Co zmienia aktualizacja VAT-R i jak się do niej przygotować?

Do zarejestrowania się do VAT służy m.in. formularz VAT-R, który należy złożyć najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych podatkiem VAT. Od 1 stycznia dostępny jest nowy druk VAT-R (wersja 18). Aktualizacja ma związek z jedną z najważniejszych zmiany w podatkach w 2025 roku – tzw. procedurą SME (Small Medium-sized Enterprise).

Procedura SME jedną ze strategicznych zmian w podatkach w 2025 roku

Ministerstwo Finansów udostępniło nowy wzór druku VAT-R, który obowiązuje od 1 stycznia 2025 roku. Aktualizacja druku zgłoszenia rejestracyjnego ma związek ze zwolnieniem z VAT małych firm działających w Unii Europejskiej (procedura SME). Konieczność rejestracji na potrzeby podatku VAT w państwie prowadzenia sprzedaży przez lata stanowiła dużą barierę dla wielu najmniejszych firm.

Jeśli prowadzisz sprzedaż do innych krajów UE i chcesz korzystać ze zwolnienia z VAT w tych krajach, musisz:

• zarejestrować się w Drugim Urzędzie Skarbowym Warszawa-Śródmieście,
• co kwartał składać raport SME-IK do swojego urzędu skarbowego, w którym wykażesz wartość sprzedaży w poszczególnych krajach UE, gdzie prowadzisz działalność. Przykładowo, jeśli sprzedajesz towary do Niemiec i Francji, będziesz raportować osobno wartość sprzedaży dla każdego z tych krajów.

Do korzystania ze zwolnienia z VAT w Polsce w ramach procedury SME niezbędny jest numer identyfikacyjny EX i co do zasady nie jest konieczne złożenie zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R. Należy jednak złożyć stosowne powiadomienie SME-P do drugiego urzędu skarbowego w Warszawie Śródmieściu.

Zmiany w druku rejestracyjnym VAT-R 2025

VAT-R to formularz, za pośrednictwem którego dokonuje się zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług. Nowy druk VAT-R w wersji 18. można pobrać ze strony podatki.gov.pl. Aktualizacja dotyczy wprowadzenia opisanej wcześniej procedury SME. Zmiany objęły blok C.1., w którym podatnik zaznacza okoliczności określające obowiązek podatkowy. Dodane zostały następujące pozycje:

• 31. – podatnik będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy;
• 36. – podatnik rezygnuje (zrezygnował) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy;
• 38. – podatnik traci (utracił) zwolnienie, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy.

Ponadto zaktualizowana została pozycja 28. – podatnik posiada siedzibę działalności gospodarczej poza terytorium kraju i nie korzysta ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy.

Zgłoszenie VAT-R złożysz osobiście lub wyślesz pocztą. Aktualizacji VAT-R możesz dokonać elektronicznie poprzez portal biznes.gov.pl (za pomocą aktualizacji wpisu do CEIDG można uzupełnić VAT-R, który stanowi załącznik do aktualizacji CEIDG).

Formularz VAT-R – aktualizacja danych

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i zmieniły się Twoje dane, które powodują zmianę właściwości organu podatkowego, dokonaj zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu VAT-R. Masz 7 dni na poinformowanie o zmianach urzędu skarbowego. W ten sposób zgłosisz przejście na rozliczenie VAT w okresach kwartalnych (najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który chcesz rozliczyć się kwartalnie) czy dokonasz rejestracji do transakcji unijnych.

Czy trzeba dokonać aktualizacji VAT-R przy zmianie urzędu skarbowego? Tak, zmianę siedziby zgłaszasz na formularzu VAT-R oraz poprzez aktualizację wpisu do CEIDG. Na koniec dobra wiadomość: za aktualizację VAT-R opłata nie jest pobierana.