Zamknięcie działalności gospodarczej – jakich formalności musisz dopełnić?

Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej wymaga złożenia wniosku o wyrejestrowanie z CEIDG w terminie 7 dni od zaprzestania działalności, wyrejestrowania z ZUS, sporządzenia wykazu składników majątku oraz rozliczenia należnych podatków. Cały proces możesz przeprowadzić online, a większość zgłoszeń do urzędów wysyła się automatycznie. Poniżej szczegółowo wyjaśniamy każdy etap procedury.

Jakich formalności należy dopełnić przy zamknięciu działalności gospodarczej?

Wniosek o zamknięcie działalności gospodarczej w CEIDG w 2025 złożono niemal 190 tys. razy. Na zawieszenie firmy w 2025 roku zdecydowało się ponad 380 tysięcy przedsiębiorców¹.

O zamknięciu jednoosobowej działalności gospodarczej automatycznie zostaną również poinformowane: Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych lub Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (jeśli podatnik pod nią podlegał), Główny Urząd Statystyczny oraz np. instytucje, które wydawały Twojej firmie potrzebne koncesje czy zezwolenia. 

Jeśli rozliczasz się poprzez kartę podatkową, konieczne jest złożenie formularza PIT-16Z w urzędzie skarbowym, niezależnie od tego, że urząd został już poinformowany CEIDG o likwidacji.

Jeśli zatrudniasz pracowników, w ciągu 7 dni od ustania obowiązku ubezpieczeń (czyli daty faktycznego zaprzestania prowadzenia działalności), musisz złożyć wnioski ZUS ZWUA oraz ZUS ZCNA dotyczące ubezpieczeń zatrudnianych osób i zgłoszonych członków rodzin. Jeśli jednak zaznaczysz we wniosku do CEIDG osoby ubezpieczone (pracowników lub rodzinę), to ZUS wyrejestruje te osoby oraz sporządzi za Ciebie formularze ZUS ZWUA i ZUS ZCNA.

Urząd Skarbowy jest automatycznie informowany o fakcie likwidacji działalności, ale Twoim obowiązkiem jest przygotowanie wykazu składników majątku firmy oraz – jeśli prowadzisz KPiR – spisu z natury (pełni funkcję remanentu likwidacyjnego).

Pamiętaj, że zakończenie prowadzenia działalności gospodarczej nie oznacza zwolnienia z konieczności opłacenia należnych podatków i składek. Ostatnie zobowiązania wobec urzędu skarbowego i ZUS należy uregulować po zamknięciu działalności. W przypadku ZUS składka zdrowotna jest należna w pełnej wysokości – niezależnie od liczby dni, w których działalność była prowadzona. Natomiast składki na ubezpieczenia społeczne oblicza się proporcjonalnie do okresu aktywności firmy. Z dodatkowymi obowiązkami i koniecznością rozliczenia się z należności względem fiskusa musisz się liczyć, jeśli masz status czynnego podatnika VAT.

Zamykanie działalności z zaległościami wobec ZUS-u lub urzędu skarbowego

Przedsiębiorca może zamknąć działalność gospodarczą, nawet gdy ma zaległości podatkowe lub składkowe wobec ZUS-u. Sam fakt likwidacji firmy nie powoduje jednak umorzenia tych zobowiązań – długi podlegają standardowym procedurom windykacyjnym. 

W przypadku zaległości wobec urzędu skarbowego może zostać wszczęte postępowanie egzekucyjne obejmujące majątek prywatny przedsiębiorcy. Analogicznie działa ZUS – nieopłacone składki wraz z odsetkami za zwłokę są dochodzone w trybie egzekucji administracyjnej.

Jeżeli zaległości są znaczne, a przedsiębiorca nie jest w stanie ich uregulować jednorazowo, może przed zamknięciem działalności złożyć wniosek o rozłożenie należności na raty lub odroczenie terminu płatności. Zarówno urząd skarbowy, jak i ZUS dają taką możliwość – decyzja zależy od indywidualnej sytuacji finansowej wnioskodawcy.

