Data rozpoczęcia działalności – jak ją wskazać i co warto wiedzieć?

Chcesz założyć działalność gospodarczą, masz już pomysł, masz wszelkie niezbędne środki i od startu dzielą Cię tylko formalności? Z naszą pomocą szybko i sprawienie się z nimi uporasz. W tym artykule wyjaśniamy, jak wskazać datę rozpoczęcia działania firmy i co warto wiedzieć na ten temat.

Co oznacza data rozpoczęcia działalności w CEIDG?

Wskazanie daty rozpoczęcia w CEIDG jest niezbędne na etapie rejestracji firmy. Jednak dzień wpisany w formularzu wcale nie musi się pokrywać z dniem złożenia wniosku. Wszystko dlatego, że data rozpoczęcia działalności musi być zgodna z faktycznym podjęciem działalności, czyli pierwszym zdarzeniem wywołującym skutki finansowe, majątkowe lub prawne prowadzenia firmy - a nie z dniem wypełniania wniosku. Przykładem takiej sytuacji może być np. przekroczenie limitu w działalności nierejestrowanej - po tym zdarzeniu masz 7 dni na rejestrację firmy. Więcej na temat opowiadamy w kolejnych akapitach.  

Czy można wybrać datę wsteczną lub przyszłą?

Wiesz już, że data rozpoczęcia działalności i data złożenia wniosku  wcale nie muszą być tożsame. W pewnych okolicznościach możliwe jest wpisanie daty przyszłej. Posłużmy się takim przykładem: dziś jest 8 maja, ale Ty chcesz rozpocząć działalność 2 czerwca. Możesz więc dziś złożyć wniosek CEIDG, a jako datę startu firmy podać drugi dzień kolejnego miesiąca. Od tego dnia formalnie będzie działać Twój biznes, a do tego czasu nie możesz prowadzić działalności gospodarczej, czyli:

• wystawiać faktur, 
• zawierać umów w imieniu firmy, 
• osiągać przychodów jako przedsiębiorca. 

Firma formalnie nie istnieje do dnia rozpoczęcia działalności wskazanego w CEIDG. Zgodnie z prawem do tego czasu możesz jedynie wykonywać czynności przygotowawcze, czyli np.: 

• zawierać umowy przedwstępne, 
• dokonywać zakupów na potrzeby przyszłej działalności, 
• podpisywać umowy z dostawcami, 
• wynajmować lokal, kupować sprzęt itp.

Czy można w formularzu CEIDG wpisać datę wcześniejszą niż moment startu Twojego biznesu? Czasem jest to konieczne. Przykładem może być sytuacja, kiedy prowadzisz działalność nierejestrowaną. Jak pewnie wiesz, aby móc działać w taki właśnie sposób, Twoje miesięczne przychody nie mogą przekraczać 75% minimalnego miesięcznego wynagrodzenia za pracę. A co stanie się, jeśli przewyższą tę kwotę? Po prostu trzeba złożyć wniosek CEIDG w terminie 7 dni. 

Datą rozpoczęcia działalności gospodarczej w takim przypadku jest dzień, w którym Twoja firma przekroczyła limit przychodu. Przychody uzyskane od tego dnia muszą być rozliczane już jako przychody z działalności gospodarczej. We wniosku CEIDG jako datę rozpoczęcia działalności należy wpisać dzień przekroczenia limitu. Przykładowo, jeśli limit został przekroczony 15 lipca 2025 r., najpóźniej do 22 lipca 2025 r. (do 7 dni) musisz złożyć wniosek do CEIDG, a jako datę rozpoczęcia działalności wpisujesz 15 lipca 2025 r. (dzień przekroczenia limitu).

Jeśli nie złożysz dokumentu w terminie 7 dni, możesz ponieść konsekwencje podatkowe i wobec ZUS-u – urząd może potraktować Cię jak przedsiębiorcę działającego bez rejestracji.

Ale uwaga! Pamiętaj, że data wskazana w formularzu CEIDG powinna pokrywać się z faktycznym momentem rozpoczęcia działalności gospodarczej. Jeśli zaistnieją jakiekolwiek wątpliwości w tej kwestii Urząd Skarbowy albo ZUS mogą poprosić Cię o wyjaśnienia. Dlaczego? Ponieważ start Twojej firmy wiąże się też z początkiem zobowiązań wobec tych dwóch instytucji. Pamiętaj o tym szczególnie wtedy, kiedy wskazujesz wsteczną datę rozpoczęcia działania firmy. Może się okazać, że konieczne będzie uiszczenie zaległych składek czy podatku.

