Zmiana formy opodatkowania w 2026 – jak wybrać najlepszą opcję i kiedy złożyć wniosek?

Przedsiębiorcy w większości przypadków mają do wyboru jedną z trzech form opodatkowania. Co więcej: mogą również dokonać zmiany wybranej metody w późniejszym czasie, a nawet robić to wielokrotnie. Zastanawiasz się, czy warto zmienić formę opodatkowania w swojej firmie? Wyjaśniamy, jak skutecznie przejść na korzystniejszą formę rozliczeń i uniknąć błędów formalnych. 

Jakie formy opodatkowania są dostępne w 2026 roku?

W 2026 roku przedsiębiorcy mają możliwość wyboru między skalą podatkową, podatkiem liniowym i ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych – każda z tych form ma swoje zalety i ograniczenia. Przyjrzyjmy im się bliżej.

• Skala podatkowa (zasady ogólne) to forma opodatkowania, która obowiązuje automatycznie, jeśli nie wybierzesz innej. Charakteryzuje się progresywną stawką: 12% od dochodu do 120 000 zł i 32% od nadwyżki. Największe zalety to kwota wolna od podatku (30 000 zł), możliwość rozliczenia wspólnego z małżonkiem oraz szeroki katalog ulg podatkowych, takich samych jak w przypadku np. pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
• Podatek liniowy oznacza płacenie podatku według stałej stawki 19% od dochodu, niezależnie od jego wysokości. Nie ma progów podatkowych, co oznacza przewidywalność rozliczeń. Podatek liniowy to świetne rozwiązanie dla przedsiębiorców osiągających wyższe dochody. Minusem jest brak kwoty wolnej od podatku i ograniczony katalog dostępnych ulg.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych bazuje na przychodach (nie dochodach), więc nie możesz odliczać kosztów prowadzenia działalności. Stawki wynoszą od 2% do 17% w zależności od rodzaju działalności (może więc zdarzyć się, że w ramach jednego biznesu będziesz korzystać z wielu stawek). Zaletą są niskie stawki dla wielu branż i uproszczona księgowość – wystarczy ewidencja przychodów zamiast pełnej KPiR (Księgi Przychodów i Rozchodów).

Zwróć uwagę, że to formy są dostępne dla osób fizycznych. Spółki kapitałowe płacą podatek CIT, który bazuje na zupełnie innych zasadach.

Kiedy i jak można zmienić formę opodatkowania?

Każdy przedsiębiorca ma możliwość dokonania zmiany formy opodatkowania raz w roku. Załóżmy, że chcesz zmienić podatek na liniowy lub ryczałt, do kiedy możesz to zrobić? Termin na zgłoszenie upływa 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy w danym roku przychód. Wobec tego, jeśli będzie to miało miejsce w styczniu, czas na zmianę upływa 20 lutego.

Nieco inaczej będzie to wyglądać, jeśli osiągniesz pierwszy przychód w grudniu. Wówczas wniosek o przejście na podatek liniowy lub ryczałt musisz złożyć do końca roku podatkowego.

Ustawodawca wprowadził też ważne ograniczenia dla przedsiębiorców świadczących usługi na rzecz byłego pracodawcy. Jeśli w ramach działalności gospodarczej wykonujesz na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy czynności, które pokrywają się z tymi wykonywanymi wcześniej na podstawie umowy o pracę, nie możesz w tym roku podatkowym wybrać podatku liniowego ani ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

W takiej sytuacji przez cały rok musisz rozliczać się na zasadach skali podatkowej. Co ważne, ograniczenia te są czasowe:

• podatek liniowy możesz wybrać w następnym roku podatkowym,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych możesz wybrać dopiero po upływie dwóch lat od rozwiązania umowy o pracę.

Co zatem ze zmianą formy opodatkowania w trakcie roku?

Istnieją jednak wyjątkowe sytuacje, w których tracisz prawo do danej formy opodatkowania w trakcie roku (np. z powodu przekroczenia limitu przychodów dla ryczałtu). W takim przypadku od dnia utraty prawa do końca roku podatkowego masz obowiązek rozliczania się według skali podatkowej.

Jak ocenić, która forma będzie najbardziej opłacalna?

Podjęcie dobrej decyzji może przynieść olbrzymie oszczędności. Weź pod uwagę kilka aspektów.

