Prezenty dla klientów a koszty podatkowe – najważniejsze informacje

5 min

prezent z czerwoną wstążką trzymany w dłoniach przez przedsiębiorczynię

Zastanawiasz się, czy prezenty, które wręczasz klientom, możesz potraktować jako koszty i w związku z tym odliczyć ten firmowy wydatek od podatku? Wyjaśniamy, jak upominki dla kontrahentów mają się do rozliczeń z fiskusem i jak rozliczyć podatek.

Czy podarunki dla klientów są kosztami podatkowymi?

Czy wiesz, że pierwszy zapis o wręczaniu prezentów pochodzi ze starożytności? Starożytni Rzymianie wymieniali się upominkami podczas Saturnaliów – dorocznych świąt ku czci boga rolnictwa. W dzisiejszych czasach u schyłku roku niemal wszyscy ogarnięci są świąteczną gorączką zakupową. Wielu przedsiębiorców w tym okresie zastanawia się, czy istnieje związek pomiędzy prezentami dla klientów na święta a kosztami uzyskania przychodów. Upominki przekazywane kontrahentom to wyraz szacunku i forma podziękowania za współpracę. Jednak chęć zorganizowania prezentów dla klientów wiąże się również z koniecznością poniesienia pewnych wydatków, które nie są obojętne z podatkowego punktu widzenia.

Czy prezenty dla kontrahentów są kosztem? To zależy. Podarunki dla klientów i dostawców mogą być uznawane za wydatki firmowe, a wręczanie upominków to świetny sposób na budowanie długotrwałej relacji z klientami i partnerami biznesowymi. Musisz w tym kontekście pamiętać o pewnych wytycznych podyktowanych literą prawa.

Jakie warunki trzeba spełnić, by móc zaliczyć podarunki do kosztów podatkowych?

  1. Związek z działalnością gospodarczą
    Jak wskazuje art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, prezent musi być powiązany z działalnością gospodarczą, czyli powinien służyć osiągnięciu przychodów przedsiębiorcy lub zabezpieczaniu ich źródła. Na przykład kubki z logo firmy, wręczone kontrahentom jako prezent, stanowią reklamę. Reklama przyciąga klientów, którzy kupują produkty, bądź korzystają z usług. Takie upominki pośrednio przyczyniają się więc do uzyskania przychodu. Co za tym idzie, mogą stanowić koszt. 
  2. Racjonalność wydatku
    Upominek powinien być sensowny i powinno być możliwe uzasadnienie, że stanowi on formę reklamy. Kubki, koszulki czy smycze opatrzone logo firmy to przedmioty reklamowe, dlatego można je uznać za koszty uzyskania przychodu.
  3. Dokumentacja
    Aby wydatek zaliczyć w KUP, niezbędne jest posiadanie prawidłowej dokumentacji, czyli faktur lub rachunków.
  4. Koszty zabronione
    Sprawdź, czy wybrany przez Ciebie przedmiot nie znajduje się na liście kosztów zabronionych, na przykład wśród kosztów reprezentacji.

Jak widzisz, prezenty dla klientów w kosztach firmy są uzasadnione, jeżeli mają charakter reklamowy. Musisz jednak uważać, aby ofiarowywane przez Ciebie upominki były rozsądne i nie zostały uznane za koszty reprezentacji, czyli wydatki dotyczące poprawy wizerunku Twojej firmy. Dotyczy to zwłaszcza zakupu usług gastronomicznych, żywności czy wyrobów alkoholowych. Jeśli prezenty zostaną potraktowane jako forma reprezentacji, to nie będą uznane za koszty podatkowe.

Kiedy prezenty dla kontrahentów można uznać za koszt?

Istnieje wiele sytuacji, w których można uznać prezenty dla kontrahentów za koszty uzyskania przychodu. Przede wszystkim upominki powinny służyć nie reprezentacji firmy, a reklamie. Celem wręczania prezentów powinno być zatem sprawienie, że marka będzie bardziej rozpoznawalna. Temu służy m.in. wręczanie gadżetów z logo firmy, np. kalendarzy, kubków czy długopisów.

