Prezenty dla klientów a koszty podatkowe – najważniejsze informacje

Zastanawiasz się, czy prezenty, które wręczasz klientom, możesz potraktować jako koszty i w związku z tym odliczyć ten firmowy wydatek od podatku? Wyjaśniamy, jak upominki dla kontrahentów mają się do rozliczeń z fiskusem i jak rozliczyć podatek.

Czy podarunki dla klientów są kosztami podatkowymi?

Czy wiesz, że pierwszy zapis o wręczaniu prezentów pochodzi ze starożytności? Starożytni Rzymianie wymieniali się upominkami podczas Saturnaliów – dorocznych świąt ku czci boga rolnictwa. W dzisiejszych czasach u schyłku roku niemal wszyscy ogarnięci są świąteczną gorączką zakupową. Wielu przedsiębiorców w tym okresie zastanawia się, czy istnieje związek pomiędzy prezentami dla klientów na święta a kosztami uzyskania przychodów. Upominki przekazywane kontrahentom to wyraz szacunku i forma podziękowania za współpracę. Jednak chęć zorganizowania prezentów dla klientów wiąże się również z koniecznością poniesienia pewnych wydatków, które nie są obojętne z podatkowego punktu widzenia.

Czy prezenty dla kontrahentów są kosztem? To zależy. Podarunki dla klientów i dostawców mogą być uznawane za wydatki firmowe, a wręczanie upominków to świetny sposób na budowanie długotrwałej relacji z klientami i partnerami biznesowymi. Musisz w tym kontekście pamiętać o pewnych wytycznych podyktowanych literą prawa.

Jak widzisz, prezenty dla klientów w kosztach firmy są uzasadnione, jeżeli mają charakter reklamowy. Musisz jednak uważać, aby ofiarowywane przez Ciebie upominki były rozsądne i nie zostały uznane za koszty reprezentacji, czyli wydatki dotyczące poprawy wizerunku Twojej firmy. Dotyczy to zwłaszcza zakupu usług gastronomicznych, żywności czy wyrobów alkoholowych. Jeśli prezenty zostaną potraktowane jako forma reprezentacji, to nie będą uznane za koszty podatkowe.

Kiedy prezenty dla kontrahentów można uznać za koszt?

Istnieje wiele sytuacji, w których można uznać prezenty dla kontrahentów za koszty uzyskania przychodu. Przede wszystkim upominki powinny służyć nie reprezentacji firmy, a reklamie. Celem wręczania prezentów powinno być zatem sprawienie, że marka będzie bardziej rozpoznawalna. Temu służy m.in. wręczanie gadżetów z logo firmy, np. kalendarzy, kubków czy długopisów.

Aby możliwe było uznanie upominków za koszt podatkowy, niezbędne jest spełnienie kilku warunków. Wybierając prezenty, możesz np. kierować się poniższymi zasadami.

1. Wręczaj podarunki z logo marki, które mają charakter promocyjny i nie mogą być uznane za koszty reprezentacji.
2. Wybieraj przedmioty o niedużej wartości – kieruj się słowami Aleksandra Fredry: „bądź oszczędnym, abyś mógł być szczodrym”. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 68 a ustawy o podatku osobowym od osób fizycznych upominek będzie zwolniony z opodatkowania u obdarowanego, ale pod warunkiem, że jednostkowa wartość jednego prezentu nie przekroczy 200 złotych. Jeżeli prezent będzie droższy, Twój kontrahent będzie musiał wykazać jego wartość jako przychód.
3. Rozdawaj podarki wszystkim klientom, żeby było sprawiedliwie i mogło być uznane za reklamę, a nie poprawę wizerunku firmy.

Jak widać, kwestia upominków dla kontrahentów a KUP wcale nie jest skomplikowana i wystarczy uważnie podejść do wyboru upominków, by zyskać nie tylko w oczach klientów.

Zakup podarunku dla klienta a podatek dochodowy

Zakup podarunku dla klienta o wartości mniejszej niż 200 zł nie rodzi skutków podatkowych. Wydatki na prezenty dla klientów, które spełniają warunki ustawy i nie przekraczają tej kwoty, mogą być zaliczane do kosztów i nie muszą być opodatkowane przez obdarowywanego. Jednak co w przypadku, jeżeli postanowisz wręczyć prezent, który przekracza wartość jednostkową 200 zł? W takiej sytuacji obdarowywany musi opodatkować kwotę upominku, a Ty musisz wystawić mu odpowiednio PIT-8AR dla przedsiębiorcy i PIT-11 dla osoby nieprowadzącej działalności. 

Rozliczenie podatku VAT w przypadku zakupu prezentów dla klientów

Upominki dla kontrahentów a VAT to lekko skomplikowana kwestia. Nie ma tutaj znaczenia to, czy prezenty będą traktowane jako koszty reprezentacji lub prezenty. Jeśli wydatek jest związany z działalnością opodatkowaną, to – jako przedsiębiorca – możesz z faktury zakupu artykułów, które będą upominkami dla Twoich kontrahentów, odliczyć podatek VAT.

Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem (art. 7 ust. 4 ustawy o VAT) przekazanie prezentu to forma dostawy towaru. Oznacza to, że jeżeli nie spełnisz warunków zwolnienia, które znajdują się niżej, musisz doliczyć podatek należny do wartości upominków i przekazać go urzędowi skarbowemu. W takiej sytuacji ofiarowanie upominków jest obojętne podatkowo w zakresie podatku VAT.

Są jednak pewne wyjątki. Zwolnienie z doliczania podatku należnego VAT przy przekazywaniu upominku kontrahentowi występuje, gdy:

• suma wartości wszystkich prezentów dla jednej osoby w ciągu roku nie przekracza 100 zł netto – o ile prowadzisz dokładną listę, aby wiedzieć, kto co dostał;
• wartość jednego prezentu nie przekracza 20 zł netto – wtedy nie musisz nawet prowadzić specjalnej ewidencji.

Prezenty dla klientów, koszty i VAT to aspekty, które często stanowią dla przedsiębiorców zagadkę, ale jak widzisz, kwestie księgowania prezentów od kontrahentów i rozliczeń z fiskusem wcale nie są bardzo skomplikowane. Teraz, kiedy znasz już teorię, możesz przejść do praktyki i wybrać odpowiednie upominki. Pamiętaj tylko o wszystkich wskazówkach.