Umowa NDA, czyli klauzula poufności w relacjach biznesowych

W biznesowym świecie, gdzie tajemnice handlowe i informacje poufne mają ogromne znaczenie dla sukcesu przedsiębiorstwa, umowa poufności NDA staje się nieodzownym narzędziem ich ochrony. To dokument o strategicznym znaczeniu, pozwalający na zabezpieczenie wrażliwych informacji przedsiębiorstwa i zapobieganie ich nieuprawnionemu ujawnieniu. Co to jest umowa NDA, jakie są jej kluczowe zapisy i jakie sytuacje wymagają jej zawarcia?

Czym jest umowa NDA?

NDA to coś więcej niż klauzula o zachowaniu poufności.

Ustawowe zapisy odnoszące się do ochrony poufnych treści są znikome i na ich mocy niektórzy przedsiębiorcy nie mają prawa do odpowiednich roszczeń (np. takich, które realnie byłyby w stanie zrekompensować poniesioną szkodę). Dla firm, które mają wiedzę i dane stanowiące o konkurencyjności na rynku, umowa o zachowaniu poufności jest nieocenionym narzędziem, chroniącym przed nieautoryzowanym ujawnieniem i wykorzystaniem cennych zasobów przez osoby trzecie. Osobami, które mogą przyczynić się do wycieku istotnych informacji o charakterze poufnym, mogą być nie tylko pracownicy, ale też kontrahenci czy klienci, którym wiedza dotycząca kwestii handlowych, finansowych czy planów i strategii rozwoju firmy została przekazana w ramach współpracy (np. w trakcie negocjacji).

Klauzula poufności a NDA i tajemnica przedsiębiorstwa

Umowa NDA ściśle wiąże się z pojęciem tajemnicy przedsiębiorstwa dotyczącym informacji i danych, które nie są ogólnie dostępne ani powszechnie znane. Co więcej, ich ujawnienie lub wykorzystanie przez konkurencję mogłoby spowodować szkodę finansową lub konkurencyjną. Przedsiębiorca może umieścić klauzulę poufności w umowie-zleceniu, o pracę czy negocjacyjnej. 

W polskim prawie tajemnica przedsiębiorstwa jest chroniona na mocy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, która stanowi, że złamanie klauzuli poufności może skutkować odpowiedzialnością cywilną i karną. Co ważne, klauzula poufności w umowie nie warunkuje istnienia tajemnicy przedsiębiorstwa, o której można mówić, nawet gdy nie ma NDA. Wtedy muszą być jednak spełnione wszystkie warunki istnienia wskazane w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Istotną zaletą podpisania umowy o poufność jest łatwiejsze dochodzenie ewentualnych roszczeń na drodze sądowej, jeśli dojdzie do procesu.

Sytuacje, w których należy zawrzeć z pracownikiem NDA

Zgodnie z art. 100 par. 2 pkt 4 Kodeksu pracy pracownik – od chwili zawarcia umowy o pracę – jest zobowiązany zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. W umowie NDA pracodawca może doprecyzować dane podlegające szczególnej ochronie. 

Kiedy warto to zrobić?

• Gdy pracownikowi czy zleceniobiorcy z uwagi na wykonywaną pracę trzeba udostępnić poufne informacje (np. technologiczne lub dotyczące strategii firmy) albo dane klientów i kontrahentów;
• gdy pracownik świadczy usługi outsourcingowe, np. w zakresie IT lub księgowości;
• gdy podanie poufnych danych jest niezbędne w procesie prowadzenia negocjacji;
• gdy konieczne jest objęcie ochroną np. pomysłu, produktu bądź wynalazku.

Na jaki okres zawrzeć klauzulę poufności?

