Jak wysłać deklarację do ZUS-u? Instrukcja krok po kroku

4 min

klawiatura, przycisk eneter i palec wskazujący na nim

Przedsiębiorca występujący jako płatnik składek musi regularnie dostarczać różnego typu deklaracje czy raporty do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Poniżej przeczytasz, jak wysłać deklaracje ZUS DRA i inne niezbędne dokumenty.

Możliwe sposoby składania deklaracji do ZUS-u

Płatnik musi nie tylko odprowadzać składki za siebie oraz zatrudnionych pracowników. Spoczywa na nim również sporo obowiązków formalnych umożliwiających poprawne rozliczenie z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. To natomiast oznacza konieczność składania różnego typu deklaracji i dokumentów:

  • zgłoszenia do ubezpieczeń: formularze ZUS ZUA i ZUS ZZA to dokumenty pozwalające na zgłoszenie ubezpieczonych osób do wybranych ubezpieczeń.
  • Dokumentów rozliczeniowych: podstawowa deklaracja to ZUS DRA, którą należy składać co miesiąc (z tego obowiązku są zwolnieni jedynie duchowni, osoby podlegające dobrowolnie ubezpieczeniu rentowemu i emerytalnemu oraz składający dokumenty za nianie). Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników muszą także składać raporty ZUS RSA oraz ZUS RCA.
  • Innych dokumentów: może również zaistnieć potrzeba przesłania do ZUS-u innych dokumentów, np. oświadczeń.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i nie zatrudniasz pracowników, przede wszystkim będzie Cię interesować, jak złożyć ZUS DRA. Co ważne: deklarację należy przesyłać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych co miesiąc, a ten obowiązek dotyczy również przedsiębiorców korzystających z ulgi na start, tak zwanego małego ZUS-u czy małego ZUS-u Plus. Musisz więc to zrobić nawet wtedy, kiedy opłacasz jedynie ubezpieczenie zdrowotne. Ale bez obaw: istnieje kilka sposobów wysyłki deklaracji do ZUS-u, a wszystkie formalności uda Ci się załatwić w wygodny sposób bez wychodzenia z domu.

Jak złożyć deklaracje ZUS w formie papierowej?

Obecnie domyślnym formatem dla wysyłki różnego typu dokumentów do ZUS-u, w tym podstawowych dokumentów rozliczeniowych, są elektroniczne deklaracje ZUS. Dokument w formie papierowej możesz złożyć wyłącznie wtedy, gdy rozliczasz składki za maksymalnie 5 osób (łącznie z Tobą).

Jeśli zatrudniasz większą liczbę pracowników, deklaracje możesz składać jedynie przez internet.  Co do zasady możesz:

  • osobiście doręczyć deklarację do placówki ZUS,
  • dostarczyć deklarację poprzez pełnomocnika,
  • wysyłać deklarację do ZUS-u pocztą.

W każdym z tych przypadków upewnij się, że posiadasz odpowiednie druki umożliwiające poprawne złożenie deklaracji (poniżej znajdziesz pliki do pobrania). Wygodną formą będzie również generowanie deklaracji w udostępnianych programach. Gdzie wysłać deklaracje ZUS? Przesyłkę musisz zaadresować do odpowiedniej dla Twojej działalności gospodarczej placówki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zwróć także uwagę na obowiązujące terminy i nie spóźnij się ze złożeniem dokumentów.

Jak wysłać deklaracje ZUS przez internet?

E-deklaracje ZUS to nie tylko najłatwiej dostępna forma składania dokumentów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jak widać, w wielu przypadkach korzystanie z elektronicznych platform będzie po prostu konieczne ze względu na przepisy. 

Jak wysłać ZUS DRA elektronicznie? Możesz zrobić to na jeden z dwóch sposobów:

  • poprzez aplikację ePłatnik dostępną w ramach Platformy Usług Elektronicznych ZUS – z tej opcji mogą korzystać przedsiębiorcy zatrudniający poniżej 100 osób;
  • poprzez program Płatnik lub inne narzędzia umożliwiające wysyłkę deklaracji.

