Jakie składki można odliczyć przy rozliczaniu podatku w firmie?

Opłacanie składek ubezpieczeniowych jest jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorców i pewnym obciążeniem, zwłaszcza na początku działalności. Odliczenie części z nich pozwala na uzyskanie oszczędności. Ale czy ZUS można odliczyć od podatku? I jak prawidłowo rozliczyć ten koszt ponoszony przez przedsiębiorcę? Sprawdź, na co musisz zwrócić uwagę.

Jakie składki ZUS można odliczyć przy rozliczaniu podatku?

Opłacane co miesiąc składki ZUS obejmują opłaty dotyczące różnych ubezpieczeń w ramach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Choć z perspektywy płatnika ich podział może nie mieć większego znaczenia, jest ważny między innymi z perspektywy rozliczeń z fiskusem.

Na samym początku odpowiedzmy na podstawowe pytanie: czy ZUS odlicza się od podatku? Zasadniczo składki dzielą się na składki podlegające odliczeniu od dochodu (lub przychodu) i te, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Bezpośrednie odliczenie od podatku nie jest możliwe.

Pod uwagę trzeba wziąć z jednej strony rodzaj składek na ubezpieczenie społeczne, a z drugiej formę opodatkowania działalności. Ten drugi czynnik ma wpływ również na to, jakie składki ZUS odliczamy od dochodu, a jakie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Różnice potrafią być naprawdę istotne, przejdźmy więc do szczegółów.

Co ważne: składki ZUS podlegające odliczeniu od dochodu (przychodu) pozwolą na uzyskanie oszczędności zarówno, jeśli korzystasz z opodatkowania na zasadach ogólnych (skali podatkowej lub podatku liniowego), jak i jeśli rozliczasz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Nie zrobi tego jednak przedsiębiorca, który wciąż korzysta z karty podatkowej.

Pamiętaj także, że jeśli rozliczasz się skalą podatkową lub podatkiem liniowym, możesz zaliczyć opłacone składki na ubezpieczenia społeczne do kosztów uzyskania przychodu. Rzecz jasna takie rozliczenie nie jest możliwe w przypadku ryczałtu, a jeśli zaliczysz opłacone składki społeczne do kosztów uzyskania przychodów, to nie ujmujesz ich już w wyliczeniu dochodu do opodatkowania.

Składki społeczne ZUS odliczane od dochodu (przychodu) to jednak nie wszystko. Sytuacja jest nieco bardziej skomplikowana w przypadku składek na Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Pracy, których płatność również jest obowiązkowa. Jeśli rozliczasz się na zasadach ogólnych, możesz zaliczyć je wyłącznie do kosztów uzyskania przychodu. Tych składek nie można odliczyć od dochodu (przychodu), dlatego ich płatność nie wpłynie na rozliczenie (nie dotyczy to przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem).

Oczywiście powyższe zasady dotyczą składek przedsiębiorcy. Jako pracodawca rozliczasz składki w imieniu zatrudnianych osób i samodzielnie opłacasz niektóre składki lub ich część. W tym drugim przypadku masz możliwość zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu (jeśli rozliczasz się na zasadach skali podatkowej lub podatku liniowego).

W jaki sposób odliczać składki na ubezpieczenia społeczne w firmie?

Jak widzisz, odliczanie składek na ubezpieczenie społeczne może być nieco skomplikowane. Przede wszystkim wymaga prawidłowego ustalenia sumy poszczególnych składek i sposobu odliczenia. Jeśli rozliczasz się na zasadach ogólnych, musisz zdecydować, czy odliczasz składki na ubezpieczenia społeczne od dochodu, czy zaliczasz je do kosztów uzyskania przychodu. Odliczenia dokonujesz podczas rozliczenia zaliczki na podatek dochodowy.

