Czy firmowa karta kredytowa się opłaci? Zobacz, jak efektywnie z niej korzystać!

Karta kredytowa to, oprócz rachunku osobistego oraz lokaty terminowej, jeden z najpopularniejszych produktów bankowych. Polacy w swoich portfelach noszą ok. 5 mln kart¹. O wiele mniej mówi się natomiast o firmowych kartach kredytowych, które cieszą się popularnością wśród właścicieli zarówno mikroprzedsiębiorstw, jak i dużych firm. Jakie korzyści przynosi posiadanie takiej karty?

Co musisz wiedzieć o firmowej karcie kredytowej

Przede wszystkim firmowa karta kredytowa wręczana pracownikowi ułatwia rozliczenia. Szczególnie w większych firmach, w których pracownicy jeżdżą w delegacje – wówczas koszty paliwa, noclegów, jak również posiłków można opłacić firmową kartą kredytową.

W zależności od przyznanego przez bank limitu zadłużenia, taką kartą możemy płacić do określonego salda, po czym otrzymujemy ściśle określony termin na całkowitą spłatę zadłużenia (z reguły maksymalnie 50-60 dni). Jeśli w danym dniu nie mamy pełnej sumy, możemy spłacić 5% zadłużenia. Wówczas jednak od pozostałej do spłaty kwoty bank będzie naliczał odsetki w wysokości zależnej od regulaminu i aktualnie obowiązujących stóp procentowych.

Na 10 listopada 2022 r. maksymalne oprocentowanie zadłużenia wynosi 20,5% w skali roku. To sporo i powinno stanowić dodatkowy argument za tym, aby unikać utrzymywania zadłużenia, o ile nie jest to absolutnie konieczne.

Jaki rodzaj wydatków wolno opłacać firmową kartą kredytową?

To pytanie, które bez wątpienia nurtuje każdego przedsiębiorcę. Polskie prawo stanowi jasno, że płatności firmową kartą można dokonywać analogicznie jak prywatną. Jedyna, ale jakże istotna różnica dotyczy tego, że nie wszystkie zakupy opłacone taką kartą mogą stanowić koszt prowadzenia działalności gospodarczej. 

Jako przedsiębiorca musisz mieć tego świadomość, aby uniknąć ewentualnych pytań ze strony urzędu skarbowego o zasadność niektórych zakupów. Karty kredytowe dla firm na tle ich prywatnych odpowiedników wyróżnia jeszcze jedno: koszty obsługi (opłata za wydanie, użytkowanie karty, jak również odsetki) stanowią koszt uzyskania przychodu, co do pewnego stopnia czyni kartę firmową tańszą w utrzymaniu.

Pełnomocnictwa a korzystanie z firmowej karty kredytowej przez pracowników

W sytuacji, gdy posiadaczem firmowej karty kredytowej jest równocześnie właściciel firmy, wszystko jest klarowne. Co innego, gdy mamy do czynienia np. z korporacją, w której z firmowych kart może korzystać wielu pracowników. W takiej sytuacji niezbędne jest ustanowienie pełnomocnictwa, podobnie jak robi się to w przypadku firmowego rachunku. 

Pełnomocnictwo takie nadaje właściciel lub uprawniona do tego osoba w firmie za pośrednictwem banku, wydawcy karty. Stosowny dokument określa dokładne i zgodne z regulaminem warunki użytkowania karty. Pracodawca może pełnomocnictwo w dowolnym momencie cofnąć, np. jeśli rozwiąże umowę z pracownikiem. To niejako automatycznie odbiera temu ostatniemu możliwość korzystania z karty i jednocześnie zobowiązuje go do zwrotu powstałego zadłużenia z okresu poprzedzającego wygaśnięcie stosunku pracy, a tym samym wygaśnięcia pełnomocnictwa. 

Pomimo że formalności związane z nadaniem pełnomocnictwa mogą wydawać się skomplikowane, należy ich dopełnić z najwyższą starannością. W przeciwnym razie właściciel firmy może zostać postawiony w niezręcznej sytuacji, w której pracownik wykorzysta limit na karcie, a następnie odejdzie z pracy. Bez ważnych pełnomocnictw odpowiedzialność za niespłacone zadłużenie pozostaje na barkach właściciela firmy, a tego chyba każdy przedsiębiorca wolałby uniknąć.

Firmowa karta kredytowa: plusy i minusy 

Jak powszechnie wiadomo, nie ma produktów finansowych pozbawionych wad. Firmowa karta kredytowa nie jest tutaj wyjątkiem. Przyjrzyjmy się zatem jej silnym i słabym stronom.

Do głównych zalet firmowej karty kredytowej zaliczamy m.in.:

• uzyskanie dodatkowego, krótkookresowego źródła finansowania dla firmy (pewnego rodzaju kredytu); łączny limit dla kilku kart kredytowych może sięgać kilkudziesięciu tysięcy złotych;
• możliwość skorzystania z tzw. okresu bezodsetkowego, w którym wydajemy pieniądze banku niejako za darmo, oraz opcję odłożenia w czasie konieczności spłaty całego zadłużenia w danym miesiącu – wystarczy, że spłacimy 5% jego kwoty;
• wygodę w dokonywaniu rozliczeń, np. za służbowe podróże pracowników;
• informację zbiorczą na temat tego, kto, ile i za co płacił, co pozwala m.in. na kontrolę i optymalizację kosztów w firmie;
• możliwość otrzymania bonusu w postaci zwrotu części wydanych pieniędzy (moneyback).

Do minusów kart kredytowych dla firm zaliczamy natomiast:

• odsetki od utrzymującego się zadłużenia po przekroczeniu okresu bezodsetkowego – nawet 20% w skali roku;
• konieczność nadawania pełnomocnictw pracownikom, którym wręczamy karty;
• możliwe opłaty za posiadanie karty, szczególnie gdy nie jest ona używana – niepozorne 29 zł miesięcznie w skali roku generuje ponad 350 zł kosztów;
• ryzyko, że płatności kartami wymkną się spod kontroli i będą sprzyjać nadmiernym, nieplanowanym wydatkom;
• prowizję za wypłaty z bankomatów przy użyciu karty kredytowej sięgającą 4-5% podejmowanej kwoty.
   

Bonusy i programy lojalnościowe

Różnego rodzaju bonusy i programy lojalnościowe od lat towarzyszą posiadaczom kart. Do najpopularniejszych należą programy koncernów paliwowych. Pięć-siedem groszy mniej za litr paliwa przy zakupie 1000 l miesięcznie przyniesie firmie 50 zł oszczędności, co w skali rocznej wypada całkiem korzystnie. Do zalet tego typu programów, należy również wygoda rozliczeń. Zamiast 20 faktur od 4 różnych koncernów paliwowych otrzymujemy jedno zbiorcze rozliczenie za dany miesiąc.

¹ Bankier.pl, Alternatywa dla kart, czyli nowe formy płatności. Czym zastępujemy plastik?,  https://www.bankier.pl/wiadomosc/Alternatywa-dla-kart-czyli-nowe-formy-platnosci-Czym-zastepujemy-plastik-8311725.html, dostęp: 28.11.22.