Obowiązek płatności bezgotówkowych – o jakich zobowiązaniach muszą wiedzieć przedsiębiorcy?

Coraz większe grono klientów i kontrahentów traktuje elektroniczne metody płatności jako standard. W wielu przypadkach płatności bezgotówkowe mogą być wymogiem prawnym. Dowiedz się na ten temat więcej!

Płatności bezgotówkowe w Polsce

Rozwój nowoczesnych metod płatności przebiega w niesamowitym tempie. Jeszcze do niedawna w wielu sklepach i punktach usługowych nie można było płacić kartą, dziś dotyczący niemal wszystkich obowiązek przyjmowania płatności bezgotówkowej sprawia, że nawet daleko poza największymi metropoliami jest to możliwe. Coraz częściej również tradycyjna karta płatnicza jest zastępowana przez inne, bardziej elastyczne opcje. Transparentność, która towarzyszy takim transakcjom, doceniają oczywiście również organy kontrolne. I to bez wątpienia jeden z powodów zmieniających się regulacji, które wprowadzają limity płatności gotówkowych i obowiązek przyjmowania płatności drogą elektroniczną.

Zarówno polscy przedsiębiorcy, jak i konsumenci nie mają powodów do narzekań w zakresie tempa cyfryzacji. Według przygotowanego przez Związek Banków Polskich raportu NetB@ank za 3 kwartał 2022 roku aż 21,9 mln Polaków loguje się do bankowości internetowej przynajmniej raz w miesiącu, a 18,7 mln klientów indywidualnych używa aplikacji mobilnych. Wysoki poziom cyfryzacji usług bankowych dotyczy również przedsiębiorców: bankowości internetowej używa 3,4 mln klientów reprezentujących sektor małych i średnich przedsiębiorstw¹.

Pod względem popularności transakcji bezgotówkowych Polska wypada również dobrze w porównaniu z innymi europejskimi krajami. Badanie konsumenckie Fundacji Polska Bezgotówkowa „Zwyczaje płatnicze Polaków a rozwój sieci akceptacji kart w Polsce” wykazało, że w 2022 roku aż 62% wszystkich transakcji detalicznych w Polsce zrealizowano z użyciem płatności bezgotówkowych. Co ciekawe, w strefie euro przeciętnie aż 73% transakcji odbyło się z użyciem gotówki. Pomiędzy 2004 a 2021 rokiem liczba transakcji kartami płatniczymi w Polsce wzrosła natomiast aż o 1000% i uplasowała się na poziomie 7400 mln transakcji w ciągu roku².

Płatności gotówką stają się po prostu coraz mniej atrakcyjne, zwłaszcza że i konsument, i przedsiębiorca mają do wyboru nowoczesne metody opłacania zakupów. Tradycyjne karty zastępują ich wirtualne odpowiedniki pozwalające na dokonywanie płatności mobilnych. Coraz częściej więc wystarczy mieć ze sobą smartfona lub smartwatcha. Polskim narzędziem, które zdobywa teraz kolejne europejskie rynki, jest BLIK pozwalający realizować błyskawiczne rozliczenia, w tym przelewy środków na numer telefonu. Z kolei w e-commercach podstawą są bramki płatnicze.

Jakie korzyści dają firmom płatności kartą?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy terminal płatniczy będzie obowiązkowy i obawia się wprowadzenia takiego rozwiązania. Niesłusznie. Zwykle okazuje się, że po prostu warto go używać, tym bardziej że coraz popularniejsze są praktyczne urządzenia mobilne.

Obowiązkowy terminal płatniczy

Polski Ład kojarzy się przede wszystkim z rewolucyjną reformą podatków. To jednak nie jest jedyny obszar, który objął. Ustawodawca wprowadził również pewne istotne zmiany dotyczące sposobów przyjmowania płatności przez przedsiębiorców. Dodany do Ustawy Prawo przedsiębiorców art. 19 a przewiduje, że przedsiębiorca jest zobowiązany do zapewnienia możliwości płatności przy użyciu instrumentu płatniczego w każdym miejscu, w którym faktycznie jest wykonywana działalność gospodarcza. W szczególności dotyczy to lokalu przedsiębiorstwa, ale jest obowiązkowe również poza nim oraz w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego.

Czy oznacza to obowiązek terminala płatniczego? Niekoniecznie. Po pierwsze ustawa dotyczy umożliwienia płatności przy użyciu instrumentu płatniczego, a tym w świetle Ustawy o usługach płatniczych jest zindywidualizowane urządzenie albo zbiór procedur uzgodniony przez użytkownika i dostawcę, które są wykorzystywane do złożenia zlecenia płatniczego. Zasadniczo nie istnieje więc obowiązek posiadania terminala płatniczego: możliwe jest również wykorzystanie innych metod, takich jak płatności BLIK czy przelew, w tym przelew na telefon.

Jak widzisz, często pojawiające się pytanie, od kiedy obowiązkowe są terminale płatnicze, jest nieprecyzyjne.

Jakie podmioty są zwolnione z obowiązku umożliwiania płatności bezgotówkowych?

Obowiązek posiadania terminala płatniczego lub zapewniania innych rodzajów płatności bezgotówkowych nie obejmuje wszystkich podmiotów. Są do tego zobowiązani przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Szczegółowe informacje na temat zwolnienia ujęto w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. poz. 2442 z późn. zm.). 

Zwróć jednak uwagę, że i tak może się okazać, że w niektórych sytuacjach płatność będzie musiała przyjąć formę bezgotówkową. Poniżej znajdziesz informacje o obowiązujących limitach.

Zmniejszony limit płatności gotówkowych dla przedsiębiorców

W niektórych sytuacjach transakcje pomiędzy Tobą i Twoimi kontrahentami będą musiały przybrać formę bezgotówkową. Wynika to z prostego założenia: wnoszenie opłat drogą elektroniczną jest zdecydowanie bardziej transparentne z punktu widzenia instytucji kontrolnych. Dlatego sukcesywnie obniżane są również limity dopuszczalnych płatności gotówkowych.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, transakcja musi odbyć się za pośrednictwem rachunku płatniczego, jeśli jej wartość przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty. Wynika to wprost z art. 19 Ustawy prawo przedsiębiorców.

Jakie konsekwencje grożą przedsiębiorcom, którzy nie dostosują się do tego przepisu? Przede wszystkim brak możliwości rozliczenia wydatku jako koszt uzyskania przychodu powyżej progu 15 000 zł. Podatnicy mogą więc sporo stracić na nieznajomości przepisów.

Kiedy wejdzie w życie nowy limit transakcji gotówkowych?

Ogłoszono, że planowane wcześniej zmiany w zasadach realizacji płatności dla przedsiębiorców nie wejdą w życie. Zatem limit transakcji związanych z działalnością gospodarczą nie zostanie obniżony do 8000 zł. Co ważne: nie będzie wprowadzony również limit płatności gotówkowych dla konsumentów. Będą mogli gotówkowo opłacać wszystkie zobowiązania bez względu na ich wartość. 

¹ https://zbp.pl/getmedia/0b1dda70-3dca-4b7b-b2dd-2592ad5c32cd/Raport-Netbank_Q3-2022_1_jg_kg_ok

² https://infin.gov.pl/raporty/platnosci-gotowkowe-i-bezgotowkowe/