Jak założyć działalność gospodarczą przez internet? Kompleksowy poradnik!

Jeśli myślisz o założeniu własnej firmy, ale obawiasz się skomplikowanych formalności, mamy dobrą wiadomość: zakładanie działalności przez internet jest proste i darmowe. Możesz stać się przedsiębiorcą w ciągu kilku minut. Poniżej przeczytasz, jak założyć działalność gospodarczą przez internet krok po kroku.

Sposoby na założenie firmy

Globalna sieć zrewolucjonizowała wiele obszarów naszego życia. Jej zalety – i to na każdym etapie biznesowej drogi – z pewnością dostrzeże każdy przedsiębiorca. Bez wychodzenia z domu można wystawiać faktury, rozliczyć podatki, opłacić składki ZUS czy załatwić sprawy w urzędach. Oczywiście możliwe jest również założenie firmy przez internet. Co więcej: zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Rozwoju i Technologii wkrótce rejestracja działalności będzie dostępna wyłącznie w formie cyfrowej, a o papierowym formularzu można będzie zapomnieć. Zastanawiasz się, jak założyć firmę online? W większości przypadków to naprawdę proste. Oczywiście przyda się jednak dobre przygotowanie, ponieważ już na samym początku trzeba będzie podjąć kilka ważnych decyzji.

To, jak będzie wyglądać proces zakładania działalności gospodarczej, zależy przede wszystkim od jej formy prawnej. Najpierw przyjrzyjmy się najpopularniejszej i najprostszej formie prowadzenia własnego biznesu, czyli jednoosobowej działalności gospodarczej. Aby móc korzystać z uprawnień i obowiązków przedsiębiorcy, konieczna jest rejestracja w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

A jeśli zastanawiasz się, jak wygląda rejestracja spółki handlowej – mamy dla Ciebie krótki opis. Przede wszystkim konieczne jest zawarcie umowy spółki, a następnie rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym. Co ważne: obie te czynności można wykonać online, a rejestracja spółki w KRS jest możliwa wyłącznie przez internet. Możesz to zrobić przez: 

• system S24 – za pomocą którego  założysz spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, jawną, komandytową i prostą spółkę akcyjną. Umożliwia zawarcie umowy spółki online, jednak nie można swobodnie zmieniać widniejących w niej zapisów. S24 umożliwia następnie rejestrację spółki w KRS; 
• Portal Rejestrów Sądowych – pozwala na rejestrację w KRS spółek, których umowa nie została zawarta przez system S24.

Wniosek o wpis do CEIDG – pierwszy krok do własnej firmy

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej to przede wszystkim rejestr zawierający dane przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze oraz spółki cywilne. Z perspektywy właścicieli firm oferuje kilka istotnych możliwości, przede wszystkim umożliwia: 

• założenie działalności gospodarczej, 
• zmienianie danych dotyczących działalności gospodarczej, 
• zawieszenie lub zamknięcie firmy, 
• wznowienie działalności, 
• wyszukiwanie informacji na temat innych przedsiębiorców, na przykład kontrahentów. 

Jeśli zastanawiasz się, jak założyć firmę, CEIDG będzie najważniejszym elementem procedury. Pamiętaj, że przedsiębiorców dotyczy nie tylko obowiązek rejestracji, ale również wnoszenia niezbędnych aktualizacji już po zarejestrowaniu firmy. 

Obecnie otwarcie działalności gospodarczej online nie oznacza już konieczności przesyłania formularza CEIDG-1 drogą elektroniczną. Cały proces jest zdecydowanie prostszy dzięki intuicyjnemu kreatorowi, który znajdziesz na stronie biznes.gov.pl.

Dane niezbędne do wypełnienia wniosku CEIDG

Założenie firmy online jest bardzo proste. Zanim przystąpisz do wypełniania wniosku, musisz jednak podjąć kilka decyzji, które będą kluczowe w pierwszym okresie działania. Mogą też przełożyć się na wysokość podatków czy sposób rozliczania Twoich dochodów.

Upewnij się także, że możesz prowadzić firmę w Polsce. Co ważne: nie musisz być obywatelem Polski ani krajów należących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Konieczne jest jednak posiadanie tytułu pobytowego uprawniającego do założenia firmy. Musisz być także osobą pełnoletnią i mieć pełną zdolność do czynności prawnych. Założenie firmy może nie być możliwe, jeśli pełnisz funkcje publiczne lub sąd orzekł zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

Jak złożyć wniosek o wpis do CEIDG przez internet?

