Optymalizacja kosztów jako low hanging fruit w zarządzaniu finansami firmy

[MUZYKA]  

• Witam Was w kolejnym odcinku Rozmów o biznesie,  sponsorowanych przez Firmove.pl, Firmove przez V.  Dzisiaj pogadamy o optymalizacji kosztów jako low hanging fruit  w zarządzaniu finansami firmy, czyli w taki prosty sposób,  żebyście mogli też uzyskać od nas, od mnie, od Izy Czaplewskiej,  którą za chwilę Wam zapowiem,  informację o tym, jak prowadzić swój biznes.  Wspomniana wcześniej Iza Czaplewska, księgowa przedsiębiorczyni,  prowadzi biuro rachunkowe "Wyjaśniam Finanse",  tłumaczy finanse i księgowość prosto i na luzie,  językiem zrozumiem dla każdego, w związku z tym dla mnie i dla Was również.  Dzisiaj Iza będzie nam pomagała w zrozumieniu zawiłych kwestii  związanych z prowadzeniem firmy, szczególnie w tym pierwszym etapie.  - Cześć Iza.
• Cześć, witam wszystkich.
•  I moje pierwsze pytanie związane z tym,  co cię skłoniło do zaczęcia prowadzenia bloga dla przedsiębiorców?  
• Nuda.  Rozpoczęłam ten blog w 2020 roku,  gdy trwała pandemia, a ja właśnie urodziłam małe dziecko,  więc strasznie się nudziłam w domu,  bo nie można było nigdzie wychodzić, wszystko było zamknięte.  Ja nie mogłam też pracować, bo byłam na macierzyńskim,  więc uznałam, że tak dla stymulacji umysłu  rozpocznę sobie taki projekt poboczny,  to też właśnie ten blog "Wyjaśniam Finanse",  gdzie opisywałam kwestie podatkowe i księgowe,  kieruję ten blog do osób prowadzących działalność gospodarczą i nierejestrowaną.  No i miało to być po prostu takie moje hobbystyczne,  małe drugie dziecko, którym się zajmowałam w wolnych chwilach.  Ostatecznie blog ten się rozrósł do biznesu edukacyjnego.  Po pół roku zarejestrowałam działalność gospodarczą  i zaczęłam sprzedawać e-booki edukacyjne,  a później w miarę rozwoju otworzyłam również biuro rachunkowe  i w ten sposób łączę właśnie działalność edukacyjną z działalnością usługową  i też wychowywaniem małego dziecka,  co też jest ogromnym plusem właśnie swojej firmy, bo mam dużo czasu na to.  
• właśnie bardzo dobrze się składa, że jesteś autorką bloga  o podatkach, o księgowości,  bo chciałem zadać ci pytanie związane z tą kwestią.  Jakie są podstawowe albo takie najczęstsze błędy popełnione  przez przedsiębiorczynie i przedsiębiorców tych początkujących?  
• Jasne. Myślę, że przede wszystkim brak nam edukacji w społeczeństwie  na temat przedsiębiorczości i to jest właśnie coś,  z czego wynika dużo błędów przedsiębiorców,  którzy rozpoczynają swoją biznesową drogę.  Przedsiębiorcy chcą otworzyć biznes,  ale nie wiedzą, z czym wiąże się prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce.  To jest z wybraniem odpowiedniej formy opodatkowania,  z opłacaniem ZUS-u, a nawet jeśli wiedzą, że coś takiego istnieje,  to do końca nie rozumieją specyfiki tych rzeczy.  Więc aby podejmować dobre decyzje biznesowe, takie strategiczne,  dobrze jest edukować się na ten temat.  I nie chodzi tutaj oczywiście o robienie jakiegoś  kursu biznesowego czy też studiów biznesowych,  ale chodzi o to, żeby mieć rękę na pulsie,  wiedzieć, że są jakieś zmiany, które w podatkach są bardzo częste.  No i właśnie żeby też rozumieć,  na czym właściwie polega prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce  i z jakimi kosztami się to wiąże.  Bo wtedy też możemy podejmować lepsze strategiczne decyzje,  jeśli wiemy właśnie na czym to wszystko polega.
•  To mam takie fundamentalne pytanie.  Czy na początku wybierać formę spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,  czy jednak bezpieczniej zostać przy jednoosobowej działalności gospodarczej?  Jaka jest twoja porada?  
• Oczywiście tutaj dużo zależy od indywidualnej sytuacji,  i danego przedsiębiorcy i zdecydowanie zawsze zalecam  do udania się do doradcy podatkowego.  Doradca podatkowy to jest wyspecjalizowany zawód,  który jest regulowanym też zawodem w Polsce,  więc nie każdy może świadczyć usługi doradcy podatkowego.  I taki doradca, on ci personalnie doradzi,  ułoży ci strategię dla twojego biznesu.  Co jest lepsze, spółka z o.o., czy też działalność gospodarcza.  W twoim przypadku jaka forma opodatkowania  będzie dla ciebie najlepsza.  I tutaj zdecydowanie zalecam udanie się do takiego doradcy,  bo też nie każdy księgowy może takie doradztwo dla ciebie świadczyć.  Więc taka wizyta u doradcy przed otwarciem biznesu zdecydowanie zalecana.  Natomiast chciałabym też podkreślić, że w Polsce panuje retoryka,  że spółka z o.o. jest lekiem na całe zło i jest wspaniałym pomysłem na to,  żeby właśnie ograniczyć podatki, ograniczyć ZUS.  A wcale tak nie jest, ponieważ o ile faktycznie możemy zapłacić  niższe podatki w spółce z o.o. i uniknąć ZUS-u,  tak dla początkujących przedsiębiorców, którzy dopiero zaczynają zarabiać,  spółka z o.o. może być tak właściwie ciężarem,  bo mamy tutaj dodatkowe obowiązki,  mamy dużo większe koszty związane z prowadzeniem księgowości,  co sprawia, że ta forma prawna tak naprawdę przestaje się opłacać  dla tych początkujących przedsiębiorców.  Dlatego jeśli jesteś na początku swojej drogi,  to przede wszystkim udaj się do doradcy podatkowego.  A po drugie, nie wierz we wszystko, co mówią o spółkach z o.o. w sieci.
