Czym jest inwentaryzacja? Cele i etapy

Jeżeli masz własny biznes i prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów, jednym z Twoich obowiązków jest regularne sporządzenie i wpisywanie do niej spisu z natury. Inwentaryzacja pomoże Ci poznać faktyczny stan towarów handlowych, materiałów czy gotowych wyrobów. Pozwoli także lepiej określić faktyczny stan zasobów. Czytaj dalej, aby poznać zasady inwentaryzacji i dotyczące jej regulacje.

Co to jest inwentaryzacja?

Większość konsumentów ma do czynienia z inwentaryzacją pod koniec roku. Często zdarza się wówczas, że ulubione sklepy czy punkty usługowe są przez pewien czas zamknięte, a na ich drzwiach pojawia się informacja o mającej miejsce inwentaryzacji. A jak to wygląda ze strony przedsiębiorców? Przede wszystkim dla wielu firm ustalenie stanu posiadania jest obowiązkiem nakładanym przez ustawodawcę. Co więcej, sam proces może być pracochłonny, zwłaszcza jeżeli prowadzi się przedsiębiorstwo handlowe czy produkcyjne. W każdym przypadku pamiętaj, że inwentaryzacja to bardzo ważna czynność, więc przygotuj się do niej jak najlepiej!

Pojęcie inwentaryzacji może odnosić się do wielu płaszczyzn prowadzenia działalności. W każdym przypadku dotyczy jednak działań mających na celu sporządzenie spisu składników majątku i ustalenie różnic pomiędzy stanem rzeczywistym a tym wskazanym w ewidencji księgowej. Może Cię również zastanawiać, co to jest inwentura – to słowo bywa niekiedy wykorzystywane jako synonim inwentaryzacji i jest jak najbardziej poprawne. Pochodzi od łacińskiego rzeczownika inventura oznaczającego „to, co ma się znajdować”. I właśnie taki jest cel inwentaryzacji.

Przedsiębiorcy, ale nie tylko, przeprowadzają różne rodzaje inwentaryzacji. Jeśli prowadzisz księgę przychodów i rozchodów, masz obowiązek przygotowania spisu z natury. Dodatkowe obowiązki spoczywają na przedsiębiorcach korzystających z kas – w takim przypadku konieczna jest również inwentaryzacja kasy fiskalnej, która umożliwia porównanie zgromadzonej gotówki z wartościami widniejącymi w raportach kasowych i ewidencji księgowej. Na bardziej szczegółowe kwestie trzeba zwrócić uwagę, jeśli biznes obejmuje Ustawa o rachunkowości. Kwestii inwentaryzacji poświęcono cały III rozdział tego dokumentu.

Inwentaryzacja nie zawsze musi jednak odnosić się do zagadnień bezpośrednio związanych z działalnością gospodarczą. Na przykład inwentaryzacja budynku skupia się na zebraniu jak najbardziej szczegółowych informacji na temat konkretnego obiektu budowlanego.

W tym artykule przyjrzymy się przede wszystkim podstawowej metodzie inwentaryzacji, czyli spisowi z natury. Wiedza na jego temat przyda Ci się, nawet jeśli prowadzisz niewielką firmę. W wielu przypadkach przeprowadzenie inwentaryzacji i przygotowanie spisu nie będzie stanowiło większego problemu.

W jakim celu przeprowadza się inwentaryzację?

Inwentaryzacja pozwala poznać faktyczny stan aktywów i pasywów, jakie posiada firma w określonym czasie. Jej podstawowym celem jest oczywiście określenie, czy wartości rzeczywiste zgadzają się z tymi wskazanymi w dokumentach księgowych. Sumienne przeprowadzona inwentaryzacja pozwala między innymi:

• poznać kondycję firmy: sam przychód i koszty nie pozwalają na poznanie rzeczywistej kondycji przedsiębiorstwa. Aby było to możliwe, trzeba ustalić faktyczny stan posiadania; 
• określić realną wartość aktywów: bez cyklicznej inwentaryzacji tracisz możliwość weryfikacji własnych zasobów;
• sprostać wymogom formalnym: w wielu przypadkach inwentaryzacja jest wymogiem nakładanym przez ustawodawcę, a potencjalne nieprawidłowości mogą wiązać się z konsekwencjami prawnymi;
• lepiej zarządzać aktywami i planować: porównanie na przykład liczby poszczególnych towarów czy półproduktów pozwoli Ci wydajniej określać zapotrzebowanie i doskonalić procesy zakupowe w przyszłości;
• przeciwdziałać nieprawidłowościom: inwentaryzacja pozwala na zaobserwowanie rozbieżności pomiędzy stanem deklarowanym a faktycznym, a tym samym zwraca uwagę na potencjalne nadużycia czy próby wyłudzeń i oszustwa. Pracownicy mogą być również efektywnie rozliczani z odpowiedzialności za mienie firmy.

