Koszty prowadzenia działalności gospodarczej. 2025 rokiem zmian

Prowadzenie biznesu jest wielką sztuką wymagającą biegłości w wielu dziedzinach, w tym sprawnego zarządzania wydatkami i umiejętnego planowania strategii finansowej. Wiedza o kosztach prowadzenia działalności gospodarczej w 2025 roku to fundament optymalizacji taktyki biznesowej. Wyjaśniamy, o czym nie możesz zapomnieć.

Jakie są główne kategorie kosztów firmowych?

Z definicji koszty działalności gospodarczej to przede wszystkim nakłady finansowe ponoszone przez firmę w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania czy zabezpieczenia jego źródła. Są więc bezpośrednio związane z działaniem biznesu. Pozwalają wytworzyć dany produkt albo wykonać usługę, a w rezultacie – wygenerować przychód.

Opłatami, z którymi muszą liczyć się przedsiębiorcy, są ponadto składki ZUS. To one w dużej mierze dyktują wysokość miesięcznych kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Zaliczają się do nich następujące składki:

• emerytalna,
• rentowa,
• chorobowa,
• wypadkowa,
• Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy,
• zdrowotna.

Zwróć uwagę na to, że wartość składek ZUS na początku każdego roku ulega zmianie. Dlaczego? Ponieważ ich wartość jest uzależniona od wysokości przeciętnego wynagrodzenia za pracę oraz od minimalnego wynagrodzenia za pracę, które nie jest stałe.

Kolejną kategorią kosztów jednoosobowej działalności gospodarczej są podatki. Obowiązkową należnością dla fiskusa jest podatek dochodowy. Jego wysokość jest uzależniona od formy opodatkowania i wynosi odpowiednio:

• na skali podatkowej: 12% dla pierwszego progu podatkowego i 32% od nadwyżki po przekroczeniu drugiego progu;
• w przypadku podatku liniowego: 19% niezależnie od wysokości dochodów;
• na ryczałcie ewidencjonowanym: od 2% do 17% – w zależności od rodzaju prowadzonej działalności.

Do ostatniej grupy kosztów prowadzenia działalności gospodarczej można zaliczyć te, które nie wpływają do budżetu państwa, lecz trafiają w prywatne ręce. W zależności od specyfiki biznesu są to między innymi opłaty na: wynajęcie biura, usługi księgowe, marketing, media czy ubezpieczenie.

W przypadku niektórych przedsiębiorców w tej grupie pojawią się też koszty zatrudnienia pracownika (jeśli nie zatrudniasz, to takich kosztów nie ponosisz). Planując zatrudnienie pracowników, warto pamiętać, że kwota wynagrodzenia pracownika nie równa się kosztowi, jaki ponosi pracodawca. Przykładowo, jeśli rozważasz zatrudnienie kogoś za najniższą krajową (w 2025 r.: 4 666 zł brutto), musisz liczyć się z wydatkiem 5 621,60 zł.

Co zmieniło się w przepisach od 2025 roku?

O tym, że nowy rok przynosi zmiany wysokości składek ZUS, już wspomnieliśmy. Pamiętaj jednak o tym, że w 2025 roku zmieniła się podstawa naliczania składki zdrowotnej. W praktyce oznacza to oszczędności dla mikroprzedsiębiorców generujących niewielkie dochody. O co chodzi?

Do 1 lutego bieżącego roku firmy rozliczające się z fiskusem na zasadach ogólnych albo liniowo płaciły składkę zdrowotną w wysokości 9% lub 4,9% od dochodu pod warunkiem, że nie była ona niższa niż równowartość 9% minimalnej pensji.

Od 1 lutego 2025 roku minimalna składka zdrowotna dla przedsiębiorców rozliczających podatek na wspomnianych zasadach wynosi 9% od 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2025 r. to 314,96 zł). Dodajmy, że do istotnych zmian zalicza się także możliwość wyłączenia z oskładkowania przychodów wynikających ze sprzedaży środków trwałych.

A jakie zmiany ustawodawca przyjął w temacie podatków? Korzystny dla przedsiębiorców jest z pewnością wprowadzony 1 stycznia 2025 roku kasowy PIT. To rozwiązanie – dostępne dla niektórych podmiotów – oznacza, że obowiązek zapłacenia podatku powstaje dopiero w momencie otrzymania należności od klienta, a nie jak na zasadach ogólnych – w chwili wystawienia faktury.

Jak ewidencjonować koszty działalności?

Wszystkie koszty firmowe – niezależnie od rodzaju działalności – powinny być odpowiednio ewidencjonowane. Nie zawsze wymagane jest prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) (przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem nie uwzględniają bezpośrednio kosztów w swoich rozliczeniach).

Obowiązek ten dotyczy tylko określonych grup przedsiębiorców, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych (według skali podatkowej lub podatku liniowego) i których przychody za poprzedni rok nie przekroczyły określonego limitu (w 2025 roku to 2,5 mln euro). W przypadku spełnienia tych warunków KPiR muszą prowadzić:

• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki partnerskie.

