Jak wysłać deklarację do ZUS-u? Instrukcja krok po kroku

Przedsiębiorca występujący jako płatnik składek musi regularnie dostarczać różnego typu deklaracje czy raporty do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Poniżej przeczytasz, jak wysłać deklaracje ZUS DRA i inne niezbędne dokumenty.

Możliwe sposoby składania deklaracji do ZUS-u

Płatnik musi nie tylko odprowadzać składki za siebie oraz zatrudnionych pracowników. Spoczywa na nim również sporo obowiązków formalnych umożliwiających poprawne rozliczenie z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. To natomiast oznacza konieczność składania różnego typu deklaracji i dokumentów:

• zgłoszenia do ubezpieczeń: formularze ZUS ZUA i ZUS ZZA to dokumenty pozwalające na zgłoszenie ubezpieczonych osób do wybranych ubezpieczeń.
• Dokumentów rozliczeniowych: podstawowa deklaracja to ZUS DRA, którą należy składać co miesiąc (z tego obowiązku są zwolnieni jedynie duchowni, osoby podlegające dobrowolnie ubezpieczeniu rentowemu i emerytalnemu oraz składający dokumenty za nianie). Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników muszą także składać raporty ZUS RSA oraz ZUS RCA.
• Innych dokumentów: może również zaistnieć potrzeba przesłania do ZUS-u innych dokumentów, np. oświadczeń.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i nie zatrudniasz pracowników, przede wszystkim będzie Cię interesować, jak złożyć ZUS DRA. Co ważne: deklarację należy przesyłać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych co miesiąc, a ten obowiązek dotyczy również przedsiębiorców korzystających z ulgi na start, tak zwanego małego ZUS-u czy małego ZUS-u Plus. Musisz więc to zrobić nawet wtedy, kiedy opłacasz jedynie ubezpieczenie zdrowotne. Ale bez obaw: istnieje kilka sposobów wysyłki deklaracji do ZUS-u, a wszystkie formalności uda Ci się załatwić w wygodny sposób bez wychodzenia z domu.

Jak złożyć deklaracje ZUS w formie papierowej?

Obecnie domyślnym formatem dla wysyłki różnego typu dokumentów do ZUS-u, w tym podstawowych dokumentów rozliczeniowych, są elektroniczne deklaracje ZUS. Dokument w formie papierowej możesz złożyć wyłącznie wtedy, gdy rozliczasz składki za maksymalnie 5 osób (łącznie z Tobą).

W każdym z tych przypadków upewnij się, że posiadasz odpowiednie druki umożliwiające poprawne złożenie deklaracji (poniżej znajdziesz pliki do pobrania). Wygodną formą będzie również generowanie deklaracji w udostępnianych programach. Gdzie wysłać deklaracje ZUS? Przesyłkę musisz zaadresować do odpowiedniej dla Twojej działalności gospodarczej placówki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zwróć także uwagę na obowiązujące terminy i nie spóźnij się ze złożeniem dokumentów.

Jak wysłać deklaracje ZUS przez internet?

E-deklaracje ZUS to nie tylko najłatwiej dostępna forma składania dokumentów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jak widać, w wielu przypadkach korzystanie z elektronicznych platform będzie po prostu konieczne ze względu na przepisy. 

Składanie deklaracji ZUS w aplikacji ePłatnik

Rozliczenie jest możliwe dzięki Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Jeśli chcesz przygotować i przesłać deklarację ZUS DRA, najpierw zaloguj się do swojego profilu na PUE (www.zus.pl/pue). Zrobisz to na przykład przez profil zaufany.

Po zalogowaniu przejdź do zakładki ePłatnik widocznej w prawym górnym rogu ekranu.

Z lewego menu rozwiń listę „Kreatory” i wybierz opcję „Obsługa rozliczenia”. Następnie, gdy wyświetlą się Twoje dane, kliknij „Dalej”.

W kolejnym oknie wybierz „Nowy komplet rozliczeniowy”.

Większość danych w kolejnym oknie zostanie automatycznie uzupełniona. Wskaż, za jaki miesiąc składasz deklarację oraz jaki termin przekazywania dokumentów rozliczeniowych Cię obowiązuje. Jeżeli nie zatrudniasz innych osób, jest to opcja numer 6, a więc do 20. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Po przejściu dalej pokaże się lista ubezpieczonych osób uwzględnianych w rozliczeniu.

W następnym oknie na podstawie wskazanego dochodu i formy opodatkowania zostanie wyliczona należna składka ubezpieczeniowa. 

Po przejściu dalej następuje etap walidacji dokumentów. Najpierw kliknij „Wylicz”, a następnie „Weryfikuj”. Po zmianie statusu weryfikacji na „OK” deklaracja jest gotowa do wysyłki. W tym celu kliknij „Wyślij i zakończ”. Plik możesz podpisać, korzystając z profilu zaufanego ePUAP, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu osobistego. Gotowe!

Składanie deklaracji ZUS w programie Płatnik

Składanie deklaracji jest możliwe również przez udostępniany przez ZUS program Płatnik lub inne narzędzia umożliwiające integrację z tym środowiskiem. W tym celu przejdź do sekcji „Dokumenty”, następnie zakładki „Dokumenty wprowadzone” i z rozwijanej listy dokumentów rozliczeniowych wybierz interesującą Cię deklarację. W następnym oknie – analogicznie jak w przypadku ePłatnika – wybierz osoby ubezpieczone, uzupełnij informacje o tytule ubezpieczenia i wymiarze czasu pracy. W ostatnim kroku kliknij „Wylicz”, następnie „Weryfikuj” i „Zapisz i zamknij”. Wygenerowany dokument możesz umieścić w zestawie do wysyłki, a następnie przesłać go do ZUS-u. 

Deklaracja ZUS wysłana. Co dalej?

Samo przesłanie deklaracji to nie wszystko. Po upewnieniu się, że dokument został przesłany do urzędu, masz również obowiązek przechowywania zarówno deklaracji ZUS DRA, jak i raportów ZUS RCA i ZUS RSA przez okres 5 lat od ich przekazania. Możesz to robić zarówno w formie papierowej, posługując się wydrukiem deklaracji, jak i elektronicznej. Jeżeli zauważysz błędy w deklaracjach lub otrzymasz zawiadomienie o ich stwierdzeniu, w ciągu 7 dni należy dokonać niezbędnych korekt. W tym przypadku również możesz posłużyć się aplikacją ePłatnik dostępną w PUE ZUS.