•  Dobrze, powiedzieliśmy o doradztwie podatkowym.  Ty zdaje się, będziesz doradczynią podatkową, tak?  
• Tak, jest taki plan, ale to jest dość długi proces,  też w związku z tym, że mam małe dziecko, to nauka trwa długo,  więc z czasem mam nadzieję, że uda się zostać doradcą.  
• Czyli na razie nie możesz nam udzielać żadnych porad podatkowych?  Trzymajmy się tego, bo moje pytanie jest o optymalizację kosztów.  
• Okej, o tym mogę mówić.  
• No właśnie, jak byś zdefiniowała pojęcie  optymalizacji kosztów w kontekście małych firm?  Jasne, dla mnie optymalizacja kosztów w kontekście małych firm,  to są różne działania i strategie, które podejmujemy w takim celu,  aby obniżyć koszty prowadzenia naszej działalności.  No bo oczywiście celem prowadzenia naszej działalności powinno być to,  żeby ona zarabiała.  No i tutaj właśnie optymalizacja kosztów służy nam do tego,  aby zdefiniować, które koszty tak naprawdę możemy przyciąć,  które możemy usunąć.  I na tym właśnie polega optymalizacja w małych firmach.  Tak? Bo tutaj często też w internecie, w różnych materiałach znajdziecie informacje,  które są adekwatne dla dużych firm,  a dzisiaj będziemy zdecydowanie rozmawiać w kontekście małych firm.  No właśnie, bo ja często spotykam się z taką interpretacją,  tudzież czytam informacje w różnych miejscach w internecie,  że optymalizacja kosztów to jest coś,  za co Urząd Skarbowy może pogrozić palcem i właśnie wezwać nas na dywanik.  Wiesz co, tutaj zdecydowanie myślę, że należy rozgraniczyć dwa pojęcia,  optymalizacja kosztów i optymalizacja podatków.  I optymalizacja podatkowa jest jedną ze strategii optymalizacji kosztów.  Natomiast optymalizacja kosztów per se skupia się na,  na kategoryzowaniu, optymalizowaniu wydatków.  Natomiast, o, też jedna ważna rzecz, nie każdy wydatek w naszej firmie będzie kosztem,  a koszt w rozumieniu podatkowym to jest faktycznie coś, co już nam obniża podatek.  Więc wydatek to jest coś, co po prostu mamy w naszej firmie, wydajemy pieniądze,  ale to, czy on stanie się kosztem w naszej firmie,  to już jest właśnie decyzja twoja, twojego księgowego  i ostatecznie Urzędu Skarbowego, czy on faktycznie zgadza się z tą decyzją,  że to był koszt. Więc wydatek najpierw schodzi nam z konta,  później następuje decyzja, czy to był faktycznie koszt,  który ma odniesienie do naszego podatku.  Jeśli tak, to on zostaje zakwalifikowany jako koszt w naszym biznesie.  Więc optymalizacja kosztów w biznesie skupia się na tym powiedzmy fragmencie wydatkowym.  Czyli wydajemy ze swojego biznesu pieniądze  i zastanawiamy się, jak robić to lepiej, bo też nie zawsze chodzi o to,  żeby je ograniczać do zera te wydatki, ale chodzi nam o to, żeby robić to lepiej,  optymalniej. Więc skupiamy się na tej optymalizacji wydatków,  a tutaj mamy tak naprawdę dowolność.  Mamy dowolność tego, na co wydajemy swoje pieniądze w działalności gospodarczej  i Urząd Skarbowy nie może nam zakwestionować tego, że nie wiem,  poszłam i zrobiłam zakupy za pieniądze z firmy,  ponieważ w działalności gospodarczej majątek firmowy jest tożsame z moim majątkiem  i ja mogę z nim robić, co chcę.  Natomiast w momencie, gdy ja zdecyduję, że wezmę dany wydatek na fakturę  i ja chcę ten wydatek ująć w kosztach firmy  i faktycznie będzie to na przykład wydatek o charakterze osobistym,  bo kupiłam sobie nowe okulary korekcyjne,  to Urząd Skarbowy może zakwestionować i powiedzieć "Halo, halo, nie,  to się nie nadaje jako koszt, proszę ten koszt usunąć z ewidencji z KPiR".
• A możesz polecić jeszcze jakieś inne przykłady,  czy na przykład ZUS można, to jest jakiś koszt, który możemy...  
