Od czego zacząć automatyzowanie firmy? 3 gotowe propozycje!

Rosnąca popularność automatyzacji sprawia, że wdrażanie prostych systemów przyspieszających pracę jest w zasięgu ręki każdego przedsiębiorcy. Nowoczesne CRM-y coraz częściej zachęcają do automatyzowania, a dzięki gotowym integratorom aplikacji nie musisz znać się na programowaniu, aby zacząć optymalizować swój biznes! Od czego zatem zacząć? Już podpowiadamy!

Automatyzacja procesów biznesowych – co to takiego?

Wdrożenie takich systemów ułatwia gromadzenie i zarządzanie danymi, samodzielnie generuje raporty, umowy i faktury, a także optymalizuje manualne zadania, tak aby algorytmy wykonywały te same operacje bez angażowania niczyjej uwagi. Dzięki temu możesz skupić się na tym, co jest naprawdę ważne, zamiast walczyć z kolejnymi arkuszami kalkulacyjnymi.

Jak to działa w praktyce?

Podstawą działania automatyzacji są integracje między różnymi aplikacjami oraz algorytmy, czyli zestawy instrukcji zaczynające się od wyzwalacza, prowadzące system krok po kroku aż do osiągnięcia zamierzonego efektu. W ten sposób możemy na przykład zaprojektować automatyzację, która zbierze informacje o każdym nowym leadzie, a następnie umieści go w systemie CRM. W ten sposób zaoszczędzisz czas na ręcznym wprowadzaniu danych i zyskasz pewność, że żaden potencjalny klient nie zostanie pominięty.

Jakie procesy można zautomatyzować?

Automatyzacja sprawdza się najlepiej w powtarzalnej pracy powiązanej z gromadzeniem oraz przetwarzaniem wszelkiego rodzaju danych, czyli procesach najbardziej czasochłonnych i żmudnych. Co ważne, nie muszą to być wyłącznie informacje finansowe. Algorytmy świetnie poradzą sobie z danymi dotyczącymi pracowników, klientów, a nawet różnego rodzaju treściami.

Od czego zacząć automatyzowanie firmy?

Wdrożenie pełnoprawnego systemu automatyzacji procesów biznesowych nie należy do łatwych zadań i najczęściej bierze w nim udział zespół specjalistów z różnych dziedzin. To jednak wcale nie oznacza, że prostsze automatyzacje są nieosiągalne dla mniejszych firm! Wystarczy kilka kroków i wolne popołudnie, aby wdrożyć algorytmy, które już od pierwszego dnia przełożą się na realne oszczędności.

Przygotowanie graficznego przedstawienia poszczególnych kroków to nie tylko sposób na lepsze poznanie swojego biznesu. To okazja do zidentyfikowania wąskich gardeł, zdublowanych zadań, oraz czynności, które z powodzeniem zastąpią algorytmy.

Automatyzacja firmy bez kodowania

Wraz ze wzrostem popularności narzędzi automatyzujących, powstaje coraz więcej rozwiązań no-code. Jak sama nazwa wskazuje, ich obsługa nie wymaga znajomości języków programowania i ogranicza się tylko do wyklikania funkcji oraz połączenia odpowiednich kont.

Jednym z takich narzędzi jest platforma Make.com, za pomocą której zaprojektujesz swój scenariusz automatyzacji w wygodnym wizualnym edytorze. Wszystko opiera się o ustalenie wyzwalaczy różnych akcji oraz tego, co stanie się po ich uruchomieniu. Przykład? Automatyczne wysłanie faktury i wygenerowanie linku do płatności tuż po jej wystawieniu w programie księgowym.

3 przykłady automatyzacji na początek

Skoro wiesz już, czym jest automatyzacja i jak przygotować się do jej wdrożenia, zobacz, co takie rozwiązanie może faktycznie dla Ciebie zrobić. Poniżej znajdziesz trzy przykłady prostych automatyzacji, które zaprojektujesz we własnym zakresie i nie będziesz potrzebować do tego pomocy specjalistów.

