Dokumenty rejestrowe firmy – co przygotować, by szybko założyć działalność?

Rejestracją własnej firmy to ważny i naprawdę prosty do wykonania krok. Dzięki jasnym procedurom możesz przejść przez cały proces bez zbędnego stresu. Wyjaśniamy, jakie dokumenty musisz złożyć, jakich informacji będziesz potrzebować oraz jakich błędów się wystrzegać. 

Jakie dokumenty są wymagane do założenia działalności gospodarczej?

Do założenia jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce wystarczy złożenie wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Aby wypełnić go bez błędów, najlepiej wcześniej przygotuj pakiet niezbędnych informacji.

Przede wszystkim potrzebujesz ważnego dokumentu tożsamości, np. dowodu osobistego, paszportu lub mDowodu dostępnego w aplikacji mObywatel. 

Wraz z wnioskiem składasz również oświadczenie o braku orzeczonych wobec Ciebie zakazów prowadzenia działalności gospodarczej oraz o posiadaniu tytułu prawnego do nieruchomości, których adresy wpisujesz do ewidencji. Wniosek CEIDG-1 to główny, wielofunkcyjny dokument rejestrowy firmy, który uruchamia także procedury w innych urzędach. Wyjaśniamy to szczegółowo poniżej.

Jak uzyskać NIP, REGON i zgłosić się do ZUS?

Jedną z największych zalet funkcjonującego w Polsce systemu jest to, że składając wniosek o wpis do CEIDG, jednocześnie wnioskujesz o nadanie NIP-u (Numeru Identyfikacji Podatkowej) i REGON-u (numer w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej). Nie musisz w tym celu składać żadnych dodatkowych formularzy w urzędzie skarbowym czy Głównym Urzędzie Statystycznym.

Po złożeniu przez Ciebie wniosku CEIDG-1 urzędy same zajmą się resztą. NIP powinien pojawić się w Twoim wpisie w ciągu jednego dnia roboczego, natomiast REGON do 7 dni. Status ich nadania możesz sprawdzić online w wyszukiwarce na portalu biznes.gov.pl.

Podobnie wygląda sytuacja ze zgłoszeniem do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Twój wniosek do CEIDG jest automatycznie traktowany jako zgłoszenie płatnika składek w ZUS. Na tej podstawie ZUS uzupełnia dokumenty zgłoszeniowe płatnika: ZUS ZFA (zgłoszenie płatnika składek), ZUS ZBA (informacja o rachunkach bankowych) oraz ZUS ZAA (informacja o adresach prowadzenia działalności). Pamiętaj jednak, że dotyczy to tylko zgłoszenia Ciebie jako płatnika składek. W ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności musisz zgłosić do ubezpieczeń (w tym zdrowotnego) siebie (na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA) oraz ewentualnie członków rodziny, których chcesz objąć ubezpieczeniem zdrowotnym.

Chociaż na co dzień wystarczającym dowodem prowadzenia firmy jest wpis w CEIDG, w niektórych sytuacjach (np. przy staraniu się o kredyt bankowy) możesz potrzebować oficjalnego dokumentu. Standardowe potwierdzenie działalności gospodarczej to po prostu wydruk z systemu CEIDG. 

Rejestracja firmy online – co warto wiedzieć?

Założenie firmy przez internet to dziś najwygodniejsza i najszybsza metoda. Całą procedurę możesz przeprowadzić z pomocą księgowej od ING lub samodzielnie, za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Do potwierdzania tożsamości online potrzebujesz tylko profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. 

Kreator wniosku poprowadzi Cię przez niego krok po kroku i automatycznie wygeneruje kompletny wniosek o wpis do CEIDG oraz prześle zgłoszenia do ZUS/KRUS, GUS i urzędu skarbowego. Jeśli chcesz od razu zarejestrować się jako podatnik VAT, możesz dołączyć do wniosku formularz VAT-R.

Jedną z największych zalet systemu jest też możliwość zarządzania swoją firmą online. W każdej chwili możesz zmienić dane we wpisie, wydrukować wpis do ewidencji CEIDG, zawiesić, wznowić czy zamknąć działalność gospodarczą.

Najczęstsze błędy w dokumentach rejestrowych

Mimo że proces rejestracji jest uproszczony, wciąż zdarzają się błędy, które mogą go opóźnić. Jednym z najczęstszych potknięć jest wybór nieprawidłowych kodów PKD. Zastanów się dobrze, jaki rodzaj działalności będzie Twoim głównym źródłem przychodu i przypisz mu kod zgodnie z najnowszą klasyfikacją PKD 2025. 

Innym częstym błędem są literówki lub niekompletne dane dotyczące firmy. Pamiętaj, że nazwa jednoosobowej działalności gospodarczej musi zawierać Twoje imię i nazwisko w mianowniku. Zwróć też uwagę na poprawność wpisywanych adresów – błąd w adresie do doręczeń może sprawić, że ważna korespondencja z urzędu do Ciebie nie dotrze.

Wielu początkujących przedsiębiorców zapomina również, że zgłoszenie w CEIDG to dopiero pierwszy krok w kontaktach z ZUS. Jak wspomniano wcześniej, samo zgłoszenie jako płatnika składek nie jest równoznaczne ze zgłoszeniem do ubezpieczeń. Należy o tym pamiętać i dopełnić formalności w ciągu 7 dni.

Zwróć uwagę, że opisane procedury dotyczą zakładania jednoosobowej działalności. W przypadku rejestracji spółki np. prawa handlowego (np. z o.o.) proces wygląda inaczej. Wymagana jest rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), a dokumenty rejestrowe spółki, takie jak umowa, są znacznie bardziej sformalizowane i wiele z nich musi mieć formę aktu notarialnego.