Kasa fiskalna online – jaka jest cena i co warto wiedzieć przed zakupem?

Stoisz przed wyborem nowej kasy fiskalnej? Jeśli prowadzisz firmę lub dopiero zaczynasz swoją przygodę z biznesem, poświęć chwilę na przemyślenie decyzji. Przedstawiamy różnice między kasami fiskalnymi online i tradycyjnymi oraz podpowiadamy, na co zwrócić uwagę przed zakupem, by wybrać sprzęt dopasowany do potrzeb firmy i zgodny z najnowszymi regulacjami.

Na czym polega różnica między kasą online a tradycyjną?

Nowe kasy fiskalne online to wygodne urządzenia, które same dbają o przekazywanie informacji o Twojej sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową. Nie musisz już pamiętać o przechowywaniu danych na miejscu – kasa online robi to za Ciebie, przesyłając dane na bieżąco przez internet. 

Dodatkowo nowe kasy fiskalne online oferują funkcje, takie jak e-paragony, integrację z terminalami płatniczymi czy możliwość pracy mobilnej. Nie dziwi zatem, że mobilna kasa fiskalna online staje się coraz popularniejsza w szeregach przedsiębiorców. Wiesz już, czym są kasy fiskalne online. Dla kogo są obowiązkowe? W 2025 roku dotyczy to już bardzo wielu przedsiębiorców prowadzących sprzedaż na rzecz osób fizycznych¹.

Ile kosztuje kasa fiskalna online w 2025 roku?

Koszt kasy online zależy od wybranego modelu i funkcji. Ceny najtańszych urządzeń zaczynają się od około 1000 zł, a najpopularniejsze modele kosztują od 1300 do 1700 zł. Jeśli zależy Ci na mobilności, za mobilną kasę fiskalną online z łącznością Wi-Fi lub GSM zapłacisz więcej o ok. 200–300 zł. Najbardziej zaawansowane modele, takie jak drukarki fiskalne online z dodatkowymi funkcjami, mogą kosztować nawet ponad 2000 zł. Do ceny kasy należy doliczyć koszt fiskalizacji (około 100–250 zł) oraz obowiązkowych przeglądów technicznych (do 250 zł na dwa lata).

Zastanawiasz się, czy gdzieś dostępna jest kasa fiskalna online za darmo? Taka opcja nie istnieje i zawsze musisz liczyć się z pewnym wydatkiem, choć możesz skorzystać z ulgi.

Czy można uzyskać ulgę na zakup kasy online?

Tak! Jeśli zdecydujesz się na zakup nowej kasy fiskalnej online (po raz pierwszy), możesz skorzystać z ulgi podatkowej. Ulga wynosi 90% ceny netto urządzenia, ale nie więcej niż 700 zł na każdą kasę. Dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych zwolnionych z VAT.

Warunkiem jest rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży na nowej kasie online w ciągu 6 miesięcy od zakupu. Ulga przysługuje także, jeśli wymieniasz starą kasę na nową, ponieważ zobowiązuje Cię do tego ustawowy obowiązek (prowadzisz działalność w jednej z branż wskazanych w rozporządzeniu). W przypadku kilku kas ulga przysługuje na każdą z nich.

Jakie są obowiązki użytkownika kasy fiskalnej online?

Przede wszystkim musisz zapewnić stały dostęp do internetu², by kasa mogła przesyłać dane do CRK. Bez tego urządzenie nie spełni wymogów prawnych. Pamiętaj również o regularnych przeglądach technicznych – co najmniej raz na dwa lata. Zagwarantują sprawność i zgodność z obowiązującymi przepisami. 

Nie zapominaj o przechowywaniu dokumentacji i raportów z kasy (co do zasady dokumentację rachunkową należy przechowywać przez 5 lat), co może mieć szczególne znaczenie w razie kontroli. Pamiętaj też o procedurach dotyczących zgłoszeń awarii i miejsca użytkowania.

Z uwagi na fakt, że dane są przesyłane automatycznie do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), nie musisz zgłaszać zmiany miejsca użytkowania kasy fiskalnej online ani jej awarii do urzędu skarbowego. Masz jednak obowiązek zgłoszenia miejsca użytkowania oraz każdej awarii kasy fiskalnej online do serwisu. Przestrzegaj również procedur fiskalizacji i zakończenia użytkowania kasy.

Jak wybrać odpowiedni model kasy dla swojej działalności?

Jeśli prowadzisz sprzedaż w terenie, wybierz mobilną kasę fiskalną online – lekką, z baterią i zapewniającą łączność GSM lub Wi-Fi. W przypadku sklepów stacjonarnych sprawdzają się klasyczne kasy z połączeniem Ethernet lub drukarki fiskalne online, które współpracują z oprogramowaniem sprzedażowym.

Zwróć uwagę na funkcje dodatkowe, takie jak obsługa e-paragonów, integracja z terminalem, możliwość pracy w trybie offline. Sprawdź, czy kasa spełnia wymogi prawne na 2025 rok i posiada certyfikat producenta będący gwarancją bezpieczeństwa. Jeśli nie chcesz nadwyrężać swojego budżetu, porównaj koszt kasy online, serwisu i  przeglądów. A jeśli dopiero zaczynasz, rozważ wynajem kasy fiskalnej online, czyli coraz popularniejszą opcję wśród małych firm.

Pamiętaj, że nabywając kasę online czy kasę fiskalną elektroniczną, cena to nie tylko koszt zakupu, ale także eksploatacji i serwisu. Inwestycja w nową kasę fiskalną online może być zatem bardziej opłacalna.
 

1 Nie wszyscy przedsiębiorcy ewidencjonujący sprzedaż na kasie fiskalnej muszą posiadać kasę online. Obowiązek ten został nałożony ustawowo tylko niektóre branże, w tym między innymi: mechaników i wulkanizatorów, stacje paliw, branżę gastronomiczną, fryzjerów, kosmetyczki i kosmetologów, branżę budowlaną, lekarzy i dentystów, prawników. Pozostali nie mają obowiązku wymiany obecnej kasy na model online – można w dalszym ciągu używać kasy z elektronicznym zapisem kopii, aż do momentu jej zużycia (np. zapełnienia pamięci fiskalnej). Po tym czasie, kupując nowe urządzenie, należy wybrać kasę fiskalną online.

2 Jeśli nie masz takiego połączenia, wystąp z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do CRK w określonych odstępach czasowych.