• Wiesz co, ja bym tutaj się skupiła na czymś innym.  Jeśli chodzi o ZUS, to na pewno warto zrozumieć,  z czego on się składa, jak on działa,  że mamy ulgi na start, że właściwie też zakładanie działalności gospodarczej  i płacenie ZUS-u nie zawsze jest koniecznością,  ponieważ mamy jeszcze coś takiego w Polsce od niedawna, jak działalność nierejestrowana,  czyli prowadzenie biznesu bez formalnego jego zarejestrowania, tak?  Mamy działalność nierejestrowaną,  która umożliwa nam zarabianie do 75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie  i w tej działalności nierejestrowanej wtedy ZUS-u nie płacimy,  więc jest to faktycznie super sposób na to,  żeby ograniczyć koszt związany z płaceniem ZUS-u.  A możemy wystawiać faktury?  Tak, jasne, jesteś normalnie takim biznesem na próbę.  Prowadzisz biznes, który nie jest formalnie zarejestrowany w CEIDG,  natomiast możesz wystawiać faktury, możesz obsługiwać klientów.  Oczywiście są tam pewne niuanse i trzeba uważać na wiele różnych kwestii,  dlatego zachęcam do zapoznania się z tematem, czy to na Firmove.pl,  czy też w ogóle w internecie z hasłem działalność nierejestrowana.  I tutaj jest to na pewno jeden ze sposobów na optymalizację taką zupełnie na starcie,  bo to można zrobić dopiero, znaczy dopiero można to zrobić,  zanim się założy działalność gospodarczą.  To jest opcja dla zupełnych, zupełnych świeżynek.  Jeśli już prowadzisz działalność gospodarczą,  no to tutaj na pewno warto by się było zastanowić nad tym,  na co wydajesz tak właściwie, swoje pieniądze w biznesie,  bo też mało kto w ogóle to analizuje.  I też wracając z tego pierwszego pytania,  jakie są częste błędy wśród przedsiębiorców,  to jest to, że przedsiębiorcy nie rozdzielają swoich pieniędzy firmowych od prywatnych.  Bardzo często tak się zdarza.  W ten sposób prowadzą wszystko na jednym koncie i te wydatki się mieszają.  Nie są w ogóle do rozdzielenia, no bo też kto tam zagląda, przyszło to przyszło - wydaje.  Natomiast żeby widzieć, czy biznes jest zdrowy, czy on zarabia,  musimy wiedzieć jaki jest nasz zysk, jaki jest stan naszego konta,  stan tego konta tej firmy.  No i zdecydowanie łatwiej to zrobić,  gdy mamy rozdzielone wydatki firmowe na koncie firmowym  i wydatki osobiste na koncie osobistym.  Więc zdecydowanie tutaj zachęcam do zakładania kont firmowych.  To nie jest obowiązek w każdym przypadku.  Są biznesy, które nie muszą mieć konta firmowego.  Natomiast zdecydowanie będzie to ułatwiało sprawę  i nie wiąże się to z dużym kosztem miesięcznie, a może się przydać.  Więc zaczęłabym tą taką optymalizację kosztów od zidentyfikowania,  jakie mamy źródła przychodów, na czym zarabiamy, ile zarabiamy,  kiedy, ile w ogóle zarabiamy, czy są jakieś miesiące lepsze, gorsze,  czy jest jakaś sezonowość w tym naszym biznesie.  A po drugie zdefiniowałabym właśnie na czym,  na co wydajemy, na czym tracimy.  I robi się to prozaicznie.  Wyciągasz swój wyciąg z konta i kategoryzujesz po prostu te wydatki.  Patrzysz, na co wydajesz.  Fajnie jest też przypisać dane wydatki do danych usług czy też produktów,  żeby zobaczyć, jakie linie produktowe czy też usługowe generują najwięcej kosztów.  Gdzie jest jakieś pole do optymalizacji, do ulepszenia.  Więc zacznijmy od prostego kroku.  To jest - przejrzenie swojego konta, zdefiniowanie jakie są wydatki,  przypisanie tym wydatkom kategorii właśnie, czy to są koszty stałe,  czyli które się pojawiają co miesiąc,  czy też koszty zmienne, które są związane np. z daną sprzedażą.  I wtedy jesteśmy w stanie ocenić, czy po pierwsze zarabiamy w ogóle,  a po drugie, czy jesteśmy w stanie przyciąć te wydatki.
•  Czy myślisz, że to jest duża ilość pracy,  to jest ciężkie zadanie dla takich osób, które zaczynają dopiero biznes,  czy to jest coś, co każdy z nas może zrobić na zasadzie,  przecież umiem obsługiwać, nie wiem, Excela,  wyciągnąć taki plik, wgrać go i sobie po prostu obejrzeć.  
• Jasne, myślę, że to jest proste ostatecznie, bo tak jak mówisz,  sprowadza się to do otwarcia Excela i otwarcia w nim swojego wyciągu bankowego.  Możecie to robić nawet na kartce.  Oczywiście łatwiej jest to zrobić w narzędziu, który nam to zlicza, ale  nie dorabiajmy do tego jakiejś dużej  filozofii, bo to chodzi po prostu o przejrzenie, o taki rachunek sumienia,  na co ja wydawałam, wydawałem te pieniądze.  Ciekawy jest też efekt psychologiczny w oglądaniu tych swoich wydatków,  ponieważ nagle zaczynamy sobie myśleć, no nie no, na to to mogłam nie wydawać.  Mogłam zaoszczędzić te pieniądze.  Nie wiem, anuluje jakąś subskrypcję jakiegoś narzędzia, bo i tak go nie otwieram,  a tylko siebie oszukuje.  Więc jest to taki też swoisty rachunek sumienia, na co te pieniądze poszły.  A jeśli chodzi o czasochłonność tego,  myślę, że każdy przedsiębiorca w swoim biznesie, oprócz tego na czym zarabia,  powinien też myśleć o samym rozwijaniu biznesu, o takim patrzeniu na biznes z lotu ptaka  i żeby to robić warto sobie wyznaczyć godzinę w tygodniu czy też w miesiącu,  gdzie zamieniasz się nie w pracownika w swoim biznesie, ale w właściciela biznesu,  który strategicznie podchodzi do swojej firmy i nie zostawia niczego przypadkowi,  tylko właśnie siada, liczy w tym Excelu, dobra tym roku, w tym miesiącu wydałam tyle i tyle na to,  albo ten produkt przestał się opłacać, ok, czas go wycofać.  I właśnie chodzi o to, żeby nie tylko robić swoją robotę w firmie,  ale też żeby być właścicielem tej firmy.  Zostańmy jeszcze przy kosztach.  Czy mogłabyś podać przykłady ukrytych kosztów,  o których często zapominają początkujący przedsiębiorcy?  Rzeczy, o których nie myślimy, kiedy zaczynamy prowadzić np. JDG,  czyli jednoosobową działalność gospodarczą.  Jasne. Myślę, że przedsiębiorcy często zapominają o wartości swojej pracy.  