Zwróć uwagę, że od 1 stycznia 2023 roku wszyscy płatnicy składek muszą posiadać profil na PUE ZUS.

Składanie deklaracji ZUS w aplikacji ePłatnik

Rozliczenie jest możliwe dzięki Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Jeśli chcesz przygotować i przesłać deklarację ZUS DRA, najpierw zaloguj się do swojego profilu na PUE (www.zus.pl/pue). Zrobisz to na przykład przez profil zaufany.

screen ze strony ZUSPo zalogowaniu przejdź do zakładki ePłatnik widocznej w prawym górnym rogu ekranu.

zrzut z aplikacji ePłatnik

Z lewego menu rozwiń listę „Kreatory” i wybierz opcję „Obsługa rozliczenia”. Następnie, gdy wyświetlą się Twoje dane, kliknij „Dalej”.

Kolejne kroki z aplikacji ePłatnik

W kolejnym oknie wybierz „Nowy komplet rozliczeniowy”.

zrzut z ePłatnik

Większość danych w kolejnym oknie zostanie automatycznie uzupełniona. Wskaż, za jaki miesiąc składasz deklarację oraz jaki termin przekazywania dokumentów rozliczeniowych Cię obowiązuje. Jeżeli nie zatrudniasz innych osób, jest to opcja numer 6, a więc do 20. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Po przejściu dalej pokaże się lista ubezpieczonych osób uwzględnianych w rozliczeniu.

W następnym oknie na podstawie wskazanego dochodu i formy opodatkowania zostanie wyliczona należna składka ubezpieczeniowa. 

okno z aplikacji do wysyłania deklaracji ZUS

Po przejściu dalej następuje etap walidacji dokumentów. Najpierw kliknij „Wylicz”, a następnie „Weryfikuj”. Po zmianie statusu weryfikacji na „OK” deklaracja jest gotowa do wysyłki. W tym celu kliknij „Wyślij i zakończ”. Plik możesz podpisać, korzystając z profilu zaufanego ePUAP, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu osobistego. Gotowe!

Składanie deklaracji ZUS w programie Płatnik

Składanie deklaracji jest możliwe również przez udostępniany przez ZUS program Płatnik lub inne narzędzia umożliwiające integrację z tym środowiskiem. W tym celu przejdź do sekcji „Dokumenty”, następnie zakładki „Dokumenty wprowadzone” i z rozwijanej listy dokumentów rozliczeniowych wybierz interesującą Cię deklarację. W następnym oknie – analogicznie jak w przypadku ePłatnika – wybierz osoby ubezpieczone, uzupełnij informacje o tytule ubezpieczenia i wymiarze czasu pracy. W ostatnim kroku kliknij „Wylicz”, następnie „Weryfikuj” i „Zapisz i zamknij”. Wygenerowany dokument możesz umieścić w zestawie do wysyłki, a następnie przesłać go do ZUS-u. 

Deklaracja ZUS wysłana. Co dalej?

Samo przesłanie deklaracji to nie wszystko. Po upewnieniu się, że dokument został przesłany do urzędu, masz również obowiązek przechowywania zarówno deklaracji ZUS DRA, jak i raportów ZUS RCA i ZUS RSA przez okres 5 lat od ich przekazania. Możesz to robić zarówno w formie papierowej, posługując się wydrukiem deklaracji, jak i elektronicznej. Jeżeli zauważysz błędy w deklaracjach lub otrzymasz zawiadomienie o ich stwierdzeniu, w ciągu 7 dni należy dokonać niezbędnych korekt. W tym przypadku również możesz posłużyć się aplikacją ePłatnik dostępną w PUE ZUS.

