JDG a podatek dochodowy – jak się przygotować do rozliczenia?

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami, wśród których szczególne miejsce zajmuje rozliczanie podatku dochodowego. W przeciwieństwie do osób pracujących na etacie przedsiębiorca musi samodzielnie obliczać i odprowadzać zaliczki na podatek. Jego obowiązkiem jest także złożenie deklaracji rocznej. Wyjaśniamy, jak poprawnie wyliczyć podatek dochodowy dla JDG i co warto wiedzieć.

Formy opodatkowania JDG

Jedną z najważniejszych decyzji, przed którą staje każdy przedsiębiorca, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, jest wybór odpowiedniej formy opodatkowania. Obecnie do wyboru są trzy: skala podatkowa, podatek liniowy oraz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Jak obliczyć podatek dochodowy JDG według skali podatkowej?

Skala podatkowa to podstawowa forma opodatkowania, która obowiązuje domyślnie, jeśli przedsiębiorca nie złoży oświadczenia o wyborze innej metody obliczania podatku. W jej ramach opodatkowaniu podlega dochód, czyli przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania. Jak obliczyć podatek dochodowy przy działalności gospodarczej na zasadach ogólnych?

Wzór na wyliczenie podatku dochodowego w takim scenariuszu można zatem przedstawić następująco:

• dla dochodu do 120 000 zł:  podatek = (dochód × 12%) - 3600 zł
• dla dochodu powyżej 120 000 zł: podatek = 10 800 zł + (32% × (dochód - 120 000 zł)

Przyjrzyjmy się przykładowi: jeśli podstawa opodatkowania to 150 000 zł, podatek do zapłaty wynosi 20 400 zł (10 800 zł + 9 600 zł podatku za dochód powyżej progu).

Jak obliczyć podatek dochodowy JDG przy rozliczeniach na zasadach podatku liniowego?

Podatek liniowy jest często wybierany przez przedsiębiorców osiągających wyższe dochody. Główną zaletą tej formy opodatkowania jest stała stawka 19%, niezależnie od wysokości dochodu, co eliminuje ryzyko wejścia w drugi próg podatkowy.

Wzór na podatek dochodowy od firmy przy rozliczeniu liniowym to zatem: podatek = dochód po odliczeniach × 19%

Odwołajmy się ponownie do naszego wcześniejszego przykładu. Dla podstawy opodatkowania wynoszącej 150 000 zł składka zdrowotna (roczna) wynosi 7350 zł, więc po odliczeniu podatek to 28 500 zł.

Jak obliczyć podatek JDG przy ryczałcie?

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych bazuje na przychodach, a więc nie ma możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodów. Stawki podatku są zróżnicowane i zależą od rodzaju działalności – wahają się od 2% do 17%.

Jakie stawki ryczałtu są odpowiednie? Poniżej przedstawiamy kilka przykładowych rodzajów przychodów i odpowiadających im stawek. Pełny wykaz zawiera Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Jak łatwo obliczyć, podatnik, który osiągnął przychód w wysokości 150 000 zł i rozlicza ryczałt 12%, zapłaci 18 000 zł podatku dochodowego.

Zaliczka na podatek dochodowy – terminy i zasady

Bez względu na wybraną formę opodatkowania przedsiębiorca prowadzący JDG ma obowiązek regularnego odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy. Zaliczki te są rozliczane miesięcznie lub kwartalnie:

• zaliczki miesięczne należy wpłacać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy zaliczka;
• zaliczki kwartalne należy wpłacać do 20. dnia miesiąca następującego po kwartale, którego dotyczy zaliczka.

Z rozliczenia kwartalnego mogą skorzystać: 

• mali podatnicy – czyli tacy, których przychód ze sprzedaży brutto nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym równowartości 2 mln euro,
• podatnicy rozpoczynający działalność.

Jak obliczyć zaliczkę na podatek?

Dobra wiadomość jest taka, że nie musisz samodzielnie dokonywać wyliczeń. Warto sięgnąć po narzędzia, takie jak kalkulator podatku dochodowego na działalności gospodarczej. Funkcję automatycznego wyliczania kwoty zaliczki posiadają również platformy wspierające księgowość w przedsiębiorstwach. Oczywiście sposób obliczenia zaliczek zależy od wybranej formy opodatkowania. Przyjrzyjmy się konkretnym przykładom.