W skrajnych przypadkach, gdy egzekucja komornicza okaże się bezskuteczna, zobowiązania mogą ulec przedawnieniu zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej (5 lat dla zobowiązań podatkowych) lub ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (5 lat dla składek ZUS).

Konsekwencje nieterminowego lub niepoprawnego zamknięcia działalności

Niedopełnienie formalności związanych z zamknięciem działalności w ustawowym terminie 7 dni może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi, m.in. karą grzywny za wykroczenie przeciwko przepisom ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej do 46 000 zł.

Poważniejszym problemem jest kontynuowanie naliczania składek ZUS. Niezłożenie stosownego wniosku powoduje, że ZUS nadal nalicza składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a powstałe w ten sposób zaległości wraz z odsetkami za zwłokę mogą być bardzo wysokie. Ponadto brak formalnego zamknięcia działalności uniemożliwia skorzystanie z ubezpieczenia zdrowotnego jako osoba bezrobotna lub członek rodziny osoby ubezpieczonej.

Z perspektywy podatkowej nieprawidłowe zamknięcie może skutkować wezwaniem do złożenia zaległych deklaracji, naliczeniem odsetek od nieuregulowanych zobowiązań podatkowych, a w przypadku uporczywego uchylania się od obowiązków – odpowiedzialnością karnoskarbową.

Zamknięcie działalności w przypadku śmierci przedsiębiorcy

W sytuacji śmierci osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą procedura likwidacji przebiega inaczej niż w standardowych przypadkach. Spadkobierca przejmuje obowiązki związane z zamknięciem firmy, a jeżeli przedsiębiorca za życia ustanowił zarządcę sukcesyjnego i dokonał wpisu do CEIDG, działalność może być kontynuowana przez okres do 2 lat od dnia śmierci przedsiębiorcy (w wyjątkowych przypadkach do 5 lat za zgodą sądu).

W przypadku braku zarządcy sukcesyjnego spadkobiercy powinni w ciągu 6 miesięcy od otwarcia spadku podjąć decyzję o dalszych losach firmy – mogą kontynuować działalność po ustanowieniu zarządcy sukcesyjnego albo zdecydować się na jej zamknięcie. Wniosek o wykreślenie działalności z CEIDG może złożyć spadkobierca po przedłożeniu dokumentów potwierdzających jego status, takich jak prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub notarialny akt poświadczenia dziedziczenia.

Spadkobiercy odpowiadają za zobowiązania zmarłego przedsiębiorcy: 

• do wysokości wartości czynnej spadku (czyli wartości odziedziczonego majątku)  – przy przyjęciu spadku z dobrodziejstwem inwentarza,
• bez ograniczeń (czyli całym swoim majątkiem) – przy przyjęciu spadku wprost. 

Obejmuje to zarówno zobowiązania podatkowe, jak i składkowe wobec ZUS.

Metody zamknięcia działalności gospodarczej

Jak widzisz, likwidacja firmy nie jest skomplikowana i pierwszy krok to złożenie wniosku o wyrejestrowanie z CEIDG. Możesz to zrobić na kilka sposobów:

• online – zamknięcie działalności gospodarczej jest najprostsze i najszybsze przez internet. W tym celu wejdź na stronę biznes.gov.pl i wybierz opcję „Zmień dane w CEIDG”. Po zalogowaniu, na przykład za pośrednictwem profilu zaufanego, kreator poprowadzi Cię przez zamknięcie działalności gospodarczej krok po kroku;
• przez wniosek w urzędzie miasta lub gminy – możesz osobiście złożyć uzupełniony wniosek. Jeśli masz wątpliwości, pracownik urzędu powie Ci, jak go wypełnić. Aby potwierdzić dane, potrzebne są dowód osobisty (tradycyjny lub w aplikacji mObywatel) albo paszport;
• pocztą – chcąc przesyłać wniosek do urzędu miasta lub gminy, pamiętaj o wcześniejszym potwierdzeniu autentyczności podpisu u notariusza.

