Ryczałt a VAT. Wyjaśniamy najważniejsze zasady

Prowadzisz firmę, rozliczasz podatek dochodowy ryczałtem i jesteś czynnym podatnikiem VAT? Ryczałt co prawda nie przesądza o statusie VAT, ale takie połączenie bywa korzystne, np. ze względu na możliwość odliczania VAT naliczonego od zakupów przez ryczałtowca będącego vatowcem. W poniższych akapitach w prosty sposób omawiamy podstawowe zasady dotyczące kwestii VAT i ryczałtu.

Na czym polega ryczałt od przychodów ewidencjonowanych?

Ryczałt to pod wieloma względami prosta forma rozliczeń. Zamiast skrupulatnie liczyć wszystkie firmowe koszty, żeby obliczyć podatek dochodowy, płacisz po prostu określony procent od tego, co zarabiasz. Właśnie to wyróżnia ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Jest to jedna z form rozliczania podatku dochodowego, wybierana m.in. właśnie ze względu na jej prostotę. 

Ale uwaga! Istnieje pewien haczyk. Stawka podatku zależy od tego, czym konkretnie się zajmujesz. Jest to np. 3% dla handlu, 8,5% dla najmu, a nawet 15% czy 17% dla niektórych usług specjalistycznych bądź wolnych zawodów. Koniecznie sprawdź, jaka stawka obowiązuje w Twoim przypadku. Ryczałt opłaca się najbardziej, gdy Twoje koszty są niewielkie w porównaniu do zarobków. Warto też wiedzieć, że nie każda działalność może z ryczałtu skorzystać – istnieją bowiem pewne wyłączenia oraz limit przychodów.

Kiedy przedsiębiorca może być zwolniony z VAT?

Teraz przejdźmy na chwilę do VAT-u. Pamiętaj, że VAT to zupełnie inny podatek niż podatek dochodowy – doliczany jest do ceny produktów czy usług i ponosi go ostateczny konsument. Jako przedsiębiorca możesz mieć możliwość odliczenia VAT, jeśli masz status czynnego podatnika VAT, czyli jesteś zarejestrowanym podatnikiem. Podstawą do obliczenia zobowiązania jest zazwyczaj różnica między VAT należnym (od sprzedaży) a VAT naliczonym (od zakupów). 

Czy zawsze trzeba być vatowcem? Nie. Jeśli dopiero zaczynasz lub Twoja firma nie generuje przychodów wyższych niż określone limitem, co do zasady masz możliwość skorzystania ze zwolnienia podmiotowego. Limit to 240 000 zł przychodu ze sprzedaży opodatkowanej w skali roku. Jeśli go nie przekraczasz, kwalifikujesz się do zwolnienia i nie musisz płacić VAT. Istnieją jednak pewne wyjątki: 

• działalności zwolnione z VAT bez względu na wysokość przychodów, np. świadczenie usług edukacyjnych lub świadczenie usług medycznych – w tych przypadkach obowiązuje zwolnienie przedmiotowe;
• wykluczenia ze zwolnienia – niektórzy przedsiębiorcy muszą być VAT-owcami, niezależnie od obrotów, np. świadczący usługi doradcze  czy sprzedający niektóre towary. W ich przypadku rejestracja do VAT jest obowiązkowa już na starcie.

Czy można łączyć ryczałt z VAT-em?

W tym miejscu dochodzimy do kluczowego pytania, które często się pojawia: czy można być na ryczałcie i jednocześnie rozliczać VAT? Odpowiedź brzmi: tak, oczywiście jest to możliwe. Jak już ustaliliśmy, ryczałt dotyczy Twojego podatku dochodowego (PIT), a VAT to osobny podatek związany ze sprzedażą. Jedno nie wyklucza drugiego.

Prawo do odliczenia VAT naliczonego wynika wprost z ustawy o VAT (art. 86 ust. 1) i jest powiązane ze statusem czynnego podatnika VAT oraz wykorzystywaniem nabytych towarów i usług do wykonywania czynności opodatkowanych. Forma opodatkowania podatkiem dochodowym (PIT) jest kwestią odrębną i nie wpływa na możliwość bycia czynnym podatnikiem VAT ani na prawo do odliczania VAT naliczonego.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) na ryczałcie to podatek VAT może, ale nie musi Cię dotyczyć. Możesz być ryczałtowcem zwolnionym z VAT, nie mieć obowiązków vatowskich i ewidencjonować tylko sprzedaż. Możesz też być ryczałtowcem, który jest czynnym podatnikiem VAT i wówczas płacisz ryczałt od przychodu, a dodatkowo rozliczasz VAT, czyli wystawiasz faktury z VAT-em i odliczasz VAT od zakupów.

Obowiązki ewidencyjne przy ryczałcie i VAT

Twoje obowiązki ewidencyjne zależą od tego, czy jesteś vatowcem, czy nie. Jeśli rozliczasz się ryczałtem i korzystasz ze zwolnienia z VAT, Twoim głównym zadaniem jest prowadzenie ewidencji przychodów dla celów PIT. Tam właśnie zapisujesz przychody i odpowiadające im stawki ryczałtu. Dodatkowo musisz prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży na potrzeby monitorowania limitu zwolnienia z VAT.

Natomiast jeśli jesteś na ryczałcie, ale jako czynny podatnik VAT, czeka Cię nieco więcej obowiązków. Nadal prowadzisz ewidencję przychodów, ale dodatkowo musisz skrupulatnie prowadzić rejestry VAT. Na ich podstawie co miesiąc lub kwartał składasz elektroniczny plik JPK-V7. 

Korzyści i ograniczenia dotyczące VAT i ryczałtu

Niewątpliwą korzyścią z bycia ryczałtowcem i vatowcem jest możliwość odliczenia VAT od zakupów firmowych (czyli obniżenia kwoty VAT do zapłaty do urzędu skarbowego), mimo braku możliwości odliczenia tych wydatków jako koszty uzyskania przychodów w PIT. Trzeba jednak pamiętać o pewnych obowiązkach, m.in.:

• konieczności prowadzenia dwóch odrębnych ewidencji: ewidencji przychodów dla celów ryczałtu oraz rejestrów VAT dla celów VAT, 
• terminowym składaniu deklaracji w pliku JPK_V7 (do 25. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc lub kwartał),
• opłacaniu w terminie podatku VAT (także do 25. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc lub kwartał) 

Ponadto musisz mieć świadomość, że vatowców nadal obowiązuje fundamentalna zasada ryczałtu – podatek dochodowy płacony jest od przychodu, a wydatki firmowe (nawet te, od których odliczono VAT) nie obniżają podstawy opodatkowania PIT.