Wigilia dla pracowników – czy może być kosztem uzyskania przychodu?

Grudzień to nie tylko ostatni miesiąc w roku, będący dobrą okazją do biznesowych podsumowań, ale także czas świąteczny, kojarzący się z rodzinną atmosferą. Te dwie perspektywy warto ze sobą połączyć, organizując firmową wigilię, która po spełnieniu pewnych warunków, może być zakwalifikowana jako koszt podatkowy. Dowiedz się, kiedy jest to możliwe.

Wigilia pracownicza jako koszt uzyskania przychodu – czy jest to możliwe?

Zorganizowanie świątecznej wigilii dla pracowników może być naprawdę dobrym pomysłem. Szczególnie gdy szeroko wykorzystywana jest praca zdalna i hybrydowa, pracownicy pozytywnie reagują na szansę do spotkania się i integracji. Taka impreza wigilijna dla pracowników może też być dobrą okazją do podsumowania kończącego się roku i wyciągnięcia wniosków, które dadzą motywację na kolejne dwanaście miesięcy.

Połączenie tych dwóch celów firmowej wigilii (a więc celu integracyjnego i motywacyjnego) może pozwolić zaliczyć wydatki na organizację takiego przedsięwzięcia do kosztów uzyskania przychodów. Kiedy będzie to możliwe?

W jakich sytuacjach wigilia dla pracowników może być rozliczona w kosztach podatkowych?

Przepisy Ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych jasno wskazują, że koszty uzyskania przychodu to koszty, które służą osiągnięciu przychodów lub ich zachowaniu (bądź ewentualnie zabezpieczeniu). Wyjątkiem są koszty, które ustawodawca zebrał w osobnych, wyodrębnionych przepisach (kolejno w artykule 16 Ustawy o CIT i art. 23 Ustawy o PIT).

Aby więc dany wydatek mógł być dla firmy jednocześnie kosztem podatkowym, musi przekładać się na przyszłe uzyskanie przychodu oraz nie podlegać ustawowemu wyłączeniu. W tym miejscu pojawia się więc pytanie: czy spotkanie pracownicze, takie jak firmowa wigilia, spełnia te dwa warunki?

Jeśli chodzi o warunek dotyczący wyłączenia, wigilii pracowniczej (ani żadnego innego spotkania dla pracowników organizowanego przez pracodawcę) nie znajdziemy w ustawowych wyłączeniach. Przyjrzyjmy się teraz aspektom drugiego warunku. Dobrze zorganizowane spotkanie przy symbolicznym opłatku może pomóc zintegrować zespół i zadziałać na wzrost produktywności pracowników – co w przyszłości będzie oznaczać dla firmy większe przychody (lub zwiększoną szansę na ich uzyskanie). Wówczas wydatki na takie spotkanie integracyjne mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Niestety ciężar udowodnienia tego ciąży na przedsiębiorcy. Nie chodzi przy tym o to, aby w kolejnym roku mieć większe przychody, ale o to, żeby spotkanie miało charakter motywacyjno-integracyjny, a więc taki, który na te przychody może pozytywnie zadziałać. Zgodnie z doktryną polskiego prawa i orzecznictwem kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne oraz gospodarczo uzasadnione wydatki związane z uzyskanym przychodem, których celem jest osiągnięcie bądź też zachowanie źródła przychodu¹.

W przypadku firmowego spotkania możesz wprowadzić tego typu praktyki:

1. sporządzenie przed spotkaniem wigilijnym ramowego planu tego wydarzenia.
2. Uwzględnienie w planie wspólnego jedzenia, ale także zabaw integracyjnych oraz krótkiego czasu na podsumowanie roku i omówienie spraw firmowych.
3. Wyraźne zaznaczenie celów spotkania – oprócz celu integracyjnego, warto napisać także o chęci polepszania atmosfery w pracy oraz zwiększenia motywacji i produktywności pracowników, dzięki którym firma w kolejnym roku będzie mogła osiągnąć wyższe przychody.
4. Po wigilii warto napisać krótki raport podsumowujący, jak przebiegło spotkanie oraz co udało się podczas niego osiągnąć.

Tak szczegółowe udokumentowanie wigilii dla pracowników może być potwierdzeniem realizacji  celów motywacyjno-integracyjnych.

Wigilia dla pracowników a podatek VAT

Przedsiębiorcom, którzy zdecydują się na zorganizowanie wigilii dla pracowników, co do zasady przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego. Trzeba jednak pamiętać o ogólnym wykluczeniu z możliwości odliczenia VAT od usług noclegowych i gastronomicznych. Podatnikom nie wolno bowiem odliczyć VAT-u od faktur za nocleg lub usług hotelowych i gastronomicznych, bez względu na to, z jakimi inicjatywami są powiązane. Mówi o tym art. 88 ust. 1 pkt 4 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Co to oznacza w praktyce? Jeżeli na fakturze za wigilię zakładową występuje odrębna pozycja opisana jako „usługa gastronomiczna”, to związanego z nią podatku VAT nie można odliczyć. Jednak jeśli na fakturze jest wskazana usługa kompleksowej organizacji spotkania, to cały VAT można odliczyć. 

Jak zaksięgować fakturę za kolację wigilijną dla pracowników?

Faktura za wigilię pracowniczą, która według swoich założeń spełnia cele motywacyjno-integracyjne, a co za tym idzie może przełożyć się na przyszłe przychody całego przedsiębiorstwa, powinna zostać zaksięgowana w księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13. Kolumna ta poświęcona jest pozostałym wydatkom firmy. Z kolei w pełnej księgowości taki koszt powinien być ujęty na koncie związanym z kosztami pracowniczymi (innymi świadczeniami na rzecz pracowników).

¹ A. Bartosiewicz, M. Jurek, K. Klimek, R. Kowalski, T. Krywan, Ł. Postrzech, J. Woźniak, P. Ziółkowski, Wydatki na cele osobiste, a koszty uzyskania przychodów w PIT, ABC.