Aby możliwe było uznanie upominków za koszt podatkowy, niezbędne jest spełnienie kilku warunków. Wybierając prezenty, możesz np. kierować się poniższymi zasadami.

  1. Wręczaj podarunki z logo marki, które mają charakter promocyjny i nie mogą być uznane za koszty reprezentacji.
  2. Wybieraj przedmioty o niedużej wartości – kieruj się słowami Aleksandra Fredry: „bądź oszczędnym, abyś mógł być szczodrym”. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 68 a ustawy o podatku osobowym od osób fizycznych upominek będzie zwolniony z opodatkowania u obdarowanego, ale pod warunkiem, że jednostkowa wartość jednego prezentu nie przekroczy 200 złotych. Jeżeli prezent będzie droższy, Twój kontrahent będzie musiał wykazać jego wartość jako przychód.
  3. Rozdawaj podarki wszystkim klientom, żeby było sprawiedliwie i mogło być uznane za reklamę, a nie poprawę wizerunku firmy.

Jak widać, kwestia upominków dla kontrahentów a KUP wcale nie jest skomplikowana i wystarczy uważnie podejść do wyboru upominków, by zyskać nie tylko w oczach klientów.

Zakup podarunku dla klienta a podatek dochodowy

Zakup podarunku dla klienta o wartości mniejszej niż 200 zł nie rodzi skutków podatkowych. Wydatki na prezenty dla klientów, które spełniają warunki ustawy i nie przekraczają tej kwoty, mogą być zaliczane do kosztów i nie muszą być opodatkowane przez obdarowywanego. Jednak co w przypadku, jeżeli postanowisz wręczyć prezent, który przekracza wartość jednostkową 200 zł? W takiej sytuacji obdarowywany musi opodatkować kwotę upominku, a Ty musisz wystawić mu odpowiednio PIT-8AR dla przedsiębiorcy i PIT-11 dla osoby nieprowadzącej działalności. 

Rozliczenie podatku VAT w przypadku zakupu prezentów dla klientów

Upominki dla kontrahentów a VAT to lekko skomplikowana kwestia. Nie ma tutaj znaczenia to, czy prezenty będą traktowane jako koszty reprezentacji lub prezenty. Jeśli wydatek jest związany z działalnością opodatkowaną, to – jako przedsiębiorca – możesz z faktury zakupu artykułów, które będą upominkami dla Twoich kontrahentów, odliczyć podatek VAT.

Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem (art. 7 ust. 4 ustawy o VAT) przekazanie prezentu to forma dostawy towaru. Oznacza to, że jeżeli nie spełnisz warunków zwolnienia, które znajdują się niżej, musisz doliczyć podatek należny do wartości upominków i przekazać go urzędowi skarbowemu. W takiej sytuacji ofiarowanie upominków jest obojętne podatkowo w zakresie podatku VAT.

Są jednak pewne wyjątki. Zwolnienie z doliczania podatku należnego VAT przy przekazywaniu upominku kontrahentowi występuje, gdy:

  • suma wartości wszystkich prezentów dla jednej osoby w ciągu roku nie przekracza 100 zł netto – o ile prowadzisz dokładną listę, aby wiedzieć, kto co dostał;
  • wartość jednego prezentu nie przekracza 20 zł netto – wtedy nie musisz nawet prowadzić specjalnej ewidencji.

Prezenty dla klientów, koszty i VAT to aspekty, które często stanowią dla przedsiębiorców zagadkę, ale jak widzisz, kwestie księgowania prezentów od kontrahentów i rozliczeń z fiskusem wcale nie są bardzo skomplikowane. Teraz, kiedy znasz już teorię, możesz przejść do praktyki i wybrać odpowiednie upominki. Pamiętaj tylko o wszystkich wskazówkach.

