Zmiany w rozliczeniach kosztów uzyskania przychodów w 2025 roku

Prowadzisz firmę opodatkowaną na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym? W takim razie osiągnięte przychody możesz co miesiąc pomniejszać o koszty ich uzyskania. Co to są koszty uzyskania przychodu i jakie zmiany w tym zakresie przyniósł nam rok 2025? Zapraszamy do lektury.

Koszt uzyskania przychodów – co to jest i kogo dotyczy?

O tym, co to są koszty uzyskania przychodów, czyli KUP, stanowi ustęp 1 art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W orzecznictwie podkreśla się, że koszty uzyskania przychodów, oprócz tego, że są konieczne do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, mają też inne cechy odróżniające. KUP to koszty, które:

• zostały poniesione przez podatnika prowadzącego działalność gospodarczą;
• pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą;
• mają charakter definitywny (czyli bezzwrotny);
• są właściwie udokumentowane;
• nie są kosztami w rozumieniu z art. 23 ustawy o PIT.

Mając na uwadze powyższe, za koszty uzyskania przychodów można uznać m.in. koszty:

• zakupu towarów handlowych i materiałów;
• eksploatacji pojazdu (w tym przede wszystkim zakup paliwa);
• na utrzymanie i wyposażenie lokalu (czynsz, media itp.);
• usług księgowych;
• rat leasingowych;
• bankowe;
• promocji i marketingu.

Co nie jest kosztem uzyskania przychodu?

Kosztami uzyskania przychodów nie są natomiast koszty wymienione w art. 23 ustawy o PIT, między innymi:

• koszty nabycia gruntów lub prawa użytkowania wieczystego;
• odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę 225 000 zł w przypadku samochodów elektrycznych lub kwotę 150 000 zł w przypadku pozostałych samochodów osobowych;
• wydatki na spłatę kredytów i pożyczek (z pewnymi wyjątkami);
• zapłacony podatek dochodowy;
• koszty grzywien i kar;
• koszty reprezentacji.

Koszty uzyskania przychodu w 2025 a kasowy PIT

Od 2025 roku w polskim systemie podatkowym pojawiło się nowe rozwiązanie dla małych przedsiębiorców – kasowy PIT. Dzięki niemu osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (spełniające kryteria) mogą rozliczać podatek dochodowy dopiero po otrzymaniu zapłaty od klienta, a nie – jak dotychczas – w momencie wystawienia faktury. Jeśli prowadzisz JDG z uproszczoną księgowością, a Twoje roczne przychody nie przekraczają 1 mln zł, to możesz wybrać tę metodę. Wówczas jako datę powstania przychodu będziesz przyjmować dzień uregulowania należności.

Co więcej, kasowy PIT oznacza, że co do zasady koszty uzyskania przychodów również należy rozliczać w dacie uregulowania należności (a nie w dacie wystawienia faktury czy otrzymania towaru lub odebrania usługi).

Jak to wygląda w praktyce? Przykładowo, jeśli faktura za usługi obsługującej Cię księgowej wpłynie do Twojej firmy w lutym 2025 r., ale zostanie przez Ciebie opłacona dopiero w marcu 2025 r., to – zgodnie z zasadami kasowego PIT-u – koszt ten uwzględnisz w marcu 2025 r.

Pamiętaj jednak, że kasowy PIT stosuje się jedynie do przychodów odpowiednio udokumentowanych i wynikających z transakcji przeprowadzonych pomiędzy dwoma przedsiębiorcami. Nie są nim objęte odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Kasowy PIT a koszty uzyskania przychodów w ustawie o PIT

W związku z wprowadzeniem nowego rozwiązania, od 1 stycznia 2025 zmieniły się zapisy artykułu 22 ustawy o PIT. Obejmuje on dodatkowo dwa ustępy: 4a oraz 4b. Ustęp 4a jasno wskazuje, że koszty można odliczyć dopiero po dokonaniu płatności w ramach transakcji między przedsiębiorcami (B2B), a moment ujęcia nie może być wcześniejszy niż data faktycznego poniesienia:

Ustęp 4b reguluje natomiast sposób rozliczania kosztów przy likwidacji działalności gospodarczej oraz przy zmianie formy opodatkowania na ryczałt lub podatek tonażowy. W obu tych sytuacjach koszty, które normalnie byłyby rozliczone w momencie zapłaty, można uwzględnić jednorazowo w ostatnim okresie rozliczeniowym przed zmianą:

W praktyce oznacza to, że nie możesz zaliczyć do kosztów niezapłaconych faktur, a częściowa płatność pozwala na proporcjonalne ujęcie kosztu. Przy zamknięciu działalności lub przejściu na ryczałt wszystkie nieuregulowane zobowiązania można natomiast rozliczyć jednorazowo – w ostatnim miesiącu przed likwidacją lub zmianą formy opodatkowania – i nie trzeba czekać na faktyczną zapłatę.