Jakie składki można odliczyć przy rozliczaniu podatku w firmie?

Przedsiębiorcy mogą odliczyć od dochodu lub przychodu pełną kwotę zapłaconych składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe). Możliwość odliczenia składki zdrowotnej jest uzależniona od formy opodatkowania: na podatku liniowym odliczysz ją do limitu 14 100 zł rocznie, na ryczałcie odliczysz 50% faktycznie zapłaconych składek, natomiast na skali podatkowej odliczenie nie przysługuje. Pamiętaj, że warunkiem każdego odliczenia jest realne opłacenie składek do ZUS-u i posiadanie potwierdzenia przelewu. Szczegóły wyjaśniamy poniżej.

Jakie składki ZUS można odliczyć przy rozliczaniu podatku?

Opłacane co miesiąc składki ZUS obejmują opłaty dotyczące różnych ubezpieczeń w ramach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Choć z perspektywy płatnika ich podział może nie mieć większego znaczenia, jest ważny między innymi z perspektywy rozliczeń z fiskusem.

Zasadniczo składki mogą albo podlegać odliczeniu od dochodu (lub przychodu) albo być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Bezpośrednie odliczenie od podatku nie jest możliwe.

• Odliczenie od dochodu (lub przychodu): Polega na odjęciu kwoty zapłaconych składek bezpośrednio od podstawy opodatkowania, zanim wyliczysz podatek.
• Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów (KUP): Składkę traktujesz jak każdy inny koszt firmowy (podobnie jak zakup paliwa czy sprzętu), co w efekcie zmniejsza dochód do opodatkowania.

O dostępnych możliwościach decydują dwie kwestie:

• forma opodatkowania – metoda rozliczenia z urzędem skarbowym określa, czy daną składkę odejmiesz od dochodu lub przychodu, czy zaliczysz do KUP:

– skala podatkowa – pozwala na odliczenie składek społecznych od dochodu lub ujęcie ich w kosztach. Całkowicie wyklucza jednak możliwość odliczenia składki zdrowotnej w jakiejkolwiek formie;

– podatek liniowy – umożliwia odliczenie składek społecznych oraz składki zdrowotnej. Należy jednak pamiętać, że w 2026 roku limit odliczenia składki zdrowotnej od dochodu (lub zaliczenia jej do kosztów) wynosi 14 100 zł rocznie;

– ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – zapłacone składki społeczne odlicza się od przychodu w pełnej wysokości. W przypadku składki zdrowotnej przedsiębiorca może odliczyć od przychodu jedynie 50% kwoty faktycznie zapłaconej. Na ryczałcie nie ma możliwości odliczenia składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy, ponieważ w tej formie opodatkowania nie rozlicza się kosztów uzyskania przychodów;

• rodzaj składek – składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe) co do zasady pomniejszają podstawę opodatkowania u niemal każdego przedsiębiorcy (z wyjątkiem tych rozliczających się według karty podatkowej). Inaczej traktowane są składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Solidarnościowy – można je ująć wyłącznie jako koszt uzyskania przychodów (KUP) przy rozliczeniach na zasadach skali podatkowej lub podatkiem liniowym. Największe różnice dotyczą składki zdrowotnej, która nie jest ubezpieczeniem społecznym i jej odliczanie podlega osobnym regulacjom.

Jakie składki odlicza się od dochodu lub przychodu?

Od dochodu lub przychodu odlicza się wszystkie zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, czyli ubezpieczenie:

• emerytalne,
• rentowe,
• chorobowe,
• wypadkowe.

Pamiętaj także, że jeśli rozliczasz się na zasadach skali podatkowej lub podatkiem liniowym, możesz zaliczyć opłacone składki na ubezpieczenia społeczne do kosztów uzyskania przychodów. Takie rozliczenie nie jest możliwe w przypadku ryczałtu. Jeśli zaliczysz opłacone składki społeczne do kosztów uzyskania przychodów, to nie ujmujesz ich już w wyliczeniu dochodu do opodatkowania. Art. 26 ust. 13a ustawy o PIT wyraźnie zakazuje odliczania od dochodu tych wydatków, które zostały już zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Zobowiązania pozwala obniżyć także zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów składek na Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Pracy. Jest to jednak możliwe wyłącznie dla przedsiębiorców rozliczających się na zasadach skali podatkowej i podatkiem liniowym. Ryczałtowcy nie mają prawa do zaliczania kosztów do KUP, zatem ten mechanizm ich nie dotyczy. Składek nie można bowiem odliczyć bezpośrednio od dochodu ani przychodu.

W jaki sposób odliczać składki na ubezpieczenia społeczne w firmie?