Na takiej samej zasadzie przebiega zamknięcie działalności gospodarczej po zawieszeniu, które miało miejsce wcześniej. Wniosek możesz złożyć zarówno osobiście, jak i przez pełnomocnika. W tym drugim przypadku konieczne jest jednak dołączenie pełnomocnictwa notarialnego potwierdzającego upoważnienie do działania w imieniu przedsiębiorcy. Pełnomocnik może złożyć wniosek zarówno w formie papierowej w urzędzie, jak i elektronicznie, jeśli dysponuje podpisem elektronicznym.

Po zamknięciu działalności gospodarczej ponowne otwarcie jest oczywiście możliwe i możesz zrobić to w dowolnym czasie. Firma będzie miała taki sam NIP i REGON, a jeśli poprzednia nazwa wciąż będzie dostępna, możesz z niej skorzystać. Pamiętaj jednak, że jeśli od zakończenia poprzedniej działalności nie minęło 60 miesięcy (5 lat), nie przysługują Ci ponownie ulgi w opłacaniu składek ZUS. Jeśli nie chcesz definitywnie zakończyć działalności, pamiętaj, że możesz ją zawiesić.

Zamknięcie firmy a wyrejestrowanie z ZUS

Istotną rolę w procesie likwidacji firmy odgrywa oczywiście wyrejestrowanie z ZUS, czyli zgłoszenie zaprzestania naliczania składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne (zarówno własne, jak i zatrudnianych pracowników). Większość formalności załatwisz już podczas składania wniosku do CEIDG. 

Formularz ZUS ZWPA służący do wyrejestrowania płatnika składek jest generowany automatycznie, podobnie jak wniosek ZUS ZWUA do wyrejestrowania osoby prowadzącej działalność gospodarczą i osób współpracujących, oraz ZUS ZCNA, który obejmuje członków rodziny osoby ubezpieczonej.

Wyrejestrowanie z ZUS następuje z dniem wskazanym we wniosku CEIDG jako data zamknięcia działalności. Od tego dnia ustaje obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. Pamiętaj jednak, że po utracie tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego zachowujesz prawo do świadczeń opieki zdrowotnej jeszcze przez 30 dni. Po tym okresie możesz uzyskać nowy tytuł do ubezpieczenia – na podstawie zatrudnienia na umowę o pracę, zgłoszenia jako członek rodziny osoby ubezpieczonej lub osoba bezrobotna zarejestrowana w urzędzie pracy.

Pamiętaj, że po zamknięciu firmy musisz jeszcze opłacić ostatnie składki wobec ZUS. Składka zdrowotna jest należna w pełnej wysokości, niezależnie od tego, jak długo w danym miesiącu Twoja firma była aktywna. Składki na ubezpieczenia społeczne rozlicza się proporcjonalnie – jeśli działalność została zakończona np. w połowie miesiąca, zapłacisz połowę składek społecznych. Termin płatności pozostaje bez zmian: do 20. dnia następnego miesiąca (jeśli opłacasz składki tylko za siebie) i do 15. dnia następnego miesiąca (jeśli zatrudniasz pracowników).

Rozliczenie podatku dochodowego przy likwidacji firmy

Jak zlikwidować działalność gospodarczą i poprawnie rozliczyć się z fiskusem? Musisz sporządzić wykaz składników majątku na dzień likwidacji, w którym zostaną wskazane:

• nazwa składnika majątku;
• data jego nabycia;
• kwota wydatków poniesionych w związku z nabyciem składnika majątku;
• kwota nabycia zaliczona do kosztów uzyskania przychodów;
• wartość nabywcza;
• metoda ustalenia wartości początkowej (dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych).

Co dzieje się z majątkiem po zamknięciu działalności gospodarczej? Środki trwałe (samochód czy urządzenia o wysokiej wartości) i inne składniki majątku, które nie zostały ujęte w środkach trwałych, należą do Ciebie i nie musisz płacić z tytułu ich zachowania żadnego podatku. 