• No co ty? -
• Tak.  
• Nie uwzględniamy jej?
• W pracy z przedsiębiorcami widzę, że często o tym zapominają.  Oczywiście należy pamiętać o tym, że moje wynagrodzenie jako przedsiębiorcy,  jeśli sobie jakieś wypłacam, ono nie wylicza się w koszty w rozumieniu podatkowym.  Ale znowu, pamiętajmy, by patrzeć na te koszty w takich dwóch spektrach.  Podatkowym i wydatków, zwyczajnie na co przepuszczamy kasę.  Więc jeśli ja jako przedsiębiorczyni spędzam czas na przygotowaniu jakiegoś produktu lub usługi,  to mnie coś kosztuje, tak? Mój czas, który też ma jakąś wartość. Więc żeby dobrze wyceniać swoje usługi i produkty, powinniśmy wiedzieć, jaka jest wartość naszego czasu.  - Ile kosztuje ma ta firma. - Dokładnie.  I żeby dobrze wycenić się, musimy wiedzieć, jaka jest wartość naszego czasu  i tę wartość naszego czasu, przeliczoną na ten właśnie,  na ten czas, który poświęciliśmy na dany produkt lub usługę, doliczyć do ceny.  Więc myślę, że to jest taki ukryty koszt,  o którym mało kto pamięta prowadząc swoją działalność,  a który wpływa na to właśnie, jakie mamy ceny, jakie mamy strategie cenowe.  Myślę, że dużo osób po wprowadzeniu tej zmiennej,  czyli po wyliczeniu jej i uwzględnieniu jej w tym całym rachunku, w tym równaniu,  no pewnie będzie zmuszony do podwyższenia ceny,  bo nagle okaże się, że tak naprawdę to produkt może jest fajny,  ale po dodaniu wszystkich kosztów, on nie jest w stanie tak naprawdę na siebie zarobić.  I to jest pozytywna informacja, bo moim zdaniem,  bardzo często też początkujący przedsiębiorcy i przedsiębiorczynie  ogromnie boją się wysokich cen.  To znaczy patrzą na konkurencję i mówią, no jak ktoś ma produkt za 100 zł,  to ja żeby pobić jego ją, to dam go za 50 zł.  I okazuje się, że tamta firma bardzo dobrze policzyła sobie wszystkie elementy,  wszystkie koszta i te 100 zł naprawdę jest dobrym podejściem.  Danie za połowę tej ceny okazuje się, no po jakimś czasie niestety ogromnym  wydatkiem, ale w takim sensie, że po prostu to jest niszczące dla biznesu.  Jasne, konkurowanie ceną zazwyczaj nie jest dobrym pomysłem.  Natomiast też w odniesieniu do tego wyliczania wartości swojej pracy,  myślę, że warto jeszcze wspomnieć o czymś takim jak outsourcing, czyli w momencie,  gdy faktycznie wyliczamy sobie, że "hej, moja godzina pracy jest twarta 200 zł czy  tam 300 zł", to może się okazywać, że niektóre zadania proste w firmie opłaca się  oddać komuś. W ten sposób płacąc wirtualnej asystentce 100 zł za  wykonanie jakiegoś zadania zaoszczędzasz tak naprawdę 100 zł swojego czasu.  Więc to jest też jakaś metoda optymalizacji kosztów, że decydujemy się  uwolnić swój czas, który możemy przeznaczyć na zarabianie, delegując, outsource'ując pewne  zadania na zewnątrz. To jest księgowość, czy też właśnie jakaś wirtualna asysta,  czy też jakieś inne kwestie związane z biznesem, gdzie po prostu możemy oddać  pewne rzeczy specjalistom i działać w strefie własnego geniuszu.  Myślę, że to jest bardzo częste, że na początku chcemy robić wszystko sami.  Ja zostałam zmuszona w sumie dość szybko do delegowania, ponieważ miałam bardzo mało  czasu na rozwijanie firmy, mając małe dziecko w domu i uważam, że to jest coś,  co mega przyspieszyło mój rozwój, jeśli chodzi właśnie o budowanie biznesu,  ponieważ miałam czas na skupienie się na tym, co jest najważniejsze w mojej firmie,  coś, co przynosi pieniądze.  
• Jakie są korzyści, jakie są potencjalne pułapki związane z outsourcingiem właśnie  w kontekście małych firm?  