Jak widzisz, odliczanie składek na ubezpieczenie społeczne może być nieco skomplikowane. Przede wszystkim wymaga prawidłowego ustalenia sumy poszczególnych składek i sposobu odliczenia. Jeśli rozliczasz się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym, musisz zdecydować, czy odliczasz składki na ubezpieczenia społeczne od dochodu, czy zaliczasz je do kosztów uzyskania przychodu. Odliczenia dokonujesz podczas rozliczenia zaliczki na podatek dochodowy lub w rozliczeniu rocznym podatku dochodowego.

Limity i zasady odliczania składki zdrowotnej po 2022 roku

Od 2022 roku całkowicie zlikwidowano możliwość bezpośredniego odliczania składki zdrowotnej od podatku. Obecnie zasady zależą od formy opodatkowania:

• podatek liniowy: w 2026 roku limit odliczenia składki zdrowotnej od dochodu (lub zaliczenia jej do kosztów) wynosi 14 100 zł rocznie;
• ryczałt: możesz odliczyć od przychodu 50% zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne;
• skala podatkowa: brak możliwości odliczenia składki zdrowotnej w jakiejkolwiek formie.

Minimalna składka zdrowotna od lutego 2026 r. wynosi 432,54 zł (9% z minimalnego wynagrodzenia, które w 2026 r. wynosi 4 806 zł).

Przykłady rozliczenia składek w różnych formach opodatkowania

Skala podatkowa

Załóżmy, że Twój dochód wyniósł 10 000 zł. Kwota zapłaconych składek społecznych to 1 500 zł. Możesz albo odliczyć je od dochodu (podstawa 8 500 zł) albo ująć w kosztach.

• Odliczenie składek społecznych od dochodu – w tym wariancie składki społeczne odejmujesz dopiero przy wyliczaniu podatku, co oznacza, że nie obniżają one podstawy wymiaru składki zdrowotnej.

– Podstawa opodatkowania PIT: 10 000 zł – 1 500 zł = 8 500 zł
– Podatek PIT (przed zastosowaniem kwoty zmniejszającej podatek): 8 500 zł × 12% = 1 020 zł
– Podatek PIT do zapłaty: 1 020 zł – 300 zł (kwota zmniejszająca podatek) = 720 zł
– Składka zdrowotna (9% od dochodu przed odliczeniem ZUS): 10 000 zł × 9% = 900 zł
– Suma zobowiązań: 720 zł + 900 zł = 1 620 zł

• Zaliczenie składek społecznych do kosztów (KUP) – w tym wariancie składki społeczne traktujesz jako koszt firmowy. Dzięki temu obniżasz dochód, który jest bazą zarówno dla podatku PIT, jak i dla składki zdrowotnej.

– Dochód do opodatkowania (po uwzględnieniu ZUS w kosztach): 10 000 zł – 1 500 zł = 8 500 zł
– Podstawa opodatkowania PIT: 8 500 zł
– Podatek PIT (przed zastosowaniem kwoty zmniejszającej podatek): 8 500 zł × 12% = 1 020 zł
– Podatek PIT do zapłaty: 1 020 zł – 300 zł (kwota zmniejszająca podatek) = 720 zł
– Składka zdrowotna (9% od dochodu obniżonego o koszty ZUS): 8 500 zł × 9% = 765 zł
– Suma zobowiązań: 720 zł + 765 zł = 1 485 zł

Podatek liniowy

W tej formie opodatkowania – podobnie jak na skali – możesz wybrać, czy odliczysz składki od dochodu czy zaliczysz do KUP. Masz też możliwość odliczenia składki zdrowotnej do wysokości limitu (w 2026 r. to 14 100 zł).
Przyjmijmy następujące założenia:

• Twój dochód: 10 000 zł
• Składki społeczne: 1 500 zł

Oto jak prezentują się wyliczenia dla dwóch dostępnych scenariuszy:

• Odliczenie składek społecznych od dochodu – tym przypadku składki społeczne nie obniżają podstawy wymiaru składki zdrowotnej.

– Składka zdrowotna (4,9% od 10 000 zł): 490 zł
– Podstawa opodatkowania PIT: 10 000 zł (dochód) – 1 500 zł (społeczne) – 490 zł (zdrowotna¹) = 8 010 zł
– Podatek PIT (19% od 8 010 zł): 1 522 zł
– Suma zobowiązań: 1 522 zł + 490 zł = 2 012 zł

• Zaliczenie składek społecznych do KUP – w tym wariancie składki społeczne obniżają dochód, który jest bazą zarówno dla PIT, jak i dla składki zdrowotnej.

