Dobre praktyki zakupowe – klucz do optymalizacji kosztów

Wypracowywanie zysku to podstawowy cel każdego przedsiębiorcy. Skupianie się wyłącznie na zwiększaniu przychodów jest jednak błędem. Optymalizacja kosztów, za którą stoją dobre praktyki zakupowe, pozwoli Ci działać efektywniej i budować stabilny biznes.

Koszty prowadzenia działalności to element każdego biznesu – zarówno międzynarodowych korporacji, jak i najmniejszych mikrofirm. W każdej z tych grup mogą wymknąć się spod kontroli, co wpływa negatywnie na wyniki i uzyskiwane nadwyżki finansowe. Optymalizacja zakupów w firmie nie opiera się jednak na szukaniu oszczędności za wszelką cenę. Dobrze przemyślany proces zakupowy pozwoli Ci obniżyć koszty działania, jednocześnie otworzy nowe perspektywy biznesowe.

Optymalizacja kosztów firmie

Optymalizacja kosztów ma na celu obniżenie wydatków związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Nie ogranicza się jednak wyłącznie do redukcji wydatków: jej zasadniczym celem jest zachowanie lub nawet podniesienie jakości świadczonych usług czy sprawności procesów . Wypracowane dzięki niej nadwyżki finansowe możesz przeznaczyć np. na inwestycje. Jak optymalizować koszty w firmie?

• Poznaj koszty firmy: budowanie skutecznej strategii musi opierać się na danych. Najpierw więc zbierz potrzebne dokumenty, które pozwolą Ci dokładnie przeanalizować koszty.  Zwróć uwagę na obowiązujące umowy z dostawcami, harmonogramy spłat rat, zestawienia wynagrodzeń pracowników czy faktury za usługi, z których regularnie korzystasz – np. narzędzia dostępne w opcji subskrypcyjnej.
• Podziel koszty na kategorie: przede wszystkim podziel wydatki na koszty stałe i zmienne. Następnie wprowadź kategorie, dzięki którym poznasz ich strukturę. Dowiedz się, jakie koszty są związane np. z wynagrodzeniem pracowników, utrzymaniem konkretnych działów, floty samochodów, zakupem sprzętu komputerowego i innych obszarów działania Twojej firmy.
• Uwzględnij kwestie podatkowe: oczywiście jednym z największych obciążeń finansowych Twojej firmy są zobowiązania względem urzędu skarbowego czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Optymalizacja kosztów powinna je uwzględniać. Pamiętaj jednak, żeby działać w granicach prawa. Jeżeli masz wątpliwości co do określonych kwestii, skonsultuj się z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym.
• Przeanalizuj proces zakupowy: istotne informacje dotyczą określania zapotrzebowania i tego, w jaki sposób Twoi pracownicy składają zamówienia oraz jak wygląda procedura ich akceptacji i weryfikacji.
• Sprawdź aktualne umowy: istotną częścią procesu zakupowego są umowy z dostawcami. Zanim możliwe będzie planowanie nowej strategii, zbierz je i przeanalizuj widniejące w nich zapisy czy terminy obowiązywania.
• Zbadaj procesy zachodzące w firmie: nie zapominaj o tym, że kosztem Twojej firmy jest również czas – zarówno Twój, jak i Twoich pracowników oraz wydatki związane chociażby z kosztami energii. Wydajniejsze procesy to nie tylko wyższa sprawność operacyjna, ale również wyższe oszczędności.

Wykorzystaj dane w optymalizacji kosztów

Na podstawie zebranych informacji będziesz w stanie określić obszary, w których pozostaje pole do optymalizacji kosztów. Zacznij od weryfikacji, które wydatki są naprawdę niezbędne i istotne dla firmy, a których da się uniknąć. Rezultaty analizy mogą Cię zaskoczyć. Często okazuje się, że opłacasz np. subskrypcje oprogramowania, którego od dawna nikt nie używa, albo niepotrzebne abonamenty telefoniczne. Wyodrębnienie takich wydatków i ich redukcja powinny być stosunkowo proste.

W następnym kroku przyjrzyj się kosztom, które są kluczowe dla Twojego biznesu. Zastanów się, czy nie można ich obniżyć. Dobrą alternatywą może być np. skorzystanie z outsourcingu usług. Często jest atrakcyjną finansowo alternatywą dla zatrudniania pracowników. Sprawdź także, jak prezentuje się oferta Twoich dostawców w porównaniu z ich konkurencją.

Zasady optymalizacji zakupów w firmie – najważniejsze informacje

Optymalizacja procesu zakupowego jest jednym z najważniejszych obszarów, na który musisz zwrócić uwagę, jeżeli zależy Ci na redukcji kosztów prowadzenia firmy. Jeżeli w Twoim przedsiębiorstwie nie ma takiego procesu, stwórz go. Jak to zrobić?

• Monitoruj dostępną ofertę: cyklicznie sprawdzaj, czy Twoi dostawcy oferują korzystne warunki finansowe. Jeżeli okaże się, że konkurencja wypada lepiej, rozważ renegocjację ustaleń lub zmianę kontrahenta.
• Zapewnij elastyczność zamówień: liczą się nie tylko kwestie finansowe, ale również sposób, w jaki są przetwarzane Twoje zamówienia. Obniżenie kosztu, który znacząco obniży również możliwości Twojej firmy, nie będzie dla niej korzystne.
• Określ, kto i na jakich zasadach może składać zamówienie: zbyt duże grono pracowników uprawnionych do tego zadania sprawia, że z łatwością możesz utracić kontrolę nad kosztami. W mniejszych przedsiębiorstwach warto wskazać osoby, które będą zajmować się zamówieniami, w większych dobrym rozwiązaniem jest wydzielenie działu zakupów.
• Zautomatyzuj procesy zakupowe: jasne procedury akceptacji kosztów i zgłaszania zapotrzebowania pozwolą Ci zyskać oszczędności oraz pełen przegląd wydatków, jakie ponosi Twoja firma.

Czy we wszystkich rodzajach firm zakupy mogą być wliczone w koszty?

Pamiętaj, że nie możesz odliczać kosztów, jeżeli rozliczasz się za pośrednictwem ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych: wówczas zapłacisz podatek od osiągniętego przychodu.

W analogiczny sposób koszty uzyskania przychodu określa również ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych. Jeżeli prowadzisz np. spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, rozważ optymalizację wydatków.