• No myślę, że najważniejszym plusem outsourcingu będzie to uwolnienie swojego  czasu na inne rzeczy. To jest naprawdę nieocenione, bo w biznesie  zawsze brakuje czasu na różne rzeczy, więc to jest zdecydowanie plus.  Druga kwestia jest taka też, że nie jesteśmy związani na stałe często  czy też z jakimś podwykonawcą, czy kimś, co oznacza, że np.  gdy kończy nam się projekt, nie musimy utrzymywać tej osoby.  Możemy się pożegnać aż do następnego projektu.  Wiemy, że ta osoba o siebie zadba, bo też jest przedsiębiorcą,  ma inne zlecenia itd. I my możemy po prostu w ten sposób  też lepiej zadbać o swój cash flow, czyli przepływy pieniężne na naszym koncie, bo nie  jesteśmy np. zmuszeni płacić naszym podwykonawcom w momencie, gdy mamy przestój w firmie.  Spotykamy się dopiero właśnie na nowy sezon, czy też na nowy projekt.  Natomiast minusem będzie zdecydowanie możliwość takiej utraty trochę kontroli  nad procesami w swojej firmie, w takim sensie, że jednak oddajemy jakąś część biznesu  komuś spoza firmy.  No i nigdy nie mamy 100% pewności, że to będzie w 100% zaopiekowane.  Natomiast tutaj po to służą nam umowy zabezpieczające interesy nasze i też  kontrahentów, aby takie sytuacje móc rozwiązywać zgodnie z prawem i polubownie.  A jak znaleźć równowagę między cięciem kosztów, a inwestowaniem w rozwój firmy?  Bo to często jest tak, że  wiemy, nie chcemy wydawać tych pieniędzy, bo wydaje nam się, że lepiej, żeby  one leżały na koncie i nawet tam mało, bo mało, ale coś tam zyskiwało, jeżeli  chodzi o te procenty co miesiąc. No a inwestowanie firmy to jest, no co ja  mogę zainwestować tę firmę, tak? Przecież nie kupię drugiego samochodu,  nie mam potrzeb wynajęcia hali, nie kupię trzech nowych komputerów.  Co może być taką inwestycją i właśnie inwestycje versus cięcie kosztów?  Myślę, że jako Polacy, polscy przedsiębiorcy bardzo, zbyt mocno  skupiamy się na generowaniu kosztów. Jest właśnie jakieś takie dziwne parcie  społeczeństwie na to, że "dobra, ja muszę teraz wyrobić koszty w tym miesiącu, żeby  zapłacić niższe podatki". Tylko pytanie, bo i tak płacisz te pieniądze  w formie jakiejś innej, nie wiem, wydajesz je na coś, po to, żeby płacić niższe  podatki, ok, ale tych pieniędzy finalnie i tak nie ma.  Więc radziłabym skupić się na tym, żeby firma generowała zyski, a nie, żeby  generowała koszty, po pierwsze, żeby właśnie odpuścić sobie trochę takie  doparcie na szukanie kosztów na siłę. Niech te koszty są po prostu, jakie są  naturalnie w firmie, bez wymyślenia teraz właśnie, żeby kupić drugi samochód, bo  przecież to jest optymalizacja kosztów. No nie.  Więc taka troszkę zmiana podejścia mentalnego do tego.  Natomiast na pewno też potrzebna jest równowaga  w tej optymalizacji kosztów, żeby się po prostu nie, żeby nie wpaść w pułapkę  taką, że teraz będę się na maksa skupiać na tym, jak zaoszczędzić, jak obciąć jeszcze  jedną złotóweczkę zamiast skupić się na tym, jak zarobić 100 zł, 200 zł, 300 zł.  Zamiast po prostu zajmować swoją energię  w tym, jak najwięcej zaoszczędzić, skupmy się na tym, jak zarobić.  I faktycznie ta optymalizacja kosztów jest też bardzo, bardzo istotna i ona wymaga  tego, żeby raz na jakiś czas usiąść i zobaczyć na co ja wydaję, co mnie dużo  kosztuje, co mogę zmienić w tej mojej firmie, ale też nie ma co wpaść w przesadę  i teraz oszczędzać na wszystkim, bo to też odbije się po prostu na twojej firmie,  że może po prostu po pierwsze tracisz energię na jakieś małe pieniądze, jakieś dwie  dyszki w skali miesiąca na przykład, a po drugie, no też czasem tańsze nie zawsze,  oznacza lepsze i można na przykład trafić na mniej kompetentnego dostawcę czy też kontrahenta.
•  A w co inwestować? Co może być taką inwestycją w małym przedsiębiorstwie?  
• Oj, to też zależy od biznesu.  Na pewno radziłabym zainwestować w swoje bezpieczeństwo.  To jest w budowanie poduszki finansowej.  Właśnie.  Więc myślę, że zbudowanie poduszki finansowej to nie jest inwestycją per se, bo nie  przynosi nam zysków, natomiast przynosi nam spokój psychiczny, a nie ma gorszego  doradcy w biznesie niż desperacja, która pojawia się w momencie, gdy brakuje nam pieniędzy.  Wtedy jesteśmy zmuszeni podejmować nie zawsze korzystne decyzje dla nas, nie zawsze takie,  które są dla nas przyjemne i w momencie, gdy mamy tę poduszkę finansową,  zyskujemy komfort, który pozwala nam po prostu przeczekać trudniejsze momenty,  czy też załatać jakieś dziury budżetowe, które się pojawiają po drodze w biznesie z różnych przypadków.  Więc myślę, że to jest taka inwestycja, którą warto faktycznie,  warto przeprowadzić, warto zbudować taką poduszkę.  
• Na ile miesięcy ty masz zbudowaną poduszkę finansową w swoim biznesie?  
• Ja mam poduszkę finansową zbudowaną na, no tak bym powiedziała, dwa miesiące.  Moja poduszka finansowa mogę odpowiedzieć w kwotę,  że ona wynosi, ona wynosi 30 tysięcy złotych. To są pieniądze, które sobie leżą po prostu na lokacie,  są łatwo dostępne, ale ich nie ruszam.  Jak to wyliczyłam? Policzyłam swoje po prostu pensje moją, moich pracowników,  którą potrzebuję mieć na dwa miesiące po to, żeby, żebyśmy w razie, gdyby coś się stało,  żeby, gdyby nie było przychodów, co się raczej nie zdarza w moim biznesie, bo tak mam,  taki mam model biznesowy, ale mogłoby się kiedyś zdarzyć, to mam ciągłość  finansową na te dwa miesiące co najmniej, tak?  To jest zależne oczywiście od tego jaką mamy tolerancję ryzyka u siebie.  Moja tolerancja ryzyka zakłada, że dwa miesiące jestem w stanie wytrzymać  bez, bez pieniędzy, później się ogarniam i coś innego znajduję.  Natomiast jeśli twoja tolerancja ryzyka zakłada, że ty potrzebujesz się czuć bezpiecznie  z 6-miesięczną poduszką finansową, ok, buduj poduszkę finansową na sześć miesięcy.  Najlepiej wyliczyć to w ten sposób, że liczysz swoje koszty miesięczne,  działalności życia i mnożysz to po prostu razy ilość miesięcy, na jakie chcesz być  zabezpieczony.  Jak przygotować się finansowo na nieprzewidziane sytuacje w biznesie?  Bo one na pewno kiedyś się wydarzą.  Warto do tego podejść po prostu rozsądnie i co miesiąc odkładać sobie jakąś określoną kwotę.  Słuchajcie, to nie musi być tak, że od razu wyciągacie z kieszeni 30 tysięcy i wsadzacie  to na jakieś inne konto i mówicie dobra, od dzisiaj tego nie ruszam.  Możecie do tego podejść po prostu powoli, krok po kroku, co miesiąc odkładać  jakąś dodatkową kasę z dodatkowego zlecenia i to się zbuduje.  A naprawdę będziesz sobie wdzięczny, wdzięczna, gdy w czasie właśnie niepokoju coś się  wydarzy, a ty masz "ok ja mam te 20, 30, 40 tysięcy gdzieś tam schowane, przeżyję".  I naprawdę to jest wartość dodana maksymalna w swoim biznesie.  Jeśli chodzi o jeszcze inne metody, to tutaj zdecydowanie doradzałabym przemyślenie swojego  modelu biznesowego w takim sensie, żeby nie ładować wszystkich jajek do jednego koszyka.  
