Optymalizacja kosztów w firmie – jak mądrze ograniczyć wydatki?

Prowadzenie firmy to prawdziwy rollercoaster. Z jednej strony generuje zysk i pozytywne emocje, z drugiej – powiedzmy wprost: wymaga wysiłku, by nie wypaść z pędzącego wagonika. Optymalizacja kosztów przedsiębiorstwa to z pewnością pas bezpieczeństwa, który pomaga utrzymać się na właściwym torze. Dowiedz się, na czym dokładnie polega i jak stosować ją we własnym biznesie.

Optymalizacja kosztów w firmie – jakie ma znaczenie dla biznesu?

Kiedy mowa o optymalizacji kosztów, myślisz o cięciach finansowych? Tak uważa większość osób prowadzących biznes. Nie jest to dobry trop. Owszem, optymalizacja może oznaczać wdrożenie oszczędności. Oznacza jednak mądre gospodarowanie pieniędzmi (czytaj: wydawanie pieniędzy).

Wiesz już, co to jest optymalizacja kosztów, czas więc przyjrzeć się, jakie korzyści może przynieść Twojej firmie. Jest ich dużo, lecz najważniejszą okazuje się obniżenie kosztów generowanych przez biznes przy jednoczesnym utrzymaniu wysokich standardów funkcjonowania i sprzedaży usług lub towarów. Zgodzisz się, że w dobie, kiedy chyba każdy przedsiębiorca czuje na karku oddech konkurencji, ma to niebagatelne znaczenie? Pozwala nie tylko znaleźć środki na inwestowanie w rozwój firmy, ale także zwiększyć jakość towarów i usług.

Optymalizacja kosztów w firmie pomaga też utrzymać płynność finansową. A dodatkowo jest świetnym sposobem na budowanie finansowej poduszki, która może przyjść z pomocą, kiedy zaistnieją nieprzewidziane wydatki. To z kolei może ochronić firmę przed bankructwem.

Jak zidentyfikować koszty do optymalizacji?

Sama wiedza na temat tego, na czym polega optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie, nie sprawi, że Twój biznes będzie dobrze funkcjonował. Konieczne jest działanie. Rozpocznij je od określenia, jakie aktualne koszty podlegają optymalizacji. Uwzględnij wszystkie wydatki Twojej firmy, w tym: koszty wynikające z użytkowania powierzchni biurowej i magazynowej, koszty podatkowe i marketingowe, koszty zatrudnienia pracowników oraz wynikające z umów handlowych.

Podpowiadamy, że sposobem na rzetelną identyfikację kosztów do optymalizacji może być pozyskanie danych z księgowości. Następnie konieczne jest przeanalizowanie wszystkich rozchodów pod względem przydatności dla Twojej firmy.

Możesz w tym celu podzielić je na trzy kategorie:

• niezbędne do funkcjonowania przedsiębiorstwa,
• inwestycyjne,
• koszty na rozwój firmy generujące w przyszłości zysk.

Posłużmy się przykładem: możesz obciąć wydatki i oszczędzić na jakości surowców, z których powstają Twoje produkty. Nie zapominaj jednak, że w takim przypadku musisz liczyć się z ryzykiem wzrostów kosztów obsługi reklamacji. Zanim podejmiesz decyzję, zastanów się zatem, czy będzie opłacalna.

Strategie optymalizacji kosztów dla małych firm

Po zidentyfikowaniu kosztów podlegających optymalizacji przychodzi czas na wprowadzenie konkretnych działań. Istnieją rozmaite metody optymalizacji kosztów w przedsiębiorstwie. Skupmy się jednak na tych, które mogą przynieść realne oszczędności małym firmom, czyli tym, które zwykle mają ograniczone zasoby i mniejszą elastyczność finansową.

Jednym z najskuteczniejszych sposobów racjonalizacji kosztów jest zadbanie o porządek organizacyjny. Nie bez znaczenia w końcu mówi się, że czas to pieniądz. Jeśli prowadzisz niewielką firmę, być może nie doceniasz swojego czasu i nie nadajesz mu wymiernej wartości. Nie zwracasz również uwagi na chaos organizacyjny, który sprawia, że tę samą czynność trzeba powtarzać dwa czy więcej razy. Zła organizacja pracy, niespójność w przepływie informacji, brak planu działania – to z pozoru drobiazgi, które mogą generować naprawdę wysokie i, co najważniejsze, niepotrzebne straty.

Weź pod uwagę, że w małej firmie liczą się wszystkie wydatki – nawet te niewielkie. Kontroluj je skrupulatnie, najlepiej grupując w poszczególne kategorie. Dzięki temu, w każdej chwili będziesz mieć dostęp do rzetelnych danych i bez większego wysiłku zauważysz, które rozchody możesz uszczuplić bez negatywnego wpływu na działanie Twojego biznesu.

