Dla kogo jest KSeF i dlaczego warto z niego korzystać?

KSeF, a więc Krajowy System e-Faktur, przez niektórych bywa nazywany rewolucją w fakturowaniu. Rozwiązanie niewątpliwie jest przełomem i kolejnym krokiem w stronę krajowej digitalizacji. KSeF ma przynieść wiele korzyści zarówno organom państwowym, jak i przedsiębiorcom. Docelowo ma być obowiązkowy, a już dziś możesz go wdrożyć dobrowolnie.

KSeF – co to jest i jak działa?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to nowy, będący wciąż na etapie wdrożenia, system teleinformatyczny od Ministerstwa Finansów. System ten pozwala wystawiać, odbierać i archiwizować ustrukturyzowane (czyli ujednolicone) faktury, które są łatwe do weryfikacji i pobrania w dowolnym momencie.

KSeF już wkrótce ma stać się centralnym miejscem rejestracji wszystkich faktur będących w obrocie gospodarczym.

KSeF – od kiedy i dla kogo obowiązkowe będzie jego wdrożenie? 

Krajowy System e-Faktur już niedługo będzie obowiązkowy, ale termin, w którym ma się to wydarzyć, był już jednak kilkukrotnie przesuwany. Od kiedy więc ostatecznie KSeF w Polsce stanie się powszechny na terenie całego kraju i dla kogo KSeF będzie obowiązkowy?

W kontekście powyższego warto jednak dodać, że w najnowszym projekcie zmian ustawy o KSeF, który pojawił się na stronie Rządowego Centrum Legislacji 5 listopada 2024 r., znalazł się pomysł odroczenia obowiązku stosowania systemu dla mikroprzedsiębiorców, których łączna sprzedaż w trakcie miesiąca nie przekracza 10 000 zł i których pojedyncza wartość faktury nie przekracza 450 zł. Zgodnie z założeniami terminem wdrożenia obowiązkowego KSeF-u dla takich podatników miałby być dopiero 30 września 2026 r.

KSeF – kogo nie dotyczy? Czy KSeF jest dla osób fizycznych?

Zgodnie z art. 106ga ust. 2 Ustawy o VAT (w wersji, która będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 r.) obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur nie dotyczy:

• podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, którzy mają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
• podatników korzystających z procedur szczególnych, m.in. procedury nieunijnej OSS (obejmującej np.: usługi elektroniczne, usługi telekomunikacyjne, usługi nadawcze), procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób czy procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych IOSS;
• faktur wystawianych na rzecz nabywców towarów lub usług będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej;
• faktur wystawianych w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w rozporządzeniu ministra właściwego od spraw finansów publicznych.

KSeF – dlaczego warto wdrożyć?

Pomimo że do wejścia w życie obowiązkowego KSeF-u zostało jeszcze trochę czasu, już teraz warto pomyśleć o korzystaniu z systemu. Dlaczego? Gdyż z wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur płynie szereg bardzo poważnych korzyści dla Twojej firmy.

• Większa transparentność w oczach fiskusa – przyspieszenie ewentualnych kontroli, a w niektórych przypadkach możliwość uniknięcia ich.
• Automatyzacja i uproszczenie procesów, w tym przede wszystkim procesu fakturowania oraz księgowania – a więc oszczędność czasu, zmniejszenie ryzyka wystąpienia błędów oraz łatwa integracja z systemami ERP.
• Łatwiejsze zarządzanie fakturami dzięki ich ujednoliceniu.
• Usprawnienie procesu wymiany faktur z kontrahentami, w tym pewność, że faktura zawsze dotrze.
• Zmniejszenie kosztów operacyjnych.
• Brak konieczności samodzielnej archiwizacji faktur, gdyż jest to zadanie systemu KSeF.
• Ochrona przed ryzykiem zgubienia lub zniszczenia faktur.
• Możliwość pobierania faktur z systemu KSeF w dowolnym momencie.
• Zwolnienie z obowiązku przekazywania na żądanie organów podatkowych Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA).
• Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 40 dni.
• Zgodność ze standardami międzynarodowymi.
• Wspieranie zrównoważonego rozwoju (między innymi przez ograniczenie zużycia papieru).
• Brak konieczności dodawania na fakturze przy ponownym jej wystawianiu oznaczenia „DUPLIKAT” i brak konieczności dodawania przy wystawianiu faktury korygującej oznaczenia „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA”.

Krajowy System e-Faktur – możliwość wcześniejszego wdrożenia

Powyższe korzyści z szybszego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur Cię przekonały? Już dziś możesz zacząć wykorzystywać KSeF w swojej firmie. Jak to zrobić?

1. Zapoznaj się z przepisami dotyczącymi KSeF-u oraz wytycznymi, które w tym zakresie opublikowało Ministerstwo Finansów.
2. O planie zmian poinformuj swoich pracowników (jeżeli takich zatrudniasz).
3. Przeanalizuj obecny sposób wystawiania, archiwizowania i obiegu faktur w swojej firmie i zweryfikuj czy wykorzystywane przez Ciebie programy finansowo-księgowe są zgodne z wymogami KSeF i umożliwiają wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Jeżeli nie, to pomyśl nad zmianą lub dostosowaniem obecnego oprogramowania.
4. O zmianach poinformuj swoich kontrahentów. Wielu z nich mogło jeszcze nie wdrożyć KSeF-u, więc spokojnie wytłumacz im, z czym się to wiążę i jak będą przekazywane dane, które na nowych fakturach się nie znajdą. Pamiętaj też, że KseF nie jest jeszcze obowiązkowy i kontrahent ma prawo zażyczyć sobie dostarczania faktur w dotychczasowej formie i musisz respektować tę decyzję;
5. Dokonaj rejestracji w Krajowym Systemie e-Faktur;
6. Nadaj właściwe uprawnienia do obsługi systemu: 
   1. swoim pracownikom (jeżeli jest to konieczne),
   2. pracownikom biura rachunkowego – jeżeli korzystasz z takich usług.
7. Przeprowadź testy nowego rozwiązania. Ministerstwo Finansów do tego celu udostępniło specjalną wersję struktury FA(2).