Zamknięcie działalności gospodarczej – jakich formalności musisz dopełnić?

Zamknięcie firmy to trudny krok, w którym nie możesz zapomnieć o formalnościach. Likwidacja jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest skomplikowana i większość spraw załatwisz przez internet. Poniżej przeczytasz, na co zwrócić uwagę, aby uniknąć problemów i prawidłowo rozliczyć się z fiskusem oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Jakich formalności należy dopełnić przy zamknięciu działalności gospodarczej?

Zmieniające się rynkowe uwarunkowania, niepowodzenie pomysłu na biznes, ale również przekształcenie podmiotu w związku z jego rozwojem sprawiają, że konieczna może być likwidacja działalności gospodarczej. To stosunkowo często podejmowana czynność. Wniosek o zamknięcie działalności gospodarczej w CEIDG tylko w lipcu 2023 roku złożono ponad 13 tysięcy razy, a na zawieszenie firmy zdecydowało się ponad 28 tysięcy przedsiębiorców¹. 

Wyrejestrowanie działalności gospodarczej – podobnie jak w przypadku jej założenia czy zawieszenia – nie jest trudne i nie wymaga kompletowania rozbudowanej dokumentacji. Podstawą jest oczywiście wniosek o wykreślenie działalności z CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Taki dokument należy złożyć najpóźniej w terminie 7 dni od rzeczywistego zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej. Po złożeniu wniosku nastąpi wyrejestrowanie firmy, jednak jej dane nie znikną z CEIDG – w rejestrze pojawi się za to informacja o wykreśleniu ze spisu przedsiębiorstw.

O zamknięciu jednoosobowej działalności gospodarczej automatycznie zostaną również poinformowane: Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych lub Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (jeśli podatnik pod nią podlegał), Główny Urząd Statystyczny oraz np. instytucje, które wydawały Twojej firmie potrzebne koncesje czy zezwolenia. Jeśli rozliczasz się poprzez kartę podatkową, konieczne będzie złożenie formularza PIT-16Z w urzędzie skarbowym. Rozwiązanie działalności gospodarczej będzie przebiegało w podobny sposób, jeśli zatrudniasz pracowników. W ciągu 7 dni od ustania obowiązku ubezpieczeń należy złożyć wnioski ZUS ZWUA oraz ZUS ZCNA dotyczące ubezpieczeń zatrudnianych osób i zgłoszonych członków rodzin. Jeśli jednak zaznaczysz we wniosku do CEIDG osoby ubezpieczone (pracowników lub rodzinę), to ZUS wyrejestruje te osoby oraz sporządzi za Ciebie formularze ZUS ZWUA i ZUS ZCNA. 

Choć również Urząd Skarbowy zostanie poinformowany o fakcie likwidacji działalności, wciąż będziesz mieć wobec niego pewne obowiązki. Przede wszystkim musisz przygotować wykaz składników majątku firmy oraz – jeśli prowadzisz KPiR – spis z natury, który w tym przypadku będzie pełnił funkcję remanentu likwidacyjnego. Pamiętaj, że zakończenie prowadzenia działalności gospodarczej nie oznacza zwolnienia z konieczności opłacenia należnych podatków i składek. Opłać je w takich samych terminach jak podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Z dodatkowymi obowiązkami i koniecznością rozliczenia się z należności względem fiskusa musi liczyć się również czynny podatnik VAT.

Metody zamknięcia działalności gospodarczej

Jak widzisz, likwidacja firmy nie jest skomplikowana i przede wszystkim opiera się na dostarczeniu wniosku do CEIDG. Masz możliwość złożenia go na kilka sposobów: 

• Zamknięcie działalności gospodarczej online: zdecydowanie najprościej i najszybciej zrobisz to przez internet. W tym celu wejdź na stronę biznes.gov.pl i wybierz opcję „Zmień dane w CEIDG”. Po zalogowaniu, na przykład za pośrednictwem profilu zaufanego, kreator poprowadzi Cię przez zamknięcie działalności gospodarczej krok po kroku.
• Wniosek w urzędzie miasta lub gminy: możesz przyjść z wydrukowanym i uzupełnionym wnioskiem. Jeśli masz wątpliwości, pracownik urzędu powie Ci, jak go wypełnić. Dowód osobisty (tradycyjny lub w aplikacji mObywatel) albo paszport będą potrzebne, aby potwierdzić dane przedsiębiorcy.
• Wniosek do urzędu miasta lub gminy przesłany pocztą: w takiej sytuacji pamiętaj jednak o wcześniejszym potwierdzeniu autentyczności podpisu u notariusza.