Jeśli znasz już odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące Twojego przyszłego biznesu, pora dowiedzieć się, jak założyć własną działalność gospodarczą przez internet krok po kroku. 

• Pierwszym krokiem jest wejście na stronę biznes.gov.pl. Znajdź zakładkę „Zarejestruj firmę”. 
  
• Na kolejnej stronie znajdziesz informacje dotyczące narzędzi, które przydadzą Ci się podczas składania wniosku. Możesz go podpisać Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Istnieje również możliwość osobistego podpisania dokumentu w urzędzie lub skorzystania ze wsparcia innej osoby po ustanowieniu pełnomocnictwa. Aby zacząć wypełniać zgłoszenie, wybierz opcję „Rozpocznij”.
  
• W następnym kroku wybierz jedną z dwóch metod logowania. Jeśli chcesz zalogować się przez profil zaufany, wybierz opcję „Zaloguj się przez login.gov.pl”. Po uzyskaniu dostępu do konta znajdź moduł „Moja firma” i wybierz opcję „Zarejestruj online”. Następnie wskaż podstawowe dane wnioskodawcy: imiona, nazwisko, imię ojca i matki, miejsce urodzenia oraz numer PESEL. 
  
• W następnym kroku podaj adres zamieszkania i przejdź do sekcji danych firmy. W niej określ pełną i skróconą nazwę oraz datę rozpoczęcia działalności i przewidywaną liczbę osób zatrudnionych wraz z Tobą. 
  
• Kolejne okno obejmuje dane kontaktowe. Możesz zdecydować, jakie kanały kontaktu udostępnisz oraz czy zostaną upublicznione w CEIDG. Pamiętaj, że nie jest to obowiązkowe, a jeśli wyrazisz zgodę, dane takie jak Twój numer telefonu będą wówczas publicznie dostępne.
  
• Następnie przejdź do rodzajów działalności i określ je za pomocą kodów PKD. Pamiętaj, że wraz z rozwojem Twojego biznesu możesz dodawać i zmieniać kody.  
  
• Kolejnym krokiem jest uzupełnienie informacji adresowych. Wskaż adres do doręczeń, gdzie trafiać będzie korespondencja. Możesz również umieścić jedno lub kilka miejsc wykonywania działalności gospodarczej, jednak nie musisz tego robić – wtedy w celach podatkowych i urzędowych wykorzystywany będzie adres zamieszkania.
  
• W polu ubezpieczenia społecznego wskaż, czy obejmuje Cię ubezpieczenie ZUS, KRUS czy ubezpieczenie za granicą.
  
• Przyszedł czas na ostatni krok niezbędny do założenia firmy: wskaż urząd skarbowy odpowiedni ze względu na Twoje miejsce zamieszkania. Gotowe!

Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych przez internet

Możesz kontynuować wypełnianie wniosku, aby załatwić ważne formalności związane z ubezpieczeniami społecznymi i rozliczeniem zobowiązań podatkowych. Pierwszym krokiem jest zgłoszenie do ZUS. Jeśli nie zrobisz tego podczas zakładania firmy, konieczne będzie zajęcie się tym w ciągu maksymalnie 7 dni, więc nie warto zwlekać. Również możesz to zrobić online. Zaznacz, czy chcesz dokonać wyłącznie zgłoszenia siebie, pracowników czy członków rodziny. Następnie wskaż rodzaj ubezpieczenia, do jakiego chcesz się zarejestrować. Jeśli obowiązuje Cię jedynie ubezpieczenie zdrowotne (np. korzystasz z ulgi na start lub pracujesz na etacie), odpowiedni będzie formularz ZUS ZZA. Jeżeli musisz lub chcesz opłacać zarówno ubezpieczenie zdrowotne, jak i społeczne, zaznacz formularz ZUS ZUA.

Nie musisz martwić się wnioskiem. Kreator pomoże Ci dobrać odpowiednie kody ubezpieczeń i poda kryteria niezbędne do uzyskania ulg umożliwiających obniżenie składek. W celach ewidencyjnych musisz również podać kod wykonywanego zawodu. Znajdziesz go dzięki udostępnianej w systemie wyszukiwarce. Aby poprawnie zarejestrować się do ubezpieczenia zdrowotnego, wskaż odpowiedni ze względu na adres zamieszkania oddział Narodowego Funduszu Zdrowia.