Czy ten artykuł był przydatny?
średnia: 0 | 0 ocen

Przeglądaj tematy

  • #na startwięcej artykułów z tagiem:#na start
  • #bizneswięcej artykułów z tagiem:#biznes
  • #podatkiwięcej artykułów z tagiem:#podatki
  • #marketingwięcej artykułów z tagiem:#marketing
  • #prawowięcej artykułów z tagiem:#prawo
  • #strategiawięcej artykułów z tagiem:#strategia
  • #pracownicywięcej artykułów z tagiem:#pracownicy
  • #księgowośćwięcej artykułów z tagiem:#księgowość
  • #wideowięcej artykułów z tagiem:#wideo
  • #finansowaniewięcej artykułów z tagiem:#finansowanie
  • #sprzedażwięcej artykułów z tagiem:#sprzedaż
  • #ekowięcej artykułów z tagiem:#eko
  • #markawięcej artykułów z tagiem:#marka
  • #ESGwięcej artykułów z tagiem:#ESG
  • #pomysł na bizneswięcej artykułów z tagiem:#pomysł na biznes
  • #e-commercewięcej artykułów z tagiem:#e-commerce
  • #zmiany w prawiewięcej artykułów z tagiem:#zmiany w prawie
  • #wsparcie dla firmwięcej artykułów z tagiem:#wsparcie dla firm
  • #automatyzacjawięcej artykułów z tagiem:#automatyzacja
  • #internetwięcej artykułów z tagiem:#internet
  • #przewodnikwięcej artykułów z tagiem:#przewodnik
  • #AIwięcej artykułów z tagiem:#AI
  • #samodzielna księgowośćwięcej artykułów z tagiem:#samodzielna księgowość
  • #SEOwięcej artykułów z tagiem:#SEO
  • #ZUSwięcej artykułów z tagiem:#ZUS
  • #leasingwięcej artykułów z tagiem:#leasing
  • #service designwięcej artykułów z tagiem:#service design
  • #instrukcjawięcej artykułów z tagiem:#instrukcja
  • #dokumentywięcej artykułów z tagiem:#dokumenty
  • #kredytwięcej artykułów z tagiem:#kredyt
  • #media społecznościowewięcej artykułów z tagiem:#media społecznościowe
  • #RODOwięcej artykułów z tagiem:#RODO
  • #oszczędnościwięcej artykułów z tagiem:#oszczędności
  • #fakturywięcej artykułów z tagiem:#faktury
  • #bankowośćwięcej artykułów z tagiem:#bankowość
  • #dotacjewięcej artykułów z tagiem:#dotacje
  • #technologiewięcej artykułów z tagiem:#technologie
  • #ochrona środowiskawięcej artykułów z tagiem:#ochrona środowiska
  • #ITwięcej artykułów z tagiem:#IT
  • #podcastwięcej artykułów z tagiem:#podcast
  • #kontrahentwięcej artykułów z tagiem:#kontrahent
  • #analizawięcej artykułów z tagiem:#analiza
  • #google analyticswięcej artykułów z tagiem:#google analytics
  • #ubezpieczeniewięcej artykułów z tagiem:#ubezpieczenie
  • #Polski Ładwięcej artykułów z tagiem:#Polski Ład
  • #umowywięcej artykułów z tagiem:#umowy
  • #badaniewięcej artykułów z tagiem:#badanie
  • #długiwięcej artykułów z tagiem:#długi
  • #faktoringwięcej artykułów z tagiem:#faktoring
  • #USwięcej artykułów z tagiem:#US
  • #konkurencjawięcej artykułów z tagiem:#konkurencja
  • #wynagrodzeniawięcej artykułów z tagiem:#wynagrodzenia
  • #płynność finansowawięcej artykułów z tagiem:#płynność finansowa
  • #urlopywięcej artykułów z tagiem:#urlopy
  • #CEIDGwięcej artykułów z tagiem:#CEIDG
  • #inwestycjewięcej artykułów z tagiem:#inwestycje
  • #zakupywięcej artykułów z tagiem:#zakupy
  • #zdolność kredytowawięcej artykułów z tagiem:#zdolność kredytowa
  • #webinarwięcej artykułów z tagiem:#webinar
  • #kosztywięcej artykułów z tagiem:#koszty
  • #REGONwięcej artykułów z tagiem:#REGON
  • #współpracawięcej artykułów z tagiem:#współpraca
  • #SEMwięcej artykułów z tagiem:#SEM
  • #gwarancjawięcej artykułów z tagiem:#gwarancja
  • #BHPwięcej artykułów z tagiem:#BHP