KSeF – od kiedy będzie obowiązywał?

O Krajowym Systemie e-Faktur z dnia na dzień słychać coraz więcej. Nic dziwnego, KSeF to bowiem prawdziwa rewolucja w fakturowaniu. Choć na razie korzystanie z systemu jest w pełni dobrowolne, to już niedługo stanie się obowiązkowe. Dowiedz się, od kiedy musisz wprowadzić KSeF w swojej firmie.

KSeF w Polsce – od kiedy będzie obowiązkowy? 

Zanim powiemy o tym, od kiedy wchodzi KSeF, przypomnijmy najpierw krótko, co to jest KSeF i do czego ma służyć. Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny, który pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać ustrukturyzowane faktury. Na ten moment jest jeszcze na etapie wdrażania i dobrowolnych testów, natomiast już niedługo ma stać się centralnym i obowiązkowym miejscem rejestracji wszystkich będących w obrocie gospodarczym faktur.

Korzystanie z KSeF-u jest możliwe dobrowolnie od 2022 r., a już wkrótce będzie obowiązkowe dla bardzo szerokiego grona podmiotów. Pierwotnie system miał stać się przynajmniej częściowo obligatoryjny już od 1 lipca 2024 r. Jednak z uwagi na skomplikowane aspekty techniczno-użytkowe, wymagające poprawy funkcjonalności oraz potrzeby środowiska polskich przedsiębiorców, termin ten został jednak przesunięty.

Od kiedy e-Faktury będą obowiązkowe? Przyjęte na ten moment przepisy wyznaczają dwa najważniejsze terminy:

Od kiedy KSeF dla wszystkich będzie obowiązkowy? Nowa propozycja Ministerstwa Finansów

Jeżeli więc nic się nie zmieni, to od 1 kwietnia 2026 r. Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla wszystkich polskich przedsiębiorców. Nie jest to jednak jeszcze pewne…

5 listopada 2024 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się bowiem projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. W projekcie tym znalazł się pomysł odroczenia obowiązkowego KSeF-u. Do kiedy? Do 30 września 2026 r. Odroczenie to miałoby jednak dotyczyć tylko mikroprzedsiębiorców, w przypadku których łączna wartość sprzedaży w trakcie miesiąca nie przekracza 10 000 zł, a pojedyncza wartość faktury jest nie większa niż 450 zł.

Czy propozycja ta wejdzie w życie, na razie nie wiadomo, gdyż projekt ustawy jest dopiero na etapie opiniowania. Sam fakt pojawienia się takiego postulatu i to ze strony resortu finansów może natomiast sugerować, że najmniejsi podatnicy będą mogli wejść w nowy system nieco później niż większe przedsiębiorstwa.

Zanim e-Faktury staną się obowiązkowe…

Do wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur, szczególnie dla mikroprzedsiębiorców, zostało jeszcze trochę czasu. Warto go jednak dobrze wykorzystać. Na co? W szczególności na:

• zapoznanie się z przepisami dotyczącymi Krajowego Systemu e-Faktur oraz wytycznymi Ministerstwa Finansów (w celu uniknięcia błędów przy wdrażaniu tego rozwiązania),
• przeszkolenie pracowników,
• analizę obecnego sposobu wystawiania, archiwizowania i obiegu firmowych dokumentów,
• modernizację systemów księgowych i ich integrację z Krajowym Systemem e-Faktur,
• rozmowę o nowych e-Fakturach z kontrahentami,
• przetestowanie Krajowego Systemu e-Faktur (struktury FA(2)) zanim stanie się on obowiązkowy.