Jak widzisz, to, co się robi na inwentaryzacji i jakie działania będą obowiązkowe lub przydatne z Twojej perspektywy, zależy od typu biznesu, jaki prowadzisz. Jeżeli masz niewielką firmę usługową, która nie zatrudnia pracowników, nie posiada środków trwałych i nie wymaga zakupu materiałów czy półproduktów, inwentaryzacja może być jedynie formalnością. Duży zakład produkcyjny czy sklep będą wymagać większych nakładów pracy.

Kto jest zobowiązany do inwentaryzacji?

Do przeprowadzenia inwentaryzacji są zobowiązane różne przedsiębiorstwa. Różnią się także przepisy, które regulują tę kwestię. Pod uwagę należy wziąć przede wszystkim dwa dokumenty:

Różnica jest naprawdę spora. W tym pierwszym przypadku musisz przeprowadzić spis z natury. Inwentaryzacja będzie więc uproszczona. W następnych akapitach wyjaśnimy dokładnie, co powinna zawierać. Pełna księgowość oznacza natomiast zdecydowanie więcej czynników, które musisz wziąć pod uwagę. Zgodnie z Ustawą jednostki są zobowiązane do przeprowadzania na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji m.in. aktywów pieniężnych i aktywów finansowych. Konieczna jest również inwentaryzacja środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony. Może się to wiązać m.in. z koniecznością wykazania należności i powierzonych innym podmiotom składników aktywów wraz z uzyskaniem od banków i kontrahentów potwierdzenia ich prawidłowości.

Etapy inwentaryzacji

Powyższe regulacje w znacznym stopniu wpłyną oczywiście na to, jak będzie przeprowadzana inwentaryzacja oraz jakie kompetencje i zasoby będą niezbędne, aby ją wykonać. W każdym przypadku musisz pamiętać o zachowaniu odpowiedniej rzetelności i staranności. 

Cały proces powinien zamknąć się w 7 krokach.

1. Przygotowanie: zastanów się, co będzie potrzebne, aby przeprowadzić inwentaryzację, która nie tylko pomoże Ci sprostać wymaganiom prawnym, ale okaże się również pomocna w prowadzeniu działalności gospodarczej. Określ, jakiej dokumentacji, narzędzi i zasobów potrzebujesz, aby przeprowadzić cały proces jak najsprawniej. Weź również pod uwagę dodatkowe okoliczności – na przykład czy w związku z inwentaryzacją konieczne będzie wstrzymanie na ten czas produkcji albo zamknięcie punktu sprzedaży dla klientów. Rozważ, czy będziesz w stanie zająć się wszystkimi pracami samodzielnie, czy potrzebujesz wsparcia ekspertów.
2. Zasadnicza inwentaryzacja: w następnym kroku przychodzi czas na dokładne zewidencjonowanie wszystkich wymaganych aktywów, w tym towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów – tę listę precyzuje § 24 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przygotuj protokół inwentaryzacyjny. W takim spisie z natury nie uwzględnia się rzeczowych składników majątku, które należą do środków trwałych przedsiębiorstwa.
3. Wycena towarów i materiałów: możesz dokonać wyceny na podstawie ceny ich nabycia albo zgodnie z cenami rynkowymi aktualnymi w dniu sporządzania spisu, jeżeli są niższe od ceny nabycia. W przypadku półfabrykatów, braków i wyrobów gotowych wycena powinna opierać się na kosztach wytworzenia. Odpady użytkowe, które utraciły swoją wartość, oszacuj, uwzględniając ich dalszą przydatność. Wycena powinna zostać przeprowadzona w ciągu maksymalnie 14 dni od ukończenia spisu.
4. Porównanie stanu faktycznego z księgowym: sprawdź, czy ewidencja księgowa zgadza się z wynikami inwentaryzacji. Wyjaśnij, skąd biorą się potencjalne różnice i jakie czynniki za to odpowiadają. 
5. Sprawdź, czy spis wpłynie na podatek: nadwyżka remanentowa, czyli różnica pomiędzy wartością faktyczną a deklarowaną, stanowi przychód podatnika, więc podlega opodatkowaniu. Musisz wyjaśnić również niedobory towarów. Jeżeli wynikają z zamierzonego działania lub niestaranności, ich zakup nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu. W obu przypadkach konieczna okaże się więc korekta złożonych deklaracji.
6. Wpisz spis z natury do księgi przychodów i rozchodów: możesz podzielić składniki według ich rodzajów lub umieścić je w formie zsumowanej. Przygotowane zestawienie powinno być przechowywane razem z księgą.
7. Przeanalizuj uzyskanie informacje: w rozwoju biznesu często impulsem rozwojowym okazuje się właśnie inwentaryzacja. Co to oznacza z perspektywy Twojej firmy? Przede wszystkim dostęp do aktualnych i wymiernych danych, które pozwolą Ci uzyskać szerszy kontekst i lepiej poznać własną działalność. Im więcej informacji uda Ci się uzyskać, tym lepiej. 