Pamiętaj, że w przypadku odliczenia składek od dochodu odliczenie jest możliwe wyłącznie do wysokości osiągniętego dochodu, a różnica pomiędzy sumą składek a dochodem nie będzie stanowić straty, którą można rozliczyć w kolejnych latach. Inaczej wygląda to, jeśli zaliczysz składki do kosztów uzyskania przychodu. To rozwiązanie będzie więc korzystne, zwłaszcza jeżeli wypracujesz niższe dochody lub poniesiesz stratę.

Jeśli rozliczasz się ryczałtem, sumę opłaconych składek (oraz ewentualnie nierozliczonych składek w poprzednich miesiącach roku ze względu na zbyt niskie przychody) również rozliczysz w ramach kolejnych zaliczek, odliczając je od przychodu.

Pamiętaj, że w każdym przypadku składka ZUS do odliczenia od podatku musi być faktycznie opłacona w danym roku. Przykładowo: opłacone w styczniu kolejnego roku składki za rok poprzedni można odliczyć dopiero w ramach zaliczki obejmującej styczeń tego roku. Taka sama zasada dotyczy również składek, za które płatność wpłynęła z opóźnieniem.

Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z ekspertem, który pomoże Ci upewnić się, że składki są prawidłowo odliczone. Dużym wsparciem będą także nowoczesne programy do księgowości, które pozwolą zautomatyzować ten proces.

Jeśli zatrudniasz pracownika, masz prawo do odliczenia części opłacanych składek do kosztów uzyskania przychodu. Podstawą wymiaru jest wynagrodzenie, czyli osiągany przez pracownika przychód. Wartości prezentują się następująco:

W przypadku ryczałtu podatek naliczany jest bezpośrednio od przychodu, bez możliwości pomniejszenia go o poniesione koszty działalności. Jest to zasadnicza różnica w porównaniu do innych form opodatkowania, takich jak skala podatkowa czy podatek liniowy, gdzie można odliczyć koszty prowadzenia działalności. W przypadku ryczałtu i karty podatkowej składki ZUS opłacane za pracowników nie mogą być uwzględnione jako koszt ani odliczone od podatku.

Zwróć uwagę, że od 2022 roku zmieniono zasady odliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne. Obecnie jest to możliwe jedynie, jeżeli rozliczasz się ryczałtem lub podatkiem liniowym. Dla podatku liniowego limit odliczenia składki zdrowotnej w 2025 roku wynosi 12 900 zł rocznie. Przedsiębiorcy mogą wybrać jeden z dwóch sposobów odliczenia: albo zaliczyć składkę do kosztów uzyskania przychodu, albo odliczyć ją od podstawy opodatkowania. Ryczałtowcy mogą natomiast odliczać 50% opłaconych składek.

Najczęstsze błędy przy odliczaniu składek ZUS

Nawet doświadczeni przedsiębiorcy czasem popełniają błędy przy odliczaniu składek ZUS. Oto kilka najczęstszych pułapek i sposoby na ich uniknięcie.

1. Odliczanie niezapłaconych składek – pamiętaj, że składki można odliczyć wyłącznie pod warunkiem ich zapłaty. Pod uwagę nie są więc brane składki należne, ale te faktycznie opłacone przez przedsiębiorcę.
2. Rozróżnienie składek podlegających odliczeniu – zwróć uwagę na różnice pomiędzy rozliczeniem składek na ubezpieczenia społeczne oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. Sposób ich rozliczenia jest różny!
3. Dokumentacja opłacenia składek – do prawidłowego odliczenia potrzebny jest dokument potwierdzający zapłatę składki, np. dowód wpłaty czy potwierdzenie przelewu.
4. Odliczanie składek w niewłaściwym okresie – składki odliczasz w roku podatkowym i okresie, w którym zostały zapłacone. Zwróć szczególną uwagę na tę kwestię, jeśli opłacasz składki grudniowe w styczniu.
5. Odliczenie składek pracowników – pamiętaj, że przysługuje Ci prawo wyłącznie do odliczenia składek lub części składek finansowanych przez pracodawcę oraz które są faktycznie opłacane.