Kilometrówka w 2025 roku – ile wynoszą stawki i jak je obliczać?

Wykorzystywanie prywatnych pojazdów do celów służbowych jest powszechną praktyką w wielu przedsiębiorstwach. Bardzo często robią to również pracownicy w ramach wykonywania obowiązków zawodowych. W konsekwencji pojawia się pytanie o zwrot poniesionych kosztów. Najprostszym rozwiązaniem jest kilometrówka. Sprawdź, jakie stawki obowiązują w 2025 roku i jak prawidłowo rozliczyć przejazdy służbowe.

Czym jest kilometrówka i kogo dotyczy?

Określenie kilometrówka ma dwa znaczenia.

Wartość zwrotu jest uzależniona od przebiegu, bez względu na faktycznie poniesione wydatki, w tym np. zużyte paliwo. Nie trzeba więc dokumentować kosztów w formie faktury. 

Co ważne: o tym, ile za kilometrówkę otrzyma pracownik, decyduje również rodzaj pojazdu. Można ją zastosować nie tylko w przypadku samochodów osobowych, ale również innych pojazdów, takich jak motocykl, a nawet motorower. 

Taka ewidencja jest wymagana, gdy przedsiębiorca chce zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z eksploatacją pojazdu niestanowiącego jego majątku, np. samochodu prywatnego wykorzystywanego w firmie.

Aktualne stawki kilometrówki w 2025 roku

Obowiązujący limit określa Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Jak liczyć kilometrówkę? Praktyczny przewodnik

Przelicznik kilometrówki jest stosunkowo prosty. Aby wyliczyć należną kwotę, należy pomnożyć liczbę przejechanych kilometrów przez odpowiednią stawkę, uwzględniając rodzaj pojazdu i pojemność silnika. 

Dokumentacja i ewidencja: co jest konieczne?

Jak widzisz, obliczanie kilometrówki jest naprawdę proste. Co ważne: umożliwia ona pracownikowi uzyskanie zwrotu poniesionych kosztów, a przedsiębiorstwo może zakwalifikować te wydatki jako koszty uzyskania przychodu. Należy jednak wziąć pod uwagę wskazany w rozporządzeniu limit i pamiętać o pewnych formalnościach. Przede wszystkim konieczne jest zawarcie umowy pomiędzy pracodawcą i pracownikiem.

Jak wypełnić kilometrówkę, aby była ona prawidłowo rozliczona? Obowiązkowe jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, która powinna zawierać:

• podstawowe informacje o pojeździe (marka, model, numer rejestracyjny),
• pojemność silnika,
• datę rozpoczęcia i zakończenia podróży,
• trasę przejazdu (punkt początkowy i końcowy),
• cel podróży służbowej,
• liczbę przejechanych kilometrów.

Limity kilometrówki i ryczałt

Dzięki kilometrówce możliwe jest rozliczenie faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów w danym okresie, a obowiązkowa ewidencja pojazdu umożliwia szczegółową weryfikację podróży. W firmie można jednak wprowadzić jeszcze jeden model rozliczenia przejazdów realizowanych przez pracownika własnym pojazdem. Ryczałt w jazdach lokalnych przyjmuje stałą wartość i również w tym przypadku zastosowanie znajdują stawki wskazane w Rozporządzeniu (z uwzględnieniem poszczególnych typów pojazdów). Ustawa wprowadza jednak miesięczne limity kilometrów uzależnione od liczby mieszkańców miejscowości. Ilustruje je poniższa tabela. 

W związku z tym stawka ryczałtu w przypadku samochodu osobowego o pojemności powyżej 900 cm3 wyniesie 345 zł dla najmniejszych miejscowości, a w dużym mieście będzie to 805 zł miesięcznie. W tym scenariuszu pracodawca ma również możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu w ramach działalności.

Co ważne, ryczałt pomniejsza się proporcjonalnie, biorąc pod uwagę dni, kiedy pracownik był nieobecny w pracy lub nie dysponował pojazdem. Przedsiębiorca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, którym podróżuje pracownik. W praktyce w oparciu o ryczałt korzystnie rozlicza się regularne podróże realizowane przez pracownika, np. w pobliżu miejsca zatrudnienia. Kilometrówka daje większą elastyczność: można z niej korzystać także w przypadku podróży zamiejscowych, i to na dalekie dystanse.