Prezenty dla pracowników a VAT – czy można go odliczyć?

Święta Bożego Narodzenia to czas, kiedy przedsiębiorcy chętnie decydują się na wręczanie swoim pracownikom lub kontrahentom drobnych upominków. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i rozważasz przygotowanie prezentów, dowiedz się, jak prawidłowo rozliczyć ten wydatek.

Czy prezenty świąteczne dla pracowników można wliczyć do kosztów działalności?

W pierwszej kolejności przyjrzyjmy się wydatkom na prezenty świąteczne i kosztom związanym z prowadzeniem działalności.

Czasami możesz zetknąć się z opiniami, że koszty uzyskania przychodu to taki magiczny „worek bez dna”, do którego można wrzucić praktycznie każdy wydatek, nawet odlegle związany z działalnością. Jest jednak inaczej – kosztami są głównie te wydatki, które są związane z:

• osiągnięciem przychodu,
• zachowaniem źródła przychodu,
• zabezpieczeniem źródła przychodu.

Warto pamiętać, że zarówno ustawa o PIT (w art. 23), jak i ustawa o CIT (art. 16) wskazują na obszerny katalog wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 23 ustawy o PIT do tej grupy wydatków zaliczają się m.in.:

• straty w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części zamortyzowanej;
• straty w środkach obrotowych, jeżeli są one wynikiem zaniedbania podatnika;
• koszty reprezentacji;
• przekraczające limit wydatki na samochody;
• grzywny, kary pieniężne i koszty egzekucyjne.

Popularnym zwyczajem w firmach jest np. zakup bonów albo projektowanych na zamówienie kartek świątecznych. Takie prezenty ocieplają wizerunek firmy, służą wzmacnianiu relacji z kontrahentami, a także zwiększają motywację pracowników, przyczyniając się do efektywniejszego wypełniania obowiązków. Czy zatem mogą być kwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu?

Jak lubią mawiać eksperci: to zależy. W interpretacjach indywidualnych dominuje stanowisko nieuwzględniające tego typu wydatków jako kosztów firmowych. Jako przykład można wskazać np. indywidualną interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 24 marca 2016 r. (sygn. ILPB3/4510-1-18/16-2/JG) czy interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 5 kwietnia 2016 r. (sygn. IPTPB1/4511-875/15-4/AG). W obu przypadkach uznano, że kosze prezentowe czy kosze z logo firmy dawane kontrahentom stanowią wydatki na reprezentację i nie mogą zostać zaksięgowane w kosztach firmy.

Nieco inaczej wygląda kwestia kosztów podatkowych i prezentów dla pracowników. Drobne prezenty jako element kampanii reklamowej albo działań promocyjnych względem osób zatrudnionych są kwalifikowane inaczej – wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jako koszty związane z reklamą. Oczywiście sytuacja każdej firmy może być nieco inna i nie ma dwóch takich samych przypadków.

Prezenty świąteczne dla pracowników a VAT

Jeżeli Twoja firma jest podatnikiem VAT – niezależnie od tego, czy z obowiązku, czy z wyboru – warto przyjrzeć się też opodatkowaniu prezentów pracowniczych na gruncie ustawy o VAT. Z reguły podatnikom VAT zależy na tym, aby móc odliczyć jak najwyższą wartość podatku naliczonego od podatku należnego. Zwróć jednak uwagę na ogólną zasadę rządzącą podatkiem od wartości dodanej.

Czy w takim razie możliwe jest odliczenie VAT od prezentów dla pracowników?

Nieodpłatne przekazanie towarów

Nieodpłatne przekazanie towarów na rzecz pracowników może polegać na:

• darowiźnie,
• przekazaniu albo zużyciu towarów na cele osobiste pracownika lub podatnika.

