Roczne rozliczenie składki zdrowotnej na ryczałcie – co warto wiedzieć?

Opłacanie składek na ubezpieczenie zdrowotne jest jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorców, również tych rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Comiesięczna płatność to jednak nie wszystko. Konieczne jest również roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne. Poniżej przeczytasz, jak wywiązać się z tego obowiązku i prawidłowo obliczyć roczną podstawę wymiaru składki, jeśli korzystasz z ryczałtu.

Rozliczenie roczne składki zdrowotnej – kiedy ryczałtowiec musi go dokonać?

Nowe sposoby rozliczenia składek zdrowotnych zostały wprowadzone w ramach tak zwanego Polskiego Ładu. Od 2022 roku wysokość składki zdrowotnej została uzależniona od formy opodatkowania: 

• od dochodu – w przypadku skali podatkowej lub podatku liniowego,
• od przychodu – dla osób rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. 

Choć nadal składkę, wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne, opłaca się w trybie miesięcznym, w 2023 roku przedsiębiorcy po raz pierwszy musieli dokonać rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne. Pod wieloma względami przypomina rozliczenie PIT: również w tym przypadku kluczową rolę odgrywają:

• wykazanie osiągniętego w trakcie roku przychodu lub dochodu, 
• ustalenie rocznej podstawy wymiaru składek, 
• zestawienie należnej kwoty z sumą składek faktycznie opłaconych w trakcie roku składkowego. 

Obu rozliczeń nie należy jednak ze sobą mylić. Roczne rozliczenie składek następuje w deklaracji ZUS DRA lub ZUS RCA za kwiecień roku następującego po tym, którego dotyczy.

Podstawa dla rozliczenia składki zdrowotnej na ryczałcie

W 2023 roku dało to odpowiednio 376,16 zł, 626,93 zł lub 1128,48 zł miesięcznie.

Co ważne: jeśli dojdzie do przekroczenia progu, będzie to oznaczało konieczność wyrównania sumy składek w ujęciu rocznym (nie ma obowiązku korygowania złożonych już deklaracji, należy tylko rozliczyć DRA/RCA za kwiecień kolejnego roku). Wyjątkowo ważną rolę odgrywa wobec tego roczna podstawa wymiaru składki zdrowotnej. Ryczałt pod tym względem opiera się na stosunkowo prostych zasadach. Od sumy przychodów osiągniętych od początku roku z działalności gospodarczej odejmiesz jedynie sumę opłaconych w danym roku składek społecznych (na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe). Zwróć uwagę, że od lipca 2022 roku możliwe jest również częściowe odliczenie składki zdrowotnej w ryczałcie – możesz odliczyć od przychodu 50% opłaconych składek, jednak nie odnosi się to do podstawy wyliczania składki zdrowotnej. Oznacza to, że zapłacona składka zdrowotna nie może wpłynąć na wysokość rocznej podstawy składki zdrowotnej.

Ustalając przychody, nie należy uwzględniać przychodów za miesiące, w których przysługiwało zwolnienie z opłacania składki zdrowotnej, przychodów osiągniętych w okresie zawieszenia działalności, a także przychodów, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Wyjątkiem są przychody zwolnione w ramach ulg PIT zero na powrót, dla rodzin 4+ i dla pracujących seniorów.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej – terminy

Zwróć uwagę, że dla rocznego rozliczenia składki zdrowotnej ZUS nie przygotowano odrębnego formularza czy wniosku.

W 2024 roku ta data nie ulega zmianie, ponieważ 20. maja przypada na poniedziałek (dzień roboczy). 

Druk ZUS DRA powinni wybrać samozatrudnieni, którzy nie ubezpieczają innych osób, natomiast formularz ZUS RCA będzie odpowiedni dla przedsiębiorców, którzy np. zatrudniają pracowników czy zleceniobiorców. 

Zwróć także uwagę, że w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych rok składkowy odpowiada długości roku kalendarzowego. Inaczej ta kwestia prezentuje się w przypadku podatku liniowego lub skali podatkowej, gdzie rok składkowy rozpoczyna się w lutym, a kończy w styczniu.