• Przychody i koszty – jeśli osiągasz wysokie przychody przy niskich kosztach, opłacalny może być ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Musisz jednak przeanalizować stawki. Im niższa, tym korzystniejszy będzie ryczałt. Przy wysokich kosztach lepiej może sprawdzić się skala podatkowa lub podatek liniowy, bo możesz dzięki nim obniżyć podatek o koszty uzyskania przychodu.
• Składka zdrowotna – to często pomijany element kalkulacji, a ma duży wpływ na koszty. Na skali podatkowej składka zdrowotna wynosi 9% dochodu bez możliwości odliczenia. Przy podatku liniowym to 4,9%, a dodatkowo istnieje możliwość ich odliczenia do kwoty limitu. Na ryczałcie wysokość składki zależy natomiast od wysokości przychodu osiąganego w skali roku. Przeczytaj, jakie składki można odliczyć przy rozliczaniu podatku w firmie.
• Sytuacja rodzinna – jeśli jesteś w związku małżeńskim i możesz skorzystać z rozliczenia wspólnie z małżonkiem, skala podatkowa może być korzystnym rozwiązaniem. A jeśli masz dzieci, możesz też zastosować Ulgę na dziecko. Lista ulg i odliczeń jest długa.
• Branża i rodzaj działalności – niektóre branże mogą korzystać z bardzo niskich stawek ryczałtu (3% dla gastronomii, 8,5% dla usług edukacyjnych, 12% dla części IT). W takich przypadkach nawet względnie wysokie koszty nie muszą sprawiać, że ryczałt przestanie być korzystny.

Przykłady szacunkowyche kalkulacjie rozliczeń przy różnych formach opodatkowania

Uwaga: Do wszystkich obliczeń poniżej przyjmujemy założenia na rok 2026 dla przedsiębiorcy, który opłaca tzw. Duży ZUS ze składką chorobową.

Pierwszy przykład to projektant graficzny, który osiągnął przychody w wysokości 240 000 zł. Koszty jego działalności to 24 000 zł. Wobec tego dochód w skali roku wyniósł 216 000 zł.

Najkorzystniejszy okazuje się ryczałt. Oszczędność wynosi ponad 11 tysięcy zł względem skali podatkowej.

Drugi przykład to konsultant, który wypracował przychody w wysokości 350 000 zł. Koszty wyniosły 140 000 zł (dochód to 210 000 zł).

Najkorzystniejszy jest wybór podatku liniowego. Oszczędność względem ryczałtu to ponad 32 tysiące zł.

Teraz przyjrzyjmy się sytuacji młodego freelancera, który osiągnął 80 000 zł przychodu, a koszty wyniosły 20 000 zł (dochód to 60 000 zł).

W tym przypadku najkorzystniejsza jest skala podatkowa. 

Wniosek o zmianę formy rozliczeń – gdzie i jak go złożyć?

Te przykłady pokazują, jak ważną decyzją biznesową może okazać się zmiana formy opodatkowania. Gdzie zgłosić taką chęć? Musisz poinformować odpowiedni urząd skarbowy poprzez złożenie oświadczenia Naczelnikowi Urzędu Skarbowego. Cały proces jest jednak naprawdę prosty.

Przewidziany dla zmiany formy opodatkowania formularz online znajdziesz na stronie biznes.gov.pl. Wystarczy więc, że wybierzesz opcję „Zmień dane firmy w CEIDG”, zalogujesz się np. profilem zaufanym, a następnie w kreatorze wybierzesz interesujący Cię sposób rozliczenia podatku. 

Zachowaj potwierdzenie złożenia (UPO z systemu elektronicznego lub potwierdzenie odbioru). Sprawdź też, czy Twój rodzaj działalności nie jest wyłączony z wybranej formy opodatkowania.

Pamiętaj, że decyzja o zmianie formy opodatkowania obowiązuje przez cały rok podatkowy. Dlatego warto dokładnie przeanalizować wszystkie za i przeciw, a w razie wątpliwości skonsultować się z doradcą podatkowym. 

¹ W kalkulacji przyjęto prognozowane przeciętne wynagrodzenie w 2026 r. w wysokości 9 420 zł.

²  W kalkulacji przyjęto prognozowane przeciętne wynagrodzenie w 2026 r. w wysokości 9 420 zł. Przy przychodzie > 300 000 zł składka zdrowotna wynosi 180% przeciętnego wynagrodzenia.