Zaliczki na podatek dochodowy – skala podatkowa

Obliczenie zaliczki na podatek dochodowy odbywa się analogicznie do opisanego wcześniej schematu, przy czym uwzględnia się dochód narastająco od początku roku. Jak obliczyć, ile podatku do zapłacenia w danym miesiącu ma przedsiębiorca? 

1. Oblicz dochód od początku roku do końca danego miesiąca.
2. Odejmij od dochodu przysługujące odliczenia.
3. Zastosuj odpowiednią stawkę podatku.
4. Odejmij kwotę zmniejszającą podatek.
5. Odejmij sumę zaliczek wpłaconych w poprzednich miesiącach.

Pamiętaj, że po przekroczeniu pierwszego progu podatkowego wynoszącego 120 000 zł dochodu właściwa stawka podatku dla nadwyżki wynosi 32%.

Zaliczki na podatek dochodowy – podatek liniowy

Ile wynosi zaliczka na PIT w przypadku podatku liniowego? Jest to 19% dochodu po uwzględnieniu przysługujących odliczeń. Aby wyliczyć wartość:

1. Oblicz dochód od początku roku do końca danego miesiąca.
2. Odejmij od dochodu przysługujące odliczenia.
3. Zastosuj stawkę 19%.
4. Odejmij sumę zaliczek wpłaconych w poprzednich miesiącach.

Zwróć uwagę, że w 2024 roku przedsiębiorcy rozliczający się podatkiem liniowym mogli odliczyć składki zdrowotne do limitu 11 600 zł w skali roku. W 2025 roku jest to 12 900 zł.  

Obliczenie podatku dochodowego za miesiąc przy podatku liniowym jest prostsze niż na zasadach ogólnych, ponieważ nie występuje progresja podatkowa ani kwota wolna od podatku.

Zaliczka na podatek dochodowy – ryczałt 

Obliczenie zaliczki na podatek przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych jest stosunkowo proste. 

1. Ustal kwotę przychodów w danym okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale).
2. Zastosuj odpowiednią stawkę ryczałtu dla danego przychodu.
3. Odejmij od przychodu zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne oraz 50% opłaconej składki zdrowotnej. Jeżeli rozliczasz kilka rodzajów działalności z różnymi stawkami, odliczenia należy przyporządkować proporcjonalnie do przychodów z poszczególnych źródeł. 
4. Po odjęciu składek ZUS i połowy składki zdrowotnej uzyskasz podstawę opodatkowania. Wynik zaokrąglij do pełnych złotych.
5. Podstawę opodatkowania pomnóż przez odpowiednią stawkę ryczałtu (dla każdej stawki ryczałtu osobno). Wynik zaokrąglij i dodaj do kwoty podatku wyliczonej dla każdej ze stawek. Obliczenia wykonaj proporcjonalnie według udziału każdej stawki w całkowitym przychodzie.

Dokumentacja i ewidencja przychodów i kosztów

Aby prawidłowo obliczyć podatek dochodowy, musisz oczywiście sumiennie dokumentować przychody i koszty. To także ważny obowiązek, którego realizacja może być weryfikowana np. podczas czynności kontrolnych. O jakich formalnościach mowa? 

1. Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) – to podstawowy dokument dla przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych, a więc skalą podatkową lub liniowo, których przychody w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły równowartości 2 000 000 euro. W KPiR rejestruje się przychody i koszty uzyskania przychodów. Obliczanie podatku dochodowego przy KPiR opiera się na dochodzie, czyli różnicy między przychodami a kosztami.
2. Ewidencja przychodów – nieco uproszczona dokumentacja obejmuje przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Rejestruje się w niej przychody bez kosztów ich uzyskania, z podziałem na poszczególne stawki.
3. Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – jest obowiązkowa dla wszystkich przedsiębiorców posiadających środki trwałe  lub wartości niematerialne i prawne

Wzory KPIR i ewidencji zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów.

Pamiętaj, że podstawowym obowiązkiem przedsiębiorcy jest staranne dokumentowanie wszystkich operacji gospodarczych. Każdy wydatek, który ma zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi być potwierdzony odpowiednim dokumentem (fakturą, rachunkiem, dowodem wewnętrznym). Należy je przechowywać przez pięć kolejnych lat podatkowych.

Koszty uzyskania przychodów

Dochodzimy do kwestii, która bardzo często wzbudza wątpliwości przedsiębiorców, i to nawet tych z dłuższym stażem. Jakie wydatki kwalifikują się do kosztów uzyskania przychodów? Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródeł przychodów.