Obowiązek podatkowy może jednak powstać, jeżeli sprzedasz je w okresie 6 lat od momentu zamknięcia działalności – przychód ze sprzedaży takich składników jest wówczas kwalifikowany jako przychód z działalności gospodarczej i podlega opodatkowaniu według wybranej formy (skala podatkowa, podatek liniowy lub ryczałt)². Wykaz składników majątku musisz przechowywać przez okres 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Jeżeli prowadzisz księgę przychodów i rozchodów, musisz sporządzić także spis z natury na dzień zakończenia działalności. Uwzględnij w nim:

• towary handlowe;
• półwyroby;
• wyroby gotowe;
• materiały podstawowe i pomocnicze;
• braki i odpady.

Spis z natury należy dodać do księgi przychodów i rozchodów lub przy opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych do ewidencji przychodów (w takim przypadku dolicza się również wyposażenie). Wartość remanentu końcowego wpływa na ustalenie dochodu za ostatni rok podatkowy prowadzenia działalności.

Zamknięcie działalności gospodarczej – co z podatkiem VAT?

Jeśli masz status czynnego podatnika VAT, musisz sporządzić oddzielny spis z natury dla celów VAT na dzień zakończenia działalności. Powinny znaleźć się w nim wszystkie towary, w przypadku których przysługiwało Ci prawo do odliczenia podatku VAT (nawet jeśli nie został odliczony). Musisz je również wycenić, bazując na przykład na cenie zakupu, nabycia, cenie podobnych towarów lub cenie rynkowej na dzień sporządzenia spisu z natury (jeśli w wyniku eksploatacji i upływu czasu jest niższa od ceny zakupu).

O sporządzeniu spisu i jego wynikach musisz powiadomić urząd skarbowy. Informację o dokonanym spisie z natury, jego wartości oraz kwocie podatku należnego składasz nie później niż w dniu złożenia deklaracji JPK_V7 za okres obejmujący dzień zakończenia działalności. W ostatnim rozliczeniu JPK_V7 należy wykazać kwoty podatku należnego i naliczonego wynikające z bieżących sprzedaży i zakupów, a także podatek należny z tytułu remanentu likwidacyjnego.

Dodatkowo jako czynny podatnik VAT masz obowiązek złożenia formularza VAT-Z w terminie 7 dni od dnia zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych. Formularz ten stanowi zgłoszenie o zaprzestaniu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT i skutkuje wykreśleniem z rejestru podatników VAT.

Przechowywanie dokumentów po zamknięciu firmy

Zwróć uwagę, że po likwidacji działalności gospodarczej, konieczne jest dalsze przechowywanie większości dokumentów związanych z prowadzeniem firmy. Fiskus i przedstawiciele innych instytucji wciąż mają prawo do kontroli. Terminy przechowywania zależą od konkretnego rodzaju dokumentów i wynikają z przepisów prawa.

Szczegółowa lista dokumentów i okresy przechowywania

Poniższa tabela przedstawia obowiązkowe okresy przechowywania najważniejszych dokumentów po likwidacji działalności gospodarczej.

Dokumenty możesz przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej – w przypadku formy elektronicznej musisz zapewnić ich integralność, czytelność oraz możliwość wydruku na żądanie organów kontrolnych. Ponadto należy pamiętać o wyrejestrowaniu kasy fiskalnej, jeśli była wykorzystywana w działalności, oraz rozwiązaniu umów z pracownikami i kontrahentami.

¹ Dane CEIDG opublikowane na portalu dane.gov.pl: https://dane.gov.pl/pl/dataset/745,informacja-o-liczbie-wnioskow-zozonych-w-ceidg

² Art. 14 ust. 2 pkt 17 oraz art. 14 ust. 3 pkt 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – zasady opodatkowania sprzedaży składników majątku po likwidacji działalności.