dodatkowe korzyści: w ich przypadku opłata sądowa będzie o połowę niższa: zamiast 500 zł zapłacisz 250 zł.

Należność za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym wynosi natomiast 100 zł. Wszystkie płatności możesz zrealizować w szybki i bezpieczny sposób: za pośrednictwem platformy e-Płatności.

Zakładanie spółki online: o czym musisz pamiętać?

Założenie spółki online to znakomity sposób na skrócenie formalności i zaoszczędzenie pieniędzy. Pamiętaj jednak, że samo sporządzenie umowy spółki i wysłanie wniosku rejestracyjnego to nie wszystko. Na to, ile trwa rejestracja spółki online, wpływ ma przede wszystkim tempo prac odpowiedniego sądu.

Bez wątpienia to jednak zdecydowanie szybszy wariant niż rejestracja firmy w standardowej, papierowej formie. Choć twórcy systemu S24 zakładali, że cały proces uda się zamknąć w ciągu 24 godzin, w praktyce może to zająć nawet kilka dni.

Po rejestracji spółki musisz pamiętać o uzupełnieniu pewnych informacji. Zrobisz to za pomocą formularza NIP-8, np. składając go online na Portalu Podatkowym. Wśród niezbędnych danych musisz przedstawić m.in. wykaz rachunków bankowych, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową, dane wspólników, przewidywaną liczbę pracowników i dane kontaktowe. Masz na to 21 dni.

Jeżeli Twoja firma będzie odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne, musisz zrobić to w ciągu 7 dni. Tyle samo czasu masz również na wskazanie beneficjentów rzeczywistych spółki w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych. Oprócz tego nie zapomnij o zarejestrowaniu się jako podatnik VAT, jeśli dotyczy to Twojego podmiotu. Zrób to jeszcze przed pierwszą opodatkowaną transakcją!