Okres trwania umowy NDA powinien być starannie określony w zależności od charakteru informacji objętych obowiązkiem zachowania poufności. W większości przypadków zaleca się, aby umowa obowiązywała przez czas trwania współpracy między stronami oraz po jej zakończeniu tak długo, jak informacje mają wartość gospodarczą, np. 10 lat. Czasami jednak, ze względu na szczególnie wrażliwy charakter danych, może być konieczne nieograniczanie okresu poufności. Ze względów prawnych zaleca się jednak wskazanie konkretnego zakresu, bo w przeciwnym wypadku umowa może być zakwalifikowana jako zawarta na czas nieokreślony, co rodzi skutki odnośnie do możliwości jej wcześniejszego zakończenia. Z art. 3651 Kodeksu cywilnego wynika, że zobowiązanie bezterminowe wygasa po wypowiedzeniu z zachowaniem stosownych terminów, a w razie ich braku niezwłocznie po wypowiedzeniu. 

Najważniejsze zapisy w umowie NDA

Aby umowa NDA skutecznie chroniła interesy firmy, powinna zawierać kilka kluczowych zapisów, które precyzyjnie określają zasady i warunki poufności. Zalicza się do nich przede wszystkim:

• wykaz informacji objętych poufnością;
• uregulowanie umowne objęcia ochroną informacji niezależnie od formy utrwalenia;
• oznaczenie stron –  obie mogą być zarówno stroną ujawniającą, jak i zobowiązaną do poufności;
• wskazanie osób upoważnionych do poznawania informacji poufnych; 
• procedury postępowania z informacjami poufnymi;
• zakaz ujawniania poufnych informacji osobom nieupoważnionym wraz z sankcjami za naruszenie obowiązku zachowania poufności – bez tego elementu umowa NDA nie spełni swojego celu. Niewskazanie sankcji niesie ze sobą ryzyko osłabienia odpowiedzialności podmiotu objętego nakazem zachowania poufności w razie rozpowszechnienia chronionych informacji;
• okres obowiązywania obowiązku zachowania poufności oraz opis postępowania po wygaśnięciu umowy NDA;
• określenie wyjątków, w których ujawnienie informacji jest dopuszczalne (np. na podstawie wymogów prawnych);
• sposób rozwiązania umowy i konsekwencje w przypadku naruszenia klauzuli poufności.

Na co zwrócić uwagę przy formułowaniu umowy NDA?

Przy sporządzaniu umowy NDA zaleca się skorzystanie z pomocy radcy prawnego lub eksperta ds. prawa pracy. Warto zadbać o dokładne i jednoznaczne sformułowanie postanowień oraz uwzględnić specyficzne wymagania i potrzeby danego przedsiębiorstwa. Niedoprecyzowane lub niejasne zapisy mogą prowadzić do problemów w przyszłości, dlatego kluczową rolę odgrywają staranność i precyzja w formułowaniu treści umowy.

W klauzuli poufności w umowie warto (poza podstawowymi elementami) ująć standardy ochrony informacji poufnych, np. procedury postępowania z nośnikami danych i dokumentami oraz zasady przetwarzania informacji poufnych. Dzięki nim wartościowe dla firmy informacje będzie można uznać za chronione z należytą starannością. W większych przedsiębiorstwach dobrą praktyką jest też szczegółowe doprecyzowanie, kto i w jakim zakresie może przekazywać i przetwarzać poufne informacje. Dotyczy to zarówno pojedynczych pracowników, jak i całych działów, kontrahentów i klientów. Warto mieć na uwadze, że poufność jest cechą niepowszechnych informacji, więc nie można o niej mówić w przypadku wiedzy, którą dysponują wszyscy. 

NDA nie powinna też wzbudzać wątpliwości w kwestii działań niedopuszczalnych, które mogą zostać uznane za bezprawne ujawnienie informacji poufnych. Zapisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji odnoszą się do czynów niedozwolonych w sposób ogólny i nie precyzują definicji kluczowych terminów, takich jak np. „ujawnienie” czy „wykorzystywanie”.