• To jest bardzo ciekawe.  
• Tak, ponieważ jedno źródełko może wyschnąć, jedno źródło przychodu może wyschnąć, bo tak jak  widzieliśmy właśnie w czasach pandemii, fryzjerzy, kosmetyczki zostali z dnia na dzień  np. zamknięci i nie mogli zarabiać, więc byli zmuszeni do tego, by teraz szukać nowych źródeł  przychodu i to pokazało, że warto takie źródła rozwijać symultanicznie po prostu.  Także to też bywa ciężkie, bo łapiemy kilka srok za ogon i musimy żonglować różnymi  wieloma tematami, natomiast mając te kilka różnych źródeł jesteśmy bezpieczniejsi, bo w  momencie, gdy coś jednego się wysypie, to mamy jeszcze kilka innych, więc nie wiem jak  ty uważasz, ale ja mam takie biznes skonstruowany, mam właśnie biuro rachunkowe, mam  działalność influencerską, mam działalność edukacyjną i z tego wszystkiego po prostu  składa się stabilny biznes, gdzie ja mogę zachorować, mogę iść na urlop, może się coś  wysypać w świecie i ja jestem spokojna.  Ja też jestem członkiem klubu wiele srok za jeden ogon,  dlatego że uważam, że to po prostu jest faktycznie może nie mądrzejsze, ale  biznesowo bardziej zoptymalizowane, dlatego że raz, że to jest coś co jest  nieprzewidziane, ale po drugie może wydarzyć się coś pod tytułem po prostu mi się już nie  chce tego robić albo ten biznes po prostu przestał się kręcić, bo wszedł duży konkurent,  który zaorał cały rynek i po prostu już nie ma sensu w nim być, więc też z  niepokojem patrzę na ludzi, którzy ładują wszystkie jajeczka do jednego koszyka i na  przykład robią to w perspektywie 20-30 lat.  Dla mnie byłoby to już zbyt no może nie  dziwne, ale powiedziałbym, że patrzyłbym na to z niepokojem i jeżeli mogę to zawsze  wolałbym zainwestować właśnie w potencjalne szybkie otworzenie czegoś nowego niż  utwardzanie się w jednej branży, bo patrząc jak wygląda nasz świat za oknami, no jednak  bardzo dużo zmian za naszego życia już było.  Można w sobie tylko i wyłącznie popatrzeć na to z takiej perspektywy, że chyba tych  zmian będzie jeszcze coraz więcej.  Jesteśmy w przededniu przecież ogromnej zmiany, właściwie która się już dzieje.  AI weszło na rynek z przytupem i też zmienia wiele różnych branż, więc po prostu miejmy uszy i oczy  szeroko otwarte na różne możliwości zarobku i łapanie różnych srok za ogon jest trudne,  ale ostatecznie opłacalne.  
• Jakie strategie mogą pomóc w optymalizacji kosztów małej firmy?  Jakiego typu tu masz takie porady, które mogłabyś nam przedstawić?  
• Jasne, tak jak już mówiłam wcześniej spółka z o.o. lekiem na całe zło nie jest nie wierzcie guru w  internecie w takim sensie, że dla małej firmy zdecydowanie najbardziej opłacalnie jest  zacząć faktycznie od tych podstawowych form prowadzenia biznesu.  Więc tutaj nie jest to faktycznie jakaś metoda optymalizacji kosztów.  Natomiast myślę, że warto zastanowić się nad strukturą kosztów w swoim biznesie,  zdefiniować to już na starcie w takim sensie, że tak samo jak zastanawiamy się na czym  będziemy zarabiać w biznesie, warto też zastanowić się nad tym, jaką strategię  przyjmujemy jeśli chodzi o wydawanie, bo to wszystko też jest połączone.  Mam strategię taką, że będę zarabiać na tym, na tym, na tym i chcę pozycjonować się jako  na przykład marka premium w związku z tym wydatki, optymalizacja wydatków nie może  być u mnie duża, ponieważ koszt wliczam w cenę tej mojej premium usługi lub produktu i  przerzucam ten koszt na klienta razem z tym całym premium doświadczeniem.  Więc to jest moja strategia i ja nie skupiam się na tym, aby obniżać te koszty maksymalnie.  A jeśli znowu przyjmuję sobie strategię, że ja chcę się skupiać właśnie na tym, żeby  żeby ta moja usługa lub produkt był przystępny cenowo, no to muszę się skupiać na tym, żeby te  koszty były jak najmniejsze po to, aby moja marża była wystarczająca.  Marża, czyli to na czym zarabiamy tak naprawdę  właśnie decydujemy po prostu, jaką strategię przyjmujemy jeśli chodzi o koszty.  Myślę, że to jest też takie coś, co mało osób robi.  Rzadko, na pewno rzadko.  A ja myślę też, że ze swojego przykładu, że  gdy ja zaczynałam firmę, to ja podeszłam do tego bardzo, bardzo technicznie w takim  sensie, że usiadłam faktycznie z Excelem i liczyłam to wszystko i właśnie podejmowałam  różne decyzje, jaki mam model biznesowy, jaką mam strukturę kosztów, jak chcę do tego podejść.  I to nie jest oczywiście wykute w skale.  To się zmienia, to ewoluuje przez cztery lata jak prowadzę biznes, ale to dało mi  jakiś kierunek i myślę, że warto jest coś takiego sobie zdefiniować na starcie, bo to  też daje nam taki azymut w jakim kierunku idziemy.  Tak, chociażby z tą optymalizacją kosztów.  Czy ja decyduję się, że szukam najtańszego dostawcy, szukam najtańszych produktów, czy  mówię sobie: "ok, nie - ja jestem marką premium, to nie jest mój priorytet i ja ok,  optymalizuję swoje koszty, ale to nie jest coś, co jest najważniejsze w moim biznesie".  Spotkanie z prawnikami, patrzenie na doradców  podatkowych, to też może być fajna pomoc na tym pierwszym etapie.  Zdecydowanie w sensie takim, tak, to jest inwestycja.  No myślę, że to są takie instytucje, do których warto się udać zaczynając biznes.  Oczywiście to nie jest obowiązkowe, ale w momencie, gdy chcemy rozpocząć biznes,  to warto przygotować się do tego z doradcą podatkowym, czy też prawnikiem.  No tak, żeby po prostu ograniczyć ryzyko jakiś wtop prawno-podatkowych.