Oprócz kosztów zmiennych przyjrzyj się kosztom stałym, czyli tym, które ponosisz każdego miesiąca. Być może uda się je zminimalizować. Wynajem mniejszego biura albo powierzchni zlokalizowanej na uboczu miasta wcale nie musi negatywnie wpłynąć na działanie i rozwój Twojej firmy. Warto też przyjrzeć się optymalizacji kosztów telekomunikacyjnych. W tym celu wystarczy przeanalizować oferty poszczególnych operatorów i wynegocjować z nimi najkorzystniejsze warunki. Uwierz nam – to naprawdę się opłaci i nie wymaga dużego wysiłku.

Automatyzacja procesów jako sposób na obniżenie kosztów

Jeśli chcesz przeprowadzić optymalizację kosztów w firmie, nie zapominaj także o tym, że żyjemy w dobie cyfryzacji i automatyzacji. Nawet jeśli nie do końca przekonują Cię nowinki technologiczne, czasem warto im zaufać. Nowoczesne technologie informatyczne mogą za Ciebie wykonać proste, powtarzalne zadania. W ten sposób pozwolą zaoszczędzić cenny czas lub wyeliminują konieczność zatrudnienia pracownika, co oczywiście wygenerowałoby wysokie koszty dla firmy.

Pamiętaj także o tym, że korzystanie z nowoczesnych urządzeń i rozwiązań informatycznych pomaga wyeliminować ryzyko błędów. A to z kolei przekłada się na oszczędność czasu (i pieniędzy) bez negatywnego wpływu na działanie Twojej firmy. Inwestycja w technologię jest inwestycją w rozwój firmy i prędzej czy później zwróci się z nawiązką.

Outsourcing – jak z niego korzystać, aby zredukować wydatki?

Wiesz doskonale, że nawet mała firma potrzebuje do działania kilku specjalistów. Jedna osoba po prostu nie jest w stanie zapewnić jej odpowiedniego funkcjonowania. Księgowa, osoba do prowadzenia strony internetowej i mediów społecznościowych, specjalista od reklamy… Grono pracowników rośnie i… rosną również wydatki.

Jest jednak na to sposób. Optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie może oznaczać skorzystanie z outsourcingu. Zamiast organizować zespoły wewnątrz firmy, które będą generować wysokie koszty pracownicze, warto rozważyć zlecenie niektórych zadań firmom zewnętrznym albo freelancerom. Dodatkową zaletą takiego działania jest oszczędność na infrastrukturze, ponieważ nie musisz organizować stanowisk pracy dla poszczególnych specjalistów.

Jakie narzędzia ułatwiają monitorowanie kosztów w firmie?

Nie jest sztuką jednorazowe wdrożenie optymalizacji kosztów w firmie. Sztuką jest natomiast racjonalne gospodarowanie pieniędzmi przez cały czas. I chociaż może wydawać się nie do przeskoczenia, w tym przypadku sprawdza się powiedzenie, że strach ma wielkie oczy. Bo od czego są narzędzia do monitorowania wydatków?

Masz ich całkiem sporo do dyspozycji. Najpopularniejszym są systemy ERP (Enterprise Resource Planning). To oprogramowanie, które pozwala kompleksowo zarządzać przedsiębiorstwem. Doskonale sprawdza się nawet w wysoko rozwiniętych przedsiębiorstwach działających na szeroką skalę, chociaż nic nie stoi na przeszkodzie, aby wdrożyć je w niewielkiej firmie. Tym bardziej że dostępne są zróżnicowane rozwiązania, które można dopasować do wielkości i specyfiki danego biznesu.
Do najpopularniejszych systemów ERP zaliczają się:

• Microsoft Dynamics 365 F&O – rozwiązanie dla średnich i dużych firm oferujące pełne wsparcie biznesowe.
• Oracle Fusion Cloud ERP – rozwiązanie dla większych firm udostępniające szeroko rozwinięte funkcje biznesowe.
• Infor CloudSuite – rozwiązanie świetnie sprawdzające się w branży produkcyjnej, dystrybucyjnej i w sektorze opieki zdrowotnej.
• Oracle NetSuite – rozwiązanie dedykowane przede wszystkim małym i średnim przedsiębiorstwom o niewysokim budżecie i ograniczonych zasobach IT.

Nowocześni przedsiębiorcy zamiast ciąć wydatki optymalizują koszty. Rozumieją, że aby zarobić pieniądze, czasem najpierw trzeba je wydać. Jednocześnie są oszczędni. W ten sposób pozwalają rozwijać się swojej firmie i prześcigają konkurencję.