Automatyczne dodawanie leadów do CRM i system powiadomień

Automatyzacja koncentruje się głównie na zadaniach powtarzalnych i opierających się na danych, a to oznacza, że idealnie sprawdza się w obsłudze leadów. Tutaj dzięki prostym integracjom usprawnisz i skrócisz proces dodawania potencjalnego klienta do CRM. Co ważne, do scenariusza podepniesz dowolne źródła. W ten sposób do bazy trafią leady pozyskiwane z kampanii mailingowej, z mediów społecznościowych, czy formularza kontaktowego na stronie internetowej.

Na tym możliwości takiego rozwiązania się nie kończą. Automatyzacją obejmiesz także powiadomienia. Po otrzymaniu kontaktu system wyśle do klienta wiadomość z potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia, a osobna informacja trafi do konkretnego sprzedawcy lub bezpośrednio do Ciebie. Natychmiastowe powiadomienia o nowych leadach zapewniają szybką reakcję, co zwiększa szanse sprzedaży, podczas gdy automatyczne potwierdzenia zgłoszeń budują zaufanie u klientów już od pierwszego kontaktu.

Generowanie umów na podstawie zgromadzonych danych

Ciągłe kopiowanie i wklejanie danych do szablonów umów to czasochłonne zadanie, które obarczone jest sporym ryzykiem popełnienia błędu. Sposobem na rozwiązanie obu problemów będzie prosta automatyzacja ograniczająca ten proces do jednego kliknięcia. 

Wystarczy, że zmienisz status w CRM, a wszystkie potrzebne dane zostaną pobrane bezpośrednio z karty klienta, podstawione do szablonu umowy i otrzymasz gotowy do podpisu plik PDF. W ten sposób wyeliminujesz możliwość popełnienia błędu podczas tworzenia umowy, a przy tym zaoszczędzisz cenne minuty, czy nawet godziny

System łatwo rozbudujesz o automatyczną wysyłkę wiadomości z umową na zapisany w bazie CRM adres mailowy, co dodatkowo usprawni kontakt z klientem.

Zautomatyzowany dział obsługi mediów społecznościowych

Tworzenie contentu, akceptacje przygotowanych treści oraz późniejsza publikacja, to często praca wykonywana przez kilka osób –- copywriter, grafik, social media manager. Najczęściej wiąże się z ciągłym logowaniem na różne konta i przesyłaniem plików mailowo lub na Slacku. To wszystko wydłuża cały proces lub prowadzi do tego, że zaczynasz zastanawiać się nad płatnymi usługami. Rozwiązanie tego problemu jest dużo prostsze. 

Dzięki automatyzacji no-code tworzysz swój autorski system do zarządzania mediami społecznościowymi! Jak to może działać? Gotowe formularze ułatwią pracę na współdzielonych plikach i przyspieszą proces akceptacji. Zatwierdzone treści zostaną automatycznie umieszczone w kalendarzu, a następnie opublikowane w określonym terminie. Co więcej, poprzez integrację z platformami dla twórców w jednym miejscu prześledzisz efektywność swoich działań i łatwo wyciągniesz wartościowe wnioski.

Kiedy zacząć automatyzowanie firmy? Już dziś!

Automatyzacja to klucz do przyszłości praktycznie w każdej branży. Jej korzyści doceniają zarówno przedsiębiorcy, pracownicy, jak i klienci, zatem nic dziwnego, że takie rozwiązania zapewne analizuje także Twoja konkurencja. Nie daj się wyprzedzić i zacznij automatyzować biznes już teraz – zwłaszcza że wdrożenie takich narzędzi jeszcze nigdy nie było prostsze. Dzięki nim zoptymalizujesz działające procesy, a przy tym znacznie zwiększysz efektywność pracy, zaoszczędzisz czas i pieniądze. Nawet jeśli nie jesteś ekspertem w dziedzinie IT, proste automatyzacje wdrożysz bez problemu samodzielnie!