Na takiej samej zasadzie będzie przebiegać zamknięcie działalności gospodarczej po zawieszeniu, które miało miejsce wcześniej.

Zamknięcie firmy a wyrejestrowanie z ZUS

Istotną rolę w procesie likwidacji firmy odgrywa oczywiście opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne (zarówno własne, jak i zatrudnianych pracowników). Co ważne: większość formalności uda Ci się załatwić już podczas składania wniosku do CEIDG. Automatycznie zostanie sporządzony formularz ZUS ZWPA służący do wyrejestrowania płatnika składek. Poza tym Zakład Ubezpieczeń Społecznych zajmie się również sporządzaniem wniosku ZUS ZWUA, który dotyczy wyrejestrowania osoby prowadzącej działalność gospodarczą i osób współpracujących, oraz ZUS ZCNA, który obejmuje członków rodziny osoby ubezpieczonej.

Rozliczenie podatku dochodowego przy likwidacji firmy

Jak zlikwidować działalność gospodarczą, aby poprawnie rozliczyć się z fiskusem? W każdym przypadku musisz sporządzić wykaz składników majątku. Powinny znaleźć się w nim: 

• nazwa składnika majątku, 
• data jego nabycia, 
• kwota wydatków poniesionych w związku z nabyciem składnika majątku, 
• kwota nabycia zaliczona do kosztów uzyskania przychodów,
• wartość nabywcza.

Co dzieje się z nimi po zamknięciu działalności gospodarczej? Środki trwałe (samochód czy urządzenia o wysokiej wartości) i inne składniki majątku, które nie zostały ujęte w środkach trwałych, w przypadku indywidualnej działalności gospodarczej należą do Ciebie i nie musisz płacić z tego tytułu podatku dochodowego. Obowiązek podatkowy może jednak powstać, jeżeli sprzedasz je w okresie 6 lat od momentu zamknięcia działalności. Spis z majątku musisz przechowywać przez okres 5 lat - na wypadek potencjalnej kontroli.

Jeżeli prowadzisz księgę przychodów i rozchodów, musisz sporządzić także spis z natury na dzień zakończenia działalności. Uwzględnij w nim:

• towary handlowe, 
• półwyroby,
• wyroby gotowe, 
• materiały podstawowe i pomocnicze,
• braki i odpady.

Wynik spisu z natury należy dodać do księgi przychodów i rozchodów lub przy opodatkowaniu podatkiem od przychodów ewidencjonowanych do ewidencji przychodów (w takim przypadku dolicza się również wyposażenie). 

Zamknięcie działalności gospodarczej – co z podatkiem VAT?

Odrębną kwestią jest rozliczenie podatku od towarów i usług. Jeśli posiadasz status czynnego płatnika tego podatku, musisz sporządzić oddzielny spis z natury dla celów VAT. Zrób to w ciągu maksymalnie 14 dni od zakończenia remanentu likwidacyjnego. Powinny znaleźć się w nim wszystkie towary, w przypadku których przysługiwało Ci prawo do odliczenia podatku VAT (nawet jeśli do tego nie doszło). Musisz je również wycenić, bazując na przykład na cenie zakupu, nabycia, cenie podobnych towarów lub cenie rynkowej na dzień sporządzenia spisu z natury (sprawdzi się, jeśli w wyniku eksploatacji i upływu czasu jest niższa od ceny zakupu).

O sporządzeniu spisu i jego wynikach musisz powiadomić urząd skarbowy. Sprawę można oczywiście załatwić online: w ostatnim rozliczeniu JPK_V7 należy rozliczyć wartość należnego podatku z tytułu remanentu likwidacyjnego. 

Przechowywanie dokumentów po zamknięciu firmy

Zwróć uwagę, że nawet pomimo likwidacji działalności gospodarczej, konieczne będzie dalsze przechowywanie większości dokumentów związanych z prowadzeniem firmy. Byłego przedsiębiorcę wciąż może objąć kontrolą fiskus i przedstawiciele innych instytucji. Terminy przechowywania zależą od konkretnego rodzaju dokumentów.

¹ https://dane.gov.pl/pl/dataset/745,informacja-o-liczbie-wnioskow-zozonych-w-ceidg