Pamiętaj jednak, że ewidencjonowanie kosztów nie tylko pozwala prawidłowo rozliczyć się z fiskusem, ale także jest sposobem na kontrolę i optymalizację wydatków. To prosta droga do tego, aby Twoja firma mogła się rozwijać i przynosić coraz większe zyski.

Ewidencję kosztów prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej możesz prowadzić na różne sposoby: ręcznie, korzystając z oprogramowania komputerowego czy z pomocą firmy zewnętrznej. Bez względu na to, które rozwiązanie wybierzesz zadbaj o:

• kompletne opisy wszystkich dokumentów księgowych – uwzględniające numery dokumentów, datę ich wystawienia, dane kontrahenta oraz kwotę kosztu
• właściwe przypisanie dokumentu do określonej grupy wydatków,
• kontrolę zgodności dokumentów z przepisami prawnymi, w tym unikanie zaliczania prywatnych wydatków do kosztów prowadzenia działalności.

Stałe i zmienne koszty prowadzenia działalności w 2025 r.

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej można podzielić na zmienne i stałe. Pierwsze są ściśle związane z produkcją czy świadczeniem usług. Są to m.in. wydatki na: 

• towary, 
• materiały, 
• energię,
• roboczogodziny pracownicze.

Domyślasz się z pewnością, że zmieniają się w zależności od wielkości produkcji – przy jej wzroście rosną, przy jej spadku – maleją.

Nieco inaczej funkcjonują koszty stałe. Ich wysokość nie ma nic wspólnego z wielkością produkcji czy wydajnością świadczonych przez Ciebie usług, co nie oznacza jednak, że nie podlega żadnym zmianom. Nie są one jednak dynamiczne – zmiany dokonują się nie z miesiąca na miesiąc, ale na przestrzeni kilku miesięcy. Do kosztów stałych zaliczają się m.in. usługi księgowe, wydatki na ZUS, koszty wynajmu biura czy amortyzacji urządzeń.

Jakie wydatki można wrzucić w koszty?

Wiesz już, jakie są koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Być może nasuwa Ci się pytanie, czy istnieje sposób na ich zmniejszenie. Wiedz, że w przypadku niektórych wydatków możliwe jest zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów i odliczenie od podatku.

Ustawa o podatku dochodowym nie zawiera ich wykazu, ale ustawodawca określa, że odliczyć możesz wszelkie wydatki, które są związane z działalnością gospodarczą i prowadzą do osiągania, zabezpieczania lub zachowania źródła przychodów. Za wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów można uznać więc te, które:

• pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu,
• nie znajdują się na liście wydatków, których fiskus nie uznaje za koszty uzyskania przychodu (w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych),
• są właściwie udokumentowane.

Mogą to być zatem koszty związane z utrzymaniem samochodu firmowego albo transportem (np. bilety kolejowe czy lotnicze) czy wydatki na reklamę, materiały i sprzęt biurowy, szkolenia i edukację oraz koszty utrzymania biura i wiele innych.

Najczęstsze błędy początkujących przedsiębiorców przy rozliczaniu kosztów

Każdy początkujący właściciel firmy popełnia błędy, i nie ma w tym nic dziwnego. Sztuką jest natomiast wyciąganie z nich wniosków albo uczenie się na omyłkach innych. Dlatego przyjrzymy się tym, które są najczęściej popełniane przez początkujących przedsiębiorców. 

Jednym z aspektów, który może negatywnie wpływać na finanse firmy, jest nieprawidłowo wybrana forma opodatkowania. Pamiętaj, że do wyboru masz nie tylko skalę podatkową (domyślną), ale także podatek liniowy czy ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Zanim podejmiesz decyzję, przeanalizuj, która z tych opcji będzie najbardziej opłacalna w przypadku Twojej działalności gospodarczej.

Drugim częstym błędem jest niewłaściwa klasyfikacja kosztów. Powiedzenie mówi, że chytry traci dwa razy. Zaliczanie kosztów osobistych do firmowych z pewnością nie popłaca. Podobnie jak pomijanie kosztów, które faktycznie ponosi Twoja firma. Dlatego starannie klasyfikuj wydatki i rzetelnie określaj koszty firmowe.

Niedopatrzeniem często popełnianym przez początkujących przedsiębiorców jest także brak analizy kosztów. Nie zapominaj, że wnikliwe przyglądanie się wszelkim wydatkom pozwala je optymalizować. Zabezpiecza przed utratą płynności finansowej firmy i pokazuje, który sektor generuje największe koszty. Pozwala unikać zadłużenia i jednocześnie sprzyja budowaniu poduszki finansowej.

Kosztów w firmie nie można uniknąć. Można jednak właściwie nimi gospodarować. Jeśli dobrze przeanalizujesz wydatki ponoszone przez Ciebie każdego miesiąca, będziesz w stanie lepiej nimi zarządzać.