Prezenty dla pracowników a VAT – czy można go odliczyć?

6 min

ikona prezentu, skarbonka w kształcie świnki i stos monet - symbolizują wydatki na prezenty

Święta Bożego Narodzenia to czas, kiedy przedsiębiorcy chętnie decydują się na wręczanie swoim pracownikom lub kontrahentom drobnych upominków. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i rozważasz przygotowanie prezentów, dowiedz się, jak prawidłowo rozliczyć ten wydatek.

Czy prezenty świąteczne dla pracowników można wliczyć do kosztów działalności?

W pierwszej kolejności przyjrzyjmy się wydatkom na prezenty świąteczne i kosztom związanym z prowadzeniem działalności.

Jeśli nie rozliczasz się ryczałtem, to niezależnie od tego, czy prowadzisz indywidualną działalność gospodarczą i płacisz PIT, czy masz spółkę prawa handlowego podlegającą pod CIT, masz prawo do zaliczenia niektórych wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

Czasami możesz zetknąć się z opiniami, że koszty uzyskania przychodu to taki magiczny „worek bez dna”, do którego można wrzucić praktycznie każdy wydatek, nawet odlegle związany z działalnością. Jest jednak inaczej – kosztami są głównie te wydatki, które są związane z:

  • osiągnięciem przychodu,
  • zachowaniem źródła przychodu,
  • zabezpieczeniem źródła przychodu.

Warto pamiętać, że zarówno ustawa o PIT (w art. 23), jak i ustawa o CIT (art. 16) wskazują na obszerny katalog wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 23 ustawy o PIT do tej grupy wydatków zaliczają się m.in.:

  • straty w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części zamortyzowanej;
  • straty w środkach obrotowych, jeżeli są one wynikiem zaniedbania podatnika;
  • koszty reprezentacji;
  • przekraczające limit wydatki na samochody;
  • grzywny, kary pieniężne i koszty egzekucyjne.

Popularnym zwyczajem w firmach jest np. zakup bonów albo projektowanych na zamówienie kartek świątecznych. Takie prezenty ocieplają wizerunek firmy, służą wzmacnianiu relacji z kontrahentami, a także zwiększają motywację pracowników, przyczyniając się do efektywniejszego wypełniania obowiązków. Czy zatem mogą być kwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu?

Jak lubią mawiać eksperci: to zależy. W interpretacjach indywidualnych dominuje stanowisko nieuwzględniające tego typu wydatków jako kosztów firmowych. Jako przykład można wskazać np. indywidualną interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 24 marca 2016 r. (sygn. ILPB3/4510-1-18/16-2/JG) czy interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 5 kwietnia 2016 r. (sygn. IPTPB1/4511-875/15-4/AG). W obu przypadkach uznano, że kosze prezentowe czy kosze z logo firmy dawane kontrahentom stanowią wydatki na reprezentację i nie mogą zostać zaksięgowane w kosztach firmy.

Nieco inaczej wygląda kwestia kosztów podatkowych i prezentów dla pracowników. Drobne prezenty jako element kampanii reklamowej albo działań promocyjnych względem osób zatrudnionych są kwalifikowane inaczej – wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jako koszty związane z reklamą. Oczywiście sytuacja każdej firmy może być nieco inna i nie ma dwóch takich samych przypadków.

Prezenty świąteczne dla pracowników a VAT

Jeżeli Twoja firma jest podatnikiem VAT – niezależnie od tego, czy z obowiązku, czy z wyboru – warto przyjrzeć się też opodatkowaniu prezentów pracowniczych na gruncie ustawy o VAT. Z reguły podatnikom VAT zależy na tym, aby móc odliczyć jak najwyższą wartość podatku naliczonego od podatku należnego. Zwróć jednak uwagę na ogólną zasadę rządzącą podatkiem od wartości dodanej.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje, jeżeli:

  • jesteś podatnikiem VAT,
  • odliczasz podatek VAT od towarów i usług,
  • dokonujesz dostawy towarów lub świadczysz usługi opodatkowane i chcesz odliczyć wydatki np. z faktury za nocleg.

Czy w takim razie możliwe jest odliczenie VAT od prezentów dla pracowników?

Nieodpłatne przekazanie towarów

Nieodpłatne przekazanie towarów na rzecz pracowników może polegać na:

  • darowiźnie,
  • przekazaniu albo zużyciu towarów na cele osobiste pracownika, albo podatnika.