Rozliczenie roczne składki zdrowotnej na ryczałcie krok po kroku

Pierwszym krokiem jest oczywiście ustalenie rocznej podstawy rozliczenia składki w poprzednim roku. Od kwoty wypracowanego przychodu odejmij opłacone składki na ubezpieczenia społeczne (w tym przypadku 50% odliczenie składki zdrowotnej od ryczałtu nie będzie możliwe, tak jak ma to miejsce podczas obliczania podstawy opodatkowania). Otrzymaną kwotę porównaj z progami przychodów, które decydują o wysokości składki. W ujęciu rocznym (jeśli prowadzono JDG przez cały 2023 rok) należne składki zdrowotne to:

• 4 513,92 zł - jeśli przychody były niższe niż 60 000 zł;
• 7 523,22 zł - jeśli przychody były wyższe niż 60 000 zł, jednak niższe niż 300 000 zł;
• 13 541,79 zł - dla przychodów powyżej 300 000 zł.

Następnie przejdź do ustalenia kwoty faktycznie opłaconych w danym roku składek na ubezpieczenie zdrowotne. Jeśli będzie niższa, niż wynika to z obliczeń należności, konieczna będzie dopłata. Oczywiście możesz również stwierdzić nadpłatę, jeżeli w ciągu roku składki były opłacane od najwyższego progu, a potem okazało się, że próg nie został przekroczony. W takiej sytuacji przysługuje Ci zwrot.

Jak złożyć roczne rozliczenie składki zdrowotnej w przypadku ryczałtu?

Nadal stosunkowo często pojawiają się pytania o to, jak złożyć rozliczenie roczne ZUS. Ryczałt pod tym względem nie różni się od innych form opodatkowania. 

W przypadku formularza ZUS DRA roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne należy uzupełnić w części XII. Najpierw oznacz rok, za który rozliczasz składkę zdrowotną, następnie znajdź sekcję przewidzianą dla ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Wskaż w niej kwotę przychodów osiągniętych z działalności gospodarczej pomniejszoną o zapłacone składki społeczne w danym roku, następnie roczną podstawę wymiaru składki i na tej podstawie oblicz należną roczną składkę. W kolejnym okienku wprowadź sumę miesięcznych należnych składek, które wynikają ze złożonych dokumentów. Na końcu uzupełnij kwotę do dopłaty lub kwotę do zwrotu.

W taki sam sposób rozliczysz roczną składkę w deklaracji ZUS RCA. W jej przypadku rozliczenia będą możliwe w części III.F. 

Obecnie najczęściej dokumenty rozliczeniowe, w tym deklaracje ZUS DRA i ZUS RCA, składane są w formie elektronicznej. Papierowe druki mogą składać wyłącznie przedsiębiorstwa, które zatrudniają pięć lub mniej osób. Deklarację uwzględniającą rozliczenie roczne możesz przesłać, korzystając z PUE ZUS, programu Płatnik lub aplikacji e-Płatnik (to opcja dostępna dla firm, które zatrudniają do 100 osób).

Nadpłata składki zdrowotnej w rozliczeniu rocznym na ryczałcie

Rozliczenie roczne jest kolejnym obowiązkiem nakładanym na przedsiębiorcę. Niekiedy jednak może przynieść pozytywną informację. Bez wątpienia stanie się tak, jeżeli w wyniku obliczeń okaże się, że przysługuje Ci prawo do uzyskania zwrotu nadpłaconych składek. Co zrobić w takiej sytuacji? Wniosek o zwrot środków powinien zostać wygenerowany automatycznie. Będzie dostępny w Twoim profilu płatnika na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (pamiętaj, że posiadanie profilu jest obecnie obowiązkowe!). Znajdziesz go w dokumentach roboczych w zakładce „Dokumenty i wiadomości”. Zapoznaj się z nim i podpisz, jeśli wszystkie informacje są prawidłowe. Jeśli wniosek nie został automatycznie wygenerowany, możesz utworzyć go samodzielnie, wybierając w sekcji „Dokumenty robocze” wniosek RZS-R. Nie otrzymasz zwrotu, jeśli na Twoim koncie widnieją zaległości z tytułu składek. Zwracaj przy tym uwagę na podawane przez ZUS terminy składania wniosków.

Co zrobić, gdy konieczna jest dopłata składki zdrowotnej?

Pamiętaj, że termin złożenia deklaracji jest również dniem, w którym należy uregulować ewentualną niedopłatę. Jest to więc scenariusz dobrze znany np. podatnikom podatku dochodowego. Z tego powodu nie warto czekać z obliczeniami i składaniem deklaracji do ostatniej chwili. Zwróć uwagę, że w przypadku opóźnienia płatności konieczne stanie się opłacenie nie tylko różnicy pomiędzy należnością roczną a rozliczonymi w ciągu roku składkami, ale również odsetek karnych.