•  Szczególnie, że w Polsce prawo podatkowe i te  dotyczące przedsiębiorczości zmienia się bardzo szybko.  
• Dokładnie, tych zmian jest dużo.  Oprócz możliwości skonsultowania się z doradcą podatkowym, jest jeszcze w Polsce  coś takiego jak Krajowa Informacja Skarbowa.  KIS. Tak, KIS, gdzie można zadzwonić lub  napisać i skonsultować swój przypadek, ale uprzedzam z góry, że to nie jest  nie jest to informacja wiążąca prawnie.  To jest urzędnik, urzędniczka może ci powiedzieć coś, co ostatecznie może nie być  w stu procentach adekwatne do twojego przypadku.  
• Co w takim razie musimy zrobić, jeżeli chcemy mieć taką pewną pewność?
•  Pewną pewność zapewnia...  Urząd Skarbowy na papierze.  Zapewniają po prostu interpretacje podatkowe.  Występuje się o interpretacej podatkową, opisując swój stan faktyczny lub też stan  przyszły, który ma nastąpić, Urząd Skarbowy, a właściwie szef Krajowej Informacji  Skarbowej to interpretuje i mówi "dobrze mówisz albo źle mówisz, możesz się opodatkować  albo nie możesz". W każdym razie jest to już informacja wtedy wiążąca i ona  nie można jej podważyć, więc jeśli masz taką informację, to możesz z nią działać  i Urząd Skarbowy nie może tego zakwestionować.  Czy to jest tak, przepraszam, bo jestem kompletnym lajkonikiem pod tym kątem.  Jeżeli mieszkam w Warszawie i otrzymam informację wiążącą z Urzędu Skarbowego,  powiedzmy przy ulicy Lindleya, bo tam ja się rozliczam, to czy ona będzie wiążąca dla  Urzędu Skarbowego w Bytomiu albo w...  Tak, ona jest wiążąca personalnie dla Ciebie.  Co więcej, my jako pozostali, mali ludzie w Polsce możemy patrzeć sobie na te  interpretacje, bo one są szeroko dostępne na portalu Eureka i możemy je czytać.  One są zanonimizowane, ale możemy je czytać i wyciągać wnioski.  Toteż one nadają jakiś kierunek interpretacji w ogóle w życiu,  jeśli chodzi o przepisy podatkowe.  Natomiast one są wiążące tylko dla tej jednej osoby, która wystąpiła o interpretację.  Więc jeśli Ty chcesz mieć pewność co do swojego przypadku, a wiesz, że były już  takie interpretacje, to mimo wszystko warto jest wystąpić o tę interpretację  dla siebie po to, aby mieć tę stuprocentową pewność w swoim przypadku.  Wtedy wieszamy na ścianie, oprawiamy i mówimy "Urząd Skarbowy tak  powiedział, w związku z tym tak robimy".
