Kasa fiskalna – od jakiej kwoty jest obowiązkowa?

Z kasą fiskalną, prędzej czy później, spotyka się wielu przedsiębiorców. To urządzenie dla wielu jest niezbędne do ewidencjonowania sprzedaży i warto uwzględnić jego zakup na początkowym etapie rozwijania biznesu. Wyjaśniamy, kiedy konieczne jest stosowanie kasy rejestrującej i kto ma obowiązek wprowadzenia jej do działalności.

Od jakiej kwoty sprzedaży obowiązuje kasa fiskalna w 2025 roku?

Zacznijmy od wyjaśnienia, czym jest kasa fiskalna. To urządzenie, które pozwala rejestrować wartość sprzedaży oraz w niektórych przypadkach także wysokość odprowadzanego przez przedsiębiorcę podatku. Połączona z innymi narzędziami i oprogramowaniem pozwala rozbudować i zautomatyzować procesy sprzedażowe.

Ustawodawca przewidział jednak zwolnienia podmiotowe i przedmiotowe z posiadania kasy fiskalnej. Pierwsze z nich określa paragraf 3 Rozporządzenia w sprawie zwolnień z kasy fiskalnej i – jak sama nazwa wskazuje – dotyczy podmiotów gospodarczych, których dochód nie przekroczył określonej sumy sprzedaży. Jak zatem przedstawia się tzw. limit wejścia na kasę fiskalną w 2025 roku? Dokładnie tak samo, jak w latach ubiegłych – kwota wolna od kasy fiskalnej to 20 tysięcy złotych netto.

Ale uwaga! Limit nie obejmuje środków ze sprzedaży nieruchomości, środków trwałych, wartości prawnych i niematerialnych, których sprzedaż została udokumentowana fakturą. Do limitu nie wlicza się też wartość sprzedaży na rzecz osób prowadzących działalność gospodarczą. Obowiązkowo kasę fiskalną trzeba zakupić, jeśli roczny limit przekroczyła sprzedaż na rzecz osób prywatnych.

Jak obliczyć limit zwolnienia z kasy fiskalnej i kogo dotyczy?

Wiesz już, od jakiej kwoty przychodu obowiązuje kasa fiskalna. Pojawia się więc pytanie: jak obliczyć limit zwolnienia z kasy fiskalnej? Bardzo łatwo.

Oczywiście na starcie musisz oszacować, jaki przychód wygeneruje Twój biznes. Co zrobić, jeśli okaże się, że kwota ta jest wyższa? Po prostu: cieszyć się, bo to oznacza, że firma się rozwija. A co z kasą fiskalną? Ustawa mówi jasno, że trzeba ją wprowadzić do firmy w ciągu dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczono limit.

Kiedy kasa fiskalna jest nieobowiązkowa niezależnie od obrotu?

Zwolnienie podmiotowe za nami, czas więc przyjrzeć się zwolnieniu przedmiotowemu. Kasa fiskalna – kiedy nie trzeba jej mieć w tym przypadku? Załącznik do rozporządzenia zawiera aż 58 pozycji wskazujących działalności, które nie muszą posiadać kasy rejestrującej – bez względu na to, jaki osiągają przychód. Dodajmy, że dokument jest ważny do 31 grudnia 2027 roku. Po upływie tego czasu warto sprawdzić, czy Ministerstwo Finansów nie wprowadziło zmian w tym zakresie.

Do czynności podlegających zwolnieniu przedmiotowemu z kasy fiskalnej zaliczają się:

• dostawa towarów w systemie wysyłkowym – pod warunkiem że spełnione są łącznie dwa warunki:
  • zapłata w całości wpływa na rachunek bankowy podatnika lub na jego rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem;
  • z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (czyli zawiera dane nabywcy, w tym jego adres);
• świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych pod warunkiem, że:
  • zapłaty dokonano w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (na rachunek bankowy lub w SKOK),
  • z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).
• usługi pocztowe i kurierskie;
• usługi finansowe i ubezpieczeniowe;
• usługi w zakresie edukacji – z wyjątkiem:
  • usług w zakresie pozaszkolnych form edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych (PKWiU 85.51.10.0),
  • usług świadczonych przez szkoły tańca i instruktorów tańca (PKWiU 85.52.11.0),
  • usług świadczonych przez szkoły nauki jazdy (PKWiU 85.53.11);
• czynności notarialne;
• sprzedaż nieruchomości;
• wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą lub świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Jakie są wyjątki i kategorie działalności bez prawa do zwolnienia?

Wiesz już, od kiedy kasa fiskalna w firmie jest konieczna i kiedy nie musisz jej mieć. Istnieje jednak jeszcze jedna grupa biznesów, o której należy wspomnieć – działalności objęte obowiązkiem posiadania kasy rejestrującej od pierwszego dnia.

Pełną listę wykluczeń ze zwolnienia przedmiotowego w zakresie posiadania kasy fiskalnej znajdziesz w Rozporządzeniu Ministra Finansów. Koniecznie sprawdź, czy podlega mu Twoja działalność gospodarcza. Dlaczego warto to zrobić?

Konsekwencje przekroczenia limitu i braku kasy fiskalnej

Brak kasy fiskalnej, w sytuacji, kiedy ustawa przewiduje konieczność jej posiadania, niesie poważne konsekwencje. Szczegółowo mówi o nich art. 60 KKS. Fiskus wyróżnia dwa rodzaje czynów i przewiduje odmienne kary za ich popełnienie.

• Przestępstwo skarbowe jest obarczone najwyższą karą grzywny – równowartością 240 stawek dziennych.
• Zdarza się jednak, że urząd rozpatruje określony czyn jako wykroczenie skarbowe, o mniejszej wadze. Dzieje się tak na przykład po przekroczeniu limitu i wprowadzeniu kasy fiskalnej z niewielkim opóźnieniem. W takiej sytuacji orzeka niski stopień szkodliwości społecznej czynu. Nie oznacza to jednak uchylenia kary grzywny. Jest ona jednak nieco niższa niż w przypadku zakwalifikowania braku kasy rejestrującej jako przestępstwa skarbowego.