Od kiedy naliczane są składki i obowiązują obciążenia podatkowe?

Wszelkie należności względem ZUS-u czy fiskusa należy opłacać od początku istnienia biznesu. Wiążąca jest oczywiście wskazana w formularzu CEIDG data startu firmy.

Zwróć uwagę na to, że w Polsce każdy przedsiębiorca podlega czterem rodzajom składek ZUS: emerytalnej, rentowej, zdrowotnej i wypadkowej. Składka chorobowa jest nieobowiązkowa, czyli możesz z niej zrezygnować. Jako przedsiębiorca lub przedsiębiorczyni masz 7 dni na zgłoszenie się do ZUS, licząc od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej. Podpowiadamy, że pierwsze składki zapłacisz w miesiącu następującym po tym, w którym wystartowała Twoja firma, ponieważ opłaca się je „z dołu” (za miesiąc, który upłynął, a nie za kolejny).

Zwróć uwagę na to, że w formularzu CEIDG wskazujesz wybraną przez siebie formę opodatkowania. Wniosek ten automatycznie jest przesyłany do fiskusa – nie musisz więc dokonywać żadnego zgłoszenia. Masz natomiast obowiązek regulowania należności z tytułu podatku dochodowego – rzecz jasna dopiero wtedy, kiedy zarobisz pieniądze.

Czy zatem oznacza to, że rozpoczynając działalność gospodarczą, nie musisz kontaktować się z urzędem skarbowym? Nie do końca. Jeśli zdecydujesz się na bycie vatowcem, konieczne będzie złożenie w fiskusie deklaracji VAT-R. Musisz to zrobić najpóźniej przed dokonaniem pierwszej transakcji, na którą chcesz wystawić fakturę.

Podpowiadamy, że zarówno deklarację VAT-R, jak i wnioski do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych możesz złożyć razem z formularzem CEIDG. Co więcej, obecnie istnieje możliwość załatwienia wszelkich formalności przez internet, co z pewnością ułatwia start początkującym przedsiębiorcom. Wszelkie dokumenty zostaną przekazane automatycznie do wybranych instytucji. Nadany też zostanie numer REGON. Data rozpoczęcia działalności sprawi więc, że Twoja firma będzie widoczna w wielu urzędach jednocześnie.

Najlepszy moment na start działalności – praktyczne wskazówki

Kiedy można rozpocząć działalność gospodarczą? W każdej chwili – i to dosłownie, ponieważ formularz CEIDG możesz złożyć online – o dowolnej porze. Warto jednak przemyśleć wcześniej kwestie preferencyjnych składek ZUS i dostępnych ulg. Jeśli zamierzasz skorzystać z Ulgi na start, najlepiej wskaż jako termin rozpoczęcia działalności drugi dzień miesiąca. Dlaczego? Ponieważ ulga ta może trwać maksymalnie 6 pełnych miesięcy. Jeśli start firmy wyznaczysz nie na pierwszy, lecz na drugi dzień miesiąca, nie będzie się on wliczał do 6 miesięcy trwania ulgi (ponieważ nie będzie to pełny miesiąc). W praktyce zyskasz więc dodatkowy, prawie pełny miesiąc z preferencyjnymi składkami ZUS.

To, kiedy możesz podjąć działalność gospodarczą, nie jest narzucone żadnymi przepisami, ale w praktyce warto dobrze przemyśleć start w ostatnich dniach miesiąca. W takiej sytuacji czasu na uzyskanie przychodu jest niewiele, a nie zmienia to faktu, że konieczne jest zapłacenie składek ZUS. Obejmuje to również składkę zdrowotną, którą należy uiścić w pełnej wysokości nawet wtedy, kiedy nie uzyska się żadnego zarobku.

Jak zmienić datę rozpoczęcia działalności po rejestracji?

Nawet jeśli firma jest już zarejestrowana, a data rozpoczęcia widnieje w formularzu CEIDG, może się zdarzyć, że ruszenie z biznesem się opóźni, a faktyczna data rozpoczęcia działalności gospodarczej będzie inna niż planowana. 

Istnieje możliwość zmiany daty rozpoczęcia działalności – w każdej chwili, poprzez aktualizację wpisu w CEIDG. W tym celu możesz udać się do urzędu albo wysłać wniosek pocztą, ale najwygodniej dokonasz zmian przez internet. Wraz ze zmianą daty w formularzu uaktualnione dane zostaną od razu przekazane do ZUS-u, GUS-u oraz urzędu skarbowego.