Pozostawienie pola do interpretacji w zakresie terminologii może utrudniać późniejsze dochodzenie roszczeń w przypadku stwierdzenia przez przedsiębiorcę naruszeń umowy. Przy formułowaniu NDA warto więc zwrócić szczególną uwagę na doprecyzowanie znaczenia kluczowych pojęć.

Warto dodać, że nie wszystko można objąć zapisami umowy NDA. Ta forma zabezpieczenia nie znajdzie zastosowania w przypadku informacji, które:

• są upublicznione i powszechnie znane;
• zostały przez strony pisemnie zwolnione z utrzymania w poufności; 
• ujawniono z uwagi na wymogi prawa lub na wniosek organów administracji państwowej bądź sądów.

Kary umowne w klauzuli poufności

Umowa NDA powinna zawierać zapisy dotyczące ewentualnych kar umownych za naruszenie jej postanowień, aby uniknąć problemów związanych z wykazaniem szkody. Kary są instrumentem prawnym dla przedsiębiorców, który ma na celu zabezpieczenie firmy przed nieuprawnionym ujawnieniem tajemnicy oraz stanowi dodatkową motywację dla pracowników i kontrahentów do przestrzegania poufności. Wysokość kar umownych nie jest prawnie ograniczona – powinna być rozsądna i adekwatna do charakteru informacji objętych poufnością. Należy przy tym zaznaczyć, że absurdalnie wysokie kwoty nie muszą być respektowane podczas ewentualnego postępowania sądowego. Nieadekwatnie wysokie kary umowne podlegają tzw. miarkowaniu, co oznacza, że mogą zostać zmniejszone przez sąd, gdy ten uzna je za „rażąco wygórowane”. 

Warto dodać, że przedsiębiorcy czasem decydują się na dodanie do umowy zapisu, na mocy którego zyskują możliwość dochodzenia kwoty przewyższającej wysokość zastrzeżonej kary umownej na podstawie zasad ogólnych Kodeksu cywilnego. W zapisach warto też doprecyzować, czy kara za złamanie klauzuli poufności będzie obowiązywała w przypadku każdego naruszenia i jak owo „każde naruszenie” jest interpretowane. Jest to o tyle istotne, iż odpowiedzialność w przypadku np. ujawnienia danych 50 klientów może być postrzegana jako jedno naruszenie lub 50. 

Jeśli w umowie NDA kara umowna nie zostanie określona, podstawą do pociągnięcia do odpowiedzialności strony, która dopuści się ujawnienia informacji poufnych przedsiębiorstwa, jest artykuł 471 Kodeksu cywilnego.

Wyłączenia od umowy NDA – czy są możliwe?

W niektórych przypadkach, szczególnie podczas współpracy na zasadzie outsourcingu, może być konieczne określenie wyjątków od klauzuli poufności. Mogą to być sytuacje, w których ujawnienie informacji jest wymagane na podstawie obowiązujących przepisów prawnych czy też konieczne dla zapewnienia pełnej realizacji usług lub dostawy produktów. Warto jednak pamiętać, że wyjątki od klauzuli poufności powinny być starannie i precyzyjnie sformułowane, aby uniknąć ewentualnych kontrowersji czy sporów prawnych. Najczęściej w tym celu precyzuje się m.in. informacje powszechne, takie, które strona pozyskała jeszcze przed ich ujawnieniem lub na których ujawnienie wyrażono zgodę.

Umowa NDA jest kluczowym dokumentem dla przedsiębiorstw, które chcą zabezpieczyć swoje tajemnice handlowe i wrażliwe informacje. Zawieranie takiej umowy z pracownikami, kontrahentami czy partnerami biznesowymi pozwala na zabezpieczenie interesów firmy oraz ochronę konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku. Ważne jest, aby umowa NDA była starannie i precyzyjnie sformułowana, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Powinna też uwzględniać specyficzne potrzeby i wymagania danego przedsiębiorstwa.