– Dochód po uwzględnieniu składek w kosztach: 10 000 zł – 1 500 zł = 8 500 zł
– Składka zdrowotna (4,9% od 8 500 zł): 416,50 zł
– Podstawa opodatkowania PIT: 8 500 zł (dochód) – 416,50 zł (zdrowotna w KUP) = 8 083,50 zł
– Podatek PIT (19% od 8 083,50 zł): 1 536 zł
– Suma zobowiązań: 1 536 zł + 416,50 zł = 1 952,50 zł

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Na ryczałcie nie występują koszty uzyskania przychodu (KUP). Wszystkie odliczenia (składki społeczne w całości, zdrowotna w 50%) pomniejszają bezpośrednio przychód.

Przyjmijmy, że Twój miesięczny przychód wyniósł 10 000 zł a stawka ryczałtu, która Cię obowiązuje to 8,5%. Składki społeczne wynoszą 1 500 zł, a składka zdrowotna: 498,35 zł².

Wyliczenie prezentują się następująco:

• Przychód: 10 000 zł
• Odliczenie składek społecznych (100%): 1 500 zł
• Odliczenie składki zdrowotnej (50% z 498,35 zł): 249,17 zł
• Podstawa opodatkowania (przychód po odliczeniach): 10 000 zł – 1 500 zł – 249,17 zł = 8250,83 zł
• Podatek ryczałt (8,5% od 8250,83 zł): 701 zł
• Składka zdrowotna do zapłaty (pełna kwota): 498,35 zł
• Suma zobowiązań: 701 zł + 498,35 zł = 1199,35 zł

O czym musisz pamiętać przy odliczaniu?

Pamiętaj, że w przypadku odliczenia składek od dochodu odliczenie jest możliwe wyłącznie do wysokości osiągniętego dochodu, a różnica pomiędzy sumą składek a dochodem nie stanowi straty, którą można rozliczyć w kolejnych latach. Inaczej wygląda to, jeśli zaliczysz składki do kosztów uzyskania przychodów. To rozwiązanie będzie więc korzystne, zwłaszcza jeżeli wypracujesz niższe dochody lub poniesiesz stratę.

Istnieje możliwość odliczenia składek zapłaconych w poprzednich miesiącach, które nie zostały odliczone wcześniej ze względu na zbyt niski dochód lub stratę. Jeżeli zapłacone składki będą wyższe od przychodów, powstałą stratę można odliczyć od dochodu w następnych pięciu latach podatkowych.

Pamiętaj, że w każdym przypadku składka ZUS do odliczenia musi być faktycznie opłacona w danym roku.

Zwróć też uwagę, że jako pracodawca rozliczasz składki w imieniu zatrudnianych osób i samodzielnie opłacasz niektóre składki lub ich część. W tym drugim przypadku masz możliwość zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów, o ile rozliczasz się na zasadach skali podatkowej lub podatku liniowego.

Wartości prezentują się następująco:

• składka emerytalna: 9,76% podstawy wymiaru,
• składka rentowa: 6,5% podstawy wymiaru,
• składka wypadkowa: 0,4% do 8,12% podstawy wymiaru (zależnie od stopnia ryzyka),
• Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy: 2,45% podstawy wymiaru,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 0,10% podstawy wymiaru.

Najczęstsze błędy przy odliczaniu składek ZUS

Nawet doświadczeni przedsiębiorcy czasem popełniają błędy przy odliczaniu składek ZUS. Oto kilka najczęstszych pułapek i sposoby, by ich uniknąć:

• Odliczanie niezapłaconych składek – pamiętaj, że składki można odliczyć wyłącznie pod warunkiem ich zapłaty. Pod uwagę nie są więc brane składki należne, ale te faktycznie zapłacone.
• Brak rozróżnienia składek podlegających odliczeniu – zwróć uwagę na różnice pomiędzy rozliczeniem składek na ubezpieczenia społeczne oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy.
• Brak dokumentacji opłacenia składek – do prawidłowego odliczenia potrzebny jest dokument potwierdzający zapłatę składki, np. dowód wpłaty czy potwierdzenie przelewu.
• Odliczanie składek w niewłaściwym okresie – składki odliczasz w roku podatkowym i okresie, w którym zostały zapłacone. Zwróć szczególną uwagę na tę kwestię, jeśli opłacasz składki grudniowe w styczniu.
• Odliczanie składek pracowników – pamiętaj, że przysługuje Ci prawo wyłącznie do odliczenia składek lub części składek finansowanych przez pracodawcę oraz które są faktycznie opłacane. Na ryczałcie i karcie podatkowej składki za pracowników nie obniżają Twojego podatku.

^{1 Zakładamy odliczenie zapłaconej składki zdrowotnej od dochodu.}

^{2  Wartość przykładowa oparta na prognozowanym przeciętnym wynagrodzeniu w IV kwartale 2025 r.}