W obu przypadkach Twoje działanie zostanie opodatkowane podatkiem VAT i potraktowane jako dostawa towarów. Ustawa o VAT przewiduje dwa wyjątki, w których powyższa zasada nie znajdzie zastosowania:

  • łączna wartość wszystkich prezentów przekazanych jednej osobie nie przekroczyła 100 złotych, pod warunkiem że firma prowadzi ewidencję tych osób;
  • wartość prezentu przekazanego jednorazowo nie przekracza 20 zł (w tym przypadku Twoja firma nie musi prowadzić ewidencji).

Ustawodawca wskazuje jednak na jeden warunek – jako podatnikowi VAT musi przysługiwać Ci prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów, lub ich części składowych. Jeżeli więc odliczono VAT, należy go też naliczyć.

Nie ma przy tym większego znaczenia, czy prezenty otrzyma aktualna kadra pracownicza, czy byli członkowie zarządu albo rady nadzorczej, którzy obecnie służą już tylko dobrą radą, ale nie są już zatrudnieni w firmie.

Przekazanie towarów na cele osobiste zatrudnionych osób

Wyobraź sobie, że Twoja firma produkuje piękne, świąteczne ozdoby i w ramach prezentu postanawiasz rozdać swoim pracownikom eleganckie bombki z nowej kolekcji. Aby odpowiedzieć na pytanie o rozliczenie takiej transakcji, należy zidentyfikować zakres pojęcia „potrzeb osobistych”.

Kwestie przekazania przez przedsiębiorcę towarów na rzecz osób fizycznych zostały omówione w Art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, ale ustawodawca milczy na temat „potrzeb osobistych”. Z pomocą przychodzą interpretacje organów podatkowych. Dyrektor Krajowej Izby Skarbowej w piśmie z dnia 31 marca 2022 r.1:

„Ze względu na powołane przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony opis sprawy, z którego wynika, że dokonane przez Wnioskodawcę zakupy Prezentów przekazywanych nieodpłatnie Pracownikom z tytułu różnych okazji, będą służyły głównie ich celom prywatnym, stwierdzić należy, że podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących poniesione wydatki nie będzie podlegał odliczeniu od podatku należnego, gdyż nie zostały spełnione wymogi, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy. Zatem nieodpłatne przekazanie Prezentów nie wypełnia przesłanek zawartych w art. 7 ust. 2 pkt 2 ustawy, a tym samym nie może być uznane za dostawę towarów, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy, a więc za czynność podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT. Ponadto przekazanie Pracownikom voucherów nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu, zatem Wnioskodawca również nie ma możliwości odliczenia podatku VAT od zakupu tych voucherów.

W konsekwencji skoro nieodpłatne przekazanie Prezentów pracownikom nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, to Spółka nie powinna rozpoznać podatku VAT należnego w momencie wydania Prezentów”

Wystarczy zatem, że podarunek nie ma charakteru stricte pracowniczego.

Drobny prezent z logo firmy dla pracowników a VAT

Jak zostało wspomniane, w przypadku prezentów o małej wartości nie ma konieczności rozliczania podatku VAT. Co za tym idzie, jeśli chcesz rozdać swoim pracownikom np. kartki świąteczne lub kalendarze firmowe z logo firmy, wydatki na takie drobne prezenty o charakterze reklamowym nie będą opodatkowane podatkiem VAT. 

W jakich sytuacjach nie można odliczyć VAT-u od prezentów pracowniczych?

Jak widzisz, odpowiedź na pytanie o opodatkowanie VAT nie jest prosta. Znaczenie ma nie tylko to, co kupujesz i za ile oraz z jakim zamiarem. Czasami trudno jest jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, czy dany podarunek wiąże się bezpośrednio ze sferą danej działalności gospodarczej. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że zakup upominków jest zawsze związany pośrednio z działalnością gospodarczą podatnika.

O tym, czy w danej sytuacji powstaje konieczność wykazania VAT należnego, decyduje wartość danego upominku.

1 https://sip.lex.pl/orzeczenia-i-pisma-urzedowe

Czy ten artykuł był przydatny?
średnia: 0 | 0 ocen

Przeglądaj tematy

  • #na startwięcej artykułów z tagiem:#na start
  • #bizneswięcej artykułów z tagiem:#biznes
  • #podatkiwięcej artykułów z tagiem:#podatki
  • #marketingwięcej artykułów z tagiem:#marketing
  • #prawowięcej artykułów z tagiem:#prawo
  • #strategiawięcej artykułów z tagiem:#strategia
  • #pracownicywięcej artykułów z tagiem:#pracownicy
  • #księgowośćwięcej artykułów z tagiem:#księgowość
  • #wideowięcej artykułów z tagiem:#wideo
  • #finansowaniewięcej artykułów z tagiem:#finansowanie
  • #sprzedażwięcej artykułów z tagiem:#sprzedaż
  • #ekowięcej artykułów z tagiem:#eko
  • #markawięcej artykułów z tagiem:#marka
  • #ESGwięcej artykułów z tagiem:#ESG
  • #pomysł na bizneswięcej artykułów z tagiem:#pomysł na biznes
  • #e-commercewięcej artykułów z tagiem:#e-commerce
  • #zmiany w prawiewięcej artykułów z tagiem:#zmiany w prawie
  • #wsparcie dla firmwięcej artykułów z tagiem:#wsparcie dla firm
  • #automatyzacjawięcej artykułów z tagiem:#automatyzacja
  • #internetwięcej artykułów z tagiem:#internet
  • #przewodnikwięcej artykułów z tagiem:#przewodnik
  • #AIwięcej artykułów z tagiem:#AI
  • #samodzielna księgowośćwięcej artykułów z tagiem:#samodzielna księgowość
  • #SEOwięcej artykułów z tagiem:#SEO
  • #ZUSwięcej artykułów z tagiem:#ZUS
  • #leasingwięcej artykułów z tagiem:#leasing
  • #service designwięcej artykułów z tagiem:#service design
  • #instrukcjawięcej artykułów z tagiem:#instrukcja
  • #dokumentywięcej artykułów z tagiem:#dokumenty
  • #kredytwięcej artykułów z tagiem:#kredyt
  • #media społecznościowewięcej artykułów z tagiem:#media społecznościowe
  • #RODOwięcej artykułów z tagiem:#RODO
  • #oszczędnościwięcej artykułów z tagiem:#oszczędności
  • #fakturywięcej artykułów z tagiem:#faktury
  • #bankowośćwięcej artykułów z tagiem:#bankowość
  • #dotacjewięcej artykułów z tagiem:#dotacje
  • #technologiewięcej artykułów z tagiem:#technologie
  • #ochrona środowiskawięcej artykułów z tagiem:#ochrona środowiska
  • #ITwięcej artykułów z tagiem:#IT
  • #podcastwięcej artykułów z tagiem:#podcast
  • #kontrahentwięcej artykułów z tagiem:#kontrahent
  • #analizawięcej artykułów z tagiem:#analiza
  • #google analyticswięcej artykułów z tagiem:#google analytics
  • #ubezpieczeniewięcej artykułów z tagiem:#ubezpieczenie
  • #Polski Ładwięcej artykułów z tagiem:#Polski Ład
  • #umowywięcej artykułów z tagiem:#umowy
  • #badaniewięcej artykułów z tagiem:#badanie
  • #długiwięcej artykułów z tagiem:#długi
  • #faktoringwięcej artykułów z tagiem:#faktoring
  • #USwięcej artykułów z tagiem:#US
  • #konkurencjawięcej artykułów z tagiem:#konkurencja
  • #wynagrodzeniawięcej artykułów z tagiem:#wynagrodzenia
  • #płynność finansowawięcej artykułów z tagiem:#płynność finansowa
  • #urlopywięcej artykułów z tagiem:#urlopy
  • #CEIDGwięcej artykułów z tagiem:#CEIDG
  • #inwestycjewięcej artykułów z tagiem:#inwestycje
  • #zakupywięcej artykułów z tagiem:#zakupy
  • #zdolność kredytowawięcej artykułów z tagiem:#zdolność kredytowa
  • #webinarwięcej artykułów z tagiem:#webinar
  • #kosztywięcej artykułów z tagiem:#koszty
  • #REGONwięcej artykułów z tagiem:#REGON
  • #współpracawięcej artykułów z tagiem:#współpraca
  • #SEMwięcej artykułów z tagiem:#SEM
  • #gwarancjawięcej artykułów z tagiem:#gwarancja
  • #BHPwięcej artykułów z tagiem:#BHP