W obu przypadkach Twoje działanie zostanie opodatkowane podatkiem VAT i potraktowane jako dostawa towarów. Ustawa o VAT przewiduje dwa wyjątki, w których powyższa zasada nie znajdzie zastosowania:

• łączna wartość wszystkich prezentów przekazanych jednej osobie nie przekroczyła 100 złotych, pod warunkiem że firma prowadzi ewidencję tych osób;
• wartość prezentu przekazanego jednorazowo nie przekracza 20 zł (w tym przypadku Twoja firma nie musi prowadzić ewidencji).

Ustawodawca wskazuje jednak na jeden warunek – jako podatnikowi VAT musi przysługiwać Ci prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów, lub ich części składowych. Jeżeli więc odliczono VAT, należy go też naliczyć.

Nie ma przy tym większego znaczenia, czy prezenty otrzyma aktualna kadra pracownicza, czy byli członkowie zarządu albo rady nadzorczej, którzy obecnie służą już tylko dobrą radą, ale nie są już zatrudnieni w firmie.

Przekazanie towarów na cele osobiste zatrudnionych osób

Aby przybliżyć to zagadnienie, opiszemy jeden z możliwych scenariuszy. Wyobraź sobie, że Twoja firma produkuje piękne, świąteczne ozdoby i w ramach prezentu postanawiasz rozdać swoim pracownikom eleganckie bombki z nowej kolekcji. Aby odpowiedzieć na pytanie o rozliczenie takiej transakcji, należy zidentyfikować zakres pojęcia „potrzeb osobistych”.

Kwestie przekazania przez przedsiębiorcę towarów na rzecz osób fizycznych zostały omówione w Art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, ale ustawodawca milczy na temat „potrzeb osobistych”. Z pomocą przychodzą interpretacje organów podatkowych. Dyrektor Krajowej Izby Skarbowej w piśmie z dnia 31 marca 2022 r.¹:

„Ze względu na powołane przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony opis sprawy, z którego wynika, że dokonane przez Wnioskodawcę zakupy Prezentów przekazywanych nieodpłatnie Pracownikom z tytułu różnych okazji, będą służyły głównie ich celom prywatnym, stwierdzić należy, że podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących poniesione wydatki nie będzie podlegał odliczeniu od podatku należnego, gdyż nie zostały spełnione wymogi, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy. Zatem nieodpłatne przekazanie Prezentów nie wypełnia przesłanek zawartych w art. 7 ust. 2 pkt 2 ustawy, a tym samym nie może być uznane za dostawę towarów, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy, a więc za czynność podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT. Ponadto przekazanie Pracownikom voucherów nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu, zatem Wnioskodawca również nie ma możliwości odliczenia podatku VAT od zakupu tych voucherów.

W konsekwencji skoro nieodpłatne przekazanie Prezentów pracownikom nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, to Spółka nie powinna rozpoznać podatku VAT należnego w momencie wydania Prezentów”

Wystarczy zatem, że podarunek nie ma charakteru stricte pracowniczego.

Drobny prezent z logo firmy dla pracowników a VAT

Jak zostało wspomniane, w przypadku prezentów o małej wartości nie ma konieczności rozliczania podatku VAT. Co za tym idzie, jeśli chcesz rozdać swoim pracownikom np. kartki świąteczne lub kalendarze firmowe z logo firmy, wydatki na takie drobne prezenty o charakterze reklamowym nie będą opodatkowane podatkiem VAT. 

W jakich sytuacjach nie można odliczyć VAT-u od prezentów pracowniczych?

Jak widzisz, odpowiedź na pytanie o opodatkowanie VAT nie jest prosta. Znaczenie ma nie tylko to, co kupujesz i za ile oraz z jakim zamiarem. Czasami trudno jest jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, czy dany podarunek wiąże się bezpośrednio ze sferą danej działalności gospodarczej. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że zakup upominków jest zawsze związany pośrednio z działalnością gospodarczą podatnika.

O tym, czy w danej sytuacji powstaje konieczność wykazania VAT należnego, decyduje wartość danego upominku.

¹ https://sip.lex.pl/orzeczenia-i-pisma-urzedowe