• Jaką radę dałabyś przedsiębiorcom,  przedsiębiorczyniom, którzy boją się podejmować decyzje finansowe?  Mówię, że brzmi to może dziwnie, no bo w końcu ktoś prowadzi biznes, w związku z tym  to należy do jego normalnych obowiązków, no ale niektórzy z nas boimy się po prostu  takie decyzje podejmować, no bo one mają ogromne, mają skutki i te skutki czasami nie są fajne.  Myślę, że przede wszystkim edukować się, edukować, edukować i tutaj chociażby odsyłam  do portalu Firmove.pl, gdzie możemy zapoznać się z różnymi materiałami, kalkulatorami  odnośnie biznesu, które pomogą nam podjąć lepsze, strategiczne decyzje.  Edukacja po prostu sprawia, że przestajemy się obawiać z tych wszystkich decyzji, bo  strach wynika z niewiedzy, nie wiemy z czym się wiążą różne produkty finansowe,  przepisy i po prostu boimy się jakichś błędów.  Więc aby to ograniczyć warto po prostu  zbadać, chociażby pobieżnie, ale wiedzieć z czym się w ogóle wiąże prowadzenie  działalności gospodarczej w Polsce, czy też działalności nierejestrowanej, jeśli to  jest ten pierwszy krok, od którego chcemy zacząć.  No i też warto właśnie trzymać rękę na pulsie, żeby wiedzieć, że jakieś zmiany  nastąpiły. Myślę, że również zalecam podejmować decyzje w oparciu o liczby.  To też nie żyć jakąś swoją  idealistyczną wizją biznesu.  W wyobrażeniu.  Tak, tylko warto tłumaczyć biznes i swoje pomysły na język liczb.  To też zobaczyć jak wyglądają prognozy  w zależności od tego ile sprzedamy, ile zarobimy, ile musimy w ogóle pozyskać  klientów miesięcznie, żeby zarobić tyle ile chcemy.  Takie po prostu wrzucenie różnych, różnych wariantów, różnych scenariuszy do  Excela i zobaczenie jak one się zmieniają właśnie w zależności od tego ile  pozyskamy klientów, jakie mamy koszty i zobaczenie, czy to się w ogóle spina.  Jak długo będziemy musieli czekać na to, żeby to się spięło i zaczęło pracować na siebie.  No i właśnie, żeby w ogóle też nie wchodzić w biznesy, czy też w jakieś pomysły,  które z góry są nieopłacalne.  No a to się często dopiero o tym przekonujemy, kiedy zrobimy coś.  I tu też warto podchodzić do biznesu jak do  pewnego narzędzia, które to jest narzędzie do zarabiania pieniędzy.  Jeśli ono nie zarabia tych pieniędzy, jeśli ten biznes przestaje spełniać swoją funkcję,  to warto ten biznes zamknąć lub zawiesić.  Mamy w Polsce możliwość zawieszenia działalności i to też nie jest nic strasznego.  Słuchajcie, ja też zaczynałam biznes,  właśnie otworzyłam firmę pierwszy raz te cztery lata temu, natomiast to nie był mój  pierwszy pomysł na biznes, tylko czwarty.  Więc  jeśli coś przestaje sprawiać nam radość lub przestaje się opłacać, to nie ma co, trzeba  to odcinać, bo gdzieś czeka ten lepszy pomysł.
•  To na zakończenie mała zabawa, quiz.  Chciałbym zadać ci kilka pytań, dokładnie cztery i prosiłbym cię o odpowiedź na nie, podnosząc jedną plakietkę lub drugą, jedna to będzie prawda, druga to będzie fałsz.  Zobaczymy jakiego typu chciałabyś nam tutaj udzielić informacji.  Uwaga, czytam pierwsze pytanie.  Tylko z wiedzą z zakresu księgowości możesz z sukcesem prowadzić firmę.  Iza, co ty sądzisz?  
• Fałsz, myślę, że fałsz, ponieważ zaczynając wiadomo, że nie mamy dłużej wiedzy na ten  temat, po to też są różni specjaliści właśnie doradca podatkowy, prawnicy, księgowi, aby ci  pomóc w tej drodze biznesowej, więc jeśli nie wiesz, to skorzystaj z ich pomocy, edukuj się i działaj.  
• Ok, brawo.  Nie warto mieć poduszki finansowej, tylko wszystko inwestować, prawda czy fałsz?  
• Fałsz, mam nadzieję, że to wybrzmiało z naszej rozmowy, że poduszka finansowa daje nam  komfort w podejmowaniu trudnych decyzji, gdy nam się pali grunt pod nogami.  
• Ok, dwa razy fałsz, w takim razie dobrze, zobaczymy jaka będzie twoja odpowiedź na pytanie numer  trzy, które jest następujące.  Optymalizacja kosztów negatywnie wpływa na jakość oferowanych produktów i usług.
•  Myślę, że fałsz, ponieważ to też jest naszym zadaniem jako przedsiębiorców właśnie, żeby  zdecydować, jak bardzo chcemy się optymalizować, tak jak właśnie wspominałam w rozmowie o tej  strategii kosztów, takiej strukturze kosztów, jaką decydujemy się obrać drogę, więc jeśli  faktycznie decydujemy się mocno obciąć koszty, to faktycznie może się to przełożyć na  zmniejszenie powiedzmy jakości, ale jeśli jest to wpisane w naszą strategię, spójrzmy sobie  na przykład na budżetowe linie lotnicze.  No nie siedzimy tam najbardziej komfortowo, ale to jest ich strategia, tak.  Oni obsługują bardzo dużo lotów, bardzo dużo podróżujących, robią to budżetowo,  ale jakby jako klienci liczymy się z tym, że jest nam troszkę mniej wygodnie.
• Dobrze, to tak na razie ostatnie pytanie, jestem ciekaw, czy też podniesiesz czerwoną plakietkę.  Tylko duże firmy mogą optymalizować koszty?  
• Fałsz, bo tak jak rozmawialiśmy, to będą inne strategie.  Duże firmy zdecydowanie inaczej do tego podchodzą, ale my jako mali przedsiębiorcy również  powinniśmy przyglądać się swoim kosztom i je optymalizować.  Dzisiaj porozmawialiśmy o edukowaniu z zakresu finansów i księgowości.  Mówiliśmy o tym, żeby myśleć o swoich pomysłach na biznes, żeby nie wpadać w taką bardzo prostą pułapkę,  a wszystko jest moim przychodem, nic nie muszę sobie dzielić,  mogę sobie z tych pieniędzy dokładnie robić dowolny wydatek.  No i też żebyśmy nie cięli tych kosztów, żebyśmy też myśleli o tym,  że część z tych pieniędzy może nam pomóc w uzyskaniu na przykład wiedzy  albo zapłaceniu komuś, kto nam pomoże w rozwoju naszego biznesu.  Także wszystkie te rzeczy, o których dzisiaj mówiliśmy i wiele więcej znajdziecie na Firmove.pl,  portal, na którym będziecie mieli możliwość dowiedzenia się, uzyskania większej ilości  informacji, szczególnie dla osób, które zaczynają dopiero biznes.  Wejdźcie tam i sprawdźcie.  Ja nazywam się Artur Kurasiński i zapraszam Was do kolejnych odcinków z cyklu Rozmowy o biznesie.  [MUZYKA]