Rejestracja jako podatnik VAT

Kolejne formalności dotyczą podatków. W kreatorze określ najpierw formę opodatkowania. Do dyspozycji przedsiębiorcy – poza skalą podatkową – pozostaje podatek liniowy oraz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (w tym przypadku podatek zależy od osiągniętego przychodu). W następnym kroku wskażesz, czy chcesz prowadzić uproszczoną księgowość za pośrednictwem Księgi Przychodów i Rozchodów, czy decydujesz się na prowadzenie ksiąg rachunkowych, czyli tak zwaną pełną księgowość. Wskaż również, kto będzie prowadził Twoją dokumentację rachunkową. Jeśli korzystasz z zewnętrznej księgowości, będzie to biuro rachunkowe. Oczywiście możesz zająć się tym również samodzielnie. Poza tym określ, gdzie będzie się znajdować dokumentacja rachunkowa Twojej firmy.

Druga niezwykle ważna kwestia odnosi się do podatku VAT. Nie każdy przedsiębiorca musi być czynnym podatnikiem VAT. Zwolnienie dotyczy przedsiębiorców, których przychód nie przekracza 200 tys. zł w ciągu roku lub którzy zajmują się wyłącznie sprzedażą towarów lub usług zwolnionych z VAT.

Jeżeli posiadasz NIP, możesz dokonać rejestracji do VAT już w trakcie zakładania firmy. W przeciwnym wypadku zrób to po jego uzyskaniu, za pośrednictwem Portalu Podatkowego lub przez stronę biznes.gov.pl, zmieniając wpis w CEIDG. W oknie zgłoszenia o rejestracji VAT wybierz opcję rejestracji podatnika VAT, a jako tytuł obowiązku podatkowego wskaż numer 32 oznaczający rezygnację ze zwolnienia podmiotowego. Poza tym musisz również wskazać datę rozpoczęcia tytułu podatkowego – np. datę rozpoczęcia działalności. 

W następnym oknie możesz wskazać, czy chcesz skorzystać z metody kasowej rozliczenia VAT. Jest jednak bardziej skomplikowana, w związku z czym w większości przypadków nie jest to rekomendowana opcja. Zaznacz także, czy będziesz wykonywać szczególne rodzaje działalności gospodarczej (przewozy taksówki osobowej lub handel i przetwarzanie złota inwestycyjnego). Jeśli nie – zaznacz opcję „nie dotyczy” i przejdź dalej. 

W formularzu możesz określić, czy chcesz dokonać rejestracji VAT UE – zrób to, jeżeli planujesz handel z podmiotami zarejestrowanymi w innych krajach wspólnoty. Kolejne okno dotyczy rodzaju składanych deklaracji. W większości przypadków odpowiednia będzie opcja „miesięczna deklaracja VAT”. Wskaż także miesiąc, w którym złożysz pierwszą deklarację podatkową. W ostatnim kroku ustal urząd skarbowy odpowiedni ze względu na miejsce zamieszkania. Możesz również złożyć wniosek o potwierdzenie rejestracji VAT. Nie musisz tego jednak robić: obecnie dane wszystkich czynnych podatników VAT znajdują się na tzw. białej liście.

Czy można otrzymać pozwolenie na działalność regulowaną online?

Jak widzisz, w większości przypadków własna firma przez internet będzie bardzo prosta zarówno do założenia, jak i prowadzenia. Niekiedy na przedsiębiorcę czeka jednak nieco więcej formalności. Wykonywanie niektórych rodzajów działalności gospodarczej może wymagać uzyskania specjalnej koncesji, licencji czy zezwolenia. Oczywiście samo założenie działalności będzie przebiegać w analogiczny sposób.

Jak przebiega ten proces? Przede wszystkim ustal, jaki organ jest uprawniony do wydawania zezwoleń. Przykładowo przedsiębiorstwa zajmujące się dystrybucją energii elektrycznej otrzymają koncesję od Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki, a firmy specjalizujące się w ochronie osób i mienia od Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji. Inną kwestią są zezwolenia. Na przykład to dotyczące sprzedaży alkoholu wyda wójt, burmistrz czy prezydent miasta, a za zezwolenia na prowadzenie apteki odpowiada Wojewódzki Inspektor Farmaceutyczny. Niektóre rodzaje działalności mogą wymagać wpisu do rejestru działalności regulowanej. 

Dobra wiadomość jest taka, że w wielu przypadkach wszystkie formalności uda się załatwić online i nie powinno zająć to zbyt wiele czasu. W każdym przypadku przed założeniem działalności zorientuj się, czy będziesz potrzebować dodatkowych zezwoleń i jak konkretnie wygląda procedura.