Pamiętaj, że nie wszystkie wydatki związane z prowadzoną działalnością można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym zawiera katalog wydatków, których nie można uwzględniać w kosztach, są to m.in.:

• grzywny,
• kary,
• odsetki od zaległości podatkowych,
• wydatki na reprezentację.

Składki ZUS a podatek dochodowy

Składki ZUS przedsiębiorcy mogą być odliczane od dochodu (przy skali podatkowej i podatku liniowym) lub od przychodu (przy ryczałcie). Zapłacone w danym roku składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe (dobrowolne) można odliczyć w pełnej wysokości.

Odrębne zasady dotyczą składki zdrowotnej:

• na skali podatkowej nie ma możliwości odliczenia składki zdrowotnej;
• w przypadku podatku liniowego istnieje możliwość odliczenia zapłaconych składek do ustalanego każdego roku limitu. W 2025 roku wynosi on 12 900 zł;
• na ryczałcie masz możliwość odliczenia 50% zapłaconych składek zdrowotnych.

Pamiętaj, że w danym roku możliwe jest wyłącznie odliczenie opłaconych składek.

Ulgi podatkowe dla przedsiębiorców

Przedsiębiorcy mogą korzystać z różnych ulg podatkowych, które pozwalają obniżyć należny podatek. Dostępność konkretnych preferencji zależy od wybranej formy opodatkowania. Największy katalog ulg i preferencji przewidziano dla podatników rozliczających się skalą podatkową, są to m.in.:

• ulga na dzieci (prorodzinna),
• wspólne rozliczenia z małżonkiem,
• preferencje dla osób samotnie wychowujących dzieci.

Zwróć uwagę, że osoby rozliczające podatek liniowy czy ryczałt nie mają prawa do skorzystania z tych ulg.

Wszyscy przedsiębiorcy mogą natomiast skorzystać z:

• ulgi na działalność badawczo-rozwojową,
• ulgi IP Box (preferencyjne opodatkowanie dochodów z kwalifikowanych praw własności intelektualnej),
• ulgi termomodernizacyjnej,
• ulgi na zakup kasy fiskalnej,
• darowizny na cele charytatywne i pożytku publicznego.

Szczegółowe informacje dotyczące ulg podatkowych dla przedsiębiorców znajdziesz w tym artykule.

Rozliczenie roczne, czyli deklaracja podatkowa

Wyliczenie podatku dochodowego to nie wszystko. Po zakończeniu roku podatkowego przedsiębiorca ma obowiązek złożenia rocznego zeznania podatkowego. Rodzaj deklaracji zależy od wybranej formy opodatkowania:

• PIT-36 – dla przedsiębiorców rozliczających się według skali podatkowej,
• PIT-36L – dla przedsiębiorców rozliczających się podatkiem liniowym,
• PIT-28 – dla przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Czas na złożenie zeznań rocznych do urzędu mija 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym (jeżeli wypada w dzień wolny, to termin przypada na kolejny dzień roboczy (do 2 maja).

To w zeznaniu rocznym przedsiębiorca dokonuje całościowego rozliczenia podatku dochodowego, uwzględniając wszystkie przychody, koszty i przysługujące odliczenia. Jeśli suma wpłaconych zaliczek jest niższa od należnego podatku, trzeba dopłacić różnicę. Jeśli wyższa – uzyskasz zwrot nadpłaty.

Zmiana formy opodatkowania

Co jeśli z biegiem czasu okaże się, że inna forma opodatkowania przyniosłaby Ci znaczące oszczędności? Mamy dobrą wiadomość: ustawodawca przewidział możliwość jej zmiany. Oświadczenie o zmianie formy opodatkowania musisz złożyć w terminie:

• do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w danym roku podatkowym (zwykle dla przedsiębiorców prowadzących działalność jest to 20 lutego),
• do końca roku podatkowego – jeżeli pierwszy przychód został osiągnięty w grudniu.

Pamiętaj jednak, że w niektórych przypadkach wprowadzono pewne ograniczenia w zakresie wyboru formy opodatkowania. Dotyczy to m.in. przedsiębiorców, którzy świadczą usługi zbieżne z obowiązkami wykonywanymi na etacie na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy. Wówczas nie można skorzystać z podatku liniowego ani ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.