Rodzaje inwentaryzacji

Wyróżniamy między innymi następujące rodzaje inwentaryzacji: 

• systematyczna – powtarza się okresowo lub jest prowadzona w systemie ciągłym,
• cykliczna – jest prowadzona ze stałą częstotliwością,
• doraźna – przeprowadza się ją w związku z zaistnieniem konkretnej potrzeby,
• pełna – obejmuje wszystkie zasoby posiadane przez jednostkę,
• częściowa – ujmuje się w niej wybranie składniki majątkowe,
• rozliczeniowa – ma na celu rozliczenie konkretnych osób czy działów lub jednostek firmy,
• szacunkowa – pozwala na wstępne oszacowanie wartości składników majątku,
• kontrolna – umożliwia kontrolę prawidłowości, może towarzyszyć innym działaniom kontrolnym,
• przeglądowa – skupia się na stworzeniu spisu posiadanych towarów czy materiałów,
• roczna, kwartalna, miesięczna – zwykle jest przygotowywana w związku z wymogami podatkowymi i prawnymi,
• zdawczo-odbiorcza – przeprowadza się ją w sytuacji przekazania składników majątku innemu podmiotowi.

Metody inwentaryzacji

Istnieją trzy podstawowe metody inwentaryzacji, które pomogą Ci ustalić stan faktyczny. 

• Poprzez spis z natury: polega na bezpośrednim zliczeniu i ocenie składników majątku firmy. Pozwala na ich porównanie z wartościami widniejącymi w dokumentacji księgowej.
• Poprzez uzgodnienie stanów widniejących w księgach rachunkowych z kontrahentami czy bankami: ma zastosowanie, jeżeli Twoja firma jest zobowiązana do uwzględniania informacji o wartości sald rachunków bankowych, kredytów, pożyczek i innych zobowiązań.
• Poprzez uzgadnianie danych widniejących w księgach rachunkowych z odpowiadającymi im dokumentami: stosuje się ją w przypadku aktywów, których nie można zweryfikować w inny sposób.

W praktyce, jeśli prowadzisz niewielką firmę i korzystasz z księgi przychodów i rozchodów, masz obowiązek sporządzenia spisu z natury i to w ten sposób najczęściej będziesz przeprowadzać inwentaryzację. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby także w takim przypadku stosować bardziej rozbudowane metody inwentaryzacji, które pomogą Ci lepiej poznać Twój biznes.

Sporządzanie spisu z natury może być oczywiście skomplikowane, ale również w tym przypadku warto sięgnąć po możliwości, jakie oferuje technologia. Coraz częściej ręczne liczenie towarów i materiałów zastępują inteligentne systemy wykorzystujące rozwiązania informatyczne i czytniki kodów. Dzięki nim przeprowadzenie inwentaryzacji będzie łatwiejsze, szybsze oraz obarczone zdecydowanie mniejszym ryzykiem popełnienia błędów. Te rozwiązania sprawdzą się nie tylko w przypadku większych jednostek, ale również mniejszych działalności gospodarczych.

Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji

Szczegółowe informacje na temat terminów znajdziesz we wskazanych wyżej dokumentach. Jeżeli masz obowiązek przygotowania spisu z natury, musisz zrobić to przede wszystkim: 

• na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego;
• na koniec każdego roku podatkowego;
• na 1 stycznia (nie musisz tego jednak robić, jeśli do sporządzenia spisu z natury doszło na koniec poprzedniego roku podatkowego. W takiej sytuacji w księdze przychodów i rozchodów wpisz, że spis z natury został sporządzony na dzień 31 grudnia poprzedniego roku);
• jeśli w ciągu roku podatkowego miała miejsce utrata prawa do opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, doszło do zmiany wspólnika, proporcji udziałów lub likwidacji działalności.

Zasady inwentaryzacji – czym należy się kierować?

Podstawową zasadę sporządzania spisu z natury znajdziesz w § 25 Rozporządzenia. Zgodnie z nim spis powinien być przygotowany w sposób staranny, trwały i zakończony. Poza tym musi być również opatrzony podpisami osób uczestniczących w spisie. Oczywiście, jeżeli prowadzisz firmę samodzielnie i nie zatrudniasz innych osób, będzie to wyłącznie Twój podpis. W przypadku większych jednostek wspólnie z Tobą spis może wykonywać pracownik lub wskazana w tym celu komisja inwentaryzacyjna. 

Spis z natury powinien zawierać przynajmniej następujące informacje:

• imię i nazwisko właściciela zakładu,
• nazwę firmy,
• datę sporządzania spisu,
• kolejny numer arkusza spisu z natury,
• określenie towaru i materiałów,
• jednostkę miary,
• liczbę towarów lub ich ilość,
• cenę jednostkową towaru,
• wartość towaru (ilość pomnożona przez cenę jednostkową),
• łączną wartość spisu z natury.

Na końcu spisu należy natomiast umieścić klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”. Pewne wyjątki Rozporządzenie przewiduje dla właścicieli księgarń i antykwariatów, którzy mogą łącznie zliczać pozycje wydawnicze o tej samej cenie, kantory zobowiązane do objęcia spisem niesprzedanych wartości dewizowych i działy specjalne produkcji rolnej – w tym przypadku w spisie należy zliczyć nieużyte materiały i surowce oraz zwierzęta zgodnie z ich gatunkami z podziałem na grupy.