Czy ten artykuł był przydatny?
średnia: 0 | 0 ocen

Przeglądaj tematy

  • #na startwięcej artykułów z tagiem:#na start
  • #bizneswięcej artykułów z tagiem:#biznes
  • #podatkiwięcej artykułów z tagiem:#podatki
  • #marketingwięcej artykułów z tagiem:#marketing
  • #prawowięcej artykułów z tagiem:#prawo
  • #strategiawięcej artykułów z tagiem:#strategia
  • #pracownicywięcej artykułów z tagiem:#pracownicy
  • #księgowośćwięcej artykułów z tagiem:#księgowość
  • #wideowięcej artykułów z tagiem:#wideo
  • #finansowaniewięcej artykułów z tagiem:#finansowanie
  • #sprzedażwięcej artykułów z tagiem:#sprzedaż
  • #ekowięcej artykułów z tagiem:#eko
  • #markawięcej artykułów z tagiem:#marka
  • #ESGwięcej artykułów z tagiem:#ESG
  • #pomysł na bizneswięcej artykułów z tagiem:#pomysł na biznes
  • #e-commercewięcej artykułów z tagiem:#e-commerce
  • #zmiany w prawiewięcej artykułów z tagiem:#zmiany w prawie
  • #wsparcie dla firmwięcej artykułów z tagiem:#wsparcie dla firm
  • #automatyzacjawięcej artykułów z tagiem:#automatyzacja
  • #internetwięcej artykułów z tagiem:#internet
  • #przewodnikwięcej artykułów z tagiem:#przewodnik
  • #AIwięcej artykułów z tagiem:#AI
  • #samodzielna księgowośćwięcej artykułów z tagiem:#samodzielna księgowość
  • #SEOwięcej artykułów z tagiem:#SEO
  • #ZUSwięcej artykułów z tagiem:#ZUS
  • #leasingwięcej artykułów z tagiem:#leasing
  • #service designwięcej artykułów z tagiem:#service design
  • #instrukcjawięcej artykułów z tagiem:#instrukcja
  • #dokumentywięcej artykułów z tagiem:#dokumenty
  • #kredytwięcej artykułów z tagiem:#kredyt
  • #RODOwięcej artykułów z tagiem:#RODO
  • #oszczędnościwięcej artykułów z tagiem:#oszczędności
  • #fakturywięcej artykułów z tagiem:#faktury
  • #bankowośćwięcej artykułów z tagiem:#bankowość
  • #dotacjewięcej artykułów z tagiem:#dotacje
  • #media społecznościowewięcej artykułów z tagiem:#media społecznościowe
  • #technologiewięcej artykułów z tagiem:#technologie
  • #ochrona środowiskawięcej artykułów z tagiem:#ochrona środowiska
  • #ITwięcej artykułów z tagiem:#IT
  • #podcastwięcej artykułów z tagiem:#podcast
  • #kontrahentwięcej artykułów z tagiem:#kontrahent
  • #analizawięcej artykułów z tagiem:#analiza
  • #google analyticswięcej artykułów z tagiem:#google analytics
  • #ubezpieczeniewięcej artykułów z tagiem:#ubezpieczenie
  • #Polski Ładwięcej artykułów z tagiem:#Polski Ład
  • #umowywięcej artykułów z tagiem:#umowy
  • #badaniewięcej artykułów z tagiem:#badanie
  • #długiwięcej artykułów z tagiem:#długi
  • #faktoringwięcej artykułów z tagiem:#faktoring
  • #USwięcej artykułów z tagiem:#US
  • #konkurencjawięcej artykułów z tagiem:#konkurencja
  • #wynagrodzeniawięcej artykułów z tagiem:#wynagrodzenia
  • #płynność finansowawięcej artykułów z tagiem:#płynność finansowa
  • #urlopywięcej artykułów z tagiem:#urlopy
  • #CEIDGwięcej artykułów z tagiem:#CEIDG
  • #inwestycjewięcej artykułów z tagiem:#inwestycje
  • #zakupywięcej artykułów z tagiem:#zakupy
  • #zdolność kredytowawięcej artykułów z tagiem:#zdolność kredytowa
  • #webinarwięcej artykułów z tagiem:#webinar
  • #kosztywięcej artykułów z tagiem:#koszty
  • #REGONwięcej artykułów z tagiem:#REGON
  • #współpracawięcej artykułów z tagiem:#współpraca
  • #SEMwięcej artykułów z tagiem:#SEM
  • #gwarancjawięcej artykułów z tagiem:#gwarancja
  • #